CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm
3.2.3. Công tác tuyển chọn
Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm là một công ty với quy mô trung bình, do thời gian hình thành và phát triển chƣa lâu, và ở giai đoạn khởi nghiệp,
Ban Giám đốc thƣơng chú trọng đến vấn đề nâng cao chất lƣợng hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hang nên chƣa có nhiều thời gian chú trọng đến công tác tuyển dụng của Công ty. Mô hình tuyển chọn của Công ty còn nhiều hạn chế chƣa hiệu quả. Trong những năm gần đây, khi hoạt động kinh doanh của Công ty dần đi vào ổn định, Công ty đã có chỗ đứng và vị thế vững chắc trên thị trƣờng, Công ty đã quan tâm hơn đến vấn đề tuyển chọn. Quá trình tuyển chọn đó hiện vẫn đang đƣợc thực hiện theo những bƣớc cụ thể nhƣ sau:
3.2.2.1. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Phòng Nhân sự tiến hành thu nhận, tập hợp hồ sơ cho đến khi hết thời hạn nộp sau đó sàng lọc sơ bộ những hồ sơ phù hợp với yêu cầu tuyển chọn chuyển cho bộ phận cần tuyển dụng xem xét, đánh giá và lựa chọn thông qua phiếu yêu cầu tuyển dụng.
Thu nhận hồ sơ đƣợc tiến hành trong thời gian đã thông báo ở trên. Hồ sơ của các ứng viên bao gồm:
-Thƣ dự tuyển (ứng viên tự lập)
- Giấy tờ khác sẽ đƣợc bổ sung sau khi ứng viên đã qua đƣợc vòng sơ loại hồ sơ dự tuyển ban đầu. Những giấy tờ đó là:
+ Sơ yếu lý lịch + Ảnh cá nhân (4x6) + Giấy khám sức khỏe + Bản sao chứng minh thƣ
+ Các bản sao các bