CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.4. Phân tích thực trạng QLRRTN của Vietinbank-CN Hà Giang
3.4.3. Dấu hiệu rủi ro liên quan đến sai sót trong quá trình tác nghiệp của cán
Trong giai đoạn 2011-2013, rủi ro liên quan đến các sai sót trong tác nghiệp của cán bộ là loại rủi ro lớn nhất và có nguy cơ tổn thất cao nhất trong các loại rủi ro xảy ra ở Chi nhánh. Trong số các vụ việc thống kê đƣợc ở Bảng 3.6, lỗi nhầm lẫn trong việc thu, chi tiền là 2 trƣờng hợp; không phát hiện đƣợc tiền giả là 1 trƣờng hợp; cho vay vƣợt quyền phán quyết là 1 trƣờng hợp; không thẩm định, phân tích hiệu quả của phƣơng án vay vốn là 2 trƣờng hợp và chƣa đăng ký giao dịch đảm bảo là 2 trƣờng hợp. Một số lỗi có mức độ rủi ro cao khác có xu hƣớng tăng so với 6 tháng cuối năm 2013 là lỗi GDV thực hiện giao dịch vƣợt hạn mức có 1 trƣờng hợp; sử dụng chung User là 1 trƣờng hợp; xác nhận giá trị tiền gửi lớn hơn số dƣ tiền gửi thực tế là 1 trƣờng hợp; giải ngân khi chƣa hoàn thành thủ tục về tài sản đảm bảo; đề xuất cho vay vƣợt quá giới hạn giá trị tài sản đảm bảo là 2 trƣờng hợp.
Cụ thể là, theo Báo cáo tổng kết hiê ̣u quả nghiê ̣p vu ̣ của Chi nhánh cuối năm 2013, các sai sót tác nghiệp của cán bộ bao gồm:
Sai sót trong nghiệp vụ Huy động vốn
Các sai sót trong nghiệp vụ Huy động vốn bao gồm mở tài khoản khi hồ sơ của khách hàng chƣa đủ thông tin; chƣa thực hiện quét hình ảnh, mẫu dấu, chữ ký của khách hàng lên mạng; sai sót trong việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký của khách hàng trên các chứng từ giao dịch; sai sót của giao dịch viên trong quá trình nhập dữ liệu vào chƣơng trình nhƣ chọn sai màn hình, sai sản phẩm, hạch toán nhầm tài khoản và tính phí nhầm; không phát hiện đƣợc tiền giả khi thực hiện thu ngân. Tất cả các trƣờng hợp này nhân viên thu ngân đều đã phải bồi thƣờng thiệt hại cho ngân hàng…
Có thể thấy rằng nghiệp vụ huy động vốn là nghiệp vụ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro do những sai sót của cán bộ trong quá trình tác nghiệp. Những sai sót này mặc dù đã giảm đƣợc qua các năm, nhƣng lại là những sai sót có nguy cơ rủi ro cao, mà nguyên nhân cơ bản nhất của những sai sót này chủ yếu là do ý thức chấp hành quy trình nghiệp vụ của cán bộ chƣa đƣợc nghiêm, do sự cẩu thả của giao dịch viên trong quá
Sai sót trong nghiệp vụ Chuyển tiền bao gồm
Sai sót trong việc tính và thu các loại phí không đúng theo quy định của ngân hàng (năm 2013 có 31 trƣờng hợp tính nhầm phí, giảm 37% so với năm 2012); sai sót trong hồ sơ của khách hàng nhƣ số tiền bằng số và bằng chữ ghi trên lệnh chuyển tiền không khớp nhau ( năm 2012 xảy ra 12 trƣờng hợp, năm 2013 xảy ra 8 trƣờng hợp); lập nhiều lệnh chuyển tiền di có cùng một nội dung (năm 2012 ghi nhận 2 trƣờng hợp, năm 2013 là 01 trƣờng hợp); ghi sai tên đơn vị thụ hƣởng….
Những sai sót trong nghiệp vụ chuyển tiền chủ yếu do nguyên nhân chủ quan của cán bộ. Những sai sót trong nghiệp vụ này rất dễ xảy ra tổn thất cho ngân hàng, đặc biệt là hiện tƣợng chuyển nhầm nhiều lần một món tiền đến ngƣời thụ hƣởng nếu không đƣợc kiểm soát viên của ngân hàng phát hiện kịp thời có thể dẫn dến tình trạng ngân hàng bị chiếm dụng vốn hoặc thậm chí mát tiền.
Sai sót trong nghiệp vụ thẻ và máy ATM
Các sai sót trong nghiệp vụ thẻ liên quan đến tác nghiệp của cán bộ đã xảy ra tại VietinBank-CN Hà Giang nhƣ việc cán bộ không thực hiện chấm báo cáo máy ATM hàng ngày; hiện tƣợng nhập tiền vào máy không đủ cơ cấu loại tiền với tổng số 55 lần trong năm 2013, giảm 25% so với năm 2012. Cá biệt có trƣờng hợp cán bộ nhầm lẫn khi tiếp quỹ máy ATM, đặt nhầm tham số cơ cấu các loại tiền dẫn đến tới thiệt hại cho ngân hàng.
Sai sót trong nghiệp vụ kho quỹ
Các sai sót xảy ra nhiều nhất trong nghiệp vụ này là vẫn đề thu chi, vấn đề chuyển tiền và quản lý sử dụng ấn chi và nhầm lẫn trong việc thu chi tiền. Hiện tƣợng ấn chỉ quan trọng hỏng do viết sai, in sai xảy ra thƣờng xuyên tại Chi nhánh và Phòng giao dịch. Năm 2013 có 04 ấn chỉ quan trọng viết sai, in sai. Những dấu hiệu rủi ro liên quan đến việc thu chi tiền của cán bộ quỹ cũng nhƣ không phát hiện đƣợc tiền giả, nhầm lẫn trong việc phân loại tiền và tiền mặt không đƣợc đóng gói niêm phong và sắp
Sai sót trong nghiệp vụ luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán
Sai sót thƣờng gặp trong nghiệp vụ luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán là thiếu chữ ký, dấu của khách hàng; thiếu chữ ký của giao dịch viên trên chứng từ giao dịch. Năm 2013 xảy ra 07 trƣờng hợp, giảm 51% so con số thông kê của năm 2009.
Một dấu hiệu rủi ro khác liên quan đến luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán đó là việc gửi chậm chứng từ giao dịch từ các Phòng giao dịch, quầy tiết kiệm về hội sở của Chi nhánh so với thời gian quy định. Năm 2013 xảy ra gần 100 lần, giảm 45% so với năm 2012, việc nộp chậm chứng từ về bộ phận kế toán tiềm ẩn nhiều rủi ro, gây khó khăn cho công tác hậu kiểm chƣ́ng tƣ̀ bộ phận kế toán, không phát hiện kịp thời những sai sót tác nghiệp để khắc phục.
Sai sót trong nghiệp vụ Tín dụng
Sai sót trong nghiệp vụ tín dụng chủ yếu là các sai sót trong vấn đề tuân thủ quy chế điều hành của Hội sở chính tại Chi nhánh và sai sót trong việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ nhƣ thẩm định hồ sơ và ra quyết định cho vay, giải ngân, thu nợ, kiểm tra mục đích sử dụng vốn của khách hàng, tiếp nhận và định giá tài sản đảm bảo, phân loại nợ…
Sai sót trong tổ chức cán bộ
Lƣợng lỗi tại nghiệp vụ Tổ chức cán bộ khá thấp, hầu hết cán bộ đều đƣợc bố trí sắp xếp đúng với trình độ chuyên môn và năng lực, kinh nghiệm. Số lƣợng cán bộ chấm dứt hợp đồng lao động vẫn đang trong tầm kiểm soát. Trong 6 tháng đầu năm 2013, có 2 trƣờng hợp chấm dứt hợp đồng lao động, trong đó không có trƣờng hợp nào là cán bộ lãnh đạo.
Kết quả phân tích trên cho thấy, mặc dù Chi nhánh đã chú trọng hơn trong công tác QLRRTN, tích cực triển khai các giải pháp nhằm hạn chế sai sót so với các kỳ báo cáo trƣớc.Tuy nhiên, sai sót vẫn xảy ra ở hầu hết các Phòng/Tổ thuộc Chi nhánh, đặc biệt một số lỗi có mức độ rủi ro cao vẫn tiếp tục xảy ra, phần lớn do sự thiếu ý thức,
cẩu thả, sơ suất của cán bộ
Sai sót trong nghiệp vụ Điện toán.
Sai sót trong nghiệp vụ điện toán tiềm ẩn rủi ro cao nhất là sai sót trong quá trình quản lý user và password. Những sai sót này trên thực tế xảy ra không nhiều tại VietinBank-CN Hà Giang. Hiện tƣợng sử dụng user, passwword chung giữa các giao dịch viên, kiểm soát và cán bộ điện toán đã giảm đƣợc đáng kể, các sai sót liên quan đến nghiệp vụ điện toán đã đƣợc Vietinbank-CN Hà Giang khắc phục triệt để.