4.1 .Phương pháp thu thập dữ liệu
5. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng kế toán thanh toán tại Xí nghiệp tư nhân xây dựng Tuổi Trẻ
2.2.2. Kế toán thanh toán với khách hàng
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
- Phiếu báo giá - Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn GTGT do doanh nghiệp - Phiếu xuất kho
- Biên bản giao nhận tài sản
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa… - Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng - Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra.
- Bảng tổngg hợp công nợ phải thu - Phiếu thu
- Giấy báo có
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Trường hợp khách hàng mua hàng trả tiền ngay
Khi doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ bán hàng hoá dịch vụ, kế toán lập các chứng từ phiếu thu, hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận….. Khi thanh toán khách hàng có thể lựa chọn thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán phải làm phiếu chi, có đầy đủ chữ ký của kế toán thanh toán, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ của đơn vị xác nhận và chữ ký của người nhận tiền. Kế toán sử dụng tài khoản 111 – “Tiền mặt”.
Với trường hợp khách hàng thanh toán chuyển khoản, để khoản thu được ghi nhận, khi kế toán nhận được giấy báo có của ngân hàng. Sau đó kế toán lập các chứng từ bán hàng liên quan sử dụng Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng” để hạch toán.
Trường hợp khách hàng mua hàng chưa trả tiền. Kế toán sử dụng tài TK 131 – “Phải thu khách hàng”.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.
54
Khoản phải thu của khách hàng được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và theo từng lần thanh toán.
Trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng Kế toán sử dụng tài TK 131 để hạch toán.
Bên Có TK 131: – Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
2.2.2.3. Sổ kế toán sử dụng
- Sổ Cái TK 131
- Sổ chi tiết TK 131, TK 111, TK112 - Sổ nhật ký bán hàng…
2.2.2.4. Phương pháp hạch toán
Doanh nghiệp thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng khi khách hàng mua hàng. Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với khách hàng, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán mà xí nghiệp đang sử dụng.
Kế toán thực hiện mã hóa khách hàng để hoạch toán chi tiết như sau:
Trường hợp khách hàng mua hàng, thanh toán ngay bằng tiền mặt
VD1: Ngày 14/01/2019 Xí nghiệp TNHH xây dựng và vận tải CS mua 06 M ống cống BTCT fi 400 đơn giá chưa VAT 303.030,3 đồng/1 chiếc. Tổng tiền thanh toán bao gồm thuế GTGT 10% là 2.000.000đồng. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt
Căn cứ vào hóa đơn GTGT (Phụ lục 3), phiếu thu (Phụ lục 4), phiếu xuất kho (Phụ lục 5), Phiếu giao hàng (Phụ lục 6) kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm. Các bước thực hiện như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm G9–Accounting
+ Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Thêm + Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Hình thức thanh toán: Chọn “tiền mặt” Phần: Thông tin khách hàng
- Khách hàng: Chọn mã khách hàng đã tạo sẵn “ VANTAICS”
Mã khách hàng đã tạo sẵn trước nên phần thông tin khách hàng, địa chỉ, mã số thuế sẽ được phần mềm tự động cập nhập
- Diễn giải: Doanh thu bán thành phẩm cho xí nghiệp TNHH Vận Tải CS - NV bán hàng: Chọn mã nhân viên
Phần: Chứng từ
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 14/01/2019 - Số hóa đơn: Nhập theo số hóa đơn GTGT 0001004
55
- Mã hàng: Chọn mã hàng tương ứng
- Nhập số lượng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, chọn mức thuế.
+ Bước 4: Bấm cất để lưu.
Giao diện 2.2. Giao diện nhập dữ liệu bán hàng thanh toán ngay theo GTGT 0001004 vào phần mềm G9–Accounting
Trường hợp khách hàng chưa thanh toán tiền hàng
VD2: Ngày 15/01/2019 Xí nghiệp cổ phần kiến trúc và phát triển hạ tầng ADC mua gạch Terazo 105 M2 . Đơn giá chưa VAT 108.000đ/ M2, tổng thanh toán bao gồm thuế VAT 10% là 12.474.000 đồng. Khách hàng chưa thanh toán.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT (Phụ lục 7), phiếu thu (Phụ lục 8), phiếu xuất kho (Phụ lục 9) kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm
Các bước thực hiện như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm G9–Accounting
+ Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Thêm + Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Hình thức thanh toán: Chọn “chưa thanh toán” Phần: Thông tin khách hàng
- Khách hàng: Chọn mã khách hàng đã tạo sẵn “HATANGADC”
Mã khách hàng đã tạo sẵn trước nên phần thông tin khách hàng, địa chỉ, mã số thuế sẽ được phần mềm tự động cập nhập
56
- Diễn giải: Doanh thu bán thành phẩm cho xí nghiệp cổ phần kiến trúc và phát triển hạ tầng ADC
- NV bán hàng: Chọn mã nhân viên Phần: Chứng từ
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 15/01/2019 - Số hóa đơn: Nhập theo số hóa đơn GTGT 0001012 - Mã hàng: Chọn mã hàng tương ứng
- Nhập số lượng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, chọn mức thuế
+ Bước 4: Bấm cất để lưu.
Giao diện 2.3. Giao diện nhập dữ liệu bán hàng theo hóa đơn GTGT 0001012vào phần mềm G9– Accounting
VD3: Ngày 19/01/2019 Công ty TNHH xây dựng Tự Lập mua 13M cống BTCT fi 1000. Đơn giá chưa VAT 2.200.000đ/M, tổng tiền hàng 28.600.000đ, tổng thanh toán bao gồm thuế VAT 10% là 31.460.000 đồng. Khách hàng chưa thanh toán.
