a. Nội dung
Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay của Công ty bao gồm: - Doanh thu thi công công trình, gồm:
+ Doanh thu công trình sự nghiệp giao thông + Doanh thu công trình đấu thầu
- Doanh thu công trình khác: là các công trình nhỏ lẻ như:
+ Hoàn trả mặt đường bê tông nhựa, nhượng bán bê tông nhựa… + Đào và hoàn trả mặt đường đá dăm láng nhựa.
+ Cắt đường, cho thuê thiết bị và nhượng bán vật tư cọc tiêu biển báo… - Cước phà
Trong đó doanh thu thi công công trình là doanh thu chủ yếu của Công ty. Doanh thu công trình được ghi nhận căn cứ vào quyết toán công trình A-B được ký kết.
Doanh thu này được phòng kế hoạch vật tư, phòng kỹ thuật, phòng quản lý giao thông và phòng kế toán tài vụ phối hợp theo dõi và hạch toán. Các phòng này giữ vai trò chủ đạo từ việc đấu thầu hoặc tiếp nhận dự toán Sở giao, ký kết hợp đồng cho đến khi thi công, hoàn thành bàn giao và thanh quyết toán công trình. Còn việc thi công được giao cho đơn vị thi công là đội xây dựng cơ bản và các hạt thực hiện. Phòng kế
71
toán tài vụ theo dõi công việc nhập xuất vật tư và hạch toán chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình chứ không giao khoán gọn công trình cho đơn vị thi công.
Sản phẩm xây lắp hoàn thành nghiệm thu, bàn giao và thanh quyết toán có thể theo từng hạng mục công trình hoặc toàn bộ công trình.
Việc thanh toán giữa Công ty và chủ đầu tư cho từng công trình có thể khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng công trình và việc ký kết hợp đồng: Có những công trình sau khi ký kết hợp đồng kinh tế thì chủ đầu tư sẽ tạm ứng ngay cho Công ty từ 20%-30% giá trị hợp đồng nhưng trường hợp này rất ít xảy ra với Công ty. Những công trình lớn, thời gian thi công kéo dài qua các năm thì chủ đầu tư sẽ nghiệm thu từng hạng mục công trình và trả tiền cho hạng mục đó. Có công trình thì thi công xong chủ đầu tư mới nghiệm thu quyết toán toàn bộ công trình và thanh toán.
b. Tài khoản sử dụng
Các tài khoản liên quan đến doanh thu của Công ty là: + Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng
5111: Doanh thu công trình 5112: Doanh thu công trình khác 5113: Cước phà
+ Tài khoản 111: Tiền mặt 1111: Tiền mặt Việt Nam đồng + Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng 1121: Tiền gửi ngân hàng Việt Nam đồng + Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
+ Tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331: Thuế GTGT phải nộp
+ Tài khoản 461: Nguồn kinh phí sự nghiệp 4612: Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay
c. Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán
Chứng từ sử dụng: - Hồ sơ dự toán
- Hợp đồng kinh tế
- Hồ sơ quyết toán (gồm: biên bản nghiệm thu khối lượng, biên bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao, bảng tổng hợp kinh phí quyết toán, biên bản nghiệm thu thanh quyết toán...)
- Hoá đơn GTGT
- Phiếu thu, giấy báo Có
72 - Phiếu giá thanh toán
- Bảng doanh thu cước phà hàng tháng
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất phà hàng tháng - Tờ khai thu nộp phí, lệ phí phà hàng tháng
Sổ sách sử dụng - Chứng từ ghi sổ
- Sổ cái tài khoản 5111, 5112, 5113…
c1. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu thi công công trình
Những công trình xây lắp mà Công ty thi công hoàn thành bàn giao và được chủ đầu tư chấp nhận thanh toán được xem là những sản phẩm tiêu thụ trong kỳ. Do công trình xây lắp thường có giá trị lớn, thời gian thi công dài nên quá trình tiêu thụ sản phẩm cần sử dụng rất nhiều các chứng từ liên quan. Cụ thể các chứng từ liên quan đến quá trình tiêu thụ và ghi nhận doanh thu công trình của Công ty là:
Hồ sơ dự toán
Các công trình hoạt động sự nghiệp công ích của Công ty là: sửa chữa thường xuyên, sửa chữa vừa. Đây là các công trình được Sở GTVT Thái Bình giao dự toán và cấp vốn thực hiện.
Hàng năm, Bộ GTVT có định mức bảo dưỡng đường bộ giao cho các tỉnh và cấp vốn Ngân sách để tỉnh thực hiên công việc này.
Sở GTVT đóng vai trò chủ đầu tư đứng ra nhận kinh phí sự nghiệp và thực hiện kinh phí đó.
Căn cứ vào nguồn kinh phí được cấp Sở GTVT có kế hoạch cần duy tu sửa chữa bao nhiêu đoạn cầu đường rồi ra quyết định về việc giao nhiệm vụ sửa chữa đường bộ cho Công ty. Sau đó Sở GTVT chọn một công ty để lập “hồ sơ dự toán” khối lượng và vốn thực hiện.
Hồ sơ dự toán lập xong trình Sở GTVT thẩm định rồi giao cho Ban quản lý dự án giao thông để ký kết hợp đồng với đơn vị thi công (trong đó có Công ty ).
Ban quản lý dự án là bộ phận trực thuộc Sở GTVT, là đại diện chủ đầu tư. Ban quản lý dự án do Sở GTVT chỉ định đứng ra ký kết hợp đồng với các đơn vị thi công và có trách nhiệm giám sát đơn vị thi công, tham gia nghiệm thu thanh quyết toán công trình.
Phòng kế hoạch Công ty sẽ nhận dự toán và kết hợp với phòng quản lý giao thông, phòng kỹ thuật chủ động lập phương án tổ chức sản xuất, thi công công trình
73
trong từng quý cho phù hợp với năng lực sản xuất của Công ty. Sau đó lưu “hồ sơ dự toán” tại phòng để theo dõi doanh thu, chí phí từng công trình và quá trình thực hiện dự toán.
Hồ sơ dự toán là căn cứ cho việc quyết toán công trình với Sở GTVT. Cuối năm Công ty tiến hành tổng quyết toán công trình với Sở GTVT, nếu có chênh lệch so với dự toán thì phải lập kế hoạch điều chỉnh dự toán có sự ký nhận của hai bên.
Hợp đồng kinh tế
Khi Công ty quản lý đường bộ Thái Bình (Bên B) trúng thầu hoặc được Sở GTVT Thái Bình giao dự toán thì Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư (Bên A).
Hợp đồng kinh tế do phòng kế hoạch của Công ty quản lý đường bộ Thái Bình lập ra. Hợp đồng kinh tế phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc (đại diện bên B) và chủ đầu tư (đại diện bên A), phải có đầy đủ các điều khoản quy định quyền hạn, trách nhiệm pháp lý của hai bên.
Hợp đồng kinh tế được lập thành 6,7,8,10,... bản tuỳ theo giá trị và mức độ quan trọng của mỗi hợp đồng. Bên B (công ty) thường giữ 3 hoặc 4 bản trong đó 1 bản giao cho kế toán giá thành giữ làm căn cứ để ghi sổ kế toán và theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng.
Hợp đồng kinh tế đã được ký kết là cơ sở quan trọng cho việc bàn giao và thanh quyết toán công trình với chủ đầu tư.
Phiếu giá thanh toán
Căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lượng công trình, hạng mục công trình hoàn thành do phòng kỹ thuật hoặc phòng quản lý giao thông chuyển sang thì phòng kế hoạch sẽ tiến hành lập hồ sơ thanh quyết toán.
Kế toán căn cứ vào đó lập “Phiếu giá thanh toán” để đòi tiền chủ đầu tư. Sau đó chuyển phiếu giá và hồ sơ quyết toán của đợt sang cho chủ đầu tư để chủ đầu tư làm thủ tục chi trả tiền cho Công ty.
Chủ đầu tư sẽ mang hồ sơ này và uỷ nhiệm chi lên Kho bạc để Kho bạc trích tiền trong tài khoản của chủ đầu tư chuyển vào tài khoản của Công ty. Sau khi chuyển tiền vào tài khoản của Công ty Kho bạc sẽ gửi giấy báo Có về cho Công ty.
Khi nhận được giấy báo Có, kế toán thanh toán ghi giảm khoản phải thu khách hàng (nếu là công trình đấu thầu) hoặc ghi tăng nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay (nếu là công trình sự nghiệp).
74 Hồ sơ quyết toán
Hồ sơ quyết toán được ký kết là cơ sở để Công ty ghi nhận doanh thu công trình. Công trình, hạng mục công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng thì hai bên tiến hành thanh quyết toán công trình.
Khi có đầy đủ chứng từ nghiệm thu, bàn giao công trình phòng kế hoạch vật tư sẽ lập ra “Hồ sơ quyết toán công trình”. Đây là bộ chứng từ thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành và làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Trong bộ hồ sơ quyết toán gồm các chứng từ như: biên bản nghiệm thu khối lượng, biên bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao, bảng tổng hợp kinh phí quyết toán, biên bản nghiệm thu thanh quyết toán. Hồ sơ quyết toán phải có đầy đủ chữ ký của hai bên mới có giá trị pháp lý.
Hồ sơ quyết toán thường lập 5 đến 7 bộ, chuyển 1 bộ cho kế toán giá thành để ghi nhận doanh thu công trình.
75
lưu đồ 1 : LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ DOANH THU THI CÔNG CÔNG TRÌNH
Phòng kỹ thuật Phòng kếhoạch BP xét duyệt (GĐ 2 bên) Kế toán giá thành Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Bắt đầu LậpCTGS, ghi sổ cái CTGS, SC, SĐKCTG S N Lập hồ sơ quyết toán BBNTKL BBNTKL BBNTKL BBNTKL Hồ sơ quyết toán 5 Xét duyệt BBNTKL BBNTKL BBNTKL BBNTKL Hồ sơ quyết toán 5 CĐT 1 Lập hóa đơn 1 Hồ sơ quyết toán 5 HĐ 1 HĐ 2 HĐ 3 CĐT Ghi sổ chi tiết SCT 131 HĐ 3 Lập bảng tổng hợp Hồ sơ quyết 5 toán HĐ 3 BTH quý 2 2 Hồ sơ quyết 5 toán HĐ 3 BTH quý N Kết thúc BBNTKL BBNTKL BBNTKL BBNTKL BBNTKL 5
76
Giải thích sơ đồ
Trên cơ sở nghiệm thu thực tế và các biên bản xác nhận khối lượng công trình, hạng mục công trình hoàn thành thì phòng kỹ thuật (hoặc phòng quản lý giao thông) tiến hành lập ra Biên bản nghiệm thu khối lượng công trình hoàn thành có đầy đủ chữ ký của đại diện 2 bên và đơn vị tư vấn giám sát. Biên bản nghiệm thu khối lượng thường được lập thành từ 5 tới 7 bản. Sau đó chuyển sang cho phòng kế hoạch vật tư để lập hồ sơ quyết toán công trình.
Hồ sơ quyết toán công trình thường được lập 5 tới 7 bộ, có chữ ký của giám đốc hai bên. Chuyển một bộ sang cho kế toán giá thành viết hóa đơn thanh toán với khách hàng. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
- Liên 1 (liên đen): lưu tại cuống
- Liên 2 (liên đỏ): giao cho chủ đầu tư cùng với các bộ hồ sơ quyết toán
- Liên 3 (liên xanh): chuyển sang cho kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng. Sau khi ghi sổ xong chuyển lại cho kế toán giá thành.
Căn cứ vào hồ sơ quyết toán và hoá đơn đã lập, kế toán giá thành tập hợp số liệu vào “Bảng tổng hợp công trình hoàn thành bàn giao”.
Cuối quý, kế toán giá thành sẽ tổng hợp số liệu trên “Bảng tổng hợp công trình hoàn thành bàn giao” và định khoản kế toán rồi chuyển sang kế toán trưởng để lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ cái tài khoản liên quan.
Sau đó lưu các chứng từ tại phòng kế toán để theo dõi tiếp công trình. Thanh lý hợp đồng
Sau khi Công ty hoàn thành toàn bộ khối lượng công việc trong hợp đồng, công trình hoàn thành bàn giao cho chủ đầu tư thì hai bên tiến hành lập tổng quyết toán để đối chiếu công nợ và thanh lý hợp đồng.
77
Lưu đồ 2: LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ DOANH THU KHÁC
Phòng kế hoạch BP xét duyệt ( GĐ 2 bên ) Kế toán giá thành Kế toán thanh toán Kế toán trưởng HĐKT 4 Lập hoá đơn HĐ 1 HĐ 2 HĐ 3 KH N Lập
phiếu thu
HĐ 3 PT 1 PT 2 KH Ghi SCT HĐ3 PT 1 SCT111 Lập CTGS, ghi sổ HĐ3 PT 1 CTGS, SC5112 N Kết thúc Ghi bảng kê thu tiền mặt Bắt đầu Đặt hàng KH HĐKT 1 HĐKT 2 HĐKT 3 HĐKT 4 1 N KH ký HĐKT 1 HĐKT 2 HĐKT 3 HĐKT 4 1 HĐ3 PT 1 Bảng kê 2 2 Bảng kê
78
Giải thích sơ đồ
Khi khách hàng có nhu cầu thuê cắt đường, thuê máy móc thiết bị… của Công ty họ sẽ liên hệ với phòng kế hoạch Công ty. Phòng kế hoạch tiến hành lập hợp đồng kinh tế có sự thoả thuận và ký kết của đại diện hai bên. Hợp đồng kinh tế được lập thành nhiều bản, gửi một bản sang cho kế toán giá thành lập hoá đơn GTGT với giá trị quyết toán thanh lý hợp đồng.
Hoá đơn này được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng. Thông thường các hợp đồng có giá trị nhỏ Công ty thu ngay bằng tiền mặt nên hóa đơn liên 3 được chuyển ngay sang cho kế toán thanh toán để lập phiếu thu. Sau khi lập xong kế toán thanh toán gửi phiếu thu sang cho thủ quỹ thu tiền rồi nhận phiếu thu về ghi sổ chi tiết 111 và ghi vào Bảng kê thu tiền mặt.
Cuối kỳ (tháng) chuyển bảng kê và toàn bộ chứng từ sang cho kế toán trưởng lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái tài khoản 5112, 3331, 112…
Toàn bộ chứng từ liên quan được lưu lại tại phòng kế toán theo dõi và bảo quản.
c3. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu cước phí phà
Giải thích sơ đồ
Cuối tháng (đầu tháng sau) kế toán thanh toán căn cứ vào “Bảng doanh thu cước phà trong tháng” và “Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất trong tháng” từ dưới phà chuyển lên sẽ viết phiếu thu và gửi cho thủ quỹ thu tiền. Sau đó nhận phiếu thu từ thủ quỹ về ghi sổ chi tiết 111 và ghi vào Bảng kê thu tiền mặt rồi chuyển phiếu thu và toàn bộ chứng từ sang cho kế toán giá thành.
Kế toán giá thành căn cứ váo đó lập “Tờ khai thu nộp phí, lệ phí hàng tháng” có chữ ký của kế toán trưởng và Giám đốc Công ty để mang lên cục thuế tỉnh thẩm định kiểm tra. Sau đó nhận tờ khai thu nộp phí, lệ phí đã được thẩm định về rồi chuyển cho kế toán trưởng lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ cái, lập các báo cáo.
79
Lưu đồ 3: LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ DOANH THU CƯỚC PHÀ
d. Định khoản
d1. Trình tự hạch toán doanh thu công trình xây lắp
Hạch toán doanh thu công trình xây lắp hoàn thành bàn giao quý II/2007, trong đó có công trình “Thảm đường 217” chủ đầu tư là công ty xây dựng Hồng Hà (XDHH) như sau:
+ Trước khi tiến hành thi công nếu được ứng vốn, căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng chuyển đến kế toán thanh toán sẽ theo dõi trên tài khoản chi tiết 131-Phải thu khách hàng:
Nợ 1121
Có 131(XDHH)
Bộ phận bán vé phà Kế toán thanh toán Kế toán giá thành Kế toán trưởng
Kết thúc lậpCTGS ghi SC N Bảng DT cước phà Lập bảng doanh thu phà Ghi SCT SCT Lập
phiếu thu
Bảng DT cước phPT1 à PT2 PHÀ Bảng DT cước phPT1 à Lập tờ khai thu nộp phí 1 1 Bảng DT cước phPT1 à Tờ khai thu phí Thuế Thuế Nhận tờ khai thu nộp phí Bảng DT cước phPT1 à Tờ khai thu phí 2 2 CTGS, SC Bảng DT cước phPT1 à Tờ khai thu phí Bắt đầu
80
Nhưng công trình Thảm đường 217 công ty xây dựng Hồng Hà không tạm ứng trước. Khi Công ty quản lý đường bộ Thái Bình thi công xong thì công ty xây dựng Hồng Hà mới tiến hành thanh toán nên không có định khoản trên.
+ Căn cứ vào Hồ sơ thanh toán của công trình Thảm đường 217, kế toán giá thành chỉ ghi nhận doanh thu vào “Bảng tổng hợp công trình hoàn thành bàn giao quý II/2007” chứ không định khoản.
+ Số tiền bảo hành công trình chủ đầu tư không giữ lại bởi vì Công ty bảo hành công trình cho chủ đầu tư bằng bảo lãnh bảo hành ở Ngân hàng của Công ty.
+ Căn cứ vào Lệnh chuyển Có của ngân hàng về việc chủ đầu tư (công ty xây