9. Kết cấu của Luận văn
3.4. Các giải pháp nhằm hoàn thiện chính sách định biên tại Trường ĐH KHXH&N
3.4.2. Rà soát danh mục các công việc ở từng đơn vị trong Trường
Định mức chỉ đạt tiêu chuẩn “đúng và đủ” khi từng đơn vị trong Trường xây dựng chính xác số lượng và chất lượng viên chức cần thiết để thực hiện công việc được giao. Yêu cầu đó chỉ có thể đáp ứng khi từng đơn vị lập ra được danh mục các công việc chủ yếu từ đó mới đưa ra được những tiêu chuẩn cần thiết cho đội ngũ CBVC. Thực tế, đây là một yêu cầu rất khó vì đặc thù của lao động trí óc khó định lượng và việc đánh giá hiệu quả của chúng cần phải trải qua khoảng thời gian dài.
Việc rà soát danh mục các công việc chủ yếu này cần phải căn cứ vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị cũng như phải dựa vào báo cáo tổng kết công tác theo tháng, theo quý, theo năm để tìm ra công việc cần bổ sung, cần hoàn thiện trong thời gian sắp tới.
Cụ thể có ba loại danh mục công việc chủ yếu cần xác lập cho các đơn vị thuộc Trường đó là hoạt động đào tạo (đại học và sau đại học), hoạt động NCKH, hoạt động phục vụ giảng dạy và nghiên cứu. Từ việc lập ra được các danh mục này, đơn vị có thẩm quyền cần xây dựng chỉ tiêu biên chế ổn định cho tất cả các đơn vị còn lại như mỗi đơn vị cần 01viên chức đảm đương công việc văn thư, 03 viên chức phục vụ giảng dạy đại học, 03 viên chức phục vụ giảng dạy sau đại học tùy theo quy mô đào tạo của mỗi khoa. Những viên chức này cần được phân công cụ thể, tuyệt đối không nên kiêm nhiệm vì những công việc này tuy không phức tạp song chiếm nhiều thời gian vì phải giải quyết cho từng trường hợp và không trường hợp nào giống trường hợp nào. Dù là những công việc đơn giản song lại phản ánh đầy đủ nhất chất lượng phục vụ người học của đơn vị. Hiện nay hầu hết các đơn vị còn nhiều thiếu sót trong khâu này. Mục tiêu tiến tới của Trường là trở thành một trường đại học nghiên cứu đẳng cấp khu vực sẽ trở nên xa với nếu không quan tâm và chú trọng tới chất lượng phục vụ người học. Chất lượng phục vụ người học thể hiện ở thái độ, tác phong làm việc của viên chức, hiệu quả giải quyết công việc và mức độ xử lý các tình huống phức tạp. Nếu chất lượng phục vụ được cải thiện chắc chắn uy tín và tương lai của Trường sẽ còn vượt xa mục tiêu mong đợi. Bên cạnh đó, những công việc còn lại có thể phân công kiêm nhiệm cho các cán bộ giảng dạy. Như vậy
tạo ra tính tương đồng thống nhất giữa các đơn vị, là điều kiện thuận lợi cho việc quản lý bộ máy tổ chức và nhân sự của cơ quan.
Tuy nhiên, việc lập danh mục các công việc chủ yếu của Trường cần tính đến các yếu tố đặc thù về chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, nhu cầu công việc, khối lượng và tính phức tạp của chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu đặc thù của hoạt động nghề nghiệp. Nên để cho các đơn vị tự lập các công việc chủ yếu của mình sau đó trình cấp trên xem xét, quyết định. Khi đã giao quyền chủ động như thế thì cũng cần có biện pháp giám sát và thanh tra hiệu quả tránh trường hợp các đơn vị cố tình lập thêm công việc để xin thêm biên chế.