4.1 .Phương pháp thu thập dữ liệu
5. Kết cấu của đề tài
3.1. Phương hướng phát triển của Xí nghiệp tư nhân xây dựng Tuổi Trẻ
Hiện nay, nền kinh tế nước ta đang có xu hướng ngày càng phát triển điều nay đã tạo ra nhiều cơ hội cho tất cả các doanh nghiệp cùng phát triển, bên cạnh đó là sự cạnh tranh ngày một gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau. Vì vậy, các doanh nghiệp muốn đạt được thành công để có thể phát triển lâu dài thì cần đề ra những phương hướng chiến lược hoạt động cụ thể làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Hiện nay Xí nghiệp tư nhân xây dựng Tuổi Trẻ đề ra phương hướng, mục tiêu phát triển cụ thể như sau:
- Phải tập trung hơn nữa vào việc mở rộng thị trường tiêu thụ, góp phần tăng doanh thu và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Đầu tư mở rộng sản xuất, kinh doanh: như cải tiến cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị…
- Tổ chức khai thác, tìm kiếm thêm nhiều khách hàng, đối tác làm ăn với xí nghiệp. - Phấn đấu hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, nâng cao mức lương và đời sống cho tầng lớp cán bộ công nhân viên trong toàn xí nghiệp.
- Tích cực công tác thu hồi, huy động vốn để tăng vòng quay, đảm bảo nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh.
Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào các chiến lược phát triển, vào cách tổ chức bộ máy kế toán trong xí nghiệp. Do vậy để hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán thanh toán nói riêng xí nghiệp cần:
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp, cải tiến các khâu của quá trình bán hàng nhằm tạo điều kiện mua hàng thuận lợi cho khách hàng.
- Doanh nghiệp cần có biện pháp tăng nhanh khối lượng hàng hóa tiêu thụ, tăng doanh thu bán hàng và góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Nâng cao trình độ của kế toán viên xí nghiệp trong công việc kế toán và trong cả công tác tham mưu tư vấn cho lãnh đạo. Như vậy các kế toán trong xí nghiệp không chỉ thành thạo về mặt nghiệp vụ kế toán mà còn có khả năng dự báo được tình hình kinh tế, nhu cầu thị trường, lãi suất, giá cả…từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho các
88
bộ phận liên quan trong quá trình kinh doanh và giúp ban giám đốc đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc tăng cường công tác thanh toán.
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Xí nghiệp tư nhân xây dựng Tuổi Trẻ
Căn cứ vào tình hình phát triển hiện tại, phương hướng của xí nghiệp trong tương lai; Căn cứ vào những ưu điểm, hạn chế của doanh nghiệp; Đồng thời, căn cứ vào tình hình bộ máy kế toán của đơn vị: nhân lực. trình độ của các kế toán viên và phầm mềm kế toán áp dụng cùng với những quy đinh Nhà nước về kế toán thanh toán để đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình hiện tại của đơn vị nhằm giúp hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.
3.2.1. Nâng cao trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp cho người lao động
Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào chiến lược phát triển, và cách tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Do vậy để hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán thanh toán nói riêng cần:
Nâng cao trình độ của kế toán viên trong công việc kế toán và trong công tác tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo. Như vậy các kế toán trong xí nghiệp không chỉ thành thạo về mặt nhiệp vụ kế toán mà còn có khả năng dự báo được tình hình kinh tế, nhu cầu của thị trường, lãi suất, giá cả...từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho bộ phận liên quan trong quá trình kinh doanh và giúp ban giám đốc đưa ra quyết định đúng đắn trong việc tăng cường công tác bán hàng.
Nâng cao ý thức đồng thời giáo dục đạo đức nghề nghiệp của các kế toán viên cũng như toàn bộ nhân viên trong xí nghiệp, để có được đội ngũ nhân viên với trình độ, ý thức, tinh thần đoàn kết cống hiến hết mình vì doanh nghiệp.
Đào tạo cán bộ để đáp ứng thay đổi về chính sách kế toán nhà nước như thay đổi hóa đơn điện tử, đào tạo cán bộ có thể phân tích kinh tế qua các lớp tập huấn, hội thảo kinh tế.
Tuyển dụng người lao động không chỉ có chuyên môn và phải có đạo đức nghề nghiệp, trung thực, chăm chỉ và gắn bó lâu dài với xí nghiệp.
Có chính sách thu hút và đãi ngộ đối với người lao động giỏi; Chính sách lương, thưởng rõ ràng nhằm khuyến khích người lao động hăng say làm việc.
3.2.2. Nâng cấp phần mềm kế toán
Kế toán của công ty được sử dụng kế toán máy tuy nhiên phần mềm vẫn ở phiên bản cũ. Phầm mềm kế toán cần thường xuyên được cập nhập phiên bản mới nhất, để đáp ứng đủ tính năng và thông tư mới nhất.
89
Để hạn chế rủi ro về kỹ thuật, định kì, công ty có thể thuê nhân viên kiểm tra lại hệ thống máy tính. Bên cạnh đó mỗi kế toán phải có trình độ nhất định về công nghệ thông tin để việc bảo quản và sử dụng máy tính, phầm mềm được hiệu quả và an tòa.
Xí nghiệp có thể tham khảo, một số phần mềm kế toán phổ biến hiện hành như phầm mềm Misa, Fast.
Giao diện 2.17a. Giao diện phần mềm Misa
90
3.2.3. Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Căn cứ để ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên. Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời hạn chưa tới 2 năm, nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có dấu hiệu khác như bỏ chốn cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi.
1) Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu được phân loại là nợ phải thu khó đòi, nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
2) Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu được phân loại là nợ phải thu khó đòi, nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
3) Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xoá nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334....(phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)
Có các TK 131, 138, 128, 244...
4) Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ các TK 111, 112,....
Có TK 711 - Thu nhập khác.
5) Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
- Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi: Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ) Có các TK 131, 138,128, 244...
91
- Trường hợp khoản phải thu quá hạn đã lập dự phòng phải thu khó đòi nhưng số đã lập dự phòng không đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
Có các TK 131, 138,128, 244...
3.2.4. Theo dõi và phân loại nợ
Cung cấp thông tin chính xác cho ban quản lý về tình hình số tiền phải thu của khách hàng, phát hiện kịp thời những khách hàng nợ quá hạn, tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và thông báo cho ban quản lý để có những biện pháp thích hợp để đẩy mạnh vòng quay vốn lưu động.
Ðối với những công nợ của xí nghiệp thanh toán đúng thời hạn cho người bán. Tư vấn cho ban quản lý những nhà cung cấp uy tín, chất lượng với giá hợp lý để tiết kiệm được chi phí.
Đối với các khoản nợ kế toán cần tiến hành phân loại các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn, các khoản nợ có khả năng thu hồi được hoặc không có khả năng thu hồi.
Đối với những khoản phải trả nhà cung cấp kế toán thanh toán cần chú ý đến thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng để thanh toán đúng thời hạn và được hưởng mức chiết khấu có lợi nhất cho xí nghiệp.
Xây dựng hạn mức nợ đối với từng nhóm khách hàng để hạn chế rủi ro.
3.2.5. Hoàn thiện và áp dụng thường xuyên các chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn cho khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn
Cụ thể ở doanh nghiệp những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có dư Nợ lớn thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. Phân loại nợ: nợ đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi có thể trích lập dự phòng hoặc có những biện pháp đối với khoản nợ không đòi được.
Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung câp là một phần hành kế toán quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp đặc biệt với doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại.
92
3.2.6. Nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đảm bảo hiệu quả thì doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ. Đặc biệt là kiểm soát nội bộ với các khoản phải thu của khách hàng và quá trình mua hàng.
Hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm vào 3 vấn đề lớn, đó là: Tuân thủ luật pháp và quy định; Đảm bảo mục tiêu của hoạt động (hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý); Đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ của DN nhằm vào:
+ Đảm bảo các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ (tuân thủ pháp luật và quy định; Đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính; Đảm bảo mục tiêu hoạt động của đơn vị).
+ Bảo vệ thông tin và tài sản trong DN, đơn vị.
+ Ngăn chặn, phát hiện và xử lý các vi phạm, gian lận trong hoạt động.
+ Phát hiện, thu thập đầy đủ và xử lý kịp thời các vấn đề rắc rối, những phát sinh ngoài dự kiến của DN, đơn vị.
+ Tăng cường tính hiệu lực về mặt điều hành, hiệu năng quản lý, hiệu quả kinh doanh của đơn vị (quyết định quản lý phù hợp và hiệu lực, quản lý phải đem lại kết quả; kinh doanh phải thu được lợi nhuận cao).
DN cần có một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh và tin cậy để đáp ứng yêu cầu của những đối tượng này đặt ra như các nhà tài trợ, chủ sở hữu, cho vay vốn, ngân hàng và nhiều đối tượng khác…
Xây dựng hệ thống chứng từ cơ bản của quy trình kiểm soát nội bộ với bán hàng:
+ Đơn đặt hàng/Hợp đồng kinh tế + Phiếu xuất kho
+ Hóa đơn
+ Phiếu thu/Phiếu báo có ngân hàng
Xây dựng quy trình nghiệp vụ kiểm soát .
+ Chứng từ là chứng từ bằng giấy minh chứng về một nghiệp vụ đã phát sinh + Thông qua các chữ kí trên chứng từ, số liên phát hàng và sự luân chuyển chứng từ qua các bộ phận liên quan.
+ Kiểm soát việc thu tiền
3.2.7. Tiến hành phân tích khả năng thanh toán, tình hình công nợ
Việc phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán có vai trò rất quan trong đối với nhà quản lí doanh nghiệp cũng như các đối tương quan tâm.
93
Đối với nhà quản lí: Việc phân tích giúp cho nhà quản lí thấy được xu thế vận động của các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Từ đó xem xét các nguyên nhân vì sao các khoản nợ tăng cao để có biện pháp hữu hiệu trong công tác thu hồi nợ, cũng như kế hoạch trả nợ và điều chỉnh cơ cấu vốn hợp lí tránh nguy cơ mất khả năng thanh toán.
Đối với chủ sở hữu: Qua việc phân tích này thì họ có thể rút ra nhận xét về doanh nghiệp có làm ăn hiệu quả hay không, cố nên tiếp tục đầu tư mở rộng sản xuất hay thu hẹp
Đối với chủ nợ: Họ có thể đánh giá tình hình tài chính cũng như năng lực trả nợ của doanh nghiệp hiện tại và tương lai. Nếu doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, cơ cấu vốn hợp lí, ảnh hưởng việc quyết định cho vay vốn thêm với doanh nghiệp
Vì vậy việc nâng cao trình độ cán bộ của xí nghiệp để đánh giá tình hình công nợ và khả năng thanh toán hàng quý, hàng năm, định kỳ… là vô cùng cần thiết và hiệu quả.
Thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp qua các văn bản, để việc theo dõi công nợ được chặt chẽ và sát sao.
Kết luận chương 3
Thông qua việc đánh giá thực trạng kế toán thanh toán tại xí nghiệp tư nhân xây dựng Tuổi Trẻ, phân tích tình hình công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp để tìm được những ưu điểm hạn chế từ đó có những phương hướng mới được để ra trong thời gian tới. Bên cạnh đó việc đánh giá những hạn chế của xí nghiệp tại chương 2 làm tiền đề để xây dựng những giải pháp thực tế gắn liền với những hạn chế còn tồn đọng mà xí nghiệp cần thay đổi như: Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên kể cả về mặt kỹ năng năng và học vấn, kết hợp kế toán quản trị với kế toán tài chính trong việc phân tình hình công nợ tại doanh nghiệp, phân loại nợ theo thời hạn để kịp thời theo dõi các khoản nợ đến hạn, nợ xấu, trích lập dự phòng phải thu.
94
C. KẾT LUẬN
Kế toán thanh toán nhà là một trong những phần hành kế toán quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Còn với các cơ quan quản lý cấp trên, kế toán thanh toán cung cấp những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh trung thực tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và góp phần làm lành mạnh hoá công tác tài chính của doanh nghiệp.
Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu tại Xí nghiệp tư nhân xây dựng Tuổi Trẻ, em đã dần làm quen được với công việc của một kế toán tại xí nghiệp đặc biệt là công tác kế toán thanh toán. Để thanh toán thực sự là một nghệ thuật đo lường, mô tả và giải thích các hoạt động kinh tế, ngoài việc theo sát chế độ kế toán hiện hành, thì sự vận dụng chế độ kế toán mà Bộ tài chính ban hành một cách sáng tạo, khoa học, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp là một điều kiện vô cùng khó khăn mà các nhà quản lý