Nguồn: Vietinbank - Chi nhánh 4 Ban lãnh đạo gồm: 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc.
Dưới Ban lãnh đạo là 8 phòng ban, gồm: (1) phòng Ke toán, (2) phòng Tổng hợp, (3) phòng Hỗ trợ tín dụng, (4) phòng TC-HC, (5) phòng Bán lẻ, (6) phòng KHDN vừa và nhỏ, (7) phòng KHDN FDI, (8) phòng KHDN lớn.
3.2.2.3. Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
Phòng Ke toán: đề xuất những giải pháp để thúc đẩy tình hình kinh doanh, tham mưu cho Ban giám đốc về công tác kế toán và chế độ kế toán hiện hành. Phòng có nhiệm vụ: (1) ghi chép, tính toán, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, (2) kiểm tra tình hình thu nhập, chi phí của Chi nhánh 4, (3) xây dựng kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch và có những điều chỉnh phù hợp.
Phòng Tổng hợp: phòng có nhiệm vụ: (1) phân tích tình hình tài chính toàn chi nhánh và tham mưu, đề xuất chiến lược phát triển hoạt động kinh doanh cho Ban
38
Giám đốc, (2) tính toán và đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh cho từng phòng dựa trên chỉ tiêu kế hoạch của Chi nhánh đã đề ra.
Phòng Hỗ trợ tín dụng: có nhiệm vụ: (1) hỗ trợ phòng Bán lẻ, KHDN vừa và nhỏ, KHDN lớn và FDI trong công tác trước và sau khi giải ngân, (2) kiểm tra tính tuân thủ, tính đầy đủ của hồ sơ tín dụng, hoàn thiện hồ sơ pháp lý và thủ tục liên quan
TSĐB của hồ sơ tín dụng trước khi chuyển cho bộ phận tín dụng, (3) quản lý hồ sơ tín dụng sau khi đã giải ngân và quản lý TSĐB, (4) lập báo cáo liên quan đến khoản vay phục vụ cho mục đích quản trị Chi nhánh.
Phòng TC-HC: tổ chức công tác quản lý hành chính của Chi nhánh như bố trí nhân sự, quy chế trả lương cho cán bộ, bảo hiểm xã hội, tổ chức hoạt động tập thể, v,v theo chính sách của Nhà nước và quy định tại Chi nhánh.
Phòng Bán lẻ và phòng KHDN: phòng ban làm nhiệm vụ: (1) tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý và triển khai hoạt động kinh doanh đối với KH, (2) thực hiện nghiệp vụ tín dụng trực tiếp đối với các KH: giới thiệu, tư vấn và cung cấp các dịch vụ tín dụng phù hợp nhu cầu KH, nhận hồ sơ tín dụng, thẩm định và xử lý khi có giao dịch tín dụng, theo dõi và cập nhật thường xuyên khoản tín dụng đã cấp và TSĐB của KH, (3) cơ cấu lại kỳ hạn trả nợ sau khi đánh giá rằng KH có khả năng trả đầy đủ nợ gốc hoặc lãi vay theo kỳ hạn cơ cấu, (4) phối hợp với phòng có chức năng liên quan để thực hiện thu nợ gốc và lãi vay theo định kì, (5) xử lý rủi ro trong quá trình cấp tín dụng đến từ KH hoặc thị trường.
Phòng Bán lẻ, phòng KHDN vừa và nhỏ, phòng KHDN lớn và phòng KHDN FDI đều có chức năng, nhiệm vụ như nhau. Tuy nhiên, đối tượng KH của từng phòng
39
3.1.3. Tổ chức công tác kế toán tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam -
Chi nhánh 4
3.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.2. Mô hình tổ chức phòng Kế toán tại Vietinbank - Chi nhánh 4
Nguồn: Phòng kế toán Vietinbank - Chi nhánh 4
Trưởng phòng kế toán: phụ trách và điều hành các nghiệp vụ kế toán phát sinh
tại Chi nhánh, là người chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về các hoạt động ở phòng Kế toán. Trưởng phòng kế toán có nhiệm vụ phân bổ công việc cho cấp dưới và đôn đốc họ hoàn thành tốt vai trò của mình; triển khai các công tác hoạt động, các văn bản hướng dẫn theo chỉ thị của cấp trên cho các cán bộ trong phòng và ký duyệt các báo cáo kế toán. Đồng thời, trưởng phòng cũng là người đánh giá, đưa ra quyết định đầu tư hợp lý và lập báo cáo tài chính cho Chi nhánh.
Phó phòng kế toán: hỗ trợ Trưởng phòng quản lý hoạt động của phòng kế toán
và điều hành khi Trưởng phòng đi vắng. Khi nhận các chứng từ từ giao dịch viên và các phòng giao dịch thuộc chi nhánh chuyển sang, Phó phòng có nhiệm vụ tổng hợp, kiểm soát, phê duyệt, lập báo cáo cân đối các bộ chứng từ đó.
