1.2. Cơ sở lý luận về quản lý nhân lực tại Doanh nghiệp
1.2.2. Nội dung quản lý nhân lực trong Doanh nghiệp
Ngành điện là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn trọng điểm của Quốc gia với quy mô sản xuất, truyền tải, phân phối lớn phủ khắt cả nước. Điện là yếu tố đầu vào cho hầu hết các hoạt động kinh doanh và là cơ sở hạ
động quản lý nhân lực tại doanh nghiệp nói chung, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điện lực có những đặc điểm sau:
+ Hoạt động trong lĩnh vực mà lượng cung luôn trong tình trạng không đáp ứng được nhu cầu sử dụng điện của xã hội.
+ Hoạt động sản xuất, phân phối và kinh doanh điện năng chủ yếu do Tập đoàn Điện lực Việt Nam thực hiện đóng góp tỷ trọng vượt trội trong ngành, đặc biệt phân phối và kinh doanh điện năng EVN chiếm 100% hoạt động của ngành.
+ Công tác phát triển nguồn nhân lực của Ngành còn bị ảnh hưởng nhiều bởi chính sách, sự chỉ đạo của Nhà nước trong lĩnh vực điện lực.
+ Cơ chế lương thưởng, chính sách đãi ngộ chưa thực sự hợp lý và kịp thời, tiền lương, tiền công cho người lao động chưa cao.
+ Nhân lực quản lý vận hành có trình độ cao.
+ Quy mô ngành lớn do đó lực lượng lao động đông đảo, khó khăn trong công tác quản lý nhân lực.
+ Cơ cấu lao động có xu hướng già hóa (do để đáp ứng được yêu cầu sản xuất, phân phối, vận hành hệ thống, quản lý dự án...cần phái có nhân lực đủ trình độ và kinh nghiệm).
+ Tỷ lệ lao động là nam giới chiếm tỉ lệ lớn trong cơ cấu lao động theo giới tính của ngành điện lực trên 75%.
+ Lực lượng lao động tập chung chủ yếu ở khối phân phối và kinh doanh điện.
Từ những đặc điểm trên ta thấy được hoạt động quản lý nhân lực của ngành Điện lực có những đặc điểm riêng biệt khác so với hoạt động quản lý nhân lực của các doanh nghiệp khác, tuy nhiên cơ bản hoạt động quản lý nhân lực bao gồm những bước sau đây:
1.2.2.1. Lập kế hoạch về nhân lực
Lập kế hoạch quản lý nhân lực là quá trình phân tích, xác định nhu cầu và nguồn nhân lực sẵn có để doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu của mình, bao gồm cả việc giữ chân nhân viên và thu hút nhân tài mới, thông qua
việc kết nối kế hoạch quản lý nhân sự với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp nhằm đảm bảo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch nguồn nhân lực nhằm xem xét nhu cầu về nhân lực và khả năng cung ứng nhân lực cho doanh nghiệp, từ đó giúp nhà quản lý có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, kèm cặp để phát triển nguồn nhân lực cho phù hợp, đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Lập kế hoạch có vai trò quan trọng trong công tác quản lý nhân lực, nó có ảnh hướng rất lớn đến việc đem lại hiệu quả công việc trong doanh nghiệp, vì thế, việc lập kế hoạch này phải được cụ thể hóa thông qua việc quy hoạch, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, do vậy, doanh nghiệp phải xây dựng được các kế hoạch nguồn nhân lực tại từng giai đoạn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, các kế hoạch này được bổ sung, điều chỉnh theo sự phát triển của doanh nghiệp trong từng giai đoạn, từng thời kỳ cho phù hợp.
Nếu việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho việc tuyển chọn nguồn nhân lực có chất lượng hơn, chế độ đãi ngộ phù hợp hơn, trả lương hợp lý hơn… từ đó góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng và năng suất lao động cho doanh nghiệp.
Lập kế hoạch giúp cho doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả, kết quả công việc, từ đó doanh nghiệp biết được kế hoạch của mình có đi đúng hướng không, có đạt được như mục tiêu đã đề ra hay không, đồng thời cũng đánh giá được các bộ phận trong doanh nghiệp có phối hợp ăn khớp với nhau không? Đội ngũ lao động của doanh nghiệp có thực sự phù hợp với phương hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp không?
Lập kế hoạch phải dựa trên chiến lược, mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, nhà quản lý doanh nghiệp phải luôn xác định được những việc cần phải làm? Cách làm như thế nào? Thời gian bắt đầu làm và nhân lực nào sẽ
là người làm việc đó? Phải cần tới nhân lực nào? Số lượng nhân lực là bao nhiêu? Bao giờ thì cần?...
Lập kế hoạch để đạt được hiệu quả cần phải dự đoán được nhu cầu nhân sự, từ đó đề ra được các chính sách, biện pháp và các giải pháp, các bước thực hiện, qua đó giúp cho doanh nghiệp có đủ số lượng nhân sự đáp ứng được các yêu cầu, kỹ năng, tay nghề, phẩm chất theo yêu cầu mà doanh nghiệp đề ra.
Để việc lập kế hoạch quản lý nhân lực thành công, cần phải: - Phân tích công việc:
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc, công việc làm gì, từ đó giúp xác định các điều kiện triển khai, các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc bên cạnh đó còn phân tích đến những phẩm chất, kỹ năng của người ứng tuyển để đáp ứng tốt yêu cầu về hiệu quả công việc.
Phân tích công việc là một công việc hết sức quan trọng bởi vì nó giúp người quản lý định hướng được kỳ vọng của mình đối với người lao động và giúp cho người lao động biết được kỳ vọng và trách nhiệm của mình đối với tổ chức. Phân tích công việc là điều kiện tiên quyết để có thể thực các hoạt động quản lý nhân lực được chuẩn xác và có hiệu quả.
Kết quả phân tích công việc định kỳ thường được hệ thống hoá và trình bày bởi bảng mô tả công việc với người thực hiện và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Bảng mô tả công việc là một loại văn bản hành chính viết giải thích về nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể.
Bảng yêu cầu công việc với nhân viên là bảng chi tiết liệt kê các tiêu chuẩn của công việc với người thực hiện về các kiến thức, kinh nghiệm, kỹ
năng, trình độ đào tạo; các yêu cầu về sức khỏe, ngoại hình và các yêu cầu cụ thể khác.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là các tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng, chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được giao trong bảng mô tả công việc.
Những thông tin trong bảng mô tả công việc, bảng yêu cầu công việc và kể cả tiêu chuẩn thực hiện công việc là cơ sở rất quan trọng để thực hiện các khâu, các bước của quản lý nhân lực. Có thể kể đến một số tác dụng chủ yếu của các thông tin phân tích công việc như sau:
+ Phục vụ công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực: được sử dụng để đưa ra các loại công việc.
+ Thông qua việc sử dụng bản mô tả công việc để đăng thông tin tuyển dụng, các đơn vị/tổ chức có thể dễ dàng tuyển dụng được các cán bộ, nhân viên có đủ năng lực chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và các kỹ năng cần thiết đối với công việc.
+ Dựa vào bản yêu cầu công việc, có thể xác định được những kỹ năng, năng lực và người lao động cần phải có để đáp ứng nhu cầu công việc. Từ đó, đưa ra được chương trình đào tạo phù hợp với từng đối tượng nhân viên của công ty.
+ Trả thù lao lao động: được sử dụng để đánh giá giá trị các công việc; là cơ sở xác định cơ cấu mức tiền lương cơ bản.
+ Hỗ trợ xây dựng các quy trình làm việc an toàn.
+ Đánh giá thực hiện công việc: giúp người lao động, người quản lý lao động dễ dàng đánh giá tình hình thực hiện công việc.
Như vậy, để sử dụng nhân lực đạt hiệu quả cao thì khâu phân tích công việc chính xác làm tiền đề cho việc xây dựng bảng mô tả công việc, tiêu
chuẩn công việc và yêu cầu công việc là không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhân lực.
- Xây dựng mô hình tổ chức và định biên nhân sự
Trong công tác hoạch định nhân lực, việc xây dựng mô hình tổ chức và theo dõi, lập kế hoạch định biên nhân sự là cốt lõi để thực hiện chính sách tuyển dụng và hoạch định nguồn lực.
Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức doanh nghiệp muốn sắp xếp việc thực hiện các công việc và nhiệm vụ của doanh nghiệp cho từng cá nhân (các chức danh công việc), cách thức phối hợp, tập hợp và quản lý công việc của các cá nhân đó (thành các tổ nhóm, phòng ban)... Vì vậy, xác định mô hình tổ chức chính là cơ sở đầu tiên để hoạch định nhân lực và xây dựng định biên nhân sự của doanh nghiệp.
Các bước thực hiện hoạch định nhân lực của doanh nghiệp bao gồm: + Dự báo nguồn nhân lực
+ Phân tích thực trạng nguồn nhân lực + Quyết định tăng hoặc giảm NL + Lập kế hoạch thực hiện
+ Đánh giá kế hoạch thực hiện.
Quá trình thực hiện các bước nêu trên phải rõ ràng, cụ thể, phải có sự liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời phải có sự áp dụng linh hoạt trong các doanh nghiệp khác nhau, tránh dập khuôn máy móc.
- Xác định nhu cầu về nhân lực: Muốn vậy, trước tiên cần phải đánh giá tình hình nhân lực hiện tại (kỹ năng, tay nghề, phẩm chất…), từ đó xác định tiêu chuẩn, số lượng nhân sự, các kỹ năng, phẩm chất mà nhân sự cần phải đáp ứng theo yêu cầu của ngành nghề, lĩnh vực và từng bộ phận trong doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
- Xác định nhu cầu nhân lực (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) chính là tính toán nhu cầu của doanh nghiệp để đáp ứng sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai và cần phải nhận được sự quan tâm của lãnh đạo trong doanh nghiệp, đồng thời phải liên quan chặt chẽ đến việc lập kế hoạch chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
- Xác định cung về nhân lực: Đánh giá khả năng cung cấp nguồn nhân lực theo nhu cầu của doanh nghiệp, cung nhân lực này bao gồm nguồn nhân lực trong doanh nghiệp và nguồn nhân lực ngoài doanh nghiệp.
Đối với nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, cần phải thống kê, đánh giá về cơ cấu, đặc trưng cơ bản của nhân lực như tuổi, giới tính, trình độ chuyên môn kỹ thuật, ngành nghề, lịch sử di chuyển (cả di chuyển nội bộ) của người lao động (nếu có) và các yếu tố khác, các ví trị việc làm hiện tại cũng cần được mô tả cùng với khung năng lực tiêu chuẩn. Để có những lựa chọn sáng suốt, những người lập kế hoạch phải dựa trên một hệ thống thông tin về nguồn nhân lực toàn diện và chính xác nhất có thể, ngoài ra các thông tin bổ sung cũng cần phải được thu thập tương ứng với việc thực hiện các hoạt động khác nhau của quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, tạo động lực, đánh giá hiệu suất, quản lý việc vắng mặt, quan hệ công việc, v.v...). Hệ thống thông tin tốt sẽ cho phép có các dự đoán liên quan đến cung và cầu về nguồn nhân lực. Hệ quả là chất lượng của hệ thống thông tin sẵn có sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới tính chính xác của định hướng và lựa chọn thực hiện khi lập kế hoạch về nguồn nhân lực.
Bên cạnh đó cần tính tới khả năng di chuyển nhân sự trong doanh nghiệp. Di chuyển lao động liên quan đến những người nghỉ hưu theo chế độ, những người chuyển sang đơn vị khác ngoài tổ chức, những người được thăng cấp, những người được chuyển công việc khác trong nội bộ của tổ chức. Trên thực tế, số lượng nghỉ hưu có thể được xác định dựa trên tháp tuổi của tổ
chức. Số lượng thôi việc dự kiến có thể dựa vào tỷ lệ của các năm trong quá khứ hoặc phân tích dựa trên tình hình biến động của thị trường lao động.
Đối với nguồn lao động ngoài doanh nghiệp, thông qua việc phân tích thị trường lao động, đó chính là việc phân tích khả năng cung cấp nguồn nhân lực của thị trường lao động cho các công việc của tổ chức.
