, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đơ thị của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc đối với công tác quản lý đô thị Hà Nội.
3.1.1. Xây dựng và ban hành các quy định của Sở về cơng tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng TLLT nói riêng:
chung và cơng tác khai thác, sử dụng TLLT nói riêng:
Để công tác khai thác và sử dụng TLLT được thực hiện tốt, bên cạnh vệc tổ chức khoa học TLLT cần phải có hành lang pháp lý hồn chỉnh. Việc ban hành các quy định cụ thể về công tác này là cơ sở hướng dẫn cán bộ trong cơ quan thực hiện trách nhiệm của mình đối với TLLT được tốt hơn; thể hiện được sự quan tâm, nhận thức của lãnh đạo cũng như cán bộ trong cơ quan về vai trò và ý nghĩa của khối tài liệu đang được bảo quản tại cơ quan mình.
Trong quy định này phải nêu cụ thể được các khâu nghiệp vụ của lưu trữ như việc thu thập, chỉnh lý tài liệu, công tác bảo quản tài liệu; các vấn đề liên quan đến việc khai thác, sử dụng tài liệu như: thủ tục mượn, đối tượng mượn và sao chụp tài liệu, phạm vi sử dụng tài liệu, thẩm quyền xét duyệt khai thác tài liệu và phí xin sao chụp tài liệu …
Ngồi ra, cũng cần phải có những quy định về việc xử phạt những hành vi vi phạm quy định của cơ quan; đây là biện pháp nhằm nêu cao ý thức và tinh thần trách nhiệm của cán bộ lưu trữ cũng như của các đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc.
Mục đích của những quy định trên là nhằm góp phần chuẩn hóa các hoạt động trong công tác lưu trữ. Giúp cán bộ lưu trữ có các chỉ dẫn cụ thể trong cơng tác của mình.
Cho đến nay, Sở vẫn còn thiếu những quy định về thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu nên việc tổ chức cơng tác lưu trữ cịn gặp khó khăn. Cần phải hồn thiện các quy trình nghiệp vụ thì cơng tác này mới được thực
hiện một cách khoa học, thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng TLLT, nhằm phát huy giá trị của TLLT.
Sở cần ban hành bản quy định về công tác lưu trữ (kèm Quyết định ban hành Quy định về công tác lưu trữ).
Khi tiến hành xây dựng văn bản quy định về công tác lưu trữ, Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội nên có sự tham khảo các tài liệu quy định về công tác lưu trữ của cơ quan có thẩm quyền như Pháp lệnh lưu trữ, các Nghị định 111 của Chính phủ và các Quyết định, Công văn của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (CV 260/VTLTNN- NVĐP về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan) …
Bố cục của văn bản quy định về công tác lưu trữ gồm 3 phần:
+ Những quy định chung: về hồ sơ, tài liệu của Sở; quy định về phạm vi và đối tượng có liên quan; quy định về cán bộ lưu trữ; về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơng tác lưu trữ.
+ Công tác lưu trữ: gồm quy định về tổ chức khoa học tài liệu; về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; về trách nhiệm của cán bộ lưu trữ.
+ Khen thưởng và xử lý vi phạm
Nội dung chính của quy định cần tập chung vào các vấn đề sau:
A. Quy định về tổ chức khoa học tài liệu: trong phần này cần có các quy định sau:
- Để thu thập các hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Sở nên quy định về danh mục hồ sơ, tài liệu, thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ (Vd: hồ sơ, tài liệu tại các đơn vị sau 01 năm phải nộp vào lưu trữ cơ quan; đối với hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp nhưng cần giữ lại để theo dõi nghiên cứu tiếp, chuyên viên phải lập danh mục thông báo cho lưu trữ biết).
Quy định cụ thể các nguồn nộp lưu (Vd: Văn phịng Sở, các phịng chun
mơn, nghiệp vụ, các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở)
Đồng thời quy định về thủ tục giao nộp như khi giao nộp tài liệu phải lập thành 02 bản “Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao, nhận tài liệu” để đơn vị, cá nhân giao, nộp tài liệu giữ 01 bản và bộ phận lưu trữ
Đào Thị Thanh Xuân Kho¸: 2006 - 2009 82 - Tài liệu phải đảm bảo được phân loại và lập hồ sơ.
