, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đơ thị của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc đối với công tác quản lý đô thị Hà Nội.
3.1.4. Thường xuyên tiến hành kiểm tra và có báo cáo về tình hình cơng tác lưu trữ cũng như công tác khai thác, sử dụng TLLT hàng năm.
tác lưu trữ cũng như công tác khai thác, sử dụng TLLT hàng năm.
Trong thực tế ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc Tp.Hà Nội công tác lưu trữ chưa được coi trọng như các công tác chuyên mơn khác, dẫn đến tình trạng các báo cáo về cơng tác này không được chú trọng, không được tiến hành thường xuyên; là do lãnh đạo cũng như cán bộ trong cơ quan chưa nhận thức và đánh giá đầy đủ vai trị, giá trị của cơng tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Việc này gây ảnh hưởng nhiều đến chất lượng và hiệu quả của công tác này. Để cải thiện được tình trạng này, Sở nên thực hiện một số cơng việc như:
- Nâng cao nhận thức về giá trị của TLLT và vai trị của cơng tác lưu trữ cho lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan:
Khối tài liệu bảo quản tại Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội có khả năng cung cấp và đáp ứng thông tin phục vụ nhu cầu giải quyết công việc của Sở, của các cơ quan, cá nhân có liên quan và phục vụ cho cơng tác quản lý đô thị của các cơ quan chức năng. Tuy nhiên, ý nghĩa và tầm quan trọng đó chưa thực sự được hiểu và quan tâm một cách đúng đắn. Đó cũng là một trong những nguyên nhân của tính hiệu quả chưa cao trong khai thác, sử dụng TLLT tại Sở.
Để nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan, Sở nên tiến hành tổ chức tập huấn về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.
- Lý do của của việc tập huấn:
+ Sở chỉ chú trọng đến cơng tác chun mơn mà chưa có sự quan tâm, đầu tư đúng mức đến công tác lưu trữ.
Đào Thị Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009 90 + Cán bộ của Sở chưa có sự nhận thức đầy đủ và thống nhất về tài liệu lưu trữ và vai trị của cơng tác lưu trữ.
- Đối tượng tham gia tập huấn: + Lãnh đạo cơ quan.
+ Trưởng các phòng ban + Cán bộ văn phòng + Cán bộ lưu trữ
+ Thủ trưởng và cán bộ lưu trữ của các đơn vị trực thuộc.
- Yêu cầu về giảng viên phải là người có chuyên ngành lưu trữ, đang giảng dạy trường Cao đẳng, Đại học hoặc đang công tác tại Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội.
- Nội dung tập huấn gồm:
+ Phổ biến những quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ đến các đơn vị trong cơ quan;
+ Tuyên truyền, giới thiệu về giá trị của tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đơ thị nói riêng đang được bảo quản tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc. (Có thể mời chính cán bộ lưu trữ của Sở, người hiểu rõ nhất về khối tài liệu đang bảo quản tại đây lên trao đổi với lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan).
+ Phân tích và đánh giá về tầm quan trọng của công tác lưu trữ.
+ Tập huấn một số khâu nghiệp vụ lưu trữ như: công tác lập hồ sơ, quy trình và phương pháp chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu.
+ Ý nghĩa, tác dụng của việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đối với công tác quản lý đô thị .
+ Khả năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
- Mục tiêu đạt được:
+ Từ buổi tập huấn trên, lãnh đạo và cán bộ của Sở thấy được vai trò quan trọng của cơng tác lưu trữ, có ý thức giữ gìn và giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ, tránh được tình trạng cán bộ giải quyết cơng việc xong giữ lại hoặc bỏ đi.
+ Trên cơ sở nhận thức đúng, đầy đủ về giá trị của tài liệu lưu trữ, mới có những quy định đúng bằng văn bản tạo tiền đề cho sự phát triển của công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở.
+ Hình thành nhận thức đầu tư kinh phí cho cơng tác lưu trữ là phục vụ cho sự phát triển trước tiên là của chính cơ quan và của đất nước.
- Kiểm tra, tổng kết cơng tác lưu trữ nói chung và hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Từ nhiều năm nay công tác này chưa được coi trọng, vì vậy mà cơng tác lưu trữ chưa được đánh giá chính xác để có những giải pháp nhằm thực hiện tốt hơn. Theo chúng tơi, việc kiểm tra, tổng kết về tình hình lưu trữ nói chung và hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc nói riêng, là giải pháp cần thiết, góp phần quan trọng vào việc thúc đẩy hoạt động này ngày càng tốt hơn. Để cải thiện tình trạng này cần:
- Hàng năm, cán bộ lưu trữ nên chủ động cung cấp những thông tin cần thiết để lãnh đạo phịng tiến hành lập báo cáo. Có như vậy, lãnh đạo mới nắm rõ được tình hình cơng tác lưu trữ để có kế hoạch tiếp theo cho năm tới.
- Ngược lại, Sở nên có những quy định cụ thể để cán bộ lưu trữ phải tiến hành lập kế hoạch, báo cáo hàng năm về công tác lưu trữ; chỉ đạo việc tiến hành kiểm tra và lập báo cáo để công việc này được tiến hành thường xuyên hơn. Nội dung tiến hành kiểm tra gồm: việc ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng của cơ quan, diện tích kho và trang thiết bị bảo quản tài liệu, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ …. Bên cạnh việc kiểm tra, phải có hình thức xử lý nghiêm đối với đơn vị nào không thực hiện đúng theo những quy định của Sở về công tác lưu trữ.
- Bên cạnh đó, trong báo cáo tổng kết công tác công tác lưu trữ hàng năm, bộ phận lưu trữ cần thống kê cụ thể, chi tiết số lượt người khai thác tài liệu, loại hình tài liệu được khai thác và đơn vị nào có nhu cầu khai thác tài liệu nhiều nhất. Biện pháp để quản lý việc khai thác, sử dụng TLLT: sổ theo dõi cho mượn tài liệu; thống kê những loại hình, nội dung tài liệu thường xuyên được khai thác; tổng kết nhu cầu khai thác tài liệu của độc giải …
- Hiện nay, bộ phận lưu trữ thuộc phòng Tổ chức – Hành chính – Tài vụ. Lãnh đạo phòng cùng lúc phải quản lý nhiều việc, nên nhiều khi việc lập báo
Đào Thị Thanh Xuân Kho¸: 2006 - 2009 92 cáo về hoạt động của phịng, chỉ đề cập đến cơng tác lưu trữ một cách chiếu lệ. Điều này gây hạn chế nhiều đến hiệu quả của công tác lưu trữ. Do đó, theo chúng tơi, có thể tác bộ phận lưu trữ thuộc phịng TC-HC-TV thành phòng Lưu trữ thuộc Sở, như vậy sẽ phát huy được hết vai trò, quyền hạn của phòng lưu trữ đối với hoạt động của Sở.
Tóm lại, khi mà lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ trong cơ quan đã nhận thức được vai trò của khối TLLT của cơ quan và cơng tác lưu trữ; thì sẽ thấy được tầm quan trọng của cơng tác này. Từ đó, Sở sẽ có những biện pháp thích hợp để đưa công tác lưu trữ cũng như công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đạt hiệu quả cao.