B. NỘI DUNG
2.2. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công
2.2.3. Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty
Đối với nhân viên kinh doanh viên trong danh sách Công ty thực hiện việc trích BHXH, BHYT, BHTN.Việc tính toán chính xác, đúng, đủ các khoản trích theo lương đảm bảo quyền lợi cho người lao động và cũng khuyến khích, động viên người lao động tích cực nâng cao năng suất lao động, tạo thêm sự gắn bó lâu dài và lòng trung thành của người lao động với công ty. Chính vì vậy kế toán các khoản trích theo lương có vị trí quan trọng
2.2.3.1. Chứng từ sử dụng
Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty Bảo Việt Phú thọ sử dụng các loại chứng từ sau:
- Bảng thanh toán lương
- Danh sách cán bộ đóng BHXH, BHYT, BHTN
- Các chứng từ về trợ cấp ốm đau thai sản: Giấy ra viện, Giấy chứng sinh, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH,...
Ngoài ra còn có các chứng từ khác như Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ,...
2.2.3.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác” để hạch toán các khoản trích theo lương. TK này có 9 TK cấp 2 nhưng trong đó chỉ có 4 TK được sủ dụng để hạch toán tại công ty là:
- TK 3382 – Kinh phí công đoàn - TK 3383 – Bảo hiểm xã hội - TK 3384 – Bảo hiểm y tế
- TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp
Ngoài ra còn sử dụng một số TK có liên quan như TK 642, TK 111, TK 112,...
2.2.3.2. Phương pháp hạch toán
Các khoản trích theo lương tại công ty Bảo Việt Phú Thọ được căn cứ vào tỷ lệ trích và hệ số cấp bậc của từng cán bộ nhân viên.
Tính đến hết ngày 31/12/2019, tỷ lệ trích các khoản theo lương tại công ty Bảo Việt Phú Thọ như sau:
Công ty (%) Người lao động (%)
BHXH 17,5 8
BHYT 3 1.5
BHTN 1 1
KPCĐ 2 -
Cộng 23.5% 10.5%
Kế toán trích lập quỹ BHXH và KPCĐ. Trong đó:
- Quỹ BHXH: bao gồm BHXH, BHYT, BHTN. Quỹ này được trích dựa trên mức lương cơ bản của cán bộ công nhân viên.
- Quỹ KPCĐ: Được trích dựa trên tiền lương thực tế (Lương thời gian) của cán bộ công nhân viên.
Ví dụ: Tính các khoản trích theo lương cho ông Nguyễn Văn Thắng – trưởng phòng
có hệ số lương 3.3:
Mức lương cơ bản = 3.710.000 × 3.3 = 12.243.000đ Quỹ BHXH:
+ Phần BHXH trừ vào lương: 12.243.000 × 10.5% = 1.285.515đ + Phần BHXH tính vào giá thành: 12.243.000 × 21.5% = 2.632.245đ Căn cứ vào Danh sách cán bộ công nhân viên công ty Bảo Việt Phú Thọ đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng 12/2019 (Phụ lục 13)
Quỹ KPCĐ của ông Thắng: 12.243.000 × 1% = 122.430đ
Căn cứ vào Danh sách cán bộ công ty Bảo Việt Phú Thọ đóng Kinh phí Công đoàn tháng 12/2019 (Phụ lục 14)
Ví dụ: Tháng 12/2019, kế toán thanh toán tiền đóng BHXH, BHTN, BHYT cho cán bộ
công ty Bảo Việt Phú Thọ dựa vào mức lương cơ bản của cán bộ.
Mức lương cơ bản = Mức lương tối thiểu × Hệ số lương
Căn cứ vào Danh sách cán bộ công ty Bảo Việt Phú Thọ đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng 12/2019 (Phụ lục 13), Ủy nhiệm chi (Phụ lục 15) kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm.
Trình tự hạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Sun Account, từ giao diện phần mềm kế toán Sun Account công ty đang sử dụng. Kế toán chọn “Quản lý chứng từ” => “Thêm mới chứng từ” => “Báo cáo thu chi tiền” => Nhập liệu vào từng phần mà trên máy tính đang hiển thị.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Phần “Thêm mới chứng từ” nhập:
- Chi nhánh/Phòng ban: 161-Phú Thọ Nhập xong ấn “OK” trên phần mềm. Nhập tiếp:
- Nội dung: BHXH tháng 12.2019, BHYT tháng 12.2019, BHTN tháng 12.2019.
- Tên công ty/Người nhận/Nộp tiền: BHXH Thành phố Việt Trì - Kỳ kế toán: 12/2019
- Ngày chứng từ: 19/12/2019 - Ngày đáo hạn: 19/12/2019 - Tài khoản: 3388, 3383, 3384 - Nợ/Có: Nợ
- Loại tiền tệ: VND nhập số tiền 78.691.725; 13.866.775; 6,171,900. + Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu cầu nhấn “Cập nhật” => “Ghi sổ”. Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
*) Xem sổ sách kế toán
Xem sổ chi tiết tài khoản 3388
Bảng 2.2. Sổ chi tiết tài khoản 3388
*) Trợ cấp chế độ BHXH
Các chứng từ cần thiết để làm thủ tục xét duyệt BHXH của người lao động bao gồm:
Đối với lao động nghỉ thai sản cần có: Giấy chứng sinh, Giấy ra viện, Giấy chứng nhân nghỉ việc hưởng BHXH,...
Đối với lao động nghỉ ốm đau cần có: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, Giấy khám chữa bệnh, Giấy thanh toán viện phí,...
Công nhân viên hưởng BHXH cần nộp đầy đủ các loại giấy tờ trên về phòng Tổ chức cho nhân viên LĐTL – BHXH để làm căn cứ lập “Danh sách cán bộ công nhân viên đề nghị hưởng chế độ ốm đau”, “Danh sách cán bộ đề nghị hưởng trợ cấp DSPHSK sau thai sản”,...chuyển cho cơ quan BHXH để xem xét ký duyệt. Cơ quan bảo hiểm sau 5 - 15 ngày sẽ duyệt thanh toán và chuyển trả lại cho công ty danh sách người lao động hưởng chế độ được duyệt và sau 01 quý thanh toán bù trừ số phải trả người lao động và số 2% công ty giữ lại. Từ đó công ty tiến hành thanh toán BHXH cho công nhân viên.
Hàng tháng, cơ quan bảo hiểm sẽ chuyển “Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN” và “Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT” về điều chỉnh tăng giảm BHYT, BHXH đã được ký duyệt (Phụ lục 16)
Cách tính tiền BHXH cho công nhân viên như sau:
+ Đối với cán bộ nghỉ chế độ thai sản, tiền BHXH bao gồm tiền lương cơ bản 06 tháng:
Tiền BHXH = LCB × 6 + Đối với cán bộ nghỉ ốm đau, con ốm:
Tiền BHXH = HSL ×ML tối thiểu ×75%
22 × Số ngày thực nghỉ
Ví dụ: Chị Nguyễn Thị Thảo đóng BHXH từ tháng 01/2019 đến tháng 12/2019 với mức lương đóng BHXH là 5.305.300đ/tháng. Như vậy đây là mức lương hưởng chế độ thai sản của chị Thảo. Chị Thảo nghỉ sinh trong vòng 6 tháng nên tổng số tiền thai sản chị Thảo nhận được là: 5.305.300 × 6 = 31.831.800đ
Căn cứ vào “Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH” (Phụ lục 17) Hạch toán: Nợ TK 3388: 31.831.800 Có TK 334: 31.831.800 Nợ TK 112: : 31.831.800 Có TK 338: : 31.831.800 Nợ TK 334:31.831.800 Có TK 112: 31.831.800
2.2.4. Kế toán thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công
2.2.4.1. Chứng từ sử dụng
Công ty Bảo Việt Phú Thọ sử dụng những chứng từ sau để tính thuế TNCN cho cán bộ trong công ty:
- Danh sách nộp thuế thu nhập cá nhân - Tờ khai thuế TNCN 05/KK – TNCN
- Các chứng từ về giảm trừ gia cảnh như: Giấy chứng sinh, Giấy khai sinh, Chứng minh thư, Sổ hộ khẩu, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH,...
