5.4.2 .Phương pháp tài khoản kế toán
b) Nguyên tắc tính giá vốn hàng bán
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty
2.2.2. Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công
TNHH xây dựng và thương mại Đức Dương
- Doanh thu bán hàng của Công ty là doanh thu bán hàng trong nước. Với các mặt hàng chủ yếu như sau: cát vàng, cát đen, cát mịn, cát xây dựng, sỏi, đá, đất,.....
- Giám đốc căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với khách hàng, ra lệnh cho bộ phận kho tiến hành lập phiếu xuất kho. Kế tốn cơng nợ tiến hành xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), bộ phận phòng kinh doanh liên lạc với khách hàng tiến hành giao hàng đúng như trong hợp đồng đã ký, số hàng đó coi như đã tiêu thụ. Kế tốn căn cứ vào hóa đơn bán hàng (GTGT).
- Khi khách hàng đặt hàng, khách hàng sẽ liên hệ với nhân viên bán hàng, nhân viên bán hàng ghi nhận số lượng hàng mà khách hàng yêu cầu sau đó lập phiếu xuất hàng để xác nhận lại chính xác yêu cầu đặt hàng của khách hàng
- Từ phiếu xuất hàng kết hợp với bảng báo giá, công ty sẽ lập hóa đơn GTGT nhằm mục đích xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và giá bán sản phẩm cho khách hàng, thuế GTGT, tổng giá thanh toán là căn cứ để kế toán phản ánh doanh thu và ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái.
- Hóa đơn GTGT được lập thành 03 liên (liên 1: lưu, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: nội bộ) do kế toán trưởng hoặc thủ trưởng ký duyệt đóng dấu. Trường hợp thanh tốn ngay thì hóa đơn được chuyển đến thủ quỹ làm thủ tục thu tiền, thu xong thủ quỹ ký tên và đóng dấu đã thanh tốn.
- Sau khi giao hàng cho người mua, khách hàng có thể thanh tốn ngay hoặc chịu nợ. Nếu khách hàng trả tiền bằng tiền chuyển khoản thì ngân hàng sẽ gửi Giấy báo có cho cơng ty. Nếu khách hàng chịu nợ thì kế tốn căn cứ vào hóa
đơn GTGT, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác để hạch tốn cơng nợ.
2.2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào các chứng từ sau để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
- Phiếu xuất kho.
- Hóa đơn GTGT, có 03 liên: Liên 1: Lưu; Liên 2: Giao cho khách hàng; Liên 3: Nội bộ.
- Phiếu thu, phiếu chi.
- Giấy Báo Nợ, Giấy báo có.
- Hợp đồng kinh tế giữa công ty với các bên đối tác ( Đối với những mặc hàng có giá trị cao).
- Đơn đặt hàng.
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Kế toán mở các tài khoản theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ tại cơng ty trên phần mềm kế tốn như sau:
-TK 5111 : Doanh thu bán hàng hóa ( Cát vàng, cát xây dựng, đất, đá, xi măng, sắt, thép, ...)
-TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ (dịch vụ vận chuyển, dịch vụ san lấp, dịch vụ sửa chữa, cho th máy móc, thiết bị...)
Cơng ty không mở các tài khoản theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng. Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản như:
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 131: Phải Thu khách hàng - TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
2.2.2..3. Phương pháp hạch toán * Doanh thu cung cấp dịch vụ * Doanh thu cung cấp dịch vụ
Công ty TNHH xây dựng và thương mại Đức Dương có cung cấp các dịch vụ: Dịch vụ vận chuyển, dịch vụ san lấp, dịch vụ sửa chữa, cho thuê máy móc, thiết bị...
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã xác định doanh thu thì để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 511, sổ chi tiết TK 5113, sổ cái TK 511. Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán tiến hành phản ánh nghiệp vụ vào phần mềm kế tốn, máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ chi tiết, sổ nhật ký bán hàng và sổ cái tài khoản doanh thu.
Ví dụ 1: Ngày 13/07/2019, công ty Đức Dương cho Công ty TNHH vật tư và
thương mại Tuệ Minh thuê máy xúc, máy ủi với giá trị 268.200.000 đồng (Giá chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty TNHH vật tư và thương mại Tuệ Minh nợ lại chưa thanh tốn.
Trình tự hạch tốn nghiệp vụ như sau:
Trong nghiệp vụ này khách hàng là Công ty TNHH vật tư và thương mại Tuệ Minh.
Hình thức bán hàng qua điện thoại. Công ty TNHH vật tư và thương mại Tuệ Minh mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền hàng được thể hiện trong hợp đồng kinh tế (Phụ lục 01).
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng phịng kinh doanh xem xét các điều kiện mua hàng trình giám đốc. Trong trường hợp này, hàng hóa bán ra là dịch vụ nên kế tốn khơng lập phiếu xuất kho. Kế tốn lập hóa đơn GTGT số 0000262
(Phụ lục 02). Hóa đơn được lập 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Luân chuyển nội bộ
Từ các chứng từ hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế kế tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và hình thức thanh tốn. Các chứng từ này là căn cứ
cho kế toán thực hiện các bút toán vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản liên quan và sổ cái.
Ngày 13 tháng 07 năm 2019 kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm theo các bước như sau:
Bước 1: Mở phần mềm MISA.SME.NET 2019
Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán hàng
Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Hình thức thanh tốn: Chọn chưa thanh toán
- Đối tượng: Chọn khách hàng Công ty TNHH vật tư và thương mại Tuệ Minh
- Diễn giải: Bán hàng cho Công ty TNHH vật tư và thương mại Tuệ Minh - Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 13/07/2019
- Mã hàng: Chọn mã hàng hóa tương ứng
- Nhập số lượng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập số hóa đơn 0000262
Bước 4: Nhấn Cất để lưu thông tin chứng từ.
Giao diện 2.3: Nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn Misa
Ví dụ 2: Ngày 30/10/2019, công ty Đức Dương cung cấp dịch vụ san lấp cho
Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 9 với giá trị 19.090.909 đồng (Giá chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 9 nợ lại chưa thanh tốn.
Trình tự hạch tốn nghiệp vụ như sau:
Trong nghiệp vụ này khách hàng là Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 9.
Hình thức bán hàng qua điện thoại. Cơng ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 9 mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền hàng được thể hiện trong hợp đồng kinh tế (Phụ lục 05).
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng phịng kinh doanh xem xét các điều kiện mua hàng trình giám đốc. Trong trường hợp này, hàng hóa bán ra là dịch vụ nên kế tốn khơng lập phiếu xuất kho. Kế tốn lập hóa đơn GTGT số 0000274
(Phụ lục 06). Hóa đơn được lập 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Luân chuyển nội bộ
Từ các chứng từ hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế kế tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và hình thức thanh tốn. Các chứng từ này là căn cứ cho kế toán thực hiện các bút toán vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản liên quan và sổ cái.
Ngày 30 tháng 10 năm 2019 kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm theo các bước như sau:
Bước 1: Mở phần mềm MISA.SME.NET 2019
Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán hàng
Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Hình thức thanh tốn: Chọn chưa thanh tốn
- Đối tượng: Chọn khách hàng Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 9 - Diễn giải: Bán hàng cho Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 9 - Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 30/10/2019
- Mã hàng: Chọn mã hàng hóa tương ứng
- Nhập số lượng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập số hóa đơn 0000274
Giao diện 2.4: Nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Misa
Giao diện 2.5: Nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Misa
* Doanh thu bán hàng hóa
Cơng ty TNHH xây dựng và thương mại Đức Dương có cung cấp các mặt hàng: Cát vàng, cát xây dựng, xi măng, đất, đá, sắt, thép,...
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã xác định doanh thu thì để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 511, sổ chi tiết TK 5113, sổ cái TK 511. Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán tiến hành phản ánh nghiệp vụ vào phần mềm kế tốn, máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ chi tiết, sổ nhật ký bán hàng và sổ cái tài khoản doanh thu.
Ví dụ 3: Ngày 08/06/2019, cơng ty Đức Dương xuất kho hàng hóa bán đá hộc
cho Cơng ty TNHH vận tải Châu Giang với giá trị 115.200.000 đồng (Giá chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty TNHH vận tải Châu Giang nợ lại chưa thanh tốn.
Trình tự hạch tốn nghiệp vụ như sau:
Hình thức bán hàng qua điện thoại. Công ty TNHH vận tải Châu Giang mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền hàng được thể hiện trong hợp đồng kinh tế
(Phụ lục 09).
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng phòng kinh doanh xem xét các điều kiện mua hàng trình giám đốc.
Thủ kho có nhiệm vụ xuất Phiếu xuất kho ( Phụ lục 10) giao cho khách
hàng và theo dõi tình hình thực xuất.
Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho, lập hóa đơn GTGT số 0000255 (Phụ
lục 11). Hóa đơn được lập 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Luân chuyển nội bộ
Từ các chứng từ hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế kế tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và hình thức thanh tốn. Các chứng từ này là căn cứ cho kế toán thực hiện các bút toán vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản liên quan và sổ cái.
Ngày 08 tháng 06 năm 2019 kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm theo các bước như sau:
Bước 1: Mở phần mềm MISA.SME.NET 2019
Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán
hàng
Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Hình thức thanh tốn: Chọn chưa thanh tốn
- Đối tượng: Chọn khách hàng Công ty TNHH vận tải Châu Giang - Diễn giải: Bán hàng cho Công ty TNHH vận tải Châu Giang
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 08/06/2019 - Mã hàng: Chọn mã hàng hóa tương ứng
- Nhập số lượng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập số hóa đơn 0000255
Giao diện 2.6: Nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Misa
Giao diện 2.8: Nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn Misa
Ví dụ 4: Ngày 30/11/2019, cơng ty Đức Dương xuất kho hàng hóa bán cát xây
dựng cho Công ty CP xây dựng D&T Việt Nam với giá trị 221.903.000 đồng (Giá đã bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty CP xây dựng D&T Việt Nam nợ lại chưa thanh tốn.
Trình tự hạch tốn nghiệp vụ như sau:
Trong nghiệp vụ này khách hàng là Công ty CP xây dựng D&T Việt Nam.
Hình thức bán hàng qua điện thoại. Cơng ty CP xây dựng D&T Việt Nam mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền hàng được thể hiện trong hợp đồng kinh tế
(Phụ lục 14).
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng phòng kinh doanh xem xét các điều kiện mua hàng trình giám đốc.
Thủ kho có nhiệm vụ xuất Phiếu xuất kho ( Phụ lục 15) giao cho khách hàng và theo dõi tình hình thực xuất.
Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho, lập hóa đơn GTGT số 0000281 (Phụ
lục 16). Hóa đơn được lập 3 liên:
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Luân chuyển nội bộ
Từ các chứng từ hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế kế tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và hình thức thanh tốn. Các chứng từ này là căn cứ cho kế toán thực hiện các bút toán vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản liên quan và sổ cái.
Ngày 30 tháng 11 năm 2019 kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm theo các bước như sau:
Bước 1: Mở phần mềm MISA.SME.NET 2019
Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán hàng
Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Hình thức thanh tốn: Chọn chưa thanh tốn
- Đối tượng: Chọn khách hàng Công ty CP xây dựng D&T Việt Nam - Diễn giải: Bán hàng cho Công ty CP xây dựng D&T Việt Nam
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 30/11/2019 - Mã hàng: Chọn mã hàng hóa tương ứng
- Nhập số lượng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập số hóa đơn 0000281
Giao diện 2.9: Nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Misa
Giao diện 2.11: Nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Misa
Nhận xét:
- Ưu điểm: Kế toán đã hạch toán toán doanh thu bán hàng và cung cấp
dich vụ một cách khá chi tiết và đầy đủ. Kế tốn đã phân loại rõ mã hàng hóa, mã khách hàng để tiện ghi chép, theo dõi. Các nghiệp vụ được phản ánh đầy đủ, hợp lý.
- Nhược điểm: Kế toán đã mở sổ theo dõi chi tiết cho từng loại mặt hàng
nhưng chưa xác định được doanh thu cho từng loại mặt hàng như: cát vàng, cát xây, đất, đá, xi măng,... nên cũng không xác định được kết quả kinh doanh cho từng loại mặt hàng gây khó khăn trong việc xây dựng kế hoạch tiêu thụ của từng mặt hàng.
2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Đức Dương hàng hóa, sản phẩm làm theo hợp đồng là chủ yếu nên việc sản xuất đúng yêu cầu, tiêu chuẩn, chất lượng, quy cách hợp đồng hết sức được coi trọng. Do đó sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ đều đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng nên trong năm 2019 công ty khơng phát sinh các trường hợp hỏng hóc, trả lại hàng mua. Bên cạnh đó cơng ty cũng chưa áp dụng các chính sách chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán cho khách hàng nên chưa phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu trong năm 2019.
2.2.4. Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu xuất kho - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn GTGT
- Một số chứng từ khác liên quan
- Sổ chi tiết, sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết.
2.2.4.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.
Kế toán mở các tài khoản theo dõi chi tiết giá vốn hàng bán tại cơng ty trên phần mềm kế tốn như sau:
- Tài khoản 6321: Giá vốn hàng bán – Hàng hóa - Tài khoản 6323: Giá vốn hàng bán – Dịch vụ