CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Cơ cấu tổ chức và cơ cấu lao động của công ty
Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm
(Nguồn: Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm, phòng Nhân sự, 2017. Tài liệu nội bộ)
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty
Ban giám đốc: Gồm Giám đốc và 2 Phó Giám đóc
Ban Kiểm Soát Tỉnh Miền Bắc (Hà Nội + Tỉnh) Miền Trung (Đà Nẵng + Tỉnh) Miền Nam (Hồ Chí Minh + Tỉnh) Phòng Hành Chính Nhân Sự Phòng Kế Toán Phòng Công Nghệ Ban Giám Đốc Khối Vận Hành Phòng Kinh Doanh Phòng Dịch Vụ Khách Hàng Phòng Phát Triển Và Sáng Tạo Ban Văn Hóa Và Truyền Thông
+ Giám đốc: Chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị về điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ trong công ty. Báo cáo trƣớc HĐQT về tình hình hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Chỉ đạo phối hợp chặt chẽ giữa các chi nhánh, phòng chức năng, xác lập và phê duyệt sổ tay chất lƣợng và chính sách chất lƣợng, đảm bảo sẵn có các nguồn lực, cung cấp và xây dựng môi trƣờng làm việc thích hợp.
+ Phó giám đốc: Là ngƣời giúp cho giám đốc điều hành công ty theo phân công và ủy quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về nhiệm vụ đƣợc phân công và giao quyền;
Ban kiểm soát tỉnh: Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát về điều hành và vận hành tại các chi nhánh (Bắc, Trung, Nam) mà mình trực tiếp kiểm soát
Phòng hành chính nhân sự
+ Lập các kế hoạch nhân sự và kết hợp với các bộ phận tổ chức quá trình tuyển dụng nhân sự.
+ Tham gia xây dựng nội quy, quy chế về khen thƣởng, kỷ luật, điều lệ của Công ty và ban hành phổ biến cho nhân viên.
+ Thống kê phân tích tình hình nhân sự và quản lý cán bộ nhân viên, cập nhật những chính sách của Pháp luật.
+Đảm nhiệm các chế độ chính sách và phúc lợi liên quan đến ngƣời lao động.
+Phụ trách đối nội, đối ngoại và ban hành các văn bảnliên quan chung của Công ty.
Phòng Kế toán tài chính: Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lƣơng, thƣởng, mua máy móc, thiết bị,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lƣu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty.Có các chức năng kế toán tổng hợp, tàichính doanh nghiệp, vay nợ, kiểm toán nội bộ, ngân quỹ, tiền lƣơng, kiểm soát, xét duyệt các khoản thu chi tài chính.Theo dõi quá trình chuyển
tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lƣu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận.
Phòng Công nghệ: Xây dựng và phát triển ứng dụng công nghệ trong vận hành (App moblie, hệ thống xử lý giao/lấy hàng liên quan trực tiếp tới công việc hằng ngày của team Vận Hành) . Bảo trì hệ thống phần mềm và các ứng dụng chạy ổn định và hiệu quả.
Khối Vận hành: Thực hiện công táctổ chức điều hành , điều phối, trực tiếp chỉ đạo và phụ trách các vấn đề kho vận, giao nhận, thu ngân.
Ban Văn hóa và Truyền thông: Phụ trách các chế độ phúc lợi, công đoàn, truyền thông nội bộ;Tổ chức các hoạt động vui chơi, thi đua nội bộ, chăm lo đời sống nhân viên.
Phòng Dịch vụ khách hàng:Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc khách hàng theo chính sách của công ty. Bao gồm:
+ Chăm sóc Khách hàng B2C: Các sàn thƣơng mại điện tử hoặc tập đoàn thƣơng mại điện tử lớn (Lazada, Shopee, …)
+ Chăm sóc khách hàng C2C: Các shop nhỏ khác; + Tổng đài viên:
Phòng Phát triển và sáng tạo: Có các chức năng nghiên cứu, tìm hiểu thị trƣờng, phântích nhu cầu khách hàng, cũng nhƣ tình hình cạnh tranh, giúp giám đốc đƣa ra các quyết định về chính sách quảng cáo, yểm trợ bán hàng, ngoài ra nó còn có nhiệm vụ giám sát, quản lý các trung tâm, đại lý.
Phòng Kinh doanh: Có chức năng tổ chức các hoạt động tiếp thị, thực hiện xúc tiến thƣơng mại đồng thời tổ chức duy trì, quản lý, phát triển thị trƣờng, tiếp cận, tìm kiếmvà phát triển khách hàng. Lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác.
Cơ cấu lao động của Công ty
Lao động trẻ: Với đặc trƣng dịch vụ của Công ty là sử dụng xe máy và các dịch vụliên quan đến xe máy, có đối đủ cạnh tranh mạnh là Giao hàng nhanh (GHN), vì
vậy dịch vụ yêu cầu phải luôn nỗ lực tạo ra các giải pháp để mỗi đơn hàng đƣợc lấy và giao linh hoạt hơn. Sự phát triển nhanh về công nghệ, sự cạnh mạnh trên thị trƣờng cùng với đặc trƣng sản phẩm và cách thức quản lý đòi hỏi Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm phải lựa chọn tuyển dụng những lao động trẻ, có sức khỏe và độ nhanh nhậy. Chính vì vậy để đáp ứng đƣợc yêu cầu đó lao động Công ty thƣờng ở độ tuổi từ 18 – 35 tuổi chiếm tới 95% lực lƣợng lao động trong Công ty. Đây là lực lƣợng lao động chính, lòng cốt quyết định phần trăm thị phần nắm giữ thị trƣờng của doanh nghiệp. Hơn nữa Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm với thƣơng hiệu GHTK là Công ty về dịch vụ nên đòi hỏi ngƣời lao động phải chuẩn chỉ trong từng hành động và có thái độ thân thiện, vui vẻ để có thể ứng đƣợc yêu cầu công việc. Trong quy định của Công ty về tuyển dụng cũng có nói rất r Công ty chỉ tuyển công nhân hiểu biết, bắt buộc sử dụng điện thoại thông minh (Smart phone) vì vậy làm cho lực lƣợng lao động ở Công ty hầu hết là trẻ.
Lực lƣợng lao động trẻ tạo nhiều thuận lợi cho Công ty trong việc tạo nên niên chỉ hoạt động, vận hành, và có một tinh thần làm việc năng động, nhanh nhẹn, chịu khó thay đổi linh hoạt để phát triển trong công việc, dễ thích nghi với môi trƣờng mới. Đây là yếu tố cốt l i nằm trong bộ Slogan 3F của nhân viên văn phòng Giao hàng tiết kiếm (Fast – Flexible - Friendly). Lao động trẻ vẫn giữ thói quen học tập, tìm tòi trong môi trƣờng đào tạo vì vậy cũng là lý do giảm chi phí đào tạo của Công ty.
Tuy nhiên lao động trẻ cũng gây ra khó khăn nhất định cho Công ty nhƣ chƣa có nhiều kinh nghiệm, mới ra trƣờng, cơ hội tìm kiếm việc làm của họ nhiều, tƣ tƣởng thích thay đổi công việc dẫn tới hạn chế sự gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, thiếu trách nhiệm và cam kết. Lao động ít có kinh nghiệm làm việc cũng cản trở cho doanh nghiệp trong việc phát triển. Độ tuổi lao động của Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm đƣợc thể hiện cụ thể trong bảng 3.1.
Bảng 3.1. Thống kê lao động theo độ tuổi
Đơn vị tính: Người
Năm
Số lao
động <27 tuổi 27 -35 tuổi > 35 tuổi
2013 465 94 284 86
2014 550 95 355 90
2015 565 129 337 99
2016 901 281 502 118
2017 2698 1741 619 338
(Nguồn: Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm, phòng Nhân sự, 2017.
Báo cáo thống kê nhân sự)
Chủ yếu là nam giới : Sản phẩm dịch vụ Công ty liên công ty chuyển phát nên đòi hỏi lao động phải có sức khỏe, nhanh nhẹn mới đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc. Do sự cấu tạo thể chất giới tính những công việc đó phù hợp với nam giới trong việc giao nhận hàng hóa. Chính vì vậy đội ngũ lao động trong Công ty hầu hết là nam giới. Nữ giới thƣờng đảm nhiệm những công việc mang tính chất văn phòng nhƣ phòng nhân sự, tài vụ. Theo thống kê phòng nhân sự tỷ lệ nữ giới chỉ chiếm khoảng 20% lực lƣợng lao động trong Công ty.
Đặc điểm này tạo ra thuận lợi cho quy trình hoạt động cũng nhƣ tiến độ hoàn thành công việc của Công ty đƣợc đảm bảo vì số lao động nghỉ ốm, nghỉ các chế độ khác theo quy định chế độ bảo hiểm rất ít. Tuy nhiên đặc điểm này cũng gây ra một vài vấn đề khó khăn nhƣ khó có thái độ nghiêm túc với nghề, đặc biệt là nghề giao hàng. Họ có tƣ duy đây là công việc tự do, thích thì chạy, chán thì nghỉ. Số lao động theo giới tính đƣợc thể hiện cụ thể trong bảng 3.2.
Bảng 3.2. Thống kê lao động theo giới tính
Đơn vị tính: Người
Năm Số lao động Số lao động nam Số lao động nữ
2013 465 370 95
2014 550 236 154
2015 565 452 113
2016 901 720 181
2017 2698 2181 517
(Nguồn: Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm, phòng Nhân sự, 2017)
Lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật: Với phƣơng châm coi trọng nhân tài Công ty sẵn sàng bỏ qua một số bƣớc trong quy trình tuyển dụng cho các ứng viên thực sự suất sắc. Để có nhiều thông tin hơn về các ứng cử viên khi nộp hồ sơ Công ty yêu cầu ứng cử viên phải điền đầy đủ trong “phiếu đăng ký dự tuyển”. Thông qua khâu sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, ứng cử viên nếu đạt yêu cầu sẽ đƣợc nhận vào thử việc.
Bảng 3.3. Thống kê lao động theo trình độ
Đơn vị tính: Người Năm Tổng số lao động Trình độ học vấn Phổ thông Trung cấp đến CĐ ĐH và trên ĐH 2013 465 107 233 126 2014 550 127 275 149 2015 565 130 283 153 2016 901 207 451 243 2017 2698 836 1060 802
Lao động là nhân viên giao hàng (COD): COD là viết tắt của từ Cash on Delivery trong tiếng Anh, tạm dịch tiếng Việt có nghĩa là giao hàng thu tiền hộ – tức là ngƣời mua hàng sẽ thanh toán khi nhận hàng.
Đa số các công ty hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa ở Việt Nam đều cung cấp dịch vụ ship COD, tuy nhiên dịch vụ này có nhiều tên gọi khác nhau nhƣ: dịch vụ ship hàng COD, vận chuyển thu tiền hộ, vận chuyển thu tiền tận nơi, gửi hàng COD, giao hàng COD, chuyển phát nhanh COD… Đây là bộ phận đặc biệt quan trọng trong quá trinh vận hành hệ thống và làm việc trực tiếp với khách hàng; (Số lƣơng COD chiến tới > 70% số lƣợng Nhân viên toàn công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm)