9. Kết cấu của Luận văn
2.4. Chính sách định biên tại Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn Thành phố
2.4.2. Quy trình định biên tại trường ĐH KHXH&NV
Việc xác định biên chế có liên quan mật thiết đến quá trình hình thành và phát triển của tổ chức. Khi tổ chức mới ra đời thì xác định biên chế phải đi từ những bước đầu tiên của tiến trình xác định biên chế. Còn xác định biên chế cho một tổ chức đã có, ở giai đoạn mở rộng, phát triển lại có những nét riêng, không nhất thiết phải đáp ứng cả quy trình đó.
Quy trình chung để xác định biên chế cho một tổ chức bao gồm 06 giai đoạn sau: 1. Làm rõ chức năng, nhiệm vụ của tổ chức. Đây là nền tảng quan trọng của việc định biên. Bộ phận có thẩm quyền phải nghiên cứu, hiểu rõ chi tiết, nội dung, chức năng, nhiệm vụ để đưa ra được biên chế thích hợp và hiệu quả nhất.
2. Tiếp đó, cần phân tích, mô tả công việc của từng vị trí trong tổ chức theo cơ cấu tổ chức đã có. Phân tích, mô tả công việc nhằm trả lời cho câu hỏi: công việc đó cần bao nhiêu người?; những loại người nào?
3. Phân tích nguồn nhân lực hiện có của tổ chức theo từng nhóm công việc để tìm ra nhân lực thừa, nhân lực thiếu; đưa ra các chính sách sử dụng phù hợp.
4. Xác định biên chế chung cho tổ chức và định biên cho từng công việc. 5. Xác định chính sách cần thiết để đáp ứng định biên cho tổ chức. 6. Xác định biên chế tương lai cho tổ chức trên cơ sở phát triển tổ chức.
Tại trường ĐH KHXH&NV, quy trình xác định biên chế khi mới thành lập cũng có sự khác biệt so với quy trình xác định biên chế hiện nay của trường. Bởi khi mới ra đời thì việc xác định số lượng và cơ cấu viên chức cần thiết vận hành bộ máy chủ yếu căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của cơ quan, từ đó đưa ra các yêu cầu về viên chức để tuyển dụng, chưa thể có khâu các đơn vị, bộ phận xây dựng kế hoạch biên chế báo cáo lên cấp có thẩm quyền. Nhìn chung biên chế giai đoạn đầu (1997 -
2005) còn hạn chế cả về mặt số lượng và chất lượng. Việc xác định biên chế cho từng đơn vị trong trường đã triển khai nhưng còn hạn chế, chủ yếu theo hướng phân chia chỉ tiêu biên chế nhằm đáp ứng các chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.
Cho đến khi ĐHQG TP.HCM ban hành công văn số 751/ĐHQG-TCCB về việc hướng dẫn công tác định biên, tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức thì quy trình định biên cũng như nhiều quy trình khác trở nên rõ ràng và chi tiết. Ở giai đoạn mới (2005 - 2011), quy trình xác định biên chế hàng năm của Trường được căn cứ cả trên mặt lý thuyết (các văn bản pháp lý về biên chế và tổ chức bộ máy đã nêu trên) và mặt thực tiễn (tình hình sử dụng, quản lý CBVC hiện tại của Trường). Việc xác định biên chế cho các bộ phận, đơn vị trong trường, nhìn chung được Hiệu trưởng giao cho Phòng TC-HC. Tuy nhiên, đây là vấn đề liên quan đến tất cả các bộ phận, đơn vị khác trong trường do đó trong thực hiện công việc đã có sự phối hợp giữa tất cả các đơn vị với nhau.
Để tiến hành giao biên chế cho năm sắp tới thì việc xác định biên chế sẽ được thực hiện vào trước tháng 10 hàng năm và gửi báo cáo kế hoạch biên chế của đơn vị về Ban Tổ chức - Cán bộ (ĐHQG TP.HCM) vào tuần đầu của tháng 10 hàng năm. Có thể tìm hiểu quá trình xác định biên chế của Trường ĐH KHXH&NV thông quy trình xác định biên chế năm 2011 như sau:
Bước thứ nhất: Phòng TC-HC ra công văn về việc xây dựng kế hoạch biên chế năm gửi đến các bộ phận, đơn vị thuộc Trường để các đơn vị xây dựng báo cáo. Theo quy định thì sau 15 ngày từ khi nhận được công văn trên tất cả các bộ phận, đơn vị phải báo cáo về Phòng để Phòng tiếp tục công việc xác định biên chế cho toàn trường.
Bước thứ hai: Phòng TC-HC sẽ tiến hành phân tích, đánh giá chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc trường; đơn vị nào có thêm những chức năng mới; đơn vị nào không có sự thay đổi nhiều. Mặt khác cũng cần phải xem xét vấn đề tổ chức bộ máy của cơ quan, đó là có bộ phận nào được sáp nhập hay không, có đơn vị nào được thành lập mới không v.v… Như trong giai đoạn 2005 - 2011, trường ĐH
KHXH&NV liên tiếp triển khai mở các ngành đào tạo mới và kéo theo đó là sự ra đời của nhiều bộ môn mới như Bộ môn Nhật Bản học, Bộ môn Hàn Quốc học, Bộ môn ngữ văn Tây Ba Nha, Bộ môn ngữ văn Ý v.v… Sự ra đời của nhiều bộ môn, trung tâm cũng đồng nghĩa với việc tổ chức bộ máy cũng thay đổi theo. Do đó, để có thể định ra số biên chế “đúng và đủ” nhất thiết phải chú ý đến tổ chức bộ máy của các đơn vị. Với những đơn vị mới thành lập thêm, việc xác định biên chế cũng phức tạp hơn; còn những bộ phận có thêm chức năng, nhiệm vụ hay thêm cơ cấu tổ chức thì cần đánh giá xem có cần phải bổ sung thêm biên chế hay chỉ cần chuyển giao cho một số viên chức trong bộ phận đó đảm đương mà sự chuyển giao đó không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và ngược lại tránh được sự cồng kềnh về biên chế. Công việc này thường được phân tích, đánh giá một cách khách quan và khoa học.
Bước thứ ba: Tiến hành lập báo cáo đánh giá chất lượng CBVC của các đơn vị thuộc Trường. Đây cũng là một khâu cơ bản và quan trọng để có thể có căn cứ chính xác cho việc xác định biên chế tại từng đơn vị. Để có thể thực hiện tốt khâu này đỏi hỏi sự hợp tác trung thực, nhiệt tình của từng cán bộ, viên chức trong cơ quan đặc biệt từ phía bộ phận lãnh đạo các đơn vị đó. Báo cáo chất lượng CBVC bao gồm các nội dung sau:
- Chất lượng CBVC chia theo ngạch viên chức như: giảng viên, chuyên viên cao cấp và tương đương, chuyên viên chính và tương đương, chuyên viên và tương đương, còn lại.
- Chất lượng CBVC chia theo trình độ đào tạo gồm: chuyên môn như Tiến sĩ, Thạc sĩ, Cử nhân, Cao đẳng, Trung cấp và còn lại; theo trình độ chính trị như Cao cấp, Trung cấp; Tin học như: Cử nhân hay cơ sở; Ngoại ngữ: Cử nhân hay cơ sở.
- Chất lượng CBVC chia theo độ tuổi bao gồm: dưới 30 tuổi; từ 30 đến 50 tuổi; trên 50 đến 60 tuổi.
- Ngoài ra chất lượng CBVC còn được chia theo cơ sở là Đảng viên; Phụ nữ hay thuộc Dân tộc ít người.
đơn vị. Báo cáo gồm ba nội dung: nội dung đầu tiên các đơn vị giải trình về tình hình quản lý, sử dụng biên chế trong năm hiện tại của cơ quan; nội dung thứ hai là kế hoạch biên chế cho năm tiếp theo; và cuối cùng là bản thống kê, tổng hợp kế hoạch biên chế năm tới của đơn vị. Trong nội dung thứ nhất, đơn vị phải trình bày số biên chế được giao năm hiện tại là bao nhiêu; biên chế dự kiến đến ngày 31 tháng 12 là bao nhiêu; lý do tăng hay giảm biên chế đồng thời trình bày những nhiệm vụ mới được bổ sung (nếu có). Ở phần nội dung thứ hai, đơn vị phải trình bày kế hoạch biên chế cho năm tới cũng như những kiến nghị (nếu có). Phần ba là bảng thống kê kế hoạch định biên năm tiếp theo theo mẫu của Phòng TC-HC soạn thảo đính kèm theo Công văn.
Tình hình quản lý và sử dụng chỉ tiêu biên chế năm 2011 và kế hoạch biên chế năm 2012 của Trường ĐH KHXH&NV được trình bày như sau:
I. Tình hình quản lý, sử dụng chỉ tiêu biên chế năm 2010
Ngày 17 tháng 05 năm 2010, ĐHQG TP.HCM có Quyết định số 489/QĐ- ĐHQG-TCCB về việc phê duyệt kế hoạch biên chế năm 2010 đối với trường ĐH KHXH&NV là 627 biên chế. Tính đến thời điểm 31 tháng 12 năm 2010, quân số do trường ĐH KHXH&NV đang quản lý là 481 ít hơn 146 biên chế so với chỉ tiêu được giao. Cụ thể như sau:
Trong những năm qua, Trường có nhu cầu tăng biên chế do quy mô phát triển đào tạo, nghiên cứu tăng. Đặc biệt là mở nhiều ngành đào tạo mới như: Ngữ văn Ý, Ngữ văn Tây Ban Nha, Bộ môn Hàn Quốc học, Bộ môn Nhật Bản học... Tuy nhiên, hiện nay Trường vẫn chưa tuyển đủ chỉ tiêu đã đề ra từ năm trước do Trường chưa tuyển đủ cán bộ giảng dạy có chuyên môn cao đáp ứng nhu cầu tuyển dụng. Nhiều cán bộ trẻ của trường là sinh viên tốt nghiệp loại giỏi đang đi học thạc sĩ, tiến sĩ ở nước ngoài.
Để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng đội ngũ cán bộ giảng dạy và phục vụ giảng dạy, năm 2011 trường cần tăng cường tuyển dụng cho các đối tượng:
+ Cán bộ giảng dạy của các ngành đào tạo mới mở hoặc sắp mở.
năm chưa thi tuyển.
+ Nhiều cán bộ mới học thạc sĩ, tiến sĩ ở nước ngoài về cần thi tuyển.
+ Theo kết quả đánh giá ngoài tỷ lệ cán bộ phục vụ Trường chưa đạt 25,66% (chỉ tiêu đề ra trong chiến lược trung hạn năm 2010 là 30.39%) đề nghị cần cho số cán bộ hợp đồng là phục vụ đào tạo thi công chức.
II. Kế hoạch định biên năm 2011
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của các đơn vị, trường ĐH KHXH&NV đã đề nghị ĐHQG TP.HCM giao biên chế năm 2011 cho trường như sau:
1. Tổng số biên chế đề nghị:
a. Biên chế thực hiện nhiệm vụ quản lý, phục vụ: 120
b. Biên chế thực hiện nhiệm vụ giảng dạy và nghiên cứu khoa học: 500 2. Diễn giải
Trường ĐHKHXH&NV Biên chế có mặt đến 31/12/ 2009 Biên chế được giao/ phê duyệt 2010 Biên chế có mặt đến 31/12 /2010 Tổng CBVC có mặt đến 31/12/ 2010 Kế hoạch năm 2011 Biên chế thực hiện nhiệm vụ được ĐHQG- HCM giao Biên chế thực hiện nhiệm vụ do đơn vị tự xác định Biên chế đề nghị ĐHQG- HCM phê duyệt (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 442 498 489 791 620 819 620 Cán bộ quản lý, phục vụ 70 (*) 89 90 (*) 269 (*) 120 (*) 263 (*) 120 (*) Cán bộ giảng dạy 372 (**) 409 399 (**) 522 (**) 500 (**) 556 (**) 500 (**) Cán bộ nghiên cứu
(*) Chưa bao gồm những cán bộ quản lý có ngạch giảng viên.
(**) số liệu trên bao gồm những người thuộc Ban giám hiệu, Phòng ban nhưng giữ các ngạch giảng dạy
Trên đây là nội dung của kế hoạch định biên năm 2011 của Trường ĐH KHXH&NV. Bản kế hoạch đã thể hiện những thông tin cần thiết nhất cho việc xác định biên chế, đáp ứng yêu cầu đặt ra cho một bản kế hoạch biên chế. Cụ thể “Kế hoạch biên chế phải kèm theo báo cáo thuyết minh đầy đủ, chi tiết về cơ sở, căn cứ tính toán, số lượng, cơ cấu biên chế của các đơn vị trực thuộc và dự toán kinh phí hoạt động…, biểu mẫu và thời gian lập kế hoạch biên chế theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền” [6, điều 7].
Sau khi thu nhận báo cáo kế hoạch biên chế của các đơn vị, Phòng TC-HC sẽ tiến hành tổng hợp lại toàn bộ biên chế của trường phân theo từng đơn vị và chia theo các nội dung như: Số biên chế được giao năm 2011, số biên chế có mặt đến 31 tháng 12 năm 2010; số biên chế năm 2011 theo đề nghị của đơn vị. Tất cả thông tin trên được tổng hợp lại trong một bảng thống kê và kèm theo là những lý giải về tăng hay giảm biên chế của các đơn vị đó.
