1.3.1. Hoạch định nhân lực
Hoạch định NL là quá trình dự đoán nhu cầu nhân lực, đề ra các chính sách, các biện pháp và các bƣớc thực hiện nhằm đảm bảo cho DN có đủ số lƣợng nhân lực với các kỹ năng và phẩm chất cần thiết đáp ứng yêu cầu từng hoạt động và đem lại hiệu quả cao cho DN.
Nhƣ vậy, lập kế hoạch nhân lực kéo theo việc dự báo các nhu cầu của DN trong tƣơng lai về nhân lực và cung cấp nhân lực để đảm bảo rằng DN sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cần thiết để tạo thuận lợi cho đạt mục tiêu của tổ chức đã đề ra.
Hoạch định NL bao gồm:
Thứ nhất, xác định số lƣợng, phẩm chất nhân lực cần thiết cho DN ở các bộ phận và các ngành nghề để có thể thực hiện các mục tiêu đã đề ra (hay xác định cầu về nhân lực).
Thứ hai, ƣớc tính khả năng cung cấp nhân lực theo nhu cầu của DN (Cung về nhân lực).
Thứ ba, đƣa ra các chính sách, biện pháp để có thể cân đối cung- cầu về nhân lực cho DN trong các thời điểm tƣơng lai.
Hoạch định NL xem xét nhu cầu về nhân lực và khả năng cung ứng nhân lực cho DN, để từ đó nhà quản lý vạch ra kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực hợp lý, hiệu quả cho DN.
Hoạch định NL giữ vai trò trọng tâm trong QLNL, có ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả công việc của DN. Công tác này đảm bảo sự tƣơng thích giữa tiềm năng
NL với các mục tiêu DN cần đạt đƣợc. Hoạch định NL luôn hƣớng tới việc DN có thể dựa vào các cá nhân có phẩm chất và năng lực làm việc tốt thực hiện đƣợc nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
Hoạch định NL đƣợc cụ thể hoá bằng quy hoạch, kế hoạch hay dự án phát triển NL của DN. Thông thƣờng, DN xây dựng các kế hoạch NL ngắn hạn, vì kế hoạch này có thể điều chỉnh linh hoạt, phù hợp với sự thay đổi của DN.
Lập kế hoạch là một trong những chức năng cơ bản của công tác quản lý DN. Nhà quản lý DN xác định những việc cần phải làm? Làm nhƣ thế nào? Khi nào phải làm và ai sẽ là ngƣời làm việc đó. Kế hoạch hóa NL phải dựa trên những mục tiêu của DN (đƣợc xác định trong chiến lƣợc phát triển của DN) và phải trả lời đƣợc các câu hỏi nhƣ: mô hình bộ máy DN nhân lực là nhƣ thế nào? Cần tới loại nhân lực nào? Số lƣợng là bao nhiêu? Bao giờ cần?... DN đã tìm đƣợc những ngƣời thích hợp chƣa? Và họ có tất cả những kiến thức, thái độ và kỹ năng cần thiết hay không? Doanh nghiệp sẽ tuyển dụng họ từ bên ngoài hay lựa chọn từ những nhân viên hiện có? Khi kế hoạch nhân lực chỉ ra những loại nhân công mà tổ chức không có sẵn, tổ chức có thể phải quyết định tiến hành đào tạo và đề bạt để phát triển dự trữ nhân lực cần trong tƣơng lai. Nhƣ vậy lập kế hoạch nhân lực gắn chặt với quá trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.
Trong công tác kế hoạch hóa của DN, kế hoạch hóa NL là một trong những công tác quan trọng, vì:
Một là, Lập kế hoạch NL tốt tạo ra sự liên kết giữa việc tuyển chọn kỹ hơn, đào tạo nhiều hơn cho ngƣời lao động, trả lƣơng hợp lý hơn, thu nhập ổn định hơn…cho ngƣời lao động. Điều đó lại giúp cho DN đạt đƣợc năng suất lao động do mọi ngƣời có thể và hứng thú hơn với công việc của mình.
Hai là, Lập kế hoạch NL liên kết các hành động với các kết quả. Nếu không có kế hoạch, DN sẽ không thể biết đƣợc có đi đúng hƣớng không? Các chi phí của công tác này là cần thiết trong hoạt động của DN.
