4.1 .Phương pháp thu thập dữ liệu
5. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng kế toán thanh toán tại Xí nghiệp tư nhân xây dựng Tuổi Trẻ
2.2.3. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp
2.2.3.1. Chứng từ sử dụng
+ Hợp đồng bán hàng
+ Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT do người bán lập + Phiếu xuất kho
+ Biên bản giao nhận tài sản
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa… Các chứng từ thanh toán công nợ:
+ Biên bản nhận nợ + Phiếu chi tiềm mặt + Giấy báo nợ
+ Ủy nhiệm chi
+ Biên bản thanh toán bù trừ công nợ
2.2.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Trường hợp thanh toán ngay với nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu mua sắm vật tư, hàng hoá phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì phòng mua hàng sẽ chịu trách nhiệm tìm nhà cung cấp và chốt công việc mua bán. Đến khi giao nhận hàng hoá và giấy tờ thì kế toán sẽ là người chịu trách nhiệm để đi kiểm tra và xác nhận tính đúng đắn của các giấy tờ nhận được và làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp. Khi thanh toán ngay cho nhà cung cấp thì doanh nghiệp có thể lựa chọn thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán phải làm phiếu chi, có đầy đủ chữ ký của kế toán thanh toán, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ của đơn vị xác nhận và chữ ký của người nhận tiền. Kế toán sử dụng tài khoản 111 – “Tiền mặt”
Với trường hợp số tiền từ 20 triệu trở lên thì bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản, để khoản chi được ghi nhận là hợp lý hợp lệ, khi đó kế toán sẽ phải làm uỷ nhiệm, căn cứ để hạch toán trên Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi,. . .)
Trường hợp mua hàng chưa thanh toán
67
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
Trường hợp ứng trước tiền hàng với nhà cung cấp
Để phản ánh các khoản xí nghiệp ứng trước tiền hàng kế toán sử dụng TK 331. Phát sinh bên Nợ TK 331: Số tiền hàng mà xí nghiệp ứng trước.
2.2.3.3. Sổ kế toán sử dụng
- Sổ cái TK 331, 111, 112 - Sổ nhật kí chung
- Sổ chi tiết TK 331 cho từng đối tượng…
2.2.3.4. Phương pháp hạch toán
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan: Báo giá của nhà cung cấp, Hợp đồng mua hàng, Biên bản giao nhận, Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng,... kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, tiến hành phân loại chứng từ cùng loại và xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có. Sau đó kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính theo quy trình. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu vào các sổ kế toán có liên quan.
VD 5A: Ngày 14/01/2019 Xí nghiệp tư nhân xây dựng Tuổi Trẻ mua cát vàng của Công ty TNHH thương mại một thành viên Ngọc Tuấn đơn giá chưa VAT loại 1 là 181.818,18 đồng/m3 , loại 2 là 195.454,55 đồng/m3. Tổng tiền hàng 32.645.455. Tổng tiền thanh toán bao gồm thuế GTGT 10% là 35.910.000đồng. Doanh nghiệp chưa thanh toán.
68
Căn cứ vào hóa đơn GTGT (Phụ lục16 ), phiếu nhập kho (Phụ lục 17), kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm
Các bước thực hiện như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm G9–Accounting
+ Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Mua hàng -> Thêm + Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Hình thức thanh toán: Chọn “Chưa thanh toán” Phần: Thông tin nhà cung cấp
- Nhà cung cấp: Chọn mã NCC đã tạo sẵn “TMNGOCTUAN”
Mã NCC đã tạo sẵn trước nên phần thông tin NCC, địa chỉ, mã số thuế sẽ được phần mềm tự động cập nhập
- Diễn giải: Mua vật tư cát của công ty tm Ngọc Tuấn - Kèm theo: Nhập số hóa đơn “HD 0001213”
Phần: Chứng từ
- Ngày chứng từ: Nhập ngày phát sinh 2/07/2019
- Số phiếu nhập: Phần mềm tự động xác định số phiếu nhập kho - Mã hàng: Chọn mã hàng tương ứng “CAT”
- Nhập số lượng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT đầu vào - Bên mục hóa đơn, nhập mức thuế.