Bước thứ năm: Tiến hành xác định biên chế và giao biên chế cho các đơn vị 5.1. Sau khi nhận được Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt kế hoạch biên chế cả nước; Bộ trưởng Bộ Nội vụ tiến hành ra Quyết định giao biên chế cho các Bộ, ngành và địa phương trong cả nước trong đó có ĐHQG TP.HCM. Nội dung Quyết định có nêu chỉ tiêu biên chế và biên chế để thực hiện chế độ công chức dự bị năm kế hoạch.
Trên cơ sở Quyết định giao biên chế năm kế hoạch cho ĐHQG cùng với bản thống kê kế hoạch biên chế của trường cũng như bản đánh giá chất lượng CBVC của Trường ĐH KHXH&NV, Ban Tổ chức cán bộ tiến hành lập dự thảo số biên chế mà Trường ĐH KHXH&NV được nhận trong năm kế hoạch.
5.2. Trưởng Ban Tổ chức cán bộ xem xét, trình Giám đốc ĐHQG TP.HCM quyết định giao biên chế năm kế hoạch cho Trường ĐH KHXH&NV.
5.3. Giám đốc ĐHQG TP.HCM xem xét, ký quyết định giao biên chế cho Trường ĐH KHXH&NV.
Năm 2011 kế hoạch định biên của Trường ĐH KHXH&NV được ĐHQG TP.HCM phê duyệt như sau:
Khoa, Bộ môn thuộc trường Kế hoạch biên chế 2011 Ghi chú (**) TC BC HĐ Kế hoạch tuyển dụng 2011 Thi biên chế Tiếp nhận Tăng Giảm Giảng viên Chuyên viên BC HĐ
Ban giám hiệu 5 5 0 0 0 0
Linh Trung, TĐ 8 4 4 1 1 1
BV, VS CS Linh Trung 31 0 31 0 0 0
Thư viện trường 30 10 20 2 2 2
P. TC-HC 12 7 5 1 1 1 P. SĐH 5 5 0 0 0 0 P. QLKH-DA 6 6 0 1 1 1 P. Đào tạo 17 12 5 1 1 1 P. CTSV 10 9 1 1 1 1 P. KH-TC 10 10 0 1 1 1 P. Hợp tác Quốc tế 14 9 5 1 1 1
P. KT&ĐBCL 10 6 4 1 1 1 P. QTTB 15 9 6 1 1 1 Ban TTĐT 10 8 2 1 1 1 TTNC VNĐNÁ 1 1 0 0 0 0 TTNC Nhật Bản 2 0 2 0 0 0 TTNC Tôn giáo 1 0 1 0 0 0 TT Hàn Quốc học 5 0 5 0 0 0 TTTVHN&PTNNL 2 0 2 0 0 0 TT TV-TH CTXH 1 0 1 0 0 0 TT Tin học 9 8 1 0 0 0 TT NC Biển và đảo 3 0 3 0 0 0 Bảo tàng LS-VH 6 1 5 0 0 0 Nhà học TDTTĐN 2 0 2 0 0 0 Công Đoàn 2 1 1 0 0 0 Đoàn TN 4 0 4 0 0 0 Bảo vệ 11 1 10 0 0 0 Vệ sinh 10 0 10 0 0 0 Lái xe 7 2 5 0 0 0 Y tế 2 2 0 0 0 0 Đảng ủy 1 1 0 0 0 0 Nhà khách 1 1 0 0 0 0 Cộng 253 118 135 12 12 12 K. Văn học và NN 44 42 2 3 1 1 4 3 2 K. Lịch sử 44 39 5 1 1 2 2 0 5 K. Triết 30 29 1 2 0 2 2 0 0 K. Địa lý 39 34 5 5 1 2 6 4 1 K. Đông phương học 30 21 9 7 0 5 7 2 1 K. Xã hội học 20 20 0 1 1 0 2 2 1 K. Giáo dục 22 22 0 7 1 1 8 7 1 K. Việt Nam học 24 24 0 1 1 0 2 2 1 K. Thư viện-TT học 16 15 1 4 1 1 5 4 1 K. Ngữ văn Anh 53 52 1 9 1 2 10 8 1 K. Ngữ văn Nga 15 14 1 2 0 1 2 1 0 K. Ngữ văn Pháp 15 14 1 3 1 0 4 4 0 K. Ngữ văn Đức 10 9 1 3 0 1 3 2 0 K. NV Trung Quốc 24 22 2 5 1 1 6 5 1 K. Văn hóa học 20 19 1 4 0 1 4 3 0 K. Nhân học 19 18 1 5 1 2 6 4 2
K. QH Quốc tế 23 21 2 8 1 1 9 8 1 K. Báo chí-TT 18 17 1 5 1 1 6 5 2 BM. ĐTH &QLĐT 15 14 1 6 1 1 7 6 1 BM. Tâm lý học 10 9 1 4 1 0 5 5 1