a. Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán
Sơ đồ 26: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN
Thuyết minh sơ đồ:
Từng nhân viên kế toán đều nắm giữ chức năng, nhiệm vụ nhất định, cụ thể là: * Kế toán trưởng
+ Kế toán trưởng là người giúp việc cho Giám đốc, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp.
+ Là người trực tiếp quản lý, tổ chức công tác kế toán thống kê trong Công ty một các khoa học hợp lý nhất.
+ Chỉ đạo thực hiện công việc hạch toán kế toán của Công ty theo đúng quy định. + Có nhiệm vụ tổ chức ghi chép toàn bộ tài sản, tình hình sử dụng nguồn vốn của Công ty, lập kế hoạch vay trả nợ, lập bá o cáo, báo biểu tổng hợp, ghi sổ cái...
+ Yêu cầu các phòng ban, bộ phận liên quan trong Công ty cung cấp các tài liệu cần thiết nhằm phục vụ công tác kế toán tài chính của Công ty.
+ Hướng dẫn thực hiện kịp thời các chế độ, chính sách, thể lệ tài chính kế toán do Nhà nước quy định. Đồng thời phải chịu trách nhiệm về việc thi hành các chính sách của Nhà nước, các quy định của Công ty.
Kế toán trưởng Kế toán giá thành, kqkd Kế toán VLvà TSCĐ Kế toán thanh toán, tiền lương Thủ quỹ
67
+ Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cấp trên (Sở GTVT Thái Bình) về các hoạt động tài chính nơi mình phụ trách.
+ Giúp Giám đốc tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh, giải quyết, tháo gỡ những khó khăn tồn đọng trong Công ty đặc biệt là vấn đề tài chính.
+ Ngoài ra kế toán trưởng còn làm công tác đối ngoại về tài chính với các ngân hàng, cơ quan thuế, Sở GTVT, các chủ đầu tư...
* Kế toán vật liệu và tài sản cố định
+ Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty. Hàng tháng lập báo cáo nhập xuất tồn kho.
Tổ chức ghi chép, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển vật liệu, tính giá thành thực tế vật liệu thu mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư cả về số lượng và chất lượng.
Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật tư, xác định và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu thừa.
Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu về số lượng, hiện trạng.
+ Theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, tính khấu hao và phân bổ khấu hao tài sản cố định hàng quý vào chi phí cho các đối tượng sử dụng.
Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa tài sản cố định, phản ánh tình hình thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.
Tham gia kiểm kê, đánh giá tài sản cố định, lập các báo cáo về tài sản cố định. * Kế toán thanh toán, tiền lương
+ Theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ thu chi, tình hình tạm ứng, thanh toán tạm ứng, các khoản phải thu, phải trả chi tiết cho từng đối tượng.
+ Theo dõi tiền lương và bảo hiểm xã hội của cán bộ công nhân viên.
+ Theo dõi tình hình thanh toán các khoản tiền mặt, tiền gửi, tiền vay và nguồn kinh phí Sở giao.
* Kế toán giá thành, xác định kết quả kinh doanh
+ Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh cho từng công trình, hạng mục công trình trong kỳ. Phân bổ chi phí cho từng công trình sao cho phù hợp, chính xác.
+ Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản phẩm.
+ Theo dõi doanh thu từng công trình, hạng mục công trình, xác định lãi lỗ từng công trình, hạng mục công trình và xác định kết quả kinh doanh cho toàn Công ty.
68
* Thủ quỹ
Có nhiệm vụ nắm giữ, bảo quản các khoản tiền mặt của Công ty. Trực tiếp thu chi, thanh toán các khoản tiền mặt, tiền gửi và tiền vay đã được xác nhận là hợp pháp, hợp lệ.
Cuối tháng lập báo cáo thu, chi, tồn quỹ.
Nhận xét: Công ty có một bộ máy kế toán gọn nhẹ, thống nhất, tương đối phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất xây lắp của Công ty. Các nhân viên kế toán đều được phân công nhiệm vụ rõ ràng, phù hợp với năng lực của từng người.
Tuy nhiên do dưới các trạm hạt và đội xây dựng cơ bản không có tổ chức hạch toán kế toán riêng nên vào những thời điểm chứng từ phát sinh nhiều rất bận. Nhưng các nhân viên kế toán đã có kinh nghiệm và chuyên môn cao nên công việc hạch toán và cung cấp thông tin tài chính vẫn đầy đủ và chính xác.
b. Hình thức tổ chức kế toán
Vì Công ty có quy mô không lớn lắm, các hạt quản lý tuy nằm xa văn phòng trụ sở Công ty nhưng khối lượng công việc dưới hạt không nhiều mà còn ổn định qua các năm nên việc luân chuyển các chứng từ ở dưới đội xây dựng và hạt lên Công ty nhìn chung là kịp thời. Vì vậy Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung hoạt động nhịp nhàng, giảm được chi phí hạch toán.
Sơ đồ 27: SƠ ĐỒ HÌNH THỨC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Thuyết minh sơ đồ
Tất cả mọi chứng từ kế toán phát sinh đều được tập trung về phòng kế toán Công ty. Dưới đội xây dựng cơ bản, hạt quản lý và trạm phà thì cán bộ quản lý đội, hạt, trạm chỉ thực hiện một số ghi chép ban đầu để thuận tiện cho sự quản lý và hạch toán. Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán Công ty.
Các nhân viên kế toán tiến hành phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ xem có hợp lý, hợp lệ, hợp pháp không sau đó định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp, tập hợp chi phí tính giá thành xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo tài chính... Phòng kế toán Chứng từ kế toán các bộ phận khác Chứng từ kế toán phòng ban Chứng từ kế toán hạt, phà Chứng từ kế toán đội XDCB
69
Sau đó kế toán trưởng sẽ tổ chức lưu trữ và bảo quản mọi chứng từ kế toán trong tủ hồ sơ tài liệu của phòng kế toán, khi cần trực tiếp lấy ra sử dụng.
Nhận xét: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung của Công ty đảm bảo tính tập trung thống nhất trong quản lý và sản xuất, chặt chẽ trong việc kiểm tra kiểm soát, kịp thời cho việc chỉ đạo sản xuất và giảm nhẹ biên chế. Nhưng cũng có những khó khăn trong việc cung cấp nhanh chóng kịp thời các số liệu cần thiết từ Công ty xuống các hạt và từ các hạt lên văn phòng Công ty.