4.1 .Phương pháp thu thập dữ liệu
5. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng kế toán thanh toán tại Xí nghiệp tư nhân xây dựng Tuổi Trẻ
2.2.1. Đặc điểm quản lý về thanh toán tại Xí nghiệp
Xí nghiệp tư nhân là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động chính trong lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng, xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp. Để đảm bảo cho việc phục vụ hàng hóa cho khách hàng, xí nghiệp luôn sản xuất với số lượng lớn. Với nhiều mối quan hệ thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng thường xuyên là các nhà máy, đơn vị nhà nước xưởng sản xuất, xí nghiệp xây dựng như: Công ty TNHH xây dựng Tự Lập, Công ty TNHH xây dựng và thương mại Tôn Ngọc Tuệ... Thị trường tiêu thụ sản phẩm chủ yếu trong địa bàn tỉnh Phú Thọ và các tỉnh lân cận
51
Tuyên Quang, Yên Bái...Việc thanh toán với khách hàng chủ yếu là trả tước, trả ngay với các sản phẩm là vật liệu xây dựng (gạch, ống cống, đế, vỉa...), đối với các công trình xây dựng hình thức thanh toán chính là trả theo tiến độ thưc tế quy định hợp đồng kinh tế
Đối với nhà cung cấp, nhà cung cấp của xí nghiệp đa dạng do đặc thù kinh doanh nhiều loại hàng. Vật tư hàng hóa đầu vào chủ yếu: xi măng, cát, sỏi, đá mạt, sắt thép... Hình thức thanh toán chủ yếu của doanh nghiệp trả chậm theo hợp đồng kinh tế.
2.2.1.1 Công tác quản lí kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp
Xí nghiệp sử dụng 2 hình thức thanh toán tiền mặt và không dùng tiền mặt trong đó hình thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến hơn.
Phương thức thanh toán
Phương thức thanh toán dùng tiền mặt: Xí nghiệp thực hiện với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ. Thanh toán tiền mặt VNĐ
Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt: Là phương pháp thanh toán thông qua trung gian như các ngân hàng, tổ chức tài chính trung gian khác. Được xí nghiệp áp dụng phổ biến để đảm bảo được quản lí, giám sát tài chính gồm: Thanh toán bù trừ công nợ, thanh toán bằng ủy nhiệm chi (thu), thanh toán bằng séc.
Đặc điểm thanh toán với khách hàng
Đối với từng khách hàng xí nghiệp có những chính sách bán hàng và thu hồi nợ khác nhau tùy thuộc và đặc điểm của từng khách hàng, từng điều kiện kinh doanh, mặt hàng tiêu thụ và yêu cầu về vốn. Đối với các khách hàng quan hệ lâu năm doanh nghiệp áp dụng ưu đãi về giá, chiết khấu thanh toán. Đối với khách hàng lẻ doanh nghiệp áp dụng chính sách thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng để tránh thất thoát, rủi ro tài chính như nợ xấu.
Đặc điểm thanh toán với nhà cung cấp
Phương thức mua hàng của xí nghiệp là mua hàng trực tiếp và mua hàng trả chậm. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, công ty cử cán bộ đơn vị mua hàng đơn vị bán hàng để nhận theo quy định trong hợp đồng hay mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp. Với trường hợp trả chậm (áp dụng với những nhà cung cấp mà công ty có mối quan hệ truyền thống lâu năm) công ty sẽ thanh toán số tiền tương ứng với lượng hàng đã mua sau khoảng thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng.
52
Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhưng cuối kỳ chưa nhận được chứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận. Khi nhận được chứng từ sẽ điều chỉnh theo giá thực tế thỏa thuận.
Các nhà cung cấp chính của công ty chủ yếu là các nhà sản xuất trong nước và các doanh nghiệp thương mại trên toàn quốc. Đồng thời xí nghiệp còn thường xuyên tìm hiểu các nhà cung cấp mới để tìm được các đối tác có hợp đồng chất lượng mang tính lâu dài, cùng đó có thể hưởng ưu đãi từ mong muốn thu hút khách của các nhà cung cấp mới gia nhâp thị trường.
Một số quy định chung về thanh toán tại Xí nghiệp tư nhân xây dựng Tuổi Trẻ - Mọi nghiệp vụ thanh toán nhà cung cấp, tổ chức ,cá nhân, nội bộ.. tại doanh nghiệp phải được sự đồng ý của giám đốc hoặc qua việc kí duyệt giấy đề nghị thanh toán.
- Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến việc thanh toán phải đảm bảo đầy đủ chứng từ, minh chứng hợp pháp,
- Mọi hóa đơn mua hàng, dịch vụ có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên bắt buộc thanh toán qua ngân hàng hoặc chuyển khoản vào tài khoản của xí nghiệp.
- Hàng tháng, hàng quý kế toán phải lập báo cáo tình hình bán hàng, báo cáo công nợ, báo cáo quỹ để ban giám đốc kiểm tra.
Do áp dụng đúng quy chế của pháp luật và có những biện pháp quản lí tài chính hợp lí mà tình hình nợ xấu của doanh nghiệp ở mức thấp trong các năm. Kế toán quản lí công nợ một cách sát sao và chính xác nhất.
2.2.1.2 Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp
Công việc quản lý và tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu là phòng kế toán- tài chính kết hợp phòng kinh doanh quản lý. Kế toán trưởng cùng các nhân viên trong phòng được phân công theo dõi sổ chi tiết khách hàng và nhà cung cấp, kiểm tra hóa đơn mua bán hàng hóa về tính chính xác, số liệu, thời hạn thanh toán. Các chứng từ kế toán: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu Chi, Bảng báo giá, Hợp đồng kinh tế... phải được do doanh nghiệp phải được lập chặt chẽ, chính xác, đầy đủ kịp thời.
Hàng ngày, kế toán lập báo cáo quỹ, đối chiếu số liệu với thủ quỹ số tiền tồn quỹ thực tế. Nếu có sự chênh lệch thủy quỹ và kế toán tiến hành kiểm tra, rà soát nguyên nhân, báo cáo, đề nghị biện pháp giải quyết. Định kỳ, kế toán lập bảng kê các khoản thanh toán định kỳ, kiểm tra, xác định công nợ với từng khách hàng, NCC, tiến hành lập các biên bản đối chiếu công nợ, tiến hành thu hồi các khoản nợ đến hạn.
53
Trong trường hợp xảy ra những sai sót thì kế toán rà soát nội bộ, đối chiếu khách hàng, nhà cung cấp nhằm tìm ra nguyên nhân, biện pháp khắc phục.