2.2.4.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 3335 để hạch toán thuế thu nhập cá nhân. Phản ánh số thuế thu nhập cá nhân phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
2.2.4.2. Phương pháp hạch toán
Căn cứ vào tổng số tiền lương, tiền thưởng các dịp lễ, tết,... nhận được của từng người mà kế toán sẽ tổng hợp lại tiền lương năm 2019 của từng ngưởi lao động và tiến hành kê khai thuế TNCN cho công nhân viên trong công ty qua phần mềm hỗ trợ kê khai thuế TNCN phiên bản 4.2.3.
Công thức tính thuế TNCN:
Số thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế × Thuế suất Trong đó:
Thu nhập tính thuế = Tổng lương – 9.000.000 – (3.600.000 × Số người phụ thuộc)
Ví dụ: Kế toán tính thuế TNCN cho ông Lê Thanh Dương tháng 12/2019 như sau:
Mức lương cơ bản = 3.710.000 × 3.65 = 13.542.000đ Tiền thưởng = 8.506.407đ
Tổng thu nhập = 13.542.000 + 8.506.407 = 22.048.407đ Tiền ăn ca ( Được miễn thuế) = 730.000đ
Tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định = 1.421.910đ
Giảm trừ gia cảnh = 9.000.000đ ( Vì chưa có con nên không có người phụ thuộc) Thu nhập tính thuế = 22.048.407 – 9.000.000 – 1.421.910 – 730.000
= 10.896.497đ
Vậy số thuế TNCN ông Dương phải nộp cả năm là: 10.613.688đ
Tương tự với cách tính này, kế toán sẽ tính số thuế TNCN từng nhân viên cán bộ trong công ty phải nộp trong năm 2019. Kế toán thực hiện kê khai thuế trên phần mềm HTKK 4.2.3 theo các bước sau:
+ Bước 1: Vào phần mềm HTKK thuế, nhập mã số thuế: 0101527385-040, chọn “Đồng ý” (Hình 2.1)
Hình 2.1. Giao diện phần mềm HTKK phiên bản 4.2.3
+ Bước 2: Nhập “Thông tin chung về người nộp thuế”. Sau khi nhập xong, ấn “Ghi” => “Đóng” (Hình 2.2)
+ Bước 3: Vảo “Quyết toán Thuế Thu Nhập Cá Nhân”, chọn “Tờ khai 05/KK – TNCN” (Hình 2.3)
Hình 2.3. Giao diện phân hệ quyết toán thuế TNCN
+ Bước 4: Chọn kỳ tính thuế “Năm 2019” => Nhấn “Đồng ý” (Hình 2.4)
Hình 2.4. Giao diện chọn năm kê khai thuế
+ Bước 5: Kê khai thông tin vào các mẫu số: 05-1BK – QTT – TNCN, 05- 2BK – QTT – TNCN (Hình 2.5)
Hình 2.5. Bảng kê 05-1/BK - TNCN
Sau khi nhập liệu xong, chọn “Ghi”. Phần mềm sẽ tự động chuyển kết quả cho công nhân viên đóng thuế năm 2019 sang tờ khia mẫu số 05/KK – TNCN và bảng kê thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.
+ Bước 6: “Kiết xuất” ra Excel. Kiết xuất mẫu số 05/KK – TNCN ra excel kết quả đóng thuế TNCN, kế toán sẽ thông báo cho cán bộ CNV về số tiền thuế phải đóng và thu tiền quyết toán hộ.
*) Hạch toán
Nợ TK 334: 26,507,692 Có TK 3335: 26,507,692