b. Tình hình thực hiện
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu về hợp tác Việt Nam – Liên Xô trong lĩnh vực đào tạo
khai thác, sử dụng tài liệu về hợp tác Việt Nam – Liên Xô trong lĩnh vực đào tạo
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng khối tài liệu về hợp tác Việt Nam – Liên Xô trong lĩnh vực đào tạo (1950-1991) được chúng tôi xếp vào hai nhóm chính là ngun nhân khách quan và ngun nhân chủ quan.
* Nguyên nhân khách quan
Thứ nhất, khối tài liệu lưu trữ về quan hệ hợp tác Việt Nam – Liên Xô trong
lĩnh vực đào tạo hình thành từ những năm 1950 và chiếm số lượng nhiều nhất là tài liệu hình thành trong giai đoạn 1960-1980. Đây là những năm tháng khó khăn của đất nước, trải qua hai cuộc chiến tranh gian khổ, điều kiện vật chất vô cùng thiếu thốn. Điều này giải thích cho tình trạng vật lý tài liệu khơng đảm bảo, nhiều tài liệu bị cũ, rách, mờ, mất chữ, rời lẻ nên rất khó để lập hồ sơ, dễ dẫn đến những sai sót trong
q trình lập hồ sơ, phần nào gây khó khăn cho việc khai thác, sử dụng tài liệu. Hầu hết các tài liệu cũ, ngay từ khi TTLTQGIII nhận về khơng hồn tồn đầy đủ thành phần tài liệu do hoàn cảnh chiến tranh, nhiều hồ sơ chỉ được lập dựa trên bản lưu giữ lại được nên khơng hồn chỉnh về mặt nội dung hoặc khơng đồng đều về giá trị của các tài liệu bên trong hồ sơ.
Thứ hai, việc thực hiện chế độ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của một số
cơ quan chưa thực sự tuân thủ quy định và chất lượng tài liệu nộp lưu khơng cao. Điều này lý giải cho tình trạng nhiều hồ sơ được lập khơng hồn chỉnh, tài liệu bị xé lẻ giữa các mục lục hồ sơ của một phơng lưu trữ (như phơng UBKhHNN có hai mục lục hồ sơ hoàn toàn trùng nhau về thời gian tài liệu và các thành phần tài liệu bên trong và khối tài liệu các phơng Bộ Văn hóa, Bộ Văn hóa Thơng tin (3 mục lục hồ sơ) do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch nộp lưu qua các đợt).
Tài liệu về quan hệ ngoại giao Việt Nam – Liên Xô/Liên bang Nga, chúng tơi chắc chắn có trong thành phần phơng lưu trữ Bộ Ngoại giao như đã nêu. Trong khu vực thẩm quyền của TTLTQGIII, Bộ Ngoại giao cũng là nguồn giao nộp tài liệu vào Trung tâm như các Bộ khác. Tuy nhiên, cho đến nay, Bộ Ngoại giao mới chỉ nộp lưu được khối tài liệu ảnh hình thành trong hoạt động hợp tác quốc tế và TTLTQGIII chưa thu thập được bất cứ hồ sơ, tài liệu chữ viết nào hình thành trong hoạt động của Bộ. Đây là nguyên nhân lý giải vì sao phần lớn tài liệu văn kiện ngoại giao giữa hai nước đang bảo quản tại TTLTQGIII chỉ là bản sao y bản chính.
Thứ ba, vấn đề giải mật tài liệu lưu trữ hiện nay đang là khó khăn đối với
TTLTQGIII do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, trực tiếp là Bộ Cơng an và Bộ Nội vụ vẫn chưa có sự thống nhất trong việc thẩm định và quyết định giải mật tài liệu đã đến hạn giải mật. Điều này thực sự đang là bất cập lớn đối với Trung tâm trong việc quyết định cho phép khai thác sử dụng tài liệu mật nói chung và tài liệu mật về quan hệ ngoại giao Việt Nam – Liên Xơ nói riêng.
* Nguyên nhân chủ quan
Thứ nhất, trình độ và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ làm công tác tổ chức
khoa học tài liệu (chủ yếu là lập hồ sơ) của một số phơng lưu trữ có tài liệu về hợp tác Việt Nam – Liên Xơ trong lĩnh vực đào cịn nhiều hạn chế. Ngay cả đối với những phông đã được cán bộ TTLTQGIII chỉnh lý nâng cấp, chúng tơi vẫn gặp một số sai sót trong việc lập hồ sơ tài liệu như: nhiều hồ sơ cịn có những tài liệu trùng thừa, tiêu đề
hồ sơ không phản ánh đúng nội dung hồ sơ, văn bản trong hồ sơ sắp xếp còn lộn xộn, chưa đúng như yêu cầu của lập hồ sơ…
Thứ hai, đội ngũ cán bộ làm cơng tác cơng bố, giới thiệu tài liệu cịn chưa đáp
ứng được trình độ của các chuyên gia công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ. Hiện nay, đội ngũ làm cơng tác này vẫn chưa ai có trình độ tiến sĩ về lịch sử hoặc tương đương. Mặt khác, đội ngũ này chưa thực sự chủ động trong việc tập hợp tài liệu lưu trữ về quan hệ hợp tác Việt Nam – Liên Xơ nói chúng và trong lĩnh vực đào tạo nói riêng từ các nguồn, kèm theo những phân tích, đánh giá về giá trị của từng nguồn tài liệu và giới thiệu các tài liệu có liên quan mà độc giả có thể tham khảo thêm khi tìm hiểu về chủ đề đó.
Thứ ba, hình thức cơng bố, giới thiệu tài liệu tại TTLTQGIII còn chưa thực sự
phong phú, đa dạng, sáng tạo, mới chỉ dừng lại chủ yếu ở việc xuất bản sách giới thiệu tài liệu, triển lãm, giới thiệu tài liệu theo chuyên đề, giới thiệu thơng tin trên website. Những hình thức này vẫn chưa được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm, chú ý và chưa thu hút được nhiều độc giả đến khai thác, sử dụng vì họ vẫn chưa thấy được hết tiềm năng và giá trị thực sự của khối tài liệu này phục vụ các cơng trình nghiên cứu về quan hệ ngoại giao Việt Nam nói chung và quan hệ hợp tác đào tạo nói riêng giữa hai Nhà nước giai đoạn 1950-1991.