B. NỘI DUNG
2.2. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công
2.2.2. Kế toán tiền lương tại công ty
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Kế toán tiền lương ở công ty Bảo Việt Phú Thọ sử dụng chứng từ sau: - Bảng tổng hợp ngày công
- Giấy đề nghị tạm ứng lương - Bảng tạm ứng lương
- Bảng chi tiền lương
- Bảng thanh toán tiền lương qua thẻ ATM - Ủy nhiệm chi
- Phiếu chi
Sơ đồ 2.6. Trình tự luân chuyển và ghi sổ chứng từ tiền lương Ghi chú: Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Căn cứ vào nội quy của công ty, căn cứ vào tình hình thực tế làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty
- Phòng kế toán khi nhận được Bảng chấm công sẽ đối chiếu kiểm tra với các chứng từ liên quan, sau đó tiến hành lập Bảng tạm ứng lương. Mỗi phòng ban sẽ có một bản tạm ứng lương riêng theo cơ chế của công ty.
- Căn cứ vào bảng tạm ứng lương, kế toán lập phiếu tính lương thông thường hai bản, một bản lưu tại phòng kế toán và một bản gửi người lao động khi tính lương. - Căn cứ vào Bảng tạm ứng lương, kế toán đồng thời lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, BHYT nhằm theo dõi số BHXH, BHYT phải nộp cho người lao động và làm căn cứ phân bổ vào chi phí.
Hàng tháng, phòng tổ chức hành chính lập danh sách công nhân viên các bộ phận chuyển đến kế toán thanh toán vốn bằng tiền. Kế toán sau khi kiểm tra phiếu đã hợp pháp chuyển cho thủ quỹ ký và chi tiền lương tạm ứng cho người nhận ký. Sau đó lấy ủy nhiệm chi làm căn cứ vào sổ báo cáo thu chi.
Nội quy công ty Bảng doanh thu hàng tháng của công ty
Giấy nghỉ phép, nghỉ ốm
Bảng thanh toán tiền lương
Phiếu tính lương Bảng phân bổ tiền
lương và BHXH Chứng từ ghi sổ
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 334 “Phải trả người lao động” để hạch toán tiền lương. Tài khoản 334 gồm 2 tài khoản cấp 2:
- TK 3341: Phải trả công nhân viên - TK 3348: Phải trả người lao động khác
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 338, TK 111, TK 112, TK 642,...
2.2.2.3. Phương pháp hạch toán
Qua tìm hiểu thực tế, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đã thực hiện đúng theo quy định của pháp luật và của công ty. Từ các chứng từ về lương của mỗi phòng ban sẽ được gửi lên bộ phận kế toán để nhập liệu vào phần mềm.
Ví dụ : Tháng 12/2019, Kế toán tính và làm thủ tục xin thanh toán chuyển tiền lương,
ăn ca, công tác phí và các khoản phải thu khác cho cán bộ công ty tháng 12/2019 có kèm bảng kê chi tiết. Trong đó:
- Chi: 369.476.025đ + Tạm ứng lương: 328.222.215đ + Ăn ca: 26.453.810đ + Công tác phí: 14.800.000đ - Thu: 59.227.815đ + BHXH: 32.476.815đ + Bảo hiểm HTTN: 18.100.000đ + Đảng phí: 2.236.770đ + KPCĐ: 6.414.230đ
- Người lao động thực lĩnh ( Chi – Thu): 310.248.210 *) Định khoản: Nợ TK 642: 310.248.210 Có TK 334:310.248.210 Nợ TK 334: 310.248.210 Có TK 3388: 310.248.210 Nợ TK 3388: 310.248.210
Có TK 112: 310.248.210
Kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm. Trình tự hạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Sun Account, từ giao diện phần mềm kế toán Sun Account công ty đang sử dụng. Kế toán chọn “Quản lý chứng từ” => “Thêm mới chứng từ” => “Báo cáo thu chi tiền” => Nhập liệu vào từng phần mà trên máy tính đang hiển thị.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Phần “Thêm mới chứng từ” nhập:
- Loại sổ: Sổ A
- Chi nhánh/Phòng ban: 161-Phú Thọ Nhập xong ấn “OK” trên phần mềm. Phần “Báo cáo thu chi tiền” nhập:
- Ngày chứng từ từ: 01/12/2019 đến 31/12/2019
- Tài khoản: 1121.VCB.PT.01,NH Vietcombank Viet Tri - Loại sổ: A
- Chi nhánh/Phòng ban: 161-Phú Thọ
Nhập liệu xong ấn vào ô “OK” sẽ hiện ra chứng từ. Nhập tiếp: - Nội dung: Tạm ứng lương tháng 12.2019
- Mã khách hàng/Nhà cung cấp: CN1615229
- Tên công ty/Người nhận/Nộp tiền: CT Bao Viet Phu Tho - Kỳ kế toán: 12/2019
- Ngày chứng từ: 10/12/2019 - Ngày đáo hạn: 10/12/2019 - Tài khoản: 334
- Nợ/Có: Nợ
- Loại tiền tệ: VND nhập số tiền 310.248.210
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu cầu nhấn “Cập nhật” => “Ghi sổ”. Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
Giao diên 2.2. Giao diện nhập liệu Bảng tạm ứng lương tháng 12/2019
*) Xem sổ sách kế toán
Xem sổ chi tiết tài khoản 334 tháng 12/2019
Bảng 2.1. Sổ chi tiết tài khoản 334
*) Tiền thưởng
Ví dụ: Công ty thưởng sinh nhật cho 5 cán bộ công nhân viên công ty tháng 12
với mức thưởng là 1.000.000đ/người.
Căn cứ vào “Danh sách cán bộ công ty” (Phụ lục 8), Phiếu chi (Phụ lục 12) *) Hạch toán
Nợ TK 3348: 5.000.000 Có TK 111: 5.000.000
Kế toán căn cứ vào đó để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 334.