D. Xếp thứ tự rủi ro – Rủi ro đạt tiêu chí ngƣỡng sẽ đƣợc ghi lại trong Kế hoạch đối phó rủi ro.
2 Quy trình quản lí rủi ro
Quy trình
[Tóm tắt các bước cần thiết cho quá trình đối phó rủi ro]
Nhà quản lí dự án đang làm việc với nhóm dự án và nhà tài trợ dự án sẽ đảm bảo rằng rủi ro đƣợc chủ động xác định, phân tích và quản lí trong toàn bộ quá trình dự án. Rủi ro sẽ đƣợc xác định càng sớm càng tốt để giảm trừ ảnh hƣởng của nó. Các bƣớc để làm đƣợc việc này đƣợc tóm lƣợc trong phần dƣới đây. Ngƣời quản lí
Xác định rủi ro
Quá trình xác định rủi ro liên quan đến nhóm dự án và các bên liên quan. Nó bao gồm quá trình đánh giá các yếu tố môi trƣờng, văn hóa và kế hoạch quản lí dự án. Cần tập trung chú ý vào những phân phối dự án, giả định, những hạn chế, cơ cấu phân chia công việc (WBS), ƣớc tính chi phí/nguồn lực , kế hoạch về nguồn vốn, và các tài liệu dự án quan trọng khác.
Một bảng nhật kí quản lí rủi ro sẽ đƣợc thiếp lập và cập nhật khi cần và đƣợc lƣu điện tử trong thƣ viện của dự án tại <đƣờng dẫn file>.
Phân tích rủi ro
Tất cả các rủi ro đã xác định đƣợc sẽ đƣợc đánh giá để xác định phổ các kết quả dự án có thể đạt đƣợc. Kết quả định lƣợng đƣợc sử dụng để xác định rủi ro nào là rủi ro hàng đầu cần theo dõi và đối phó, rủi ro nào có thể bỏ qua.
Phân tích định lƣợng rủi ro
Xác suất và tác động khi xảy ra của các rủi ro sẽ đƣợc ngƣời quản lí rủi ro đánh giá, với đầu vào từ nhóm dự án và phƣơng pháp dƣới đây.
Xác suất
Cao – xác suất xảy ra hơn 70%
Trung bình – xác suất xảy ra 30% - 70%
Thấp – xác suất xảy ra dưới 30%
Tác đ ộng Cao Trung bình Thấp Thấp Trung bình Cao Xác suất xảy ra
Tác động
Rủi ro cao có khả năng tác động mạnh vào chi phí, tiến độ hay hiệu suất của dự án.
Trung bình – có khả năng ảnh hƣởng nhẹ đến chi phí, tiến độ hay hiệu suất của dự án.
Thấp - rủi ro có khá ít ảnh hƣởng đến chi phí, tiến độ hay hiệu suất của dự án. Rủi ro rơi vào trong vùng màu đỏ hay vàng cần có kế hoạch đối phó bao gồm cả giảm thiểu và kế hoạch rủi ro dự phòng.
Phân tích định lượng rủi ro
Thực hiện phân tích các sự việc rủi ro đã đƣợc sắp thứ tự nhờ quá trình phân tích định lƣợng rủi ro và tác động của rủi ro đối với các hoạt động dự án, đánh số các rủi ro dựa trên phân tích và số hóa nội dung này trong kế hoạch quản lí rủi ro.
Kế hoạch đối phó rủi ro
Mỗi rủi ro chính (rơi vào vùng màu đỏ hoặc vàng) đƣợc giao cho một thành viên đội dự án để giám sát và đảm bảo rằng rủi ro này không vƣợt ra ngoài vòng kiểm soát. Với mỗi loại rủi ro, một trong những phƣơng pháp dƣới đây có thể đƣợc chọn để xử lí:
Tránh – loại trừ nguy cơ bằng cách loại trừ nguyên nhân
Giảm trừ – Xác định cách thức giảm thiểu xác suất hoặc ảnh hƣởng của rủi ro.
Chấp nhận – không làm gì cả
Chuyển đổi – Thực hiện một phƣơng án đối phó rủi ro khác (bằng cách mua bảo hiểm, gia công phần mềm…)
Đối với rủi ro có thể giảm thiểu đƣợc, đội dự án sẽ xác định cách ngăn chặn rủi ro xảy ra hoặc giảm tác động hay xác suất xảy ra của nó. Điều này bao gồm tạo mẫu, thêm nhiệm vụ vào tiến độ dự án, bổ sung nguồn lực…
Đối với rủi ro không giảm thiểu đƣợc hoặc không chấp nhận đƣợc, chuỗi các hành động cần đƣợc tóm lƣợc để thực hiện nhằm tối thiểu hóa ảnh hƣởng của rủi ro.
Giám sát, kiểm soát và báo cáo rủi ro
Cấp độ rủi ro của dự án đƣợc theo dõi, giám sát và báo cáo trong suốt quá trình dự án diễn ra.
Danh sách 10 rủi ro hàng đầu sẽ đƣợc duy trì thƣờng xuyên bởi nhóm dự án và đƣợc báo cáo nhƣ là một thành phần của báo cáo dự án.
Tất cả các yêu cầu thay đổi của dự án đều sẽ đƣợc phân tích khả năng ảnh hƣởng đến rủi ro dự án. Nhà quản lí sẽ đƣợc thông báo về những thay đổi quan trọng của trạng thái rủi ro nhƣ một phần của báo cáo tình hình điều hành dự án.