7. Kết cấu luận văn
1.2. Nội dung đánh giá thực hiện công việc
1.2.6. Tổ chức thực hiện đánh giá
Trình tự đánh giá thực hiện công việc: - Xác định các yêu cầu cơ bản cần đánh giá:
Xác định các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả cần đánh giá theo chu kỳ ấn định. Thông thƣờng, căn cứ vào Bản phân tích công việc gắn liền với trách nhiệm, nhiệm vụ đƣợc phân công của từng nhân viên.
Mọi tiêu thức đánh giá phải dựa vào mục tiêu, chính sách đánh giá của doanh nghiệp. Mỗi bộ phận phải định rõ yêu cầu, xây dựng các chỉ tiêu, tiêu thức để đánh giá đáp ứng yêu cầu công việc và đặc điểm nhân sự từng bộ phận.
- Lựa chọn phƣơng pháp đánh giá thích hợp: có rất nhiều phƣơng pháp đánh giá khác nhau và không có phƣơng pháp nào đƣợc coi là tối ƣu nhất đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, mỗi doanh nghiệp, tổ chức, bộ phận doanh nghiệp cần căn cứ vào các đặc điểm công việc, đặc điểm nhân sự mà chọn cho mình một phƣơng pháp đánh giá thích hợp.
- Huấn luyện các nhà quản trị và ngƣời làm công tác đánh giá về kỹ năng đánh giá: cần huấn luyện về mục đích, yêu cầu, phƣơng pháp, nguyên tắc đánh giá, cách xác định tiêu chuẩn, chỉ tiêu, tiêu thức và cho điểm đánh giá.
- Thảo luận với nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá: nội dung thảo luận là các lĩnh vực cần đánh giá, đánh giá nhƣ thế nào, chu kỳ thực hiện đánh giá, tầm quan trọng của kết quả đánh giá đối với doanh nghiệp và từng nhân viên.
- Tiến hành đánh giá:
+ Căn cứ vào tiêu chuẩn mà xem xét thành tích từng nhân viên.
+ So sánh kết quả thực tế thực hiện công việc với tiêu chuẩn để xác định mức độ thành tích đạt đƣợc của từng nhân viên.
- Trao đổi với nhân viên về kết quả đánh giá:
+ Trao đổi với nhân viên (hay phản hồi đánh giá) để khẳng định mức độ thành tích.
+ Chỉ ra những điểm tốt, những điểm chƣa tốt, những sai sót yếu kém và cùng nhau tìm ra các giải pháp giải quyết.
1.2.6.1. Phỏng vấn đánh giá
Đây là bƣớc cuối cùng của hoạt động đánh giá, là quá trình thu thập thông tin phản hồi sau khi thực hiện quy trình đánh giá. Phỏng vấn đánh giá đƣợc thực hiện thông qua cuộc thảo luận, buổi nói chuyện giữa ngƣời đánh giá và đối tƣợng đánh giá. Nội dung của phỏng vấn đánh giá là thảo luận về sự thực hiện công việc của đối tƣợng đƣợc đánh giá, các tiềm năng của họ trong tƣơng lai và các biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ.
Phỏng vấn đánh giá là hình thức cung cấp nhằm phản hồi chính thức quan trọng và phổ biến nhất. Thông tin phản hồi chính thức thƣờng đƣợc thu thập từ nhiều nguồn nhƣ: thông tin thu thập trƣớc khi thực hiện cuộc họp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên; các báo cáo và kết quả hoạt động. Mục đích của cuộc phỏng vấn đánh giá là tạo ra sự hiểu biết chung giữa nhà quản lý và nhân viên về hiệu quả làm việc của nhân viên đó thông qua trao đổi và giải thích quan điểm.
Trong thực tế ngƣời tao thƣờng thực hiện việc xác định mục tiêu, xác định nhu cầu đào tạo và phát triển, lập kế hoạch hành động ngay trong cuộc phỏng vấn đánh giá. Để làm đƣợc điều này, trƣớc khi thực hiện phỏng vấn đánh giá nhà quản lý cũng cần tiến hành các công việc chuẩn bị cần thiết. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian vì không cần tổ chức thêm một cuộc họp khác. Tuy nhiên điểm bất lợi ở đây là nhân viên có thể chƣa sẵn sàng cho việc lập kế hoạch mà còn đang suy nghĩ về kết quả đánh giá.
Phỏng vấn đánh giá là một bƣớc quan trọng, quyết định sự thành công của việc đánh giá thực hiện công việc, do đó nhà quản lý cần trang bị những kỹ năng để thực hiện phỏng vấn đánh giá hiệu quả. Phỏng vấn đánh giá có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên khi thực hiện các quyết định đối với họ về thù lao, về vị trí làm việc, về kỷ luật hay về các nhu cầu đào tạo và phát triển.
Có rất nhiều hình thức phỏng vấn khác nhau, song việc áp dụng hình thức nào sao cho phù hợp thì lại phụ thuộc vào từng đối tƣợng lao động khác nhau cũng nhƣ kết quả thực hiện công việc của họ. Điều quan trọng là cách phỏng vấn phải khuyến khích nhân viên nói và cho phép ngƣời đánh giá lắng nghe. Thông thƣờng phỏng vấn đánh giá có thể tiếp cận theo các cách:
- Nói và thuyết phục: ngƣời đánh giá nói với nhân viên về điểm mạnh và điểm yếu của họ và giải thích nhận định của mình. Khi đề ra những việc cần làm trong tƣơng lai để cải thiện hiệu quả làm việc, ngƣời đánh giá sẽ giải thích và thuyết phục nhân viên về các lợi ích mà những việc này mang lại cho họ.
- Nói và lắng nghe: ngƣời đánh giá nói với nhân viên những đánh giá của mình về những điểm mạnh và điểm yếu của họ, những việc cần làm để cải thiện hiệu quả làm việc. Sau đó ngƣời đánh giá cũng lắng nghe nhân viên bày tỏ ý kiến riêng của họ về việc đánh giá và những nguyện vọng phát triển.
- Tƣ vấn: trƣớc hết ngƣời đánh giá khuyến khích nhân viên trình bày quan điểm của họ về những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân và tự đề xuất những biện pháp để cải thiện hiệu quả làm việc. Sau khi lắng nghe những ý kiến của nhân viên, ngƣời đánh giá sẽ đƣa ra quan điểm của mình và gợi ý các biện pháp cụ thể.
- Hợp tác giải quyết vấn đề: ngƣời đánh giá và nhân viên thảo luận với nhau để xác định các điểm mạnh và điểm yếu của họ cũng nhƣ những biện pháp cần thiết để cải thiện hiệu quả làm việc. Nhân viên đƣợc khuyến khích đề xuất các giải pháp cho những vấn đề đã đƣợc xác định trong cuộc phỏng vấn.
- Phỏng vấn đánh giá nhƣ là một diễn đàn để hai bên cùng thoải mái thảo luận giải quyết vấn đề, cho nên phải tạo ra không khí đối thoại thật thoải mái, cởi mở. Không nên để không khí căng thẳng, nhân viên sẽ co mình lại và ngƣời đánh giá sẽ không khai thác đƣợc hết vấn đề và không thể biết đƣợc nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Thông thƣờng phỏng vấn đánh giá đƣợc thực hiện theo trình tự:
+ Bƣớc 1: chuẩn bị phỏng vấn: Ngƣời đánh giá phải báo trƣớc thời gian, địa điểm phỏng vấn và thu thập những thông tin cần thiết cho buổi nói chuyện.
+ Bƣớc 2: làm rõ những công việc mà nhân viên đã hoàn thành tốt, ghi nhận các thành tích mà nhân viên đã đạt đƣợc và khuyến khích họ cần thực hiện tốt hơn các lĩnh vực khác.
+ Bƣớc 3: thảo luận về những vấn đề nhân viên cần thực hiện để hoàn thiện sự thực hiện công việc của mình, gợi ý các chƣơng trình huấn luyện, các phƣơng pháp cụ thể nên áp dụng để nhân viên nâng cao trình độ và kỹ năng của mình. Có thể chỉ ra các hƣớng, các bƣớc trong việc thăng tiến nghề nghiệp và các yếu tố cần tích lũy để thăng tiến vào các vị trí.
Việc cung cấp thông tin phản hồi đúng thời điểm, phù hợp về nội dung sẽ là động lực quan trọng để các nhân viên có những điều chỉnh phù hợp trong quá trình làm việc, nhằm mục đích nâng cao chất lƣợng công việc, đó chính là góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty [12, tr.20].
Phỏng vấn đánh giá cũng có rất nhiều lợi thế giúp cho doanh nghiệp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên:
- Qua phỏng vấn để tìm hiểu sâu sắc hơn về những kết luận trong đánh giá. - Giúp nhà quản trị hiểu ngƣời, hiểu việc hơn.
- Cùng nhau tìm ra những nguyên nhân, sai sót, yếu kém. Đề phòng những nguyên nhân sai sót là do khách quan, do quản trị, do lỗi của ngƣời khác.
- Qua phỏng vấn để khuyến khích nhân viên tự tìm ra các giải pháp tháo gỡ khó khăn, khắc phục những yếu kém một cách kịp thời và hiệu quả, tránh bị lặp lại. do đó tìm ra nguyên nhân đích thực của sai sót, yếu kém trong quá trình phỏng vấn là cực kỳ quan trọng.
- Qua phỏng vấn mà mọi thành viên rút ra đƣợc những kinh nghiệm bổ ích cho bản thân, từ đó tự điều chỉnh hành vi của mình cho phù hợp với yêu cầu của công việc, doanh nghiệp, theo đúng ý đồ của cấp quản trị.
1.2.6.2. Phản hồi
Thông tin phản hồi là một phần không thể thiếu của bất kỳ quá trình quản lý nào, thông tin phản hồi thƣờng đƣợc thực hiện thông qua một cuộc thảo luận chính thức giữa những ngƣời lãnh đạo bộ phận và nhân viên vào cuối chu kỳ đánh giá để xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của nhân viên. Trong cuộc thảo luận này, nhân viên biết đƣợc kết quả thực hiện công việc của mình đƣợc đánh giá nhƣ thế nào, biết đƣợc các ƣu điểm, nhƣợc điểm trong thực hiện công việc của mình, biết đƣợc phƣơng hƣớng hoàn thiện sự thực hiện công việc.