Ba là, Lập kế hoạch NL cho phép nhìn nhận rõ các bộ phận hoạt động có ăn khớp với nhau không, đồng thời giải đáp cho DN những vấn đề nhƣ: NNL có phù
tổ chức trong tƣơng lai về nhân lực và cung cấp nhân lực để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cần thiết để tạo thuận lợi cho đạt mục tiêu của tổ chức.
Nhƣ vậy, hoạch định nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hƣớng tƣơng lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức; chủ động thấy trƣớc đƣợc các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực. Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện có. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong hoạch định các chiến lƣợc kinh doanh. Nói khác đi, hoạch định nguồn nhân lực không thể thực hiện một cách tách biệt mà phải đƣợc kết nối một cách chặt chẽ với chiến lƣợc của công ty.
1.3.2. Phân tích công việc và công tác tuyển dụng nhân lực
* Phân tích công việc
Công việc bao gồm một số công tác cụ thể mà một tổ chức phải hoàn thành nhằm đạt đƣợc mục tiêu của mình. Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin liên quan đến công việc một cách có hệ thống. Phân tích công việc đƣợc tiến hành nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công iệc đó và các kỹ năng, năng lực quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Phân tích công việc cung cấp cho các nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tƣơng quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc.
Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng công việc, đo lƣờng giá trị và tầm quan trọng để đề ra các tiêu chuẩn về năng lực, phẩm chất mà ngƣời thực hiện công việc cần phải có.
Đƣa ra các tiêu chuẩn cần thiết để tiến hành tuyển dụng nhân lực sao cho việc tuyển dụng nhân lực đạt kết quả cao nhất.Chuẩn bị nội dung đào tạo và bồi dƣỡng trình độ để đáp ứng yêu cầu của công việc.Phân tích công việc đƣa ra các tiêu chuẩn làm căn cứ để xây dựng và đánh giá chất lƣợng thực hiện công việc.
Sản phẩm của phân tích công việc là ba văn bản chủ yếu sau:
Bản mô tả công việc: Giải thích về những chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể;
Khung năng lực ( xác định về năng lực chuyên môn đối với ngƣời thực hiện công việc): Liệt kê các yêu cầu tối thiểu của công việc đối với ngƣời thực hiện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và các yêu cầu khác;
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là hệ thống các tiêu chí phản ánh yêu cầu về số lƣợng, chất lƣợng của sự hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc quy định trong bản mô tả công việc (các tiêu chuẩn/ tiêu chí càng cụ thể càng tốt).
* Tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng nhân lực là quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng ngƣời để thoả mãn các nhu cầu lao động và bổ sung cho lực lƣợng lao động hiện có. Mục đích của tuyển dụng là tuyển đƣợc nhân viên mới có kiến thức, kỹ năng, năng lực và động cơ phù hợp với các đòi hỏi của công việc và các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
Tuyển dụng nhân lực đƣợc hiểu nhƣ một quá trình bao gồm các giai đoạn: Tuyển chọn và bố trí. Các giao đoạn quá trình trên có sự liên hệ chặt chẽ với nhau. Xác định nhu cầu và thu hút nguồn nhân lực là thực hiện quá trình tuyển mộ nhân viên. Tuyển chọn nhân lực là giai đoạn quyết định đến chất lƣợng công tác tuyển dụng.
Các hình thức tuyển dụng: Hình thức tuyển dụng nhân lực của DN rất đa dạng. Cụ thể: Thông qua bản thông báo tuyển dụng; Thông qua sự giới thiệu của nhân viên trong DN; Tuyển dụng từ bạn bè, ngƣời thân của NL trong nội bộ; Thông qua hội chợ việc làm; Tuyển dụng từ các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hay các trƣờng đào tạo bồi dƣỡng nghề; Tuyển dụng từ nhân viên cũ; Tuyển dụng từ khách hàng; Tuyển dụng từ các nguồn khác.
Việc tuyển dụng bao gồm: tuyển mộ và tuyển chọn.
Tuyển mộ: là quá trình thu hút những ngƣời xin việc có trình độ từ lực lƣợng lao động xã hội và lực lƣợng lao động bên trong tổ chức (Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân, 2004).
Khi có nhu cầu tuyển ngƣời, các tổ chức có thể tuyển mộ từ lao động bên trong DN và lao động bên ngoài DN.
Đối với NL bên trong DN. Nhân lực từ trong doanh nghiệp là những ngƣời đang làm việc cho doanh nghiệp. Họ thƣờng đƣợc lựa chọn cho những vị trí công việc cao hơn mà họ đang đảm nhận. Với nguồn nhân lực này, doanh nghiệp hiểu rất rõ về khả năng, tính cách của họ, nên việc chọn lựa dễ hơn, chính xác hơn. Khi lựa chọn nguồn nhân lực này, doanh nghiệp không mất thời gian đào tạo, chi phí tuyển dụng và vẫn duy trì đƣợc công việc nhƣ cũ, và kích thích đƣợc tinh thần, khả năng làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, khi sử dụng nguồn nhân lực này, doanh nghiệp sẽ không thay đổi đƣợc chất lƣợng nguồn nhân lực, mặt khác khi đề bạt những ngƣời đang làm việc trong tổ chức, dễ phát sinh nhóm “ứng viên không thành công”, đây là những ngƣời không đƣợc bổ nhiệm, nhóm này thƣờng có biểu hiện không phục lãnh đạo, không hợp tác với lãnh đạo… tạo ra xung đột về tâm lý nhƣ chia bè phái, gây mâu thuẫn nội bộ.
Đối với NL bên ngoài DN. Các nguồn tuyển dụng từ bên ngoài DN tùy từng
yêu cầu của vị trí tuyển dụng mà nhà tuyển dụng có thể hƣớng đến một nhóm đối tƣợng cụ thể khác nhau, nguồn tuyển dụng bên ngoài rất đa dạng, phong phú nhƣ sinh viên các trƣờng đại học, cao đẳng, các trung tâm dạy nghề, những lao động tự do hay những lao động đang làm việc trong các tổ chức khác. Với nguồn nhân lực rộng lớn này, doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn hơn, nhƣng lại cũng khó khăn lựa chọn hơn. Khi tuyển dụng từ bên ngoài, doanh nghiệp phải mất chi phí tuyển dụng, đào tạo, hƣớng dẫn...Nguồn nhân lực này sẽ làm thay đổi chất lƣợng lao động của doanh nghiệp, có cách nhìn mới đối với tổ chức, họ có khả năng làm thay đổi cách làm cũ của tổ chức mà không sợ những ngƣời trong tổ chức phản ứng;
Nhƣợc điểm của nguồn này là: Phải mất thời gian để hƣớng dẫn họ làm quen với công việc. Nếu thƣờng xuyên tuyển ngƣời ở bên ngoài tổ chức (nhất là trong việc đề bạt, thăng chức) thì sẽ gây tâm lý thất vọng cho những ngƣời trong tổ chức vì họ nghĩ rằng họ sẽ không có cơ hội đƣợc thăng tiến, và sẽ nảy sinh nhiều vấn đề phức tạp khi thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Nếu tuyển mộ những ngƣời đã làm
tranh, nếu không họ sẽ kiện. Ngoài ra còn chú ý tới một số rủi ro có thể xảy ra bởi vì những kỹ năng của các ứng viên này mới chỉ dừng ở dạng tiềm năng nó chƣa đƣợc thể hiện trực tiếp ra bên ngoài do đó ngƣời đƣợc tuyển mộ sẽ không đáp ứng đƣợc ngay cho công việc.
Tuyển chọn: Làquá trình đánh giá các mặt của các ứng viên theo các tiêu chí khác nhau dựa căn cứ vào yêu cầu công việc để tìm ra ứng viên phù hợp nhất với công việc. nhằm tìm đƣợc những ngƣời phù hợp với các yêu cầu đạt ra của tổ chức trong số những ngƣời đã thu hút đƣợc trong quá trình tuyển mộ (Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân, 2004).
Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lƣợc kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho tổ chức có đƣợc những con ngƣời phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tƣơng lai. Tuyển chọn tốt sẽ làm giảm đƣợc các chi phí do phải lại, đào tạo lại cũng nhƣ tránh đƣợc các rủi ro trong quá trình thực hiện công việc. Để tuyển chọn tốt, đạt kết quả cao cần phải có các bƣớc tuyển chọn phù hợp, các phƣơng pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá các thông tin một cách khoa học.
