, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đơ thị của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc đối với công tác quản lý đô thị Hà Nội.
3.1.6. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu lưu trữ và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu.
lưu trữ và hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu.
Hiện nay Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đang sử dụng mục lục hồ sơ để quản lý và tra tìm tài liệu, nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu là tra tìm nhanh chóng các thơng tin cần tìm, làm cho việc phục vụ tài liệu bị chậm, giảm hiệu quả của công tác khai thác tài liệu tại Sở. Cán bộ lưu trữ có máy tính để tra tìm hồ sơ, tài liệu, nhưng việc tiến hành nhập các nội dung mục lục hồ sơ vào máy đều do cán bộ lưu trữ làm; trình độ có hạn nên việc tra tìm nhiều khi khơng được thuận lợi. Do đó, song song với việc tra cứu tài liệu bằng hệ thống mục lục tra cứu truyền thống, Sở cũng cần hoàn thiện thêm hệ thống tra cứu hiện đại trên máy tính (hệ thống tìm tin tự động hóa) dễ sử dụng, sao cho độc giả sau khi được hướng dẫn sẽ nhanh chóng khai thác hệ thống tìm tin dễ dàng.
Để làm được việc này nên có sự đầu tư hơn nữa về ứng dụng tin học trong cơng tác tra tìm tài liệu. Nhất là trong thời kỳ bùng nổ thông tin như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này là việc phù hợp và nên làm. Vì vậy, xây dựng và hồn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu để việc tra tìm được nhanh chóng, chính xác là việc cần thiết. Hệ thống công cụ tra cứu này càng đầy đủ bao nhiêu càng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và khai thác tài liệu bấy nhiêu.
Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đã có bộ phận quản lý về công nghệ thông tin, bộ phận này đã giúp cho công tác văn thư được cải tiến nhiều. Sở đang tiếp tục nghiên cứu để xây dựng được phần mềm quản lý từ khâu văn thư đến lưu trữ, với yêu cầu có thể lập một cơ sở dữ liệu dạng toàn văn. Nhằm tạo sự thống nhất và quản lý được chặt chẽ hơn; đồng thời cũng giúp cho việc tra cứu tài liệu thuận lợi và chính xác theo u cầu.
Đào Thị Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009 94 - Mục đích của việc xây dựng phần mềm này là:
+ Giúp cho việc quản lý chặt chẽ, thống nhất các hồ sơ lưu trữ và từng tài liệu lưu trữ trong một hồ sơ của Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc (trên cơ sở các dữ liệu đã có, người quản lý kho lưu trữ có thể thống kê và nắm được được một cách chính xác, đầy đủ số lượng đơn vị bảo quản, số lượng tài liệu về quản lý đơ thị và trong tồn Kho lưu trữ của Sở; tình trạng tài liệu của kho…).
+ Giúp cho việc tra tìm, sử dụng hồ sơ lưu trữ và tài liệu lưu trữ được thuận tiện, nhanh chóng, đầy đủ và chính xác.
+ Tăng khả năng tiếp cận thơng tin nhanh trong và ngồi cơ quan.
Để đảm bảo thực hiện tốt cơng tác này, Sở cần có những chủ trương, quy định cụ thể về việc tiến hành xây dựng phần mềm quản lý TLLT; đồng thời phải có cán bộ văn thư - lưu trữ nắm vững chuyên môn, cán bộ tin học, cơ sở vật chất (trang bị thêm những trang thiết bị hiện đại và các máy tính điện tử được nối mạng với nhau), và các hồ sơ tài liệu đều đã được chỉnh lý tốt.
- Xây dựng một phần mềm ứng dụng đáp ứng được các yêu cầu sau:
+ Xây dựng khung đề mục hệ thống tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc.
+ Thông tin trong từng cơ sở dữ liệu có thể kết nối được với nhau, phục vụ tối ưu việc quản lý và tra tìm thơng tin của từng tài liệu, từng hồ sơ, từng phơng hoặc trong tồn kho lưu trữ.
+ Có thể lưu trữ theo từng hồ sơ, nếu cần có thể nạp thêm tài liệu, hoặc bỏ bớt đi, sửa chữa …
+ Đảm bảo có thể tìm kiếm theo nhiều yêu cầu khác nhau, có thể in ấn các kết quả tra tìm phục vụ yêu cầu quản lý và khai thác tài liệu của kho.
Ví dụ: Xây dựng mục lục hồ sơ năm 2008, trong đó lại chia ra mục lục tài liệu trong từng hồ sơ, có thể scan tồn văn một số tài liệu trong hồ sơ đó. Khơng phải tất cả tài liệu đều scan vào máy, những tài liệu có độ mật cao hay là có ảnh hưởng đến kinh tế, chính trị, an ninh của quốc gia thì khơng nên scan vào máy. Mà chỉ nên đưa vào cơ sở dữ liệu những thông tin cần thiết cho công tác quản lý quy hoạch, kiến trúc phục vụ cho việc khai thác 1 cách nhanh chóng và an toàn.
Khi sử dụng phần mềm này Sở có thể tra cứu hồ sơ theo từng năm, từng vấn đề, hoặc theo từng khu vực quận, huyện … Ví dụ: Sở có thể tra cứu theo vấn đề phê duyệt tổng mặt bằng theo các năm, hoặc trong năm đó có những hồ sơ nào về phê duyệt tổng mặt bằng của quận, huyện cụ thể … Từ đó có thể in ra, gửi cho các quận, huyện, các ngành để tham khảo và các quận có thể biết được những cơng trình, dự án trong địa bàn do họ quản lý.
+ Phân loại các loại văn bản để thuận tiện phục vụ thông tin cho cán bộ trong cơ quan.
Khi phân loại văn bản ngoài việc phân loại theo nội dung văn bản cán bộ lưu trữ có trách nhiệm phối hợp với các phịng xác định mức độ cơng bố tài liệu:
Mật
Tài liệu quý hiếm.
Tài liệu hiện hành (lưu hành nội bộ).
Những tài liệu được phép công bố công khai. Những tài liệu này sẽ
được kết nối với một số cổng thông tin điện tử (web) để tiện cho các đối tượng và cá nhân có thể trực tiếp truy cập.
- Nội dung phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu:
+ Căn cứ vào yêu cầu thống kê và quản lý tài liệu, phần mềm quản lý mục lục hồ sơ cần có các trường sau đây :
1. Phơng số : số thứ tự của phơng lưu trữ có chứa hồ sơ được đưa vào; số
phông được ấn định trong sổ phông của kho lưu trữ.
2. Mục lục số : là số của mục lục hồ sơ có chứa hồ sơ trong phơng. Số mục
lục này được đăng ký cho từng phông tài liệu và được quy định trong Sổ đăng ký mục lục hồ sơ của Kho.
3. Đơn vị bảo quản số : là số thứ tự hồ sơ được sắp xếp cố định trong từng
mục lục hồ sơ của phông.
4. Kho số : địa điểm bảo quản tài liệu (phòng kho số mấy).
5. Giá số : địa điểm bảo quản tài liệu (giá đựng số mấy trong phòng kho). 6. Cặp số : địa điểm bảo quản tài liệu (cặp hộp số mấy trên giá đựng tài liệu).
Đào Thị Thanh Xuân Kho¸: 2006 - 2009 96
8. Số tài liệu : số tài liệu có trong hồ sơ.
9. Thời gian bắt đầu : thời gian sớm nhất của tài liệu trong hồ sơ. 10. Thời gian kết thúc : thời gian muộn nhất của tài liệu trong hồ sơ. 11. Thời hạn bảo quản : thời hạn lưu của hồ sơ (vĩnh viễn, lâu dài…). 12. Độ mật : mật, tối mật, tuyệt mật.
13. Tiêu đề nhóm hồ sơ : tiêu đề nhóm trực tiếp mà hồ sơ nằm trong đó
(tương ứng với đề mục trong khung phân loại của phông).
14. Tên hồ sơ : là phần trích yếu tóm tắt về thành phần và nội dung tài liệu
có trong hồ sơ. Tên đơn vị bảo quản (ĐVBQ) được xác định khi lập hồ sơ và được ghi trong phần tên ĐVBQ của mục lục hồ sơ phơng đó.
15. Chú thích : dùng để chú giải những gì mà tiêu đề hồ sơ mô tả chưa đầy
đủ hoặc chưa rõ ràng.
16. Ghi chú : dùng để ghi những điểm đáng lưu ý của hồ sơ như chất lượng
tài liệu hay mối liên quan giữa hồ sơ này với các hồ sơ khác.
17. Chuyên đề : Mỗi hồ sơ cụ thể đều nằm trong một chuyên đề nhất định
của kho lưu trữ. Căn cứ vào Bảng chuyên đề của kho lưu trữ mà chọn chuyên đề.
