9. Kết cấu của Luận văn
1.2.2. Nội dung định biên
Thực chất, xác định biên chế liên quan đến định mức biên chế. Tuy nhiên, việc định mức biên chế hiện nay còn là vấn đề rất phức tạp, khó khăn, nhất là trong khu vực nhà nước.
Mặc dù vậy, về mặt lý thuyết có thể hiểu định mức biên chế là văn bản quy phạm pháp luật do Chính phủ ban hành; quy định phạm vi, đối tượng điều chỉnh; xác định về số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí công việc trong từng tổ chức, cơ quan, đơn vị v.v…
Việc xác định biên chế có liên quan mật thiết đến quá trình hình thành và phát triển của tổ chức. Khi tổ chức mới ra đời thì xác định biên chế phải đi từ những bước đầu tiên của tiến trình xác định biên chế. Còn xác định biên chế cho một tổ chức đã có, ở giai đoạn mở rộng, phát triển lại có những nét riêng, không nhất thiết phải đáp ứng cả quy trình đó. Tuy nhiên, việc định biên ở các loại hình tổ chức khác nhau, ở các cấp khác nhau cũng có một vài đặc điểm chung, thông thường được thực hiện như sau:
1. Làm rõ chức năng, nhiệm vụ của tổ chức: Đây là nền tảng quan trọng của việc định biên. Bộ phận có thẩm quyền phải nghiên cứu, hiểu rõ chi tiết, nội dung, chức năng, nhiệm vụ để đưa ra được biên chế thích hợp và hiệu quả nhất.
2. Phân tích, mô tả công việc của từng vị trí trong tổ chức theo cơ cấu tổ chức đã có. Phân tích, mô tả công việc nhằm trả lời cho câu hỏi: công việc đó cần bao nhiêu người, những loại người nào.
ra nhân lực thừa, nhân lực thiếu; đưa ra các chính sách nhân lực cho phù hợp. 4. Xác định biên chế chung cho tổ chức và định biên cho từng công việc. 5. Xác định chính sách cần thiết để đáp ứng định biên cho tổ chức
6. Xác định biên chế tương lai cho tổ chức trên cơ sở phát triển tổ chức.
Như vậy, định biên về thực chất tương tự các bước thực hiện hoạch định nguồn nhân lực, bao gồm các bước sau [3, 236]:
1. Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực; 2. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực;
3. Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực; 4. Lập kế hoạch thực hiện;
5. Đánh giá việc thực hiện kế hoạch
Cũng có nhiều nguồn tài liệu cho rằng hoạch định nguồn nhân lực gồm: 1. Thu thập thông tin
2. Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực 3. Dự báo cung nguồn nhân lực
4. Hoạch định và thực hiện các chương trình cần thiết 5. Phản hồi về tiến trình hoạch định.
Bước đầu tiên trong tiến trình hoạch định nguồn nhân lực là thu thập thông tin. Hoạch định nguồn nhân lực yêu cầu 2 loại thông tin: dữ liệu từ môi trường bên ngoài và dữ liệu bên trong tổ chức (xem sơ đồ Tiến trình hoạch định nguồn nhân lực)
Dữ liệu từ môi trường bên ngoài bao gồm những thông tin về hoàn cảnh hiện tại. Sự thay đổi của bất kỳ nhân tố nào trong môi trường bên ngoài cũng có thể ảnh hưởng đến các kế hoạch, chiến lược của tổ chức và vì vậy ảnh hưởng đến nhu cầu về nguồn nhân lực.
Nhà hoạch định cần phải xem xét thị trường lao động chẳng hạn như tỷ lệ thất nghiệp, độ tuổi, giới tính của lực lượng lao động. Cuối cùng, nhà hoạch định cần nhận thức các quy định, chính sách của chính phủ và tổ chức. Các quy định này có thể ảnh hưởng một cách trực tiếp đến các hoạt động nguồn nhân lực, chẳng hạn như những quy định về tuổi nghỉ hưu, hoặc ảnh hưởng gián tiếp tới đến số lượng nhân
viên cần thiết cho từng bộ phận. Ví dụ: Quy định về an toàn sức khỏe nghề nghiệp mới sẽ làm gia tăng nhu cầu các nhân viên trong tổ chức để thực hiện việc tuân thủ các quy định này. Hơn nữa, xem xét chủ động và thấu đáo về môi trường sẽ giúp tổ chức tiên liệu những khả năng có thể xảy ra và chuẩn bị cho những thay đổi này.