- Xác định giá trị, thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu có giá trị và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng (lập Hội đồng xác định giá trị và tiêu
hủy tài liệu lưu trữ).
- Thống kê và lập mục lục hồ sơ.
- Làm báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ theo định kỳ hàng năm nộp cho lãnh đạo; đồng thời làm báo cáo theo biểu mẫu và thời gian quy định về Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội.
- Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan phải được bảo quản an toàn, cẩn thận, trên giá, kệ, tránh mối mọt, xếp ngăn nắp theo thứ tự mục lục hồ sơ để tìm và bảo đảm thống mát, tránh ánh sáng mặt trời trực tiếp vào.
B. Về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT cần có những quy định sau:
- Quy định về đối tượng khai thác, sử dụng TLLT như: hồ sơ, tài liệu của Sở được khai thác sử dụng để phục vụ nhu cầu của các đối tượng là cán bộ trong cơ quan; các cơ quan, các ngành có liên quan, các tổ chức, cá nhân có nhu cầu nghiên cứu khoa học chính đáng.
- Quy định về thủ tục khai thác, sử dụng TLLT: các tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan khi đến khai thác tài liệu lưu trữ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi cơng tác (vì mục đích cá nhân phải có
đơn xin sử dụng tài liệu có xác nhận của địa phương) và phải thực hiện đúng các yêu cầu do cán bộ phục vụ khai thác hướng dẫn: lập phiếu yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ; nếu nghiên cứu tài liệu tại chỗ phải thực hiện đúng các qui định sau:
+ Nghiên cứu tài liệu đúng nơi qui định.
+ Khơng được gạch xố, đánh dấu, thay đổi vị trí ban đầu của tài liệu lưu trữ .
+ Không gây ồn ào, mất trật tự nơi nghiên cứu tài liệu lưu trữ .
+ Thực hiện đúng các qui định về phịng cháy chữa cháy (khơng được hút thuốc, mang chất dễ cháy … vào nơi phòng đọc).
+ Nếu phát hiện người khai thác tài liệu có dấu hiệu vi phạm các quy định về khai thác tài liệu thì ngưng ngay việc khai thác và báo cáo cho Chánh văn phòng xem xét xử lý.
- Thẩm quyền cho phép khai thác (vd: Giám đốc Sở ủy quyền cho Lãnh đạo
các phịng chun mơn Sở cho phép việc khai thác, sử dụng, sao chụp hồ sơ, tài liệu lưu trữ đối với cán bộ thuộc phịng mình quản lý. Cịn các đối tượng bên ngoài và các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành thuộc danh mục bí mật nhà nước thì phải có sự chấp thuận của Giám đốc Sở).
- Quy định về các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Sở (phục vụ tại chỗ, mượn về nơi làm việc, sao chụp …tùy theo tính chất, mức độ
quan trọng của hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thể cho khai thác, sử dụng với mọi hình thức khác nhưng phải có sự đồng ý của người có thẩm quyền).
- Quy định về thu phí khai thác sử dụng tài liệu trên cơ sở nội dung Thông tư 30/2004/TT-BTC ngày 7/4/2004 của Bộ Tài chính về Hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng kinh phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
C. Quy định về trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
- Phải đảm bảo thực hiện đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ theo quy định; bảo đảm an toàn cho TLLT; đồng thời phải bảo vệ thơng tin những tài liệu bí mật của ngành, của Nhà nước.
- Đối với công tác khai thác, sử dụng TLLT, cán bộ lưu trữ cịn có thêm một số trách nhiệm như: Hướng dẫn cho người có yêu cầu khai thác tài liệu lưu
trữ thực hiện đúng quy định này; tuyệt đối không cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan, nếu trường hợp cá biệt phải có ý kiến của Lãnh đạo phòng; thái độ phục vụ của cán bộ phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ phải vui vẻ, hướng dẫn cho người có yêu cầu khai thác tài liệu thực hiện đúng quy định.
Tóm lại, những quy định trên là cơ sở pháp lý quan trọng giúp cho việc quản lý và thực hiện công tác lưu trữ của Sở được thuận lợi.