Kế toán giao dịch: tiếp nhận và xử lý trực tiếp các giao dịch từ KH như giao dịch gửi tiền, chuyển tiền, tiền gửi tiết kiệm, thu đổi ngoại tệ, hỗ trợ tín dụng như
40
Ke toán nội bộ: thực hiện các giao dịch trong nội bộ Chi nhánh, không liên quan đến các giao dịch với KH, ví dụ như kế toán thu chi, tiền lương, kế toán kho, công nợ, kế toán tổng hợp.
Bộ phận hậu kiểm: là người thực hiện tiếp nhận, tổng hợp chứng từ đã được hạch toán từ các cán bộ kế toán phát sinh sau một ngày. Sau đó, cán bộ hậu kiểm kiểm soát lại tính chính xác, đầy đủ, hợp lý, hợp pháp của tất cả bộ chứng từ và tài liệu liên quan. Cuối cùng, họ tập hợp các chứng từ của toàn Chi nhánh và lưu trữ theo
quy định.
Bộ phận quản lý chứng từ: là cán bộ tiếp nhận chứng từ từ bộ phận hậu kiểm, tiến hành sắp xếp và đóng thành tập chứng từ. Hằng ngày, cán bộ tiếp nhận chứng từ liên quan đến KH và tiến hành in sổ phụ, đóng dấu, lưu thành những tập riêng để gửi trả lại cho KH.
3.1.3.2. Chuẩn mực và các chế độ kế toán áp dụng
❖Báo cáo về tuân thủ các chuẩn mực kế toán
Những cơ sở để Vietinbank áp dụng vào việc lập báo cáo tài chính hợp nhất của
họ là Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Hệ thống kế toán các tổ chức tín dụng Việt Nam và các hướng dẫn do Bộ tài chính ban hành.
❖Chế độ kế toán và hình thức kế toán áp dụng
Chế độ kế toán tại Vietinbank được vận hành dựa trên Chế độ kế toán đối với các Tổ chức tín dụng. Thời gian chế độ có hiệu lực là trong năm tài chính.
❖Các cơ sở đánh giá và các ước tính kế toán áp dụng
Cơ sở đánh giá: các báo cáo tài chính riêng của Vietinbank được lập theo: - Hệ thống tài khoản kế toán các TCTD theo Quyết định số 479/2004/QĐ-
NHNN và Thông tư số 22/2017/TT-NHNN ban hành kèm theo.
- Quyết định số 16/2007/QĐ-NHNN về Ban hành chế độ báo cáo tài chính đối với các TCTD và Thông tư số 49/2014/TT-NHNN ban hành kèm theo.
Các ước tính kế toán áp dụng: đối với việc trình bày số liệu trên báo cáo tài chính, Vietinbank tuân thủ đúng quy định được nêu tại Quyết định số 16/2007/QĐ-
41
những ước tính, giả định ảnh hưởng đến số liệu của tài sản, nợ phải trả, doanh thu và chi phí. Số liệu thực tế phát sinh có thể giống hoặc khác với số liệu ước tính.
❖ Doanh thu lãi và chi phí lãi
Trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất, doanh thu lãi và chi phí lãi được ghi nhận trên cơ sở dự thu, dự chi. Đối với những khoản vay thuộc nhóm 2 đến nhóm 5, lãi dự thu phát sinh được theo dõi tại tài khoản ngoại bảng và được ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất khi Vietinbank thực thu.
Các khoản phí dịch vụ và hoa hồng được hạch toán trên cơ sở dự thu, dự chi.
3.1.3.3. Kỳ tế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
❖ Kỳ kế toán
Kỳ kế toán Quý I của Vietinbank bắt đầu từ ngày 01/1 đến ngày 31/3. Kỳ kế toán Quý II của Vietinbank bắt đầu từ ngày 01/4 đến ngày 30/6. Kỳ kế toán Quý III của Vietinbank bắt đầu từ ngày 01/7 đến ngày 30/9. Kỳ kế toán Quý IV của Vietinbank bắt đầu từ ngày 01/10 đến ngày 31/12. Kỳ kế toán năm của Vietinbank bắt đầu từ ngày 01/1 đến ngày 31/12.
❖ Tiền tệ sử dụng trong kế toán
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh được hạch toán theo nguyên tệ. Các khoản thu nhập, chi phí bằng ngoại tệ được hạch toán bằng VND, ngoại tệ sẽ được mua và bán theo tỷ giá bình quân tại ngày phát sinh. Các số liệu được làm tròn đến hàng triệu và trình bày theo đơn vị triệu đồng Việt Nam.
3.1.3.4. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hội đồng quản trị Vietinbank ban hành Hệ thống chứng từ kế toán trong Quy định Chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam.
Cán bộ nhân viên phải phân loại chứng từ hợp lý và lưu trữ cẩn thận, tránh thất thoát để lộ thông tin KH. Chứng từ của Vietinbank được lưu thành mẫu in sẵn trên máy tính của nhân viên. Các mẫu chứng từ phải có đủ các liên, in chữ rõ ràng, không
42
3.1.3.5. Tổ chức hệ thống tài khoản
Lấy cơ sở từ Quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN về việc Ban hành hệ thống tài
khoản kế toán các tổ chức tín dụng và những văn bản bổ sung sửa đổi, Ban Giám đốc
ban hành Quyết định số 1348/QĐ-NHCT10 về Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng
TMCP Công Thương Việt Nam.
3.1.3.6. Hình thức sổ và hệ thống sổ sách kế toán
Sổ chi tiết: Vietinbank lập sổ chi tiết cho KH mỗi năm một lần, sẽ có mã số và số tài khoản riêng cho mỗi KH. Khi thực hiện giao dịch hằng ngày, cán bộ kế toán sẽ cung cấp sổ phụ cho KH để KH dễ dàng theo dõi nếu có nghiệp vụ mới phát sinh. Vào cuối năm tài chính, cán bộ kế toán sẽ thực hiện đối chiếu số dư với KH bằng thư
xác nhận, nếu số liệu không khớp nhau thì phải tìm ra nguyên nhân và xử lý nhanh chóng.
Đối với sổ chi tiết ghi nhận doanh thu, chi phí hoặc các khoản phải thu của nội bộ Vietinbank, cuối mỗi tháng, cán bộ kế toán phải đối chiếu với chứng từ phát sinh nghiệp vụ xem số liệu có khớp đúng không, khi có sự chênh lệch thì phải báo cáo cho
cấp trên và thực hiện xử lý kịp thời. Sổ chi tiết sau khi được cấp trên ký duyệt sẽ được
tiến hành lưu trữ theo quy định của Vietinbank.
Core SunShine: Vietinbank là một trong những ngân hàng chủ chốt của NHNN
43
Hình 3.3. Quy trình ghi sổ kế toán trên hệ thống Core SunShine
Nguồn: Phòng kế toán Vietinbank - Chi nhánh 4 ---> . Quy trình đối chiếu, kiểm tra chứng từ.
: Quy trình nhập liệu. k : In hồ sơ, chứng từ định kỳ.
Bảng liệt kê giao dịch: gồm bảng liệt kê giao dịch theo phân hệ nghiệp vụ và bảng liệt kê giao dịch của tất cả giao dịch viên, cán bộ kế toán. Ngoài những thông tin cơ bản thường có như thời gian lập bảng, Bảng liệt kê giao dịch phải ghi rõ mã số cán bộ kế toán hoặc mã phân hệ nghiệp vụ và mã số của bảng liệt kê. Nội dung cần có của Bảng liệt kê giao dịch gồm tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có hoặc số lượng giao dịch và tổng giá trị giao dịch của từng cán bộ kế toán hoặc phân hệ nghiệp vụ liên quan, cuối Bảng liệt kê sẽ có chữ ký của Trưởng phòng Kế toán.
44
3.1.3.7. Các chính sách kế toán được áp dụng trong quá trình cho vay
❖ Nguyên tắc ghi nhận khoản vay
Các khoản cho vay KH được công bố và trình bày theo số dư nợ gốc tại thời điểm kết thúc quý. Vào cuối năm tài chính, các khoản này sẽ được tổng hợp lại và trình bày trên Báo cáo tài chính hợp nhất.
Số ngày tính lãi vay được bắt đầu từ ngày giải ngân khoản vay đến hết ngày liền
kề trước ngày KH thanh toán hết khoản cấp tín dụng. Thời điểm xác định số dư để tính lãi là vào cuối mỗi ngày.
Lãi dự thu cho khoản vay chỉ được tính cho nợ nhóm 1. Khoản nợ thuộc nhóm 2 đến nhóm 5 sẽ có rủi ro trong việc thu hồi, nên không được tính dự thu. Vietinbank ngưng dự thu lãi khi khoản vay đó quá hạn 10 ngày hoặc cán bộ kế toán đã chuyển khoản nợ đó sang nhóm 2.
❖ Nguyên tắc phân loại nợ và đánh giá rủi ro tín dụng
Theo Luật các TCTD có hiệu lực từ ngày 01/01/2011; Thông tư số 39/2016/TT-
NHNN và Thông tư số 02/2013/TT-NHNN, Vietinbank thực hiện phân loại nợ theo 5 nhóm như sau:
Nhóm 1: Nợ đủ tiêu chuẩn
(1) Nợ trong hạn và được đánh giá là có khả năng thu hồi đầy đủ cả gốc lẫn lãi đúng hạn, (2) Nợ quá hạn dưới 10 ngày và được đánh giá là có khả năng thu hồi đầy đủ cả gốc lẫn lãi quá hạn và thu hồi đầy đủ nợ gốc và lãi còn lại đúng hạn.
Nhóm 2: Nợ cần chú ý
(1) Nợ quá hạn từ 10 đến 90 ngày, (2) Nợ điều chỉnh kỳ hạn trả nợ lần đầu.
Nhóm 3: Nợ dưới tiêu chuẩn
(1) Nợ quá hạn từ 91 đến 180 ngày, (2) Nợ gia hạn nợ lần đầu, (3) Nợ được miễn hoặc giảm lãi do KH không đủ khả năng trả lãi đầy đủ theo Hợp đồng tín dụng, (4) Nợ thuộc một trong các trường hợp sau đây chưa thu hồi được trong thời gian dưới 30 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi: khoản nợ vi phạm quy định tại các
45
các tổ chức tín dụng (xem phụ lục 8), (5) Nợ trong thời hạn thu hồi theo kết luận thanh tra.
Nhóm 4: Nợ nghi ngờ
(1) Nợ quá hạn từ 181 đến 360 ngày, (2) Nợ cơ cấu lại thời hạn trả nợ lần đầu quá hạn dưới 90 ngày theo thời hạn trả nợ được cơ cấu lại lần đầu, (3) Nợ cơ cấu lại thời hạn trả nợ lần thứ hai, (4) Khoản nợ quy định tại điểm (4) của nợ nhóm 3 chưa thu hồi được trong thời gian từ 30 ngày đến 60 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi,
(5) Nợ phải thu hồi theo kết luận thanh tra nhưng quá thời hạn thu hồi theo kết luận thanh tra đến 60 ngày mà vẫn chưa thu hồi được.
Nhóm 5: Nợ có khả năng mất vốn
(1) Nợ quá hạn trên 360 ngày, (2) Nợ cơ cấu lại thời hạn trả nợ lần đầu quá hạn từ 90 ngày trở lên theo thời hạn trả nợ được cơ cấu lại lần đầu, (3) Nợ cơ cấu lại thời hạn trả nợ lần thứ hai và quá hạn theo thời hạn trả nợ được cơ cấu lại lần thứ hai, (4) Nợ cơ cấu lại thời hạn trả nợ lần thứ ba trở lên, kể cả chưa bị quá hạn hoặc đã quá hạn, (5) Khoản nợ quy định tại điểm (4) của nợ nhóm 3 chưa thu hồi được trong thời gian trên 60 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi, (6) Nợ phải thu hồi theo kết luận thanh tra nhưng quá thời hạn thu hồi theo kết luận thanh tra trên 60 ngày mà vẫn chưa
thu hồi được, (7) Nợ của KH là TCTD được NHNN công bố đặt vào tình trạng kiểm soát đặc biệt, hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài bị phong tỏa vốn và tài sản.
Nợ thuộc nhóm 2 đến nhóm 5 được coi là nợ quá hạn. Nợ thuộc nhóm 3 đến nhóm 5 được coi là nợ xấu. Các yếu tố định tính của khoản cho vay và kết quả phân loại nhóm nợ KH do CIC cung cấp.
Khi thực hiện phân loại nợ và đánh giá rủi ro tín dụng, Vietinbank sẽ dùng Hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ phù hợp với từng đối tượng KH, nhằm giám sát khoản
tín dụng đang còn dư nợ, ước lượng những khoản vay khó thu hồi vốn để trích lập DPRR. Cán bộ tín dụng sẽ chấm điểm tín dụng KH theo nhiều tiêu chí. Định kỳ
Chỉ tiêu Thực hiện Lãi suất VNĐ (%/năm)
- Ngắn hạn 6,0% - 6,7%
- Trung hạn 7,4% - 7,9%
- Dài hạn 8,1% - 9,0%
46
❖ Cơ sở trích lập dự phòng rủi ro tín dụng và xóa sổ các khoản cho vay không có khả năng thu hồi
Cơ sở trích lập dự phòng rủi ro tín dụng: theo Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 02/2013/TT-NHNN, “Dự phòng rủi ro bao gồm dự phòng chung và dự phòng cụ thể”.
Số tiền dự phòng chung phải trích được xác định bằng 0,75% tổng số dư các khoản nợ từ nhóm 1 đến nhóm 4, trừ: (1) Tiền gửi (trừ tiền gửi thanh toán) tại TCTD trong nước, chi nhánh NH nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của pháp luật và tiền gửi tại TCTD nước ngoài; (2) Khoản cho vay, mua có kỳ hạn giấy tờ có giá đối với TCTD, chi nhánh ngân hàng nước ngoài khác tại Việt Nam.