Sơ đồ - Tiến trình hoạch định nguồn nhân lực
Nguồn: [31, 107]
THU THẬP THÔNG TIN
A. Từ môi trường bên ngoài 1. Kinh tế chung và ngành cụ thể 2. Công nghệ
3. Sự cạnh tranh
4. Các tiêu chuẩn và các thông tin thực tế tốt nhất
5. Thị trường lao động
6. Khuynh hướng xã hội và nhân khẩu học
7. Các quy định của chính phủ
B. Từ bên trong tổ chức 1. Chiến lược
2. Các kế hoạch kinh doanh 3. Nguồn nhân lực hiện tại 4. Tỷ lệ thay thế nhân viên
DỰ BÁO NHU CẦU NGUỒN NHÂN LỰC
A. Ngắn hạn và dài hạn B. Vị trí tổng thể và cá nhân
DỰ BÁO CUNG NGUỒN NHÂN LỰC
A. Cung bên trong B. Cung bên ngoài
HOẠCH ĐỊNH VÀ THỰC HIỆN CÁC CHƯƠNG TRÌNH CẦN THIẾT
A. Gia tăng hoặc giảm cỡ lực lượng lao động
B. Thay đổi các kỹ năng
C. Phát triển chuỗi các chương trình quản trị
D. Phát triển các kế hoạch nghề nghiệp
PHẢN HỒI VỀ TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH
Thông tin thứ hai xuất phát từ bên trong tổ chức. Các thông tin nội bộ bao gồm các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cũng như các chiến lược của tổ chức là đầu vào thiết yếu của hoạch định nguồn nhân lực. Như ở phần trên, các kế hoạch tái cấu trúc tổ chức, kế hoạch mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi hoạt động, v.v… đều tác động đến nguồn nhân lực của tổ chức cả về số lượng và chất lượng. Hoạch định nguồn nhân lực giúp tổ chức chủ động quản lý nguồn nhân lực nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược và kế hoạch hoạt động. Cuối cùng, thông tin nguồn nhân lực hiện tại trong tổ chức trên phương diện kỹ năng, khả năng, kiến thức là cần thiết cho hoạch định nguồn nhân lực, chẳng hạn như bao nhiêu nhân viên được sử dụng ở mỗi công việc và mỗi vị trí, mức độ kỹ năng của họ như thế nào và sự kỳ vọng về số lượng nhân viên sẽ rời khỏi tổ chức và về hưu trong khoảng thời gian dự báo là bao nhiêu. Một khi có được những thông tin cần thiết về môi trường bên ngoài và môi trường bên trong của tổ chức thì việc dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai là hoàn toàn có thể thực hiện được và có độ tin cậy cao. Tuy nhiên, tùy theo quy mô và loại hình, các tổ chức tiến hành dự báo nhu cầu nhân lực theo độ dài thời gian khác nhau. Ở mức tối thiểu, việc dự đoán chỉ dừng lại ở việc ước tính số lượng nhân viên sẽ cần cho mỗi công việc cho năm tiếp theo. Đa phần dự báo nhu cầu nhân lực ở mức độ này là những tổ chức có quy mô nhỏ, hoạt động trong một hoặc một vài lĩnh vực nhất định hoặc những tổ chức mới ở giai đoạn đầu thành lập. Tuy nhiên, cũng không loại trừ những tổ chức sơ khai cũng chuẩn bị cho mình một chiến lược dài hạn, và song hành với nó là phải dự báo nhu cầu nhân lực dài hạn. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố song một trong những nguyên nhân căn bản là do tầm nhìn chiến lược của các nhà lãnh đạo, quản lý của tổ chức. Bước kế tiếp, nhà hoạch định dự báo về cung nguồn nhân lực: nguồn cung nội bộ nhân viên; các kỹ năng, kiến
thức và khả năng cũng như sự thăng tiến của lực lượng nhân viên hiện tại; và mức độ sẵn sàng về các loại nhân viên trong thị trường lao động bên ngoài.
Sau khi đã nắm rõ các thông tin liên quan đến cung và cầu lao động hiện tại của tổ chức, nhà hoạch định cần xây dựng các chương trình cụ thể để đảm bảo rằng cung lao động sẽ đáp ứng nhu cầu về lao động của tổ chức trong tương lai. Những
chương trình này thường bao gồm các kế hoạch chiêu mộ, các hoạt động đào tạo và phát triển, khuyến khích và trì hoãn sự về hưu sớm, chỉ ra những đường nghề nghiệp trong tổ chức, hoặc các chương trình quản trị nguồn nhân lực khác. Lưu ý rằng dòng phản hồi ở hình trên cho phép việc học hỏi từ các kinh nghiệm hoạch định trong quá khứ. Nếu như cung và cầu không đáp ứng một cách chính xác như mong đợi, tiến trình dự báo có thể được cải thiện trong năm tiếp theo và ngược lại.