- Đánh giá, cân đối nhu cầu với cung về nhân lực của doanh nghiệp để có các giải pháp, chính sách cụ thể nhằm đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực cho doanh nghiệp theo các mục tiêu đã đề ra.
Doanh nghiệp cần phải trả lời được câu hỏi: Doanh nghiệp mình đang thừa hay thiếu nhân lực? thừa hay thiếu ở công việc gì? tại những bộ phận nào? Trong thời gian tới (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) thừa hay thiếu? việc chênh lệch giữa nhu cầu nhân lực với cung về nhân lực, sự chênh lệch phải được tính toán cụ thể xem: việc thừa, thiếu nhân lực trong một số công việc và nghề nghiệp, hay một số công việc và nghề nghiệp trong tương lai sẽ đòi hỏi những năng lực cao hơn hay thấp hơn hiện tại, hay có thêm những công việc hoặc nghề nghiệp mới, hay có sự mất đi một số công việc hoặc nghề nghiệp hiện có. Việc này phải được thể hiện qua báo cáo tổng hợp, từ đó đề ra các giải pháp, biện pháp để khắc phục sự chênh lệch đó.
1.2.2.2. Tổ chức thực hiện kế hoạch nhân lực
Việc tổ chức thực hiện quản lý nhân lực sau khi đã lập kế hoạch quản lý nhân lực thì công tác tuyển chọn, tuyển dụng nhân lực là rất quan trọng, hoạt động tuyển dụng, lựa chọn và hoà nhập vào doanh nghiệp nhằm giúp đảm bảo đạt được một nguồn nhân lực có khả năng và động lực, đủ tiềm năng cần thiết để đóng góp hiệu quả vào việc thực hiện các nhiệm vụ của doanh nghiệp.
Tuyển chọn nhân lực là quá trình chọn được những người phù hợp nhất cho một vị trí việc làm/một chức danh công việc từ tập hợp
các ứng cử viên (Nguồn Giáo trình Nguồn nhân lực trong tổ chức công của
nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân).
Tuyển dụng nhân lực là thông tin cho những người có thể có những năng lực phù hợp với chức vụ đang trống, khuyến khích những người này nộp đơn dự tuyển, thu nhận thông tin về những ứng cử viên. lựa chọn những người phù hợp nhất với nhu cầu công việc (Nguồn Giáo trình
Nguồn nhân lực trong tổ chức công của nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc
dân).
Để việc tuyển chọn và tuyển dụng có hiệu quả thì quá trình tuyển chọn và tuyển dụng cần phải theo sát các chiến lược và kế hoạch quản lý nguồn nhân lực, muốn vậy, cần phải:
- Phân tích và xác định rõ các yêu cầu vị trí công việc cần tuyển dụng: Đây là quá trình thu thập thông tin nhằm xác định rõ ràng cụ thể trách nhiệm của từng vị trí công việc, nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Việc phân tích này được tiến hành bao gồm các bước sau:
Bước 1: Phỏng vấn người lao động đang trực tiếp được giao thực hiện công việc để thu thập những thông tin mô tả cụ thể về công việc và yêu cầu để hoàn thành công việc của vị trí này, từ đó sẽ là cơ sở để tuyển chọn, tuyển dụng thêm nhân lực. Những thông tin này sẽ hết sức cần thiết cho các bước chọn lọc nhân sự.
Bước 2: Thực hiện cuộc điều tra nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức về mức độ và tầm quan trọng các nhiệm vụ, yêu cầu công việc cần tuyển chọn, tuyển dụng.
Bước 3: Lập ma trận kiến thức, kỹ năng, khả năng cần thiết đối với các nhiệm vụ cụ thể của công việc cần tuyển chọn, tuyển dụng.
- Việc tuyển chọn, tuyển dụng nhân lực từ các nguồn rất đa dạng nhưng nhìn chung bao gồm các nguồn chính sau:
Nguồn nhân lực từ bên trong doanh nghiệp: Là những người đang trực tiếp tham gia các công việc hiện tại của doanh nghiệp. Quá trình tuyển dụng được thực hiện với những đối tượng này. Khi tổ chức cần tuyển dụng, tuyển chọn nhân sự cho một vị trí nào đó trong doanh nghiệp, đầu tiên họ sẽ hướng