CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. Giới thiệu khái quát về Tập đoàn Điện lực Việt Nam và Văn phòng Cơ
3.1.2. Giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của
phòng Cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam
3.1.2.1. Chức năng
Tham mưu, giúp việc cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng điện tử (kể cả xây dựng và triển khai) trong toàn EVN; công tác hành chính, quản trị, lễ tân, kế hoạch, tài chính kế toán, phương tiện đi lại phục vụ công tác Cơ quan EVN và thư ký tổng hợp cho Ban Tổng giám đốc; công tác khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe cho Cơ quan EVN và các đơn vị hạch toán phụ thuộc làm việc tại Tòa nhà EVN; thực hiện công tác quản lý tài sản, vận hành và kinh doanh Tòa nhà EVN.
3.1.2.2. Nhiệm vụ
- Điều phối việc xử lý các loại văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến cơ quan EVN và các đơn vị trong tòa nhà EVN theo quy định; thực hiện việc quét (scan), trình, chuyển văn bản đến cơ quan EVN theo quy định.
- Thực hiện việc rà soát, trình ký, ghi sổ, đóng dấu và phát hành các tài
liệu, công văn (do các Ban chức năng soạn thảo) từ EVN tới các đơn vị và các cơ quan ngoài EVN;
- Quản lý và sử dụng con dấu của EVN theo quy định của pháp luật; - Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước, của EVN về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ trong toàn EVN; quản lý các kho lưu trữ tài
phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp, bảo vệ, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật; tổ chức in ấn, sao tài liệu phục vụ công tác của EVN.
- Đầu mối tổ chức quản lý cơ sở dữ liệu chỉ đạo điều hành của lãnh đạo
EVN trên hệ thống văn phòng điện tử, đôn đốc kiểm tra các đơn vị về chu trình nghiệp vụ xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc, khai thác dữ liệu tài liệu số hóa trên hệ thống văn phòng điện tử.
- Tổng hợp tình hình hoạt động chung của Cơ quan EVN; Theo dõi
tiến độ thực hiện các công việc của các Ban và đơn vị do Ban Tổng giám đốc giao;
- Soạn thảo và ban hành thông báo kết luận cuộc họp do Ban Tổng giám đốc chủ trì;
- Rà soát các văn bản, hồ sơ tài liệu các Ban trình ký. Bố trí đưa tài liệu
vào/ra cho Ban Tổng giám đốc (bao gồm công văn đến và các cặp hồ sơ tài liệu các Ban và Văn phòng trình ký);
- Chuẩn bị (hoặc đôn đốc các Ban và đơn vị chuẩn bị) tài liệu/ bài phát
biểu cho Ban Tổng giám đốc tại các sự kiện;
- Lập chương trình công tác tuần, tháng của EVN, của Tổng giám đốc và các Phó Tổng giám đốc; tổng hợp báo cáo thực hiện công tác tháng, kế hoạch công tác tháng, chấm điểm thành tích của các Ban trình lãnh đạo EVN;
- Làm đầu mối tiếp đón (bao gồm các cá nhân, tổ chức) đến làm việc với EVN, công tác lễ tân các phòng họp và cơ quan EVN, tổ chức và phục vụ các sự kiện như Lễ kỷ niệm, ký hợp đồng, khởi công, khánh thành các công trình điện, hội nghị, hội thảo của EVN;
- Thực hiện công tác quản trị của cơ quan EVN, quản lý và đảm bảo cơ
sở vật chất, tài sản, vật tư, các trang thiết bị và điều kiện làm việc; hệ thống thông tin liên lạc, đặt mua vé máy bay, văn phòng phẩm, quà tặng lưu niệm...; đôn đốc, triển khai việc thực hiện nội quy của cơ quan EVN;
- Thực hiện các quy định của chính quyền địa phương nơi EVN đóng trụ sở, thay mặt Lãnh đạo EVN làm việc với chính quyền địa phương để giải quyết các công việc có liên quan;
- Thực hiện công tác khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe thường xuyên và đột xuất, phục hồi chức năng và tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho CBCNV cơ quan EVN và CBCNV các đơn vị hạch toán phụ thuộc làm việc tại tòa nhà EVN;
- Sắp xếp, bố trí nơi làm việc, sửa chữa và trang bị mới các phương tiện bàn, ghế, tủ, máy tính, máy in, điện thoại,... và phòng làm việc của cơ quan EVN;
- Quản lý, vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, điều phối xe ôtô và thẻ taxi phục vụ công tác của cơ quan EVN;
- Thực hiện công tác lập kế hoạch thu, chi hàng năm phục vụ công tác
cho Cơ quan EVN và hoạt động của tòa nhà EVN;
- Thực hiện công tác tài chính, kế toán phục vụ công tác cho Cơ quan EVN và cho công tác quản lý toà nhà EVN: phân tích, đánh giá hiệu quả thu chi; thực hiện công tác hạch toán, thống kê, quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ, các nguồn kinh phí được giao để đảm bảo điều kiện vật chất cho các hoạt động hàng ngày; tổ chức trả lương, thưởng,... cho CBCNV Cơ quan EVN, cho Người đại diện phần vốn và người được cử làm Trưởng Ban KS, KSV tại các công ty con, công ty liên kết; quản lý quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng thuộc phạm vi Văn phòng quản lý để phục vụ hoạt động hàng ngày của Cơ quan EVN và Tòa nhà EVN.
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý vận hành và quản lý kinh doanh tòa nhà EVN, cụ như thể sau:
- Công tác quản lý vận hành tòa nhà EVN: Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, giám sát các công tác bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, định kỳ và sửa chữa lớn các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà EVN; Lựa chọn và ký hợp đồng với các đơn vị cung ứng dịch vụ (vận hành hệ thống kỹ thuật, an ninh, lễ tân, bảo vệ, vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, kiểm soát sinh vật gây hại,...) theo uỷ quyền của Tổng giám đốc; Theo dõi, quản lý, giám sát các đơn vị cung ứng dịch vụ; Giám sát công tác trật tự trị an, an toàn, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường làm việc của tòa nhà EVN; Định kỳ tổ chức công tác tuyên truyền, tập huấn và diễn tập phòng cháy chữa cháy cho toàn bộ CBCNV trong tòa nhà EVN; Báo cáo định kỳ công tác quản lý vận hành Tòa nhà EVN.
- Công tác quản lý kinh doanh Tòa nhà EVN: triển khai công tác khai thác, kinh doanh cho thuê văn phòng, hội trường, phòng họp, điểm đặt máy ATM; quản lý và chăm sóc khách hàng trong và ngoài EVN làm việc trong tòa nhà.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo EVN giao.
3.1.2.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam
Văn phòng Cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam tiền thân trước đây là Văn phòng Tổng công ty Điện lực Việt Nam được thành lập ngay từ khi thành lập Tổng công ty Điện lực Việt Nam theo Nghị định 14/CP ngày 27/01/1995 chủ Chính phủ về thành lập Tổng công ty Điện lực Việt Nam và ban hành điều lệ. Cơ cấu tổ chức hiện nay của Văn phòng cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam cụ thể như hình 3.2 dưới đây:
Hình 3.2: Cơ cấu tổ chức Văn phòng Cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam
(Nguồn: Văn phòng cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam)
Hiện nay, Văn phòng Cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam bao gồm 96 người, được phân bổ tại 07 Phòng, Đội như sau:
Bảng 3.1: Số lượng cán bộ viên chức tại các phòng thuộc Văn phòng Cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam
Tên Bộ phận Số người
Lãnh đạo Văn phòng 05
Phòng Tổng hợp 06
Phòng Văn thư – lưu trữ 15
Phòng Tài chính – Kế toán 06
Phòng Quản trị 23
Phòng Y tế 3
Đội xe 23
Phòng Kế hoạch kỹ thuật 15
(Nguồn: Văn phòng cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam)
Văn phòng cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam thực hiện các chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau:
Phòng Quản trị Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng Phòng Văn thư lưu trữ Phòng Kế hoạch kỹ thuật Phòng Tài chính kế toán Phòng Y tế Đội xe
Công tác Quản trị:
Tham mưu cho Lãnh đạo Tập đoàn về việc quản lý các hoạt động về công tác Quản trị theo chức năng nhiệm vụ.
Phối hợp với các cơ quan chính quyền địa phương để đảm bảo hoạt động cho Tòa nhà EVN.
Tổ chức quản lý, điều hành các công tác quản trị văn phòng như: Quản lý, sắp xếp, bố trí nơi làm việc, sửa chữa và trang bị mới các trang thiết bị: tủ, bàn ghế, máy tính, máy in, máy điện thoại, máy đánh giày, nước uống…; Cung cấp đồng phục, quà tặng, văn phòng phẩm, thực hiện theo dõi việc đặt vé máy bay đi công tác cho CBCNV; Cung cấp dịch vụ phòng họp, dịch vụ photocopy, dịch vụ lễ tân Cơ quan Tập đoàn…
Quản lý dịch vụ và chăm sóc khách hàng: Xây dựng phương án và triển khai đánh giá sự hài lòng của CBCNV về các dịch vụ tại Tòa nhà; Quản lý các hợp đồng cho thuê (văn phòng, điểm đặt ATM, viễn thông, dịch vụ phủ sóng di động…); Quản lý các phòng họp (khối đế, khu vực cơ quan EVN); Quản lý khu phòng tập phục hồi chức năng của Tòa nhà;
Giám sát các dịch vụ thuê ngoài của Tòa nhà EVN: Dịch vụ vệ sinh, an ninh, chăm sóc cảnh quan, lễ tân…
Vận hành kỹ thuật phòng họp; Quản lý hệ thống CNTT của Tòa nhà EVN. Công tác Văn thư lưu trữ:
Bộ phận văn thư lưu trữ có chức năng tham mưu Lãnh đạo Tập đoàn chỉ đạo điều hành:
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, in ấn công văn, hồ sơ tài liệu cho Cơ quan EVN.
- Kiểm tra, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, Văn phòng điện tử Cơ quan EVN và các đơn vị trực thuộc.
- Giám sát, triển khai tiêu chuẩn quản lý chất lượng 5S tại Cơ quan EVN, công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam.
Công tác Kế hoạch Kỹ thuật:
- Quản lý, điều hành công tác kế hoạch; Công tác đầu tư, sửa chữa tòa nhà EVN, công tác tiền lương cho Cơ quan EVN và công tác tổng kết, báo cáo kết quả hoạt động của Văn phòng EVN;
- Công tác quản lý kinh tế, dự toán; Công tác đấu thầu; Công tác hợp đồng;
- Công tác thanh toán về giá trị các dịch vụ thuê ngoài, nhà thầu cung cấp các dịch vụ phục vụ quản lý vận hành tòa nhà, công tác Quản trị, Y tế, Đội xe,...
- Vận hành hệ thống màn hình điện tử trong thang máy tháp A của Tòa nhà EVN;
- Công tác giám sát quản lý vận hành kỹ thuật tòa nhà; Công tác sửa chữa thường xuyên, bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị trong tòa nhà và trang thiết bị được giao quản lý;
- Thực hiện công tác quản lý vật tư dự phòng;
- Công tác an toàn vệ sinh lao động, công tác PCCC, phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn tại Tòa nhà EVN.
Công tác Tài chính Kế toán:
Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Tập đoàn về công tác tài chính của Cơ quan Tập đoàn.
Thực hiện thu chi và quyết toán các khoản thu, chi của Cơ quan Tập đoàn theo quy định của chế độ kế toán hiện hành và của Tập đoàn.
Kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận thuộc Cơ quan Tập đoàn, các bộ phận thuộc Văn phòng EVN và các cá nhân, tổ chức có sử dụng kinh
phí từ Văn phòng EVN, thực hiện các hoạt động thu, chi đúng tiêu chuẩn, định mức và chế độ do EVN, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành.
Thực hiện công tác hạch toán kế toán và lập các báo cáo Tài chính kế toán Cơ quan EVN ( kể cả các báo cáo liên quan đến hoạt động và kinh doanh của toà nhà).
Tham gia lập kế hoạch tài chính về các khoản thu chi liên quan đến Cơ quan Tập đoàn và phân cấp của Tập đoàn.
Kiểm tra, đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch chi phí mà Tập đoàn đã giao.
Tham gia cùng tổ chức đấu thầu mua sắm tài sản, vật tư, hàng hoá phục vụ cho hoạt động của Cơ quan Tập đoàn.
Công tác Y tế:
Bộ phận Y tế thực hiện công tác Quản lý và chăm sóc sức khỏe, trực tiếp thực hiện việc khám chữa bệnh cho CBCNV & người lao động thuộc Cơ quan Tập đoàn và các đơn vị trực thuộc Công ty mẹ tại Tòa nhà EVN (A0, A1, EVNEPTC, EVNICT, EVNCTI, EVNNPB, EVNEIC, EVNHPMB Sơn La, EVNHPMB1) gồm 1.580 CBCNV & người lao động. Tham gia giám sát chất lượng bếp ăn, nước uống về an toàn thực phẩm. Giám sát kiểm soát phòng dịch, diệt côn trùng gây hại Tòa nhà.
Công tác điều phối xe:
Văn phòng quản lý và điều hành toàn bộ 23 xe ô tô của Cơ quan; đầu mối quản lý thẻ taxi để phục vụ nhu cầu công tác điều hành sản xuất, kinh doanh của Tập đoàn, các Ban, Văn phòng Cơ quan Tập đoàn. Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ theo tiêu chuẩn kỹ thuật vận hành, lập dự toán kinh phí bảo trì, bảo dưỡng, thay thế phụ tùng hàng quý, năm. Quản lý xăng dầu, vật tư, phục vụ vận hành xe ô tô, tính toán định mức xăng, dầu, trên cơ sở đó để làm thanh quyết toán xăng dầu hàng tháng cho từng xe ô tô.
Bảo đảm phương tiện an toàn, sạch sẽ, sẵn sàng phục vụ yêu cầu công tác của Lãnh đạo Tập đoàn, các Ban, Văn phòng Cơ quan Tập đoàn.