, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đơ thị của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc đối với công tác quản lý đô thị Hà Nội.
3.1.3. Đa dạng hóa các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng TLLT:
Trong bối cảnh đơ thị hóa hiện nay, vấn đề thiết kế xây dựng đô thị, vấn đề nhà ở, vấn đề giao thơng, sản xuất, giải trí và cả vấn đề làm đẹp cho từng ngôi nhà, từng con phố đều cần các thông tin về quy hoạch.
Cho nên, nhu cầu tìm hiểu thơng tin về quy hoạch của các cơ quan, tổ chức, của người dân là rất cao. Việc mở rộng thêm nhiều hình thức khai thác để mọi người có cơ hội tiếp cận nhiều hơn với TLLT có lẽ là việc nên làm.
Các hình thức khai thác tài liệu được áp dụng ở Sở hiện nay khá đơn giản như cho mượn tài liệu, sao chụp tài liệu, cung cấp thông tin bằng văn bản; những hình thức này cịn nhiều hạn chế, chưa có tính chủ động nên chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu về thông tin của các đối tượng. Do đó, cần tiến hành nhiều hình thức hơn nữa để có thể phục vụ cho nhu cầu sử dụng tài liệu quy hoạch – kiến trúc ngày càng cao.
- Một hình thức phổ biến mà các cơ quan thường áp dụng là phòng đọc, đây là hình thức giúp việc quản lý và bảo quản tài liệu được tốt nhất. Nhưng do điều kiện cơ sở vật chất ở Sở nên hình thức này chưa được thực hiện đúng nghĩa của nó. Sở Quy hoạch – Kiến trúc nên có kế hoạch tạo điều kiện để bố trí một phịng đọc đạt tiêu chuẩn về diện tích với các trang thiết bị như: bàn, ghế, đèn chiếu sáng, quạt … Với phịng đọc độc giả có thể cùng lúc nghiên cứu nhiều tài liệu, nhanh chóng tìm thấy những thơng tin có giá trị cho cơng việc của mình. Và khi có phịng đọc, Sở cũng cần phải xây dựng thêm một số công cụ đi kèm như trong phịng đọc phải có nội quy (quy định cụ thể thẩm quyền khai thác, thủ tục khai thác, phí khai thác …); cơng cụ tra cứu nhanh chóng, chính xác.
- Với hình thức cung cấp thơng tin theo yêu cầu bằng văn bản, nên có quy định cụ thể về các đối tượng như đó là những cơ quan nhà nước có chức năng, nhiệm vụ liên quan đến lĩnh vực quy hoạch – kiến trúc; các cơ quan, đơn vị, cá nhân có tính pháp lý và có nhu cầu sử dụng TLLT để giải quyết cơng việc chính đáng; và về các thơng tin, tài liệu được cung cấp phải là những tài liệu được phép công bố rộng rãi, những tài liệu thực sự liên quan đến đối tượng đó. Phải có những quy định như vậy vì khơng phải đối tượng nào cần thơng tin thì Sở đều cung cấp, đó phải là những đối tượng như thế nào thì mới được trả lời, và trả lời trong phạm vi nào. Do đó, khi có những quy định sẽ giúp cho các đối tượng có nhu cầu hiểu rõ về thẩm quyền, phạm vi của mình và tạo điều kiện cho cả người có nhu cầu và cán bộ lưu trữ thuận lợi hơn trong việc hỏi và trả lời thông tin.
- Để đáp ứng được nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của nhiều đối tượng độc giả, Sở có thể tiến hành thực hiện các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu mang tính chủ động hơn như cơng bố một số tài liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến
Đào Thị Thanh Xuân Kho¸: 2006 - 2009 88 đời sống của người dân; thông báo giới thiệu về một số tài liệu có liên quan đến các cơ quan, tổ chức cho các cơ quan, tổ chức này được biết.
Cũng có chức năng, nhiệm vụ như Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, nhưng vừa qua Sở Quy hoạch - Kiến trúc thành phố HCM đã có một phương án thích hợp nhằm giúp cho mọi đối tượng có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu liên quan đến quy hoạch – kiến trúc có cơ sở để tìm hiểu về thơng tin này.
Ví dụ: Sở Quy hoạch – Kiến trúc Tp. HCM đã soạn thảo một quy định về việc cung cấp thơng tin quy hoạch trình UBND Tp.HCM xem xét ký ban hành. Theo như Sở Quy hoạch - Kiến trúc tp.HCM cho biết, số lượng hồ sơ đề nghị cung cấp thông tin quy hoạch xây dựng của tổ chức cá nhân trong và ngoài nước phục vụ cho nhu cầu đầu tư phát triển ngày càng nhiều, vì vậy việc xác định trách nhiệm, cũng như những nội dung mà Sở có thể cung cấp thông tin quy hoạch là rất cần thiết. Các cơ quan chức năng tiến hành công khai các đồ án quy hoạch đã được phê duyệt nằm trong phạm vị ranh giới do mình quản lý. Như vậy, đây là một hình thức để Sở có thể giới thiệu đến mọi đối tượng về các thơng tin có liên quan đến tài liệu mà Sở đang bảo quản.9
Từ kinh nghiệm của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Tp.HCM, Sở Quy hoạch - Kiến trúc Tp.Hà Nội nên nghiên cứu áp dụng để công tác khai thác, sử dụng TLLT được hiệu quả hơn.
Ngoài ra, Sở cũng cần tiến hành các biện pháp như tại điều 53 Luật Quy hoạch đô thị số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009 của Quốc Hội, có quy định về việc công bố công khai quy hoạch đô thị gồm:
1. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được phê duyệt, đồ án quy hoạch đô thị phải được công bố cơng khai bằng các hình thức sau đây:
a) Trưng bày thường xuyên, liên tục bản vẽ, mơ hình tại trụ sở cơ quan quản lý nhà nước các cấp có liên quan về quy hoạch đô thị, trung tâm triển lãm và thông tin về quy hoạch đô thị và tại khu vực được lập quy hoạch;
b) Thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng; c) In thành ấn phẩm để phát hành rộng rãi.
2. Nội dung công bố công khai gồm các nội dung cơ bản của đồ án và Quy định quản lý theo đồ án quy hoạch đô thị, thiết kế đô thị đã được ban hành, trừ những nội dung liên quan đến quốc phịng, an ninh, bí mật quốc gia.
3. Cơ quan quản lý quy hoạch đơ thị có trách nhiệm cập nhật đầy đủ tình hình triển khai thực hiện đồ án quy hoạch đô thị đã được phê duyệt để cơ quan có thẩm quyền cơng bố cơng khai kịp thời cho các tổ chức, cá nhân biết và giám sát thực hiện.
Để phát huy hiệu quả của việc khai thác sử dụng TLLT, Sở có thể áp dụng đan xen nhiều hình thức phục vụ khác nhau, nhằm thu hút nhiều thành phần độc giải đến khai thác, sử dụng TLLT cho mục đích chính đáng.