18. Từ khóa: nhập những từ hoặc cụm từ dùng để truyền đạt nội dung chính
yếu của tồn bộ hồ sơ.
19. Người nhập tin: tên người nhập thông tin vào máy. 20. Ngày cập nhật: ngày thành nhập thông tin vào máy.
+ Đối với phần mềm quản lý thông tin cấp 1 (thơng tin tồn văn của tài liệu), các trường cần có theo chúng tơi gồm :
1. Số văn bản: để nhập số của tài liệu.
2. Ký hiệu: để nhập ký kiệu của thể loại văn bản và cơ quan ban hành văn
bản.
3. Ngày ký: để nhập ngày tháng ban hành văn bản. 4. Người ký: để nhập họ tên người ký trực tiếp văn bản.
6. Thể loại: để nhập thể loại của văn bản (quyết định, chỉ thị, thông trị,
thông báo…)
7. Loại bản: để nhập bản chính, bản sao, bản gốc.
8. Cơ quan ban hành: để nhập tên cơ quan trực tiếp ban hành văn bản. 9. Tóm tắt nội dung văn bản : để nhập phần tóm lược nội dung cơ bản của
tài liệu.
10. Toàn văn nội dung văn bản : trường này dùng để gắn file (word,
excel… ) về toàn văn nội dung của văn bản.
11. Từ khoá : dùng đề ghi những từ hoặc cụm từ dùng để truyền đạt những
nội dung chính yếu của tài liệu đó.
12. Chuyên đề : Mỗi hồ sơ cụ thể đều nằm trong một chuyên đề nhất định
của kho lưu trữ. Căn cứ vào Bảng chuyên đề của kho lưu trữ để chọn chuyên đề.
13. Tên hồ sơ : để nhập tên của hồ sơ có chứa tài liệu mà ta đang nhập. 14. Phông số : để nhập số phông lưu trữ chứa tài liệu.
15. Mục lục số : số mục lục có chứa tài liệu đó. 16. ĐVBQ số : số hồ sơ chứa tài liệu.
17. Số trang : là tổng số trang của văn bản.
18. Mã số tài liệu và ảnh chụp tài liệu : gắn mã số của tài liệu hoặc file
ảnh quét, chụp của tài liệu.
+ Đối với phần mềm tìm kiếm: cần thiết kế để có thể vừa tìm kiếm tự do (khơng theo yêu cầu cụ thể của trường nào), vừa tìm kiếm theo cấu trúc (theo yêu cầu của từng trường). Theo chúng tơi, cần chú ý để xây dựng phần tìm kiếm theo cấu trúc vì tìm kiếm theo cấu trúc sẽ đáp ứng được các yêu cầu cụ thể nhất về nội dung theo các trường.
+ Đối với phần in ấn: Dữ liệu sau khi nhập, cần phải in được ra bản excel hoặc bản word để quản lý hoặc phục vụ khai thác. Theo chúng tôi cần thiết kế để có thể in ra được 2 cách: một cách có các trường giống như sổ mục lục hồ sơ hoặc mục lục tài liệu, một cách để phục vụ độc giả đến khai thác tài liệu.
Sau khi xây dựng được các phần mềm để có thể quản lý thông tin cấp 1, thông tin cấp 2, cần tiến hành đưa lên mạng nội bộ (mạng LAN) để phục vụ khai
Đào Thị Thanh Xuân Kho¸: 2006 - 2009 98 thác, sử dụng trong nội bộ Sở và về lâu dài có thể đưa lên mạng internet để phục vụ nhu cầu rộng rãi của xã hội.
Những cơ sở dữ liệu này sẽ được cập nhật thường xuyên, kết nối thành hệ thống, nhưng phải có sự phân quyền truy cập đối với lãnh đạo và các cán bộ trong cơ quan để đáp ứng được nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu giải quyết công việc hàng ngày.
Ví dụ: Phân cấp truy cập: Lãnh đạo và cán bộ lưu trữ được truy cập toàn bộ. Cán bộ trong cơ quan chỉ được truy cập những tài liệu do phịng mình tiếp nhận và xử lý.
Sau khi có phần mềm, Sở nên ứng dụng thử 1 khối tài liệu để kiểm tra và chỉnh sửa sau đó mới áp dụng cho tồn bộ khối tài liệu trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.