Căn cứ vào hóa Hợp đồng kinh tê số 103 (Phụ lục 10a, 10b), đơn GTGT (Phụ lục 11), phiếu xuất kho (Phụ lục 12) kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm
Các bước thực hiện như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm G9–Accounting
+ Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Thêm + Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết:
57
- Hình thức thanh toán: Chọn “Chưa thanh toán” Phần: Thông tin khách hàng
- Khách hàng: Chọn mã khách hàng đã tạo sẵn “TULAP”
Mã khách hàng đã tạo sẵn trước nên phần thông tin khách hàng, địa chỉ, mã số thuế sẽ được phần mềm tự động cập nhập
- Diễn giải: Doanh thu bán thành phẩm cho xí nghiệp TNHH Xây dựng Tự Lập
- NV bán hàng: Chọn mã nhân viên Phần: Chứng từ
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 19/01/2019 - Số hóa đơn: Nhập theo số hóa đơn GTGT 0001019 - Mã hàng: Chọn mã hàng tương ứng
- Nhập số lượng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập mức thuế
+ Bước 4: Bấm cất để lưu.
Giao diện 2.4. Giao diện nhập dữ liệu bán hàng theo hoa đơn GTGT 0001019 vào phần mềm G9– Accounting
Trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng
VD4: Ngày 21/02/2019 Nhận được giấy báo có của ngân hàng nội dung Xí nghiệp Cổ phần Toàn Thịnh tạm ứng tiền hàng. Số tiền 10.000.000đ
58
Căn cứ vào hóa Hợp đồng kinh tê số 0103(Phụ lục 13a, 13b), Giấy báo có (Phụ lục 14) kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm
Các bước thực hiện như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm G9–Accounting
+ Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Tiền gửi ngân hàng -> Thêm + Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết:
Phần: Thông tin chung
- Đối tượng : Chọn mã khách hàng tương ứng “ TOANTHINH’, các thông tin về địa chỉ của khách hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhập
- Chọn tài khoản được nhận tiền
- Diễn giải: “ Xí nghiệp Cổ phần Toàn Thịnh Tạm ứng tiền hàng” Phần: Chứng từ
- Nhập ngày chứng từ: 21/02/2019 - Loại tiền: VNĐ
Phần: Hạch toán
- Chọn TK Có 131
- Nhập số tiền theo giấy báo có: 10.000.000đ
- Phần đối tượng: Chọn mã đối tượng” TOANTHINH’’ để phần mềm có thể theo dõi trên sổ chi tiết TK131 đối với xí nghiệp cổ phần Toàn Thịnh.
+ Bước 4: Bấm cất để lưu.
Giao diện 2.5. Giao diện nhập dữ liệu giấy báo có số 5 vào phần mềm G9– Accounting
59
Quy trình kiểm tra, xem xét, in các báo cáo, sổ kế toán
Để xem sổ cái TK 111, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm G9– Accounting , kế toán chọn “Tổng hợp” -> “S03b- DNN - Sổ cái (Hình thức kế toán nhật ký chung)”
Giao diện 2.6a. Giao diện xem sổ cái tài khoản
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ cái tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 111, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/03/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
60
Giao diện 2.6b. Sổ cái tài khoản 111
Để xem sổ cái TK 112, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm G9– Accounting , kế toán chọn “Tổng hợp” -> “S03b- DNN -Sổ cái (Hình thức kế toán nhật ký chung)”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ cái tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 112 chi tiết theo từng ngân hàng, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/03/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
61
Giao diện 2.7. Sổ cái tài khoản 112 – Ngân hàng BIDV
Để xem sổ cái TK 131, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm G9– Accounting , kế toán chọn “Tổng hợp” -> “S03b- DNN -Sổ cái (Hình thức kế toán nhật ký chung)”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ cái tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 131, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/03/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
62
Giao diện 2.8. Sổ cái tài khoản 131 Để xem sổ chi tiết TK 111, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm G9– Accounting , kế toán chọn “Tổng hợp” -> “S13- DNN -Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán
Giao diện 2.9a. Sổ chi tiết tài khoản
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ cái tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 331, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/03/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
63
Giao diện 2.9b. Sổ chi tiết tài khoản 1111
Để xem sổ chi tiết TK 112, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm G9– Accounting , kế toán chọn “Tổng hợp” -> “S20- DNN -Sổ chi tiết các tài khoản.”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ cái tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 112 chi tiết theo từng ngân hàng, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/03/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
64
Giao diện 2.10. Sổ chi tiết tài khoản 112 – Ngân hàng BIDV
Để xem sổ chi tiết TK 131, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm G9– Accounting , kế toán chọn “Tổng hợp” -> “S13- DNN - Sổ chi tiết các tài khoản”
Bước 2: Sau khi chọn “Sổ cái tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 131, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/03/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
65
Giao diện 2.11. Sổ chi tiết tài khoản 131
2.2.2.5. Đối chiếu công nợ với khách hàng
Đối với việc quyết toán thuế, thì biên bản đối chiếu công nợ giữa khách hàng, nhà cung cấp luôn được hỏi đến đầu tiên. Vì đó là căn cứ để kiểm tra tình hình thanh toán tiền hàng giữa bên mua và bên bán, đặc biệt là việc thanh toán những hóa đơn giá trị gia tăng có giá trị từ 20.000.000 đ trở lên có thực hiện đúng theo quy định không (thanh toán không dùng tiền mặt).
Biên bản đối chiếu công nợ để kế toán kiểm soát được tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp mình đối với nhà cung cấp, với khách hàng đã thực hiện
66
đúng với nội dung hợp đồng kinh tế đã ký kết hay không? Số nợ còn lại có chuẩn như tình hình thực tế hay không. Biên bản đối chiếu công nợ giữa xí nghiệp và khách hàng
(Phụ lục 15)