5.4.2 .Phương pháp tài khoản kế toán
b) Nguyên tắc tính giá vốn hàng bán
3.2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng và xác
3.2.1 Hoàn thiện về mặt chiến lược
Các chiến lược phát triển mang tính quyết định đến sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp. Cách tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả là một trong những giải pháp chiến lược của cơng ty. Do vậy hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng công ty cần:
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, cải tiến các khâu của quá trình bán hàng nhằm tạo điều kiện mua hàng thuận lợi cho khách hàng đồng thời phải có các biện pháp đẩy mạnh việc thu hồi tiền hàng, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn lâu, làm giảm vòng quay của vốn, gây ảnh hưởng khơng tốt đến tình hình tài chính của cơng ty.
nhằm giúp tăng nhanh khối lượng hàng hóa tiêu thụ, tăng doanh thu bán hàng và góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tổ chức thực hiện tiết kiệm và sử dụng một cách hợp lý các chi phí sản xuất.
- Áp dụng các chính sách chiết khấu cho khách hàng nhằm tăng doanh số bán, thu hút khách hàng.
3.2.2. Hoàn thiện về tổ chức cơng tác kế tốn
+ Hoàn thiện đội ngũ:
- Công ty nên tổ chức cho cán bộ công nhân viên tham gia những khóa học về kế tốn để nâng cao trình độ tay nghề
- Bố trí nhân viên làm đúng công tác chuyên ngành đào tạo để phát huy hết năng lực làm việc của công nhân và cán bộ lãnh đạo, kết hợp với các đơn vị, bộ phận để làm tốt hơn nữa việc sử dụng sắp xếp, bố trí lao động đảm bảo kết quả cơng việc cao nhất.
- Có các chính sách ưu đãi, đặc biệt là về chính sách tiền lương để thu hút những lao động có trỉnh độ, chun mơn kĩ thuật vào làm việc tại doanh nghiệp.
- Xây dựng bộ máy thống nhất, ổn định.
- Doanh nghiệp cần quan tâm đến kinh phí dành cho đào tạo, có biện pháp làm tăng kinh phí của doanh nghiệp dành cho đào tạo. Cần có chính sách hợp lý đối với những người tham gia.
+ Hoàn thiện tổ chức chứng từ:
- Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện cơng tác tổ chức chứng từ kế tốn thanh toán.
Xây dựng biểu mẫu chứng từ kế toán kịp thời theo quy định của Bộ tài chính, đảm bảo đầy đủ các loại chứng từ theo quy định. Thường xuyên kiểm tra và hoàn thiện đầy đủ chữ ký trên các chứng từ.
Cần phân loại chứng từ theo thời gian lưu trữ: 5 năm, 10 năm, hay vĩnh viễn, cần lập sổ theo dõi thời gian lưu của chứng từ kế tốn từ đó xác định mức độ lưu trữ của từng loại chứng từ, phục vụ cho việc tìm kiếm, kiểm tra dễ dàng hơn.
chóng và kịp thời để đảm bảo cho việc hạch toán với nhà cung cấp và khách hàng không bị gián đoạn. Tăng uy tín của cơng ty đối với các nhà cung cấp cũng như với khách hàng truyền thống, từ đó giúp cơng ty tìm thêm được những khách hàng mới trên thị trường.
- Giải pháp thứ hai: Xây dựng kế hoạch quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn tại cơng ty.
Việc quản lý chứng từ, sổ sách cần cẩn thận ngay từ đầu năm, trình lãnh đạo duyệt và mọi người cùng thực hiện. Đồng thời kế toán phải là người năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có lề lối làm việc khoa học, là người cẩn thận trong tất cả mọi trường hợp xảy ra, luôn ý thức được cơng việc của mình. Tun truyền cho các phòng ban, người lao động để phối hợp tốt trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp, hiệu quả.
Thường xuyên cập nhật, sắp xếp các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ in các văn bản, chứng từ xong cần phân loại, lưu vào từng tệp riêng, mỗi tệp cần đánh số và ghi tên theo loại chứng từ đã sắp xếp để thuận tiện cho việc lưu trữ và dễ dàng trong việc tìm kiếm khi cần thiết.
Chứng từ, sổ sách kế tốn có rất biểu mẫu, chứng từ liên quan mật thiết với nhau, cơng việc kế tốn địi hỏi sự chi tiết rõ ràng và độ chính xác cao vì vậy khâu lập chứng từ và quản lý chứng rất quan trọng. Làm tốt khâu này sẽ giúp cho cơng tác tài chính ít mắc sai xót, giúp cho cơng tác quản lý chứng từ đầy đủ và dễ dàng hơn.
Hằng quý khi lập chứng từ sổ sách kế tốn thì kế tốn phải rà sốt, kiểm tra, sắp xếp chứng từ sao cho khoa học nhất, gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu danh mục logic rồi đóng lại thành tập và bảo quản trong tủ. Đồng thời công ty nên lưu trữ danh mục, ký hiệu theo dõi trên hệ thống máy tính để đảm bảo tốt hơn.
+ Hồn thiện về phương pháp kế toán:
Nhân viên kế toán cần sử dụng các biện pháp kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin về tài sản và các q trình hoạt động kinh tế tài chính nhằm đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.
Trong qua trình hoạt động của đơn vị thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ kinh tế gây ra sự biến động của tài sản, nguồn vốn. Các nghiệp vụ kinh tế gồm nhiều loại phát sinh ở thời gian và địa điểm khác nhau. Vì vậy, để phục vụ cho cơng tác kế tốn quản lý kiểm tra việc bảo vệ tài sản, hoạt động kinh tế tài chính kế tốn cần sử dụng phương pháp chứng từ kế toán để lập bảng chứng từ chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổ chức thông tin về các nghiệp vụ kinh tế theo yêu cầu quản lý và hạch tốn.
Trong cơng tác quản lý ngồi thơng tin về từng nghiệp vụ kinh tế, thơng tin về tình hình và sự biến động về từng tài sản, nguồn vốn và q trình kinh doanh cần thiết có các thơng tin tổng hợp về tồn bộ tình hình tài sản, tình hình kết quả hoạt động cần sử dụng phương pháp tổng hợp cân đối kế toán để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán
Giữa các phương pháp kế tốn có mối quan hệ biện chứng bổ sung cho nhau nhằm cung cấp thơng tin đầy đủ chính xác đầy đủ kịp thời, phục vụ cho cơng tác quản lý nên kế tốn cần áp dụng linh hoạt tất cả các phương pháp kế tốn giúp cơng ty đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
3.2.3. Hồn thiện cơng tác bán hàng
- Doanh nghiệp cần có biện pháp mở rộng thị trường tiêu thụ giúp tăng nhanh khối lượng hàng hóa tiêu thụ, tăng doanh thu bán hàng và góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Hoàn thiện và áp dụng thường xuyên các chính sách chiết khấu thanh tốn cho khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh tốn đúng hạn.
- Cơng ty cần quan tâm hơn nữa tới các chính sách nhằm thúc đẩy cơng tác bán hàng như: Chính sách giá cả, chính sách quảng cáo giới thiệu sản phẩm, khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty khi mua hàng với số lượng lớn sẽ được hưởng chiết khấu thương mại.
- Cơng ty cần đa dạng hóa các phương thức bán hàng. Q trình bán hàng tại công ty không chỉ bán hàng theo phương thức bán hàng truyền thống là bán hàng trực tiếp, mà cơng ty nên mở rộng các hình thức bán hàng khác như: Chào hàng trên mạng, tăng cường thêm nhân viên tiếp thị tìm kiếm các khách hàng tiềm năng làm ăn với công ty.
- Các khoản mục như chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định tại bộ phận bán hàng kế toán phải tách ra khỏi chi phí quản lý.
- Tiến hành thực hiện hạch toán nghiệp vụ hàng bán bị trả lại trên phần mềm kế toán để xác định được chính xác kết quả bán hàng trong kỳ.
- Công ty cần mở thêm lớp tập huấn về kế tốn để tích lũy thêm kiến thức hoặc cử kế toán đi học thêm các lớp tập huấn về kế tốn để tích lũy thêm kiến thức về kế tốn.
- Nâng cao trình độ của kế tốn viên trong cơng ty trong cơng việc kế tốn và trong cả cơng tác tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo. Như vậy các kế tốn trong cơng ty không chỉ thành thạo về mặt nghiệp vụ kế tốn mà cịn có khả năng dự báo được tình hình kinh tế, nhu cầu của thị trường, lãi suất, giá cả… từ đó cung cấp đầy đủ thơng tin cho các bộ phận liên quan trong quá trình kinh doanh và giúp ban giám đốc đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc tăng cường công tác bán hàng của công ty.
3.2.4. Hồn thiện về mặt nghiệp vụ kế tốn
Một là: Thúc đẩy cơng tác thu hồi nợ, và trích lập dự phịng phải thu khó địi
Hiện nay các khoản phải thu của khách với cơng ty là tương đối lớn, vì vậy cơng ty cần áp dụng những chính sách nhằm đơn đốc thu hồi thanh tốn nợ nhanh chóng, đúng hạn bằng cách đưa ra nhiều phương thức thanh toán trên hợp đồng:
+ Nếu khách hàng thanh toán nhanh và trước hạn tiền hàng thì sẽ được hưởng chiết khấu thanh tốn.
+ Nếu khách hàng chả chậm quá hạn (Ví dụ như dưới 90 ngày) thì sẽ tính lãi theo lãi suất ngân hàng.
+ Đồng thời công ty nên trích lập các khoản dự phịng phải thu khó địi.Để tính tốn mức dự phịng cơng ty cần phải đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng là bao nhiêu % trên cơ sở số nợ và tỷ lệ có khả năng khó địi để tính ra dự phịng nợ khó địi.
bên cạnh đó việc thu tiền hàng gặp nhiều khó khăn, tình trạng này ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp vì vậy cơng ty nên tính tốn khoản nợ có khả năng khó địi, tính tốn lập dự phịng để đảm bảo cho sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Đối với khoản nợ khó địi sau khi đã xóa bỏ khỏi bảng cân đối kế toán, kế tốn cơng ty một mặt tiến hành địi nợ.
Khi lập dự phịng phải thu khó địi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó địi. Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền nợ chưa thanh toán như là các hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó địi.
Phương pháp lập dự phịng phải thu khó địi: Số dự phịng phải thu khó
đòi cho tháng kế hoạch của khách hàng A =
Số nợ phải thu của khách hàng A ×
Tỷ lệ ước tính khơng thu được của khách
hàng A
Ta có thể tính dự phịng phải thu khó địi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu:
Số dự phịng phải thu khó địi cho tháng kế hoạch =
Tổng doanh thu bán chịu ×
Tỷ lệ phải thu khó địi ước tính Các khoản dự phịng phải thu khó địi được theo dõi ở tài khoản 2293 – Dự phòng phải thu khó địi.
Cách lập dự phịng được tiến hành như sau:
Căn cứ bảng kê chi tiết nợ phải thu khó địi kế tốn lập dự phịng: Nợ TK 642:
Có TK 2293:
Trường hợp những khách hàng có tình hình tài chính kém, khơng có khả năng thanh toán, đã quá hạn thanh toán lâu... cần được theo dõi riêng để trích lập dự phịng các khoản phải thu khó địi tính vào chi phí QLDN hoặc có biện pháp xử lý cho phù hợp. Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phịng là phải có những bằng
chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó địi (khi khách hàng bị phá sản, bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản... hoặc đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần nhưng khơng địi được).
Đối với những khoản phải thu khó địi kéo dài trong nhiều năm, nếu DN đã cố gắng mọi biện pháp nhưng không thu nợ được và khách hàng thực sự khơng cịn khả năng thanh tốn thì cần xố các khoản nợ phải thu khó địi trên sổ kế tốn và chuyển sang theo dõi chi tiết thành khoản nợ khó địi đã xử lý.
Để theo dõi chi tiết tuổi nợ của khách hàng làm căn cứ lập dự phịng phải thu khó địi, ta có thể lập Sổ theo dõi tuổi nợ của khách hàng theo mẫu sau:
Bảng 3.1: Sổ theo dõi tuổi nợ của khách hàng
Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Đức Dương
SỔ THEO DÕI TUỔI NỢ CỦA KHÁCH HÀNG
Năm: 2019 Tên khách hàng Tổng số nợ Tuổi nợ Tỷ lệ trích lập dự phịng Số trích lập dự phịng Dưới 10 ngày Từ 10 ngày đến dưới 30 ngày Từ 30 ngày đến dưới 90 ngày Từ 90 ngày đến dưới 180 ngày Từ 180 ngày trở lên Công ty cổ phần xây dựng D & T Việt Nam 221.903.000 100.000.000 121.903.000 10% 12.190.300
Việt Trì, ngày ... tháng ... năm 2019
Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Hai là: Giải pháp về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Thứ nhất: Các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán mở TK 521 “ các khoản giảm
trừ doanh thu” để theo dõi.
Phương pháp kế toán TK 521 TK111, 112 ,131 TK 521 TK 511 CK TM, GGHB cho khách hàng, hàng bán bị trả lại Cuối kỳ K/C TK 3331 Thuế GTGT
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Thứ hai: Đối với chiết khấu thương mại, kế toán mở tài khoản 5211 “ Chiết khâu thương mại” để theo dõi.
Công ty nên chú trọng đến công tác khuyến mại trong tiêu thụ. Hiện nay đang có một lượng khách hàng truyền thống. Những khách hàng này thường mua với số lượng lớn, do vậy doanh nghiệp nên áp dụng một số biện pháp khuyến mại như chiết khấu thương mại khi khách hàng mua với khối lượng lớn, áp dụng chiết khấu thanh toán với những khách hàng thanh toán tiền nhanh nhằm giữ được khách hàng.
Thứ ba: Hàng bán bị trả lại, kế toán mở tài khoản 5212 “ Hàng bán bị trả lại” để
theo dõi.
Hàng bán bán bị trả lại là hàng bị khách hàng trả do các nguyên nhân: vi phạm hợp đồng, vi phạm cam kết,mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách,..... làm giảm đi uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng.
Trường hợp phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại nhập kho, kế toán hạch tốn như sau:
Nợ TK 156:
Có TK 632:
Thứ tư: Giảm giá hàng bán, kế toán mở tài khoản 5213 “ Giảm giá hàng bán” để
- Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai qui cách, lạc hậu với thị hiếu hay không đúng theo yêu cầu trong hợp đồng đã kí kết.
- Trường hợp hàng hóa sai lệch quá nhiều so với hợp đồng người mua có thể trả lại tồn bộ số hàng hóa này cho nhà cung cấp.
Đối với bên bán hàng
- Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng đã bán kém phẩm chất, sai quy cách:
Nợ TK 5213: Giảm giá hàng bán Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, 112: Nếu khách hàng đã trả tiền Có TK 131: Nếu khách hàng chưa thanh tốn
- Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản doanh thu để xác định doanh thu thuần:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 5213: Giảm giá hàng bán
Đối với bên mua hàng
- Khi được bên bán giảm giá
Nợ TK 111,112: Thu lại bằng tiền khoản giảm giá Nợ TK 331: Ghi giảm khoản phải trả người bán Có TK 1561: Giảm giá trị hàng hóa
Có TK 1331: Thuế GTGT đầu vào giảm đi
Ba là: Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt