5.4.2 .Phương pháp tài khoản kế toán
b) Nguyên tắc tính giá vốn hàng bán
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác
3.2.4. Hoàn thiện về mặt nghiệp vụ kế toán
Một là: Thúc đẩy công tác thu hồi nợ, và trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Hiện nay các khoản phải thu của khách với công ty là tương đối lớn, vì vậy công ty cần áp dụng những chính sách nhằm đôn đốc thu hồi thanh toán nợ nhanh chóng, đúng hạn bằng cách đưa ra nhiều phương thức thanh toán trên hợp đồng:
+ Nếu khách hàng thanh toán nhanh và trước hạn tiền hàng thì sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán.
+ Nếu khách hàng chả chậm quá hạn (Ví dụ như dưới 90 ngày) thì sẽ tính lãi theo lãi suất ngân hàng.
+ Đồng thời công ty nên trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi.Để tính toán mức dự phòng công ty cần phải đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng là bao nhiêu % trên cơ sở số nợ và tỷ lệ có khả năng khó đòi để tính ra dự phòng nợ khó đòi.
bên cạnh đó việc thu tiền hàng gặp nhiều khó khăn, tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp vì vậy công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo cho sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Đối với khoản nợ khó đòi sau khi đã xóa bỏ khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ.
Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền nợ chưa thanh toán như là các hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi.
Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi: Số dự phòng phải thu khó
đòi cho tháng kế hoạch của khách hàng A =
Số nợ phải thu của khách hàng A ×
Tỷ lệ ước tính không thu được của khách
hàng A
Ta có thể tính dự phòng phải thu khó đòi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu:
Số dự phòng phải thu khó đòi cho tháng kế hoạch =
Tổng doanh thu bán chịu ×
Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở tài khoản 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi.
Cách lập dự phòng được tiến hành như sau:
Căn cứ bảng kê chi tiết nợ phải thu khó đòi kế toán lập dự phòng: Nợ TK 642:
Có TK 2293:
Trường hợp những khách hàng có tình hình tài chính kém, không có khả năng thanh toán, đã quá hạn thanh toán lâu... cần được theo dõi riêng để trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí QLDN hoặc có biện pháp xử lý cho phù hợp. Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng
chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (khi khách hàng bị phá sản, bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản... hoặc đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần nhưng không đòi được).
Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, nếu DN đã cố gắng mọi biện pháp nhưng không thu nợ được và khách hàng thực sự không còn khả năng thanh toán thì cần xoá các khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán và chuyển sang theo dõi chi tiết thành khoản nợ khó đòi đã xử lý.
Để theo dõi chi tiết tuổi nợ của khách hàng làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi, ta có thể lập Sổ theo dõi tuổi nợ của khách hàng theo mẫu sau:
Bảng 3.1: Sổ theo dõi tuổi nợ của khách hàng
Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Đức Dương
SỔ THEO DÕI TUỔI NỢ CỦA KHÁCH HÀNG
Năm: 2019 Tên khách hàng Tổng số nợ Tuổi nợ Tỷ lệ trích lập dự phòng Số trích lập dự phòng Dưới 10 ngày Từ 10 ngày đến dưới 30 ngày Từ 30 ngày đến dưới 90 ngày Từ 90 ngày đến dưới 180 ngày Từ 180 ngày trở lên Công ty cổ phần xây dựng D & T Việt Nam 221.903.000 100.000.000 121.903.000 10% 12.190.300
Việt Trì, ngày ... tháng ... năm 2019
Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Hai là: Giải pháp về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Thứ nhất: Các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán mở TK 521 “ các khoản giảm trừ doanh thu” để theo dõi.
Phương pháp kế toán TK 521 TK111, 112 ,131 TK 521 TK 511 CK TM, GGHB cho khách hàng, hàng bán bị trả lại Cuối kỳ K/C TK 3331 Thuế GTGT
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Thứ hai: Đối với chiết khấu thương mại, kế toán mở tài khoản 5211 “ Chiết khâu thương mại” để theo dõi.
Công ty nên chú trọng đến công tác khuyến mại trong tiêu thụ. Hiện nay đang có một lượng khách hàng truyền thống. Những khách hàng này thường mua với số lượng lớn, do vậy doanh nghiệp nên áp dụng một số biện pháp khuyến mại như chiết khấu thương mại khi khách hàng mua với khối lượng lớn, áp dụng chiết khấu thanh toán với những khách hàng thanh toán tiền nhanh nhằm giữ được khách hàng.
Thứ ba: Hàng bán bị trả lại, kế toán mở tài khoản 5212 “ Hàng bán bị trả lại” để theo dõi.
Hàng bán bán bị trả lại là hàng bị khách hàng trả do các nguyên nhân: vi phạm hợp đồng, vi phạm cam kết,mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách,... làm giảm đi uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng.
Trường hợp phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại nhập kho, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 156:
Có TK 632:
Thứ tư: Giảm giá hàng bán, kế toán mở tài khoản 5213 “ Giảm giá hàng bán” để theo dõi.
- Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai qui cách, lạc hậu với thị hiếu hay không đúng theo yêu cầu trong hợp đồng đã kí kết.
- Trường hợp hàng hóa sai lệch quá nhiều so với hợp đồng người mua có thể trả lại toàn bộ số hàng hóa này cho nhà cung cấp.
Đối với bên bán hàng
- Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng đã bán kém phẩm chất, sai quy cách:
Nợ TK 5213: Giảm giá hàng bán Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, 112: Nếu khách hàng đã trả tiền Có TK 131: Nếu khách hàng chưa thanh toán
- Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản doanh thu để xác định doanh thu thuần:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 5213: Giảm giá hàng bán
Đối với bên mua hàng
- Khi được bên bán giảm giá
Nợ TK 111,112: Thu lại bằng tiền khoản giảm giá Nợ TK 331: Ghi giảm khoản phải trả người bán Có TK 1561: Giảm giá trị hàng hóa
Có TK 1331: Thuế GTGT đầu vào giảm đi
Ba là: Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng.
Hàng hoá công ty kinh doanh gồm nhiều chủng loại, mỗi loại mang lại mức lợi nhuận khác nhau. Một trong những biện pháp tăng lợi nhuận là phải chú trọng nâng cao doanh thu của mặt hàng cho mức lãi cao. Vì vậy ta cần xác định được kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng từ đó xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm mang lại hiệu quả cao nhất. Để thực hiện được điều đó ta sử dụng tiêu
thức phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ sau mỗi kỳ báo cáo.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì , mỗi mặt hàng có tính thương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau, công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp.
- Đối với các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp có thể phân bổ theo doanh thu bán như sau:
Chi phí bán hàng phân bổ cho từng mặt hàng = Tổng chi phí bán hàng cần phân bổ Tổng tiêu thức phân bổ X Tiêu thức phân bổ của từng mặt hàng
Khi phân bổ được chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng đó.
Ví dụ 11: Trong năm 2019, căn cứ vào sổ cái TK 642, sổ cái và sổ chi tiết TK 632, sổ cái và sổ chi tiết TK 511 ta có:
+ Tổng doanh thu bán hàng là: 3.992.111.939 đồng + Tổng giá vốn hàng bán là: 3.531.072.008 đồng + Doanh thu bán đất san lấp là: 474.062.728 đồng + Giá vốn của đất san lấp là: 396.557.118 đồng
+ Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp: 385.712.601 đồng Chi phí QLDN phân bổ cho từng mặt hàng = Tổng chi phí QLDN cần phân bổ Tổng tiêu thức phân bổ X Tiêu thức phân bổ của từng mặt hàng
Ta tiến hành phân bổ chi phí QLDN theo tổng doanh thu: Chi phí QLDN phân bổ cho đất san lấp = 385.712.601 3.992.111.939 X 474.062.728 = 45.803.317 ( đồng)
Sau khi phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho mặt hàng đất san lấp ta được bảng kết quả bán hàng của mặt hàng này như sau:
Bảng 3.2: Kết quả kinh doanh mặt hàng đất san lấp năm 2019
Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Đức Dương
KẾT QUẢ KINH DOANH THEO TỪNG MẶT HÀNG
Năm: 2019 Tên mặt hàng: Đất san lấp Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu Thành tiền 1 Doanh thu bán hàng 474.062.728 2 Giá vốn hàng bán 396.557.118
3 Chi phí quản lý kinh doanh 45.803.317
4 Kết quả hoạt động kinh doanh 31.702.293
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Từ kết quả trên cho thấy, trong năm 2019 kết quả kinh doanh mặt hàng đất san lấp là lãi. Công ty cần phải xây dựng kế hoạch tiêu thụ mặt hàng này để đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn.
Bốn là: Lập báo cáo tổng hợp quản trị kết quả bán hàng
Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn luôn cần thiết thông tin một cách chi tiết cụ thể về chi phí, doanh thu và kết quả của từng loại hoạt động, từng loại sản phẩm, lao động dịch vụ để đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, để có được những quyết định đúng đắn cho sự phát triển DN không chỉ trong thời gian hiện tại mà
cả về tương lai lâu dài. Việc kế toán chi tiết chi phí, doanh thu và kết quả sẽ giúp cho các chủ DN quyết định nên mở rộng hay thu hẹp quy mô hoạt động; mở rộng, thu hẹp như thế nào, tới mức độ nào hay đình chỉ; quyết định tiếp tục SXKD hay chuyển hướng hoạt động...
Cuối kỳ, sau khi thực hiện bút toán kết chuyển để xác định kết quả bán hàng của công ty, kế toán cần lập báo cáo tổng hợp kết quả bán hàng để thấy rõ được kết quả bán hàng trong tháng, từ đó xây dựng kế hoạch bán hàng mang lại hiệu quả cao nhất. Báo cáo kết quả bán hàng có thể được lập như sau:
Bảng 3.3: Báo cáo tổng hợp kết quả bán hàng – hàng hóa
Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Đức Dương
BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ BÁN HÀNG - HÀNG HÓA
Năm: 2019
Đơn vị tính: đồng
STT Chỉ tiêu Số tiền
1 Doanh thu bán hàng – hàng hóa 790.992.728
2 Giá vốn hàng bán- hàng hóa 697.777.870
3 Lợi nhuận gộp 93.214.858
4 Chi phí bán hàng 0
5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 76.424.676
6 Lợi nhuận thuần 16.790.182
Việt Trì, ngày 31 tháng 12 năm 2019
Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 3.4: Báo cáo tổng hợp kết quả bán hàng – dịch vụ
Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Đức Dương
BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ BÁN HÀNG - DỊCH VỤ
Năm: 2019 Đơn vị tính: đồng STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Doanh thu bán hàng – Dịch vụ 3.201.119.211 2 Giá vốn hàng bán- Dịch vụ 2.833.294.138 3 Lợi nhuận gộp 367.825.073 4 Chi phí bán hàng 0
5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 309.287.925
6 Lợi nhuận thuần 58.537.148
Việt Trì, ngày 31 tháng 12 năm 2019
Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Với các thông tin trên Báo cáo kết quả bán hàng theo chức năng chi phí, có thể nhận biết được một cách chung nhất về kết quả kinh doanh trong kỳ.
Tuy nhiên, báo cáo kết quả kinh doanh trên, nếu đặt vấn đề về sự gia tăng doanh thu thì chi phí sẽ biến động như thế nào, lợi nhuận sẽ thay đổi như thế nào; những chi phí nào liên quan trực tiếp đến sự biến động doanh thu để có giải pháp điều chỉnh, dự báo thích hợp thì thông tin trên báo cáo kết quả bán hàng theo chức năng của chi phí không thể hiện được. Điều này đòi hỏi phải có một báo cáo kết quả bán hàng khác để cung cấp thông tin chi tiết thể hiện mối quan hệ này. Đó chính là báo cáo kết quả bán hàng theo mô hình lợi nhuận gộp.
Báo cáo kết quả bán hàng theo mô hình lợi nhuận gộp là báo cáo kết quả bán hàng của kế toán quản trị. Trong báo cáo kết quả bán hàng theo mô hình lợi nhuận gộp, chi phí được phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động. Chi phí được phân thành hai loại là biến phí và định phí.
tích mối quan hệ giữa chi phí - sản lượng - lợi nhuận. Từ đó, tạo điều kiện tốt hơn trong hoạch định phối hợp các mức độ chi phí, khối lượng, doanh thu để đạt được lợi nhuận mong muốn tốt nhất. Mặt khác, do sự biến động phức tạp của các yếu tố đầu vào và đầu ra kể cả về giá cả và số lượng hàng hoá trong cơ chế thị trường thì việc phân loại chi phí theo mức độ hoạt động sẽ giúp cho việc ra quyết định điều chỉnh nhanh chóng cơ cấu chi phí gồm biến phí và định phí thích hợp trong các điều kiện kinh doanh khác nhau để đạt được các mục tiêu kinh doanh tốt hơn.
Báo cáo kết quả bán hàng theo mô hình lợi nhuận gộp được sử dụng rất phổ biến trong quản trị nội bộ. Chúng được vận dụng rất đa dạng, linh hoạt và có thể tính cho từng phương án kinh doanh, từng bộ phận, từng loại sản phẩm...một cách thường xuyên tại các thời điểm cần thiết, nhằm cung cấp thông tin hữu ích, kịp thời phục vụ các nhà quản trị trong việc ra quyết định.
Trong nhiều trường hợp, để kế toán chi tiết hơn kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, sản phẩm, từng loại lao vụ dịch vụ, DN có thể kết hợp sổ chi tiết bán hàng với sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh thành một sổ “Sổ chi tiết bán hàng và kết quả bán hàng” như mẫu sau:
Bảng 3.5. Bảng tổng hợp chi tiết kết quả bán hàng Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Đức Dương
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT KẾT QUẢ BÁN HÀNG
Tên hàng hóa ( dịch vụ): Đất san lấp
Việt Trì, ngày 31 tháng 10 năm 2013
Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) STT Mặt hàng Diễn giải Chi phí bán hàng Chi phí quản lý DN Lãi (lỗ) Doanh thu Giá vốn hàng
bán
1 Đất san lấp
Bán hàng CÔNG TY TNHH VẬN TẢI CHÂU GIANG theo hóa đơn 0000258 166.955.455 139.659.522 0 16.131.016 11.164.917 2 Đất san lấp Bán hàng CÔNG TY TNHH VẬN TẢI CHÂU GIANG theo hóa đơn 0000261