9. Kết cấu của Luận văn
1.2.3. Vai trò của định biên đối với tổ chức
Định biên trong cơ quan, tổ chức là một nhiệm vụ không thể thiếu và đặc biệt quan trọng bởi công tác định biên là cơ sở để tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt, đào tạo nhân sự của tổ chức hay nói cách khác định biên chính là cơ sở xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực. Đồng thời, định biên là cơ sở xây dựng kế hoạch ngân sách tiền lương, các chi phí xã hội khác có liên quan đến con người (bảo hiểm, phúc lợi xã hội). Không những thế, định biên còn có tác động to lớn đến các yếu tố tạo nên hiệu quả hoạt động của tổ chức. Thực hiện tốt chức năng này sẽ đảm bảo sự vận hành nhịp nhàng, hiệu quả của bộ máy tổ chức.
Mặt khác, mỗi tổ chức là một hệ thống mở. Bản thân tổ chức có nhiều hệ thống con bên trong và lại là một phần tử của một hệ thống khác. Bởi vậy, khi xem xét một tổ chức chúng ta cần phải đặt nó trong một không gian mở. Mỗi một tổ chức đều chịu sự tác động từ hai phía: môi trường bên trong và môi trường bên
ĐỊNH NGƯỜI (Định biên) ĐỊNH TỔ CHỨC
(Cơ cấu, các mối quan hệ)
ĐỊNH VIỆC (Chức năng, nhiệm vụ)
ngoài. Khi xuất hiện các tác nhân từ một trong hai phía ấy đều khiến tổ chức phải tự mình điều chỉnh, thích nghi phù hợp với những biến động của môi trường. Hoạt động định biên cũng như những hoạt động khác buộc phải thay đổi theo từng giai đoạn khác nhau. Nói cách khác, định biên trở thành vấn đề khách quan đảm bảo sự tồn tại và phát triển của một tổ chức. Định biên là nhiệm vụ bắt buộc mà các cơ quan, đơn vị, tổ chức cần thường xuyên tiến hành nhằm đạt đến đích cuối cùng là hiệu quả hoạt động.
Định biên giữ vai trò trung tâm trong quản trị nguồn nhân lực: định biên giúp tổ chức chủ động thấy trước những biến động nhân sự, thực trạng về nguồn nhân sự, từ đó có những điều chỉnh phù hợp. Qua định biên ta sẽ biết được: tổ chức cần những nhân viên như thế nào? khi nào tổ chức cần họ? họ cần phải có những kỹ năng như thế nào? Tổ chức đã có sẵn những người thích hợp chưa? Định biên, do đó, trở thành cơ sở cho các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực.
Định biên ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của tổ chức: Để đạt được các mục tiêu trong thời gian dài, mỗi tổ chức phải có một tập hợp hợp lý những người lao động với kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết. Định biên tốt sẽ giúp tổ chức có được đội ngũ nhân sự phù hợp. Khi định biên không hiệu quả, tổ chức sẽ không thể đánh giá được đội ngũ nhân sự của mình. Điều này ảnh hưởng lớn tới kết quả công việc chung của cả doanh nghiệp.
Trong bối cảnh hiện nay, lực lượng lao động có kỹ năng của một tổ chức ngày càng được nhận biết, đã và đang trở thành lợi thế cạnh tranh của tổ chức. Nếu định biên tốt cũng đồng nghĩa với việc tổ chức đó tạo thế thượng phong so với các đối thủ. Định biên ngoài những vai trò quan trọng nêu trên còn trực tiếp tác động tới việc xác định cơ cấu, các mối quan hệ trong tổ chức, xác định chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, kế hoạch hóa về vốn và các nguồn tài chính của tổ chức v.v… Tuy vậy, đã từ lâu các nhà quản lý rất quan tâm đến kế hoạch hóa vốn và các nhu cầu nguồn tài chính của tổ chức nhưng chỉ đến thời gian gần đây mới nhận thấy rõ những lợi thế cạnh tranh của một tổ chức có lực lượng lao động với kỹ năng, trình độ lành nghề cao.
Bất kỳ tổ chức nào muốn tồn tại và đứng vững trong cạnh tranh cần thiết phải tiến hành định biên. Khi thế giới ngày càng “phẳng”, các yếu tố máy móc thiết bị và công nghệ đều có thể mua hoặc bắt chước được thì yếu tố nguồn nhân lực là một lợi thế cạnh tranh mà các tổ chức khác không thể có hoặc phải mất thời gian dài mới sao chép được. Thế nên, khi tình hình càng khó khăn, tổ chức nào có nguồn nhân lực chất lượng cao thì sẽ càng đứng vững và phát triển tốt (tốt hơn cả giai đoạn bình thường)… Bởi vậy, nếu định biên hợp lý sẽ giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu tổ chức một cách nhanh nhất, phát huy lợi thế cạnh tranh về tài sản trí tuệ so với các tổ chức khác.
Việc định biên một khi được thực hiện một cách khoa học và có tính thực tiễn cao sẽ mang lại nhiều lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp cho tổ chức. Cụ thể, định biên giúp cho tổ chức chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm biện pháp khắc phục; xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hướng tương lai của tổ chức; tăng cường sự tham gia của những người quản lý trực tuyến vào quá trình kế hoạch hóa chiến lược; nhận rõ các hạn chế và cơ hội của nguồn nhân lực trong tổ chức.
Định biên có tốt hay không tuỳ thuộc vào tình hình và khung cảnh cụ thể mà các biện pháp được sử dụng. Nói cách khác, định biên có ảnh hưởng rất quan trọng đến sự hoàn thiện tổ chức và hiệu quả của nó tuỳ thuộc vào mức độ phù hợp của chiến lược nguồn nhân lực với chiến lược tổng thể của tổ chức; đặc trưng của tổ chức; năng lực của tổ chức; và sự thay đổi của môi trường. Do đó, khi ra các quyết định liên quan đến định biên phải quan tâm đến các chiến lược khác của tổ chức cũng như các thay đổi của môi trường.
Định biên là cơ sở xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực.
Ví dụ, để tuyển mộ những người lao động mới, tổ chức cần làm rõ: loại lao động nào cần tuyển? Bao nhiêu người? Khi nào? ... trả lời câu hỏi này có liên quan chặt chẽ với các kế hoạch phát triển của tổ chức. Nếu nhu cầu trong tương lai của tổ chức lớn hơn nhiều lần so với hiện tại thì cần phải được chú ý ngay từ đầu mỗi năm, mỗi giai đoạn khi tiến hành định biên và ngược lại, nếu tổ chức không có kế hoạch mở rộng phạm vi trong một giai đoạn nhất định để tích lũy đầu vào cho giai đoạn
sau thì phải dựa trên cơ sở định biên ngay từ hiện tại. Ví dụ: Các trường đại học muốn chuẩn hóa giảng viên với trình độ tiến sĩ trong vòng 10 năm thì khi định biên đã phải tính toán tới điều này.
Trên cơ sở trình bày hai khái niệm chính sách và định biên, tác giả xin định nghĩa khái niệm chính sách định biên như sau:
Chính sách định biên là một tập hợp biện pháp về việc xác định số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí công việc cụ thể và bố trí số người cần thiết làm việc trong một cơ quan, tổ chức, đơn vị nhất định; được thể chế hóa, do một chủ thể quyền lực hoặc chủ thể quản lý đưa ra, trong đó tạo sự ưu đãi một nhóm người, kích thích vào động cơ hoạt động của nhóm này, định hướng hoạt động của họ nhằm thực hiện mục tiêu phát triển nguồn nhân lực của tổ chức.