69
Giao diện 2.12a. Giao diện nhập dữ liệu mua hàng theo hóa đơn 0001213 vào phần
mềm G9– Accounting
VD5B: Ngày 25/07/2019 Xí nghiệp tư nhân xây dựng Tuổi Trẻ chuyển một phần tiền thanh toán cho công ty TNHH một thành viên Ngọc Tuấn theo VD5A
Căn cứ vào hóa đơn, UNC 0128760 (Phụ lục 18), kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm
Các bước thực hiện như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm G9–Accounting
+ Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Tiền gửi ngân hàng -> Ủy nhiệm chi ->Thêm
+ Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết: Phần: Thông tin chung
-Chọn tài khoản trả tiền: 11300061451
- Chọn ngân hàng giao dịch: Ngân hàng Viettinbank – CN Hùng Vương Phần: Đơn vị nhận tiền
- Đối tượng: Chọn mã đối tượng tương ứng “TMNGOC TUAN”
Mã NCC đã tạo sẵn trước nên phần thông tin NCC, địa chỉ, mã số thuế sẽ được phần mềm tự động cập nhập
- Tài khoản thụ hưởng: Nhập số TK và ngân hàng nhà cung cấp - Diễn giải: Chuyển ứng tiền hàng vật tư
70
- Ngày phát sinh: Nhập ngày phát sinh theo UNC 0128760: 25/07/2019 - Số phiếu UNC: Phần mềm sẽ tự động cập nhập theo thứ tự
Phần: Hạch toán
- Nhập tóm tắt nội dung: Chuyển tạm tiền hàng vật tư chọn TK Nợ 331, số tiền tạm trả theo UNC. Nhập phần chi phí chuyển tiền chọn TK Nợ 6422
+ Bước 4: Bấm cất để lưu.
Giao diện 2.13. Giao diện nhập dữ liệu thanh toán tiền hàng mua hàng theo UNC 0128760 vào phần mềm G9– Accounting
Quy trình kiểm tra, xem xét các báo cáo, sổ
Để xem sổ cái TK 331, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm G9– Accounting, kế toán chọn “Tổng hợp” -> “S03b- DNN - Sổ cái (Hình thức kế toán nhật ký chung”
71
Giao diện 2.14a. Giao diện xem sổ cái tài khoản
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ cái tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 331, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/03/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
72
Giao diện 2.14. Sổ cái tài khoản 331
Để xem sổ chi tiết TK 331, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm G9– Accounting , kế toán chọn “Tổng hợp” -> “S13- DNN -Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán
Giao diện 2.15a. Giao diện xem sổ chi tiết tài khoản
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ cái tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 331, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/03/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
73
74
Giao diện 2.15c. Sổ chi tiết tài khoản 331 - Công ty cổ phần TM Hồng Phát
Để xem sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành các bước như sau:
Bước 1: Từ phần mềm G9– Accounting , kế toán chọn “Tổng hợp” -> “S13-DNN -Sổ nhật ký chung”
75
Giao diện 2.16a. Giao diện xem sổ nhật ký chung
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ cái tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 331, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/01/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
Giao diện 2.16b. Sổ nhật ký chung
2.2.3.5. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp
Để làm tốt chức năng thông tin của mình kế toán công nợ phải tổ chức theo dõi chặt chẽ các khoản phải trả chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp, từng khoản nợ và từng thời gian thanh toán tránh tình trạng nợ đọng gây ảnh hưởng lớn đến tình hình
76
tài chính của công ty. Đối với nhũng nhà cung cấp có quan hệ giao dịch mua thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn nợ thông qua Biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
Trong quan hệ thanh toán đối với nhà cung cấp của xí nghiệp tư nhân xây dựng Tuổi Trẻ, công tác đối chiếu công nợ được thực hiện hàng tháng đối với nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên với xí nghiệp. Đối với các nhà cung cấp không thường xuyên thì đối chiếu công nợ được công ty cùng với người bán thực hiện ngay sau mỗi lần thanh lý hợp đồng. Việc đối chiếu công nợ được thực hiện bởi kế toán công nợ dựa trên cơ sở biên bản đối chiếu công nợ do nhà cung cấp gửi đến. Kế toán kiểm tra thông tin, đối chiếu với thực tế tại đơn vị để xác nhận số nợ xem có khớp với số liệu nhà cung cấp đưa ra không để có phản hồi phù hợp gửi đến người bán.