Quá trình tuyển chọn là một quy trình nhiều bƣớc, mỗi bƣớc đƣợc xem là một hàng rào chắn sàng lọc ứng viên không đủ điều kiện đi tiếp, số lƣợng các bƣớc trong quá trình tuyển chọn không cố định mà tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc của tổ chức. Các bƣớc cơ bản của quá trình tuyển chọn: Sàng lọc qua hồ sơ; Thi viết; Trắc nghiệm; Phỏng vấn; Thử việc …Khi thiết kế số bƣớc và nội dung của từng bƣớc trong quá trình tuyển chọn phải thiết kế sao cho thu hút đƣợc các thông tin đặc trƣng nhất và đáng tin cậy để từ đó làm căn cứ quyết định cho việc tuyển hay không.
Hình thức tuyển dụng nhân lực của DN rất đa dạng. Cụ thể: Thông qua bản thông báo tuyển dụng; Thông qua sự giới thiệu của nhân viên trong DN; Tuyển dụng từ bạn bè, ngƣời thân của NL trong nội bộ; Thông qua hội chợ việc làm; Tuyển dụng từ các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hay các trƣờng đào tạo bồi dƣỡng nghề; Tuyển dụng từ nhân viên cũ; Tuyển dụng từ khách
Hoà nhập cộng đồng ngƣời lao động: Đây là quá trình đƣợc thực hiện để giúp đỡ những nhân viên mới vào làm cho DN chƣa quen với công việc và môi trƣờng làm việc. Nhằm tạo cho họ cảm giác gần gũi, thân thiện với mọi ngƣời cũng nhƣ không gian làm việc của DN.
Làm hòa nhập ngƣời lao động cần xem xét ở hai khía cạnh: Thứ nhất là làm hòa nhập với môi trƣờng làm việc, văn hóa công ty; Thứ hai là làm ngƣời lao động mới hòa nhập với công việc. (Nguyễn Hữu Thân. 2008).
Để hòa nhập ngƣời lao động với văn hóa công ty, yếu tố quan trọng là tạo cho họ sự am hiểu, gắn kết với công ty cũng nhƣ thích nghi với phong cách của lãnh đạo trong công ty. Làm cho ngƣời lao động có cảm giác công ty của mình giống nhƣ một gia đình lớn, từ đó tạo ra sự đoàn kết, gắn bó tƣơng trợ lẫn nhau trong công việc cũng nhƣ trong cuộc sống. Làm hòa nhập ngƣời lao động với công việc chính là hƣớng dẫn, đào tạo để ngƣời lao động thành thạo với công việc mình đảm nhận, để họ tự tin, thoải mái trong công việc và làm ra những sản phẩm đảm bảo chất lƣợng.
Để thực hiện thành công việc hoà nhập con ngƣời vào môi trƣờng mới cần vạch ra các chƣơng trình cụ thể để thực hiện các mục tiêu định sẵn, từng bƣớc ổn định tâm lý đội ngũ nhân viên.
1.3.3. Công tác đào tạo và phát triển nhân lực
Đào tạo là một quá trình có hệ thống nhằm nuôi dƣỡng việc tích lũy các kỹ năng, những quy tắc, hành vi hay thái độ dẫn đến sự tƣơng xứng tốt hơn giữa những đặc điểm của nhân viên và yêu cầu của công việc.
Phát triển là quá trình lâu dài nhằm nâng cao năng lực và động cơ của nhân viên để biến họ thành những thành viên tƣơng lai quý báu của tổ chức. Phát triển không chỉ gồm đào tạo mà còn cả sự nghiệp và những kinh nghiệm khác nữa.
Đào tạo và Phát triển nhân sự là một trong những biện pháp tích cực tăng khả năng thích ứng của doanh nghiệp trƣớc sự thay đổi của môi trƣờng. Đào tạo và Phát triển cung cấp cho doanh nghiệp nguồn vốn nhân sự chất lƣợng cao góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh. Đào tạo đƣợc coi là một vũ khí chiến lƣợc của tổ chức nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trƣớc các đối thủ cũng nhƣ việc góp phần thực
hiện tốt chiến lƣợc chung về nhân sự của một doanh nghiệp và cao hơn là chiến