CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.1. Giới thiệu chung về Công ty
3.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp là hình thức liên kết, tác động của toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và đội ngũ lao động của doanh nghiệp nhằm đảm bảo sử dụng các nguồn nhân lực này có hiệu quả nhất để đặt được những mục tiêu đề ra. Hà Thái đã thực hiện chế độ quản lý một thủ trưởng trên cơ sở quyền làm chủ của tập thể lao động.
Giám đốc Công ty do Tổng giám đốc Công ty bổ nhiệm, là người đại diện cho Công ty điều hành mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh theo đúng pháp luật của Nhà nước.
Giúp việc cho Giám đốc là các Trưởng phòng, Trưởng ca, Cửa hàng trưởng. Những người này do Giám đốc Công ty chọn và đề nghị với Ban lãnh đạo Công ty bổ nhiệm sau khi đã lấy ý kiến, phiếu thăm dò của tập thể cán bộ quản lý. Các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng do Giám đốc Công ty quy định và có mối quan hệ mật thiết với nhau trong việc lập cũng như thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Dịch vụ Đường sắt Hà Thái:
Hình 3.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của Hà Thái
(Nguồn: Quy chế Quản lý Nội bộ - Công ty Cổ phần Dịch vụ Đường sắt Hà Thái)
Qua sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý trên ta thấy Công ty đã chọn mô hình quản lý trực tuyến chức năng. Với mô hình này, Công ty đã linh hoạt trong nhiều hoạt động, đảm bảo các quyết định quản lý được thực hiện, thông tin giữa các bộ phận thông suốt phối hợp nhịp nhàng trong công việc và giúp cho Công ty hoạt động có hiệu quả.
Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hóa sản xuất ngày càng cao, Công ty đã tổ chức cơ cấu hoạt động của mình theo mô hình trực tuyến thành những phòng ban với các chức năng chuyên ngành riêng với sự chỉ đạo của Giám đốc. Cơ cấu này chỉ đạo sản xuất kinh doanh một cách nhạy bén, phát huy những ưu điểm của chế độ một thủ trưởng và thế mạnh của các bộ phận chức năng. Nhiệm vụ và chức năng chính của từng bộ phận như sau:
- Giám đốc: Tất cả các phòng ban, các văn phòng đại diện đều thuộc quyền quản lý của Giám đốc. Giám đốc là người đại diện của Công ty chịu trách nhiệm trước Liên hiệp Đường sắt theo đúng quy định hiện hành của Ngành. Giám đốc Công ty có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:
+ Quyết định phương hướng, kế hoạch dự án sản xuất kinh doanh, các chủ trương lớn cùng vơi việc hợp tác đầu tư liên doanh liên kết của Công ty.
+ Phê chuẩn quyết toán, duyệt quyết toán và quyết định việc phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ của Công ty.
+ Quyết định về việc đề cử Kế toán trưởng; bổ nhiệm, bãi nhiệm trưởng/phó phòng của Công ty.
+ Tổ chức thanh tra, xử lý các vi phạm điều lệ của Công ty. - Phòng Hành chính - Tổng hợp:
+ Tham mưu cho Giám đốc Công ty về tổ chức bộ máy hành chính, tổ chức cán bộ, nhân sự tiền lương, tổng hợp pháp chế phù hợp với sự phát triển của Công ty.
+ Lưu trữ tài liệu quản lý hồ sơ các thủ tục giấy tờ, tài sản, con dấu của Công ty.
+ Xây dựng quy chế, nội quy lao động và các quy chế, pháp quy khác.
+ Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ Đảng (theo quy định của Trung ương và cấp ủy địa phương).
+ Tổ chức công tác thanh tra toàn Công ty.
+ Theo dõi pháp chế về hoạt động sản xuất - kinh doanh của Công ty và tư vấn thực hiện theo đúng pháp luật.
+ Xây dựng, quy hoạch quản lý lao động, chế độ tiền lương, kinh phí hành chính Công ty.
- Phòng Tài chính - Kế toán:
+ Tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động kinh doanh của Công ty theo pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước như: theo dõi ghi chép, phản ánh chính xác chi tiêu của Công ty theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của Nhà nước.
+ Theo dõi công nợ, phản ánh đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác.
+ Thực hiện quyết toán tháng, quý, năm đúng tiến độ, tham gia cùng các phòng nghiệp vụ của Công ty để hạch toán và giải quyết có hệ thống các nguồn vốn.
- Phòng Kinh doanh:
+ Xây dựng kế hoạch, phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn và lập dự án kinh doanh, tổng hợp kế hoạch sản xuất mở rộng thị trường, liên kết kinh tế.
+ Lên kế hoạch triển khai và thực hiện các hợp đồng kinh tế.
+ Nghiên cứu tình hình thị trường, thu nhập thông tin, báo cáo và đề xuất kịp thời lên ban lãnh đạo đồng thời cùng các phòng nghiệp vụ của Công ty xây dựng đồng bộ về kế hoạch kinh doanh thương mại.
Phòng Kinh doanh được chia làm 4 bộ phận nhỏ:
+ Trạm XNK Lào Cai: khai thác nghiền rửa, sơ chế khoáng sản (các loại quặng sắt, than đá). Trạm này hoạt động tại địa bàn tỉnh Lào Cai và thực hiện các dịch vụ mua bán, trao đổi, xuất nhập khẩu hàng hóa tại địa bàn (chủ yếu hợp tác với đối tác Trung Quốc để nhập thạch cao từ Trung Quốc về Việt Nam, đồng thời xuất khẩu quặng sắt cho Trung Quốc).
+ Trạm Việt Trì: làm công tác nghiền tuyển tinh quặng sắt, tập kết hàng hóa
xuất cảng Việt Trì: như quặng sắt, clanhke, bốc dỡ hàng xuống các xà lan để vận chuyển hàng hóa ra Cảng Hòn Gai. Trạm Việt Trì thực hiện hoạt động xuất khẩu quặng sắt đi Trung Quốc và xuất khẩu clanhke đi Ấn Độ.
+ Trạm XNK Hòn Gai: có nhiệm vụ công tác tại địa bàn Hòn Gai và thực hiện các dịch vụ mua bán, trao đổi, xuất nhập khẩu tại địa bàn (chủ yếu hợp tác với đối tác Thái Lan, Ấn Độ vàVương quốc Oman).
+ Trạm XNK Đồng Đăng: cũng như trạm xuất nhập khẩu Hòn Gai, trạm này
có nhiệm vụ kinh doanh và xuất nhập khẩu (chủ yếu hợp tác với đối tác nước Trung Quốc).
- Cửa hàng: Là đại lý bán máy bay, tàu hỏa và thực hiện các loại hình dịch vụ kinh doanh thương mại khác.
- Đội vận tải:
+ Có trách nhiệm điều hành đội xe làm nhiệm vụ chuyên chở hàng giữa các trạm theo kế hoạch của Phòng Kinh doanh :
Lào Cai – Việt Trì: Ô tô chu chuyển hàng hóa từ Lào Cai về Việt Trì, vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc tới các nhà máy xi măng phía Bắc như: Xi măng Yên Bình, Xi măng Yên Bái, Xi măng Thanh Sơn, Xi măng Mai Sơn, Xi măng Sơn La, Xi măng Điện Biên.
Lào Cai – Hải phòng: tàu chuyên tuyến chở apatit về DCP Hải phòng
Hòn Gai – Hà Nội: Xà lan truyền tải từ tàu nước ngoài của các nước Oman, Thái Lan nhận thạch cao từ Hòn Gai chở về các cảng tại Hà Nội, Sơn Tây, Việt Trì, Đa Phúc, Thái Nguyên, Hà Nam. Từ đó, xe ô tô tiếp tục chờ hàng từ các cảng vào một số nhà máy xi măng tại địa bàn như: Thái Nguyên có Xi măng Quang Sơn, Xi măng Quán Triều, Xi măng Lưu Xã, Xi măng La Hiên; Hà Nội có Xi măng Sài Sơn, Vĩnh Sơn, Trung Sơn; Hà Nam có Xi măng Bút Sơn, Xuân Thành, Hoàng Long,...
+ Đồng thời có trách nhiệm phụ trách kỹ thuật như: bảo hành, sửa chữa toa xe khi có nhu cầu.
+ Bên cạnh đó, đội vận tải cũng có nhiệm vụ thực hiện các dịch vụ vận tải đường dài khác về các nhà máy xi măng, nhà máy hóa chất DCP.
Qua xem xét về sơ đồ và chức năng của các phòng ban, bộ máy quản lý của Công ty, ta có thể nhận thấy đây là một Công ty có quy mô hoạt động rộng với bộ
máy điều hành tổ chức một cách khoa học. Vì tổ chức theo kiểu kết hợp nên nó đã tận dụng được các ưu điểm của hình thức quản lý trực tuyến. Tuy nhiên, ở đây cũng đòi hỏi người quản lý phải là người thực sự có năng lực quản lý mới có thể nắm bắt được toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty một cách thường xuyên và liên tục. Đồng thời cũng cần đến lòng trung thực, nhiệt tình của các nhân viên cấp dưới, ý thức tự quản của bản thân người lao động trong quá trình làm việc mới có được hiệu quả một cách tối đa. Dựa trên đặc điểm và tính chất công việc, lao động của công ty được chia thành 2 khối và tác giả cũng sử dụng việc phân tách này trong việc phân tích kết quả khảo sát:
- Khối Kinh doanh bao gồm các bộ phận: Phòng Kinh doanh, Đội Vận tải, Cửa hàng.
- Khối Văn phòng bao gồm các bộ phận: Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Tài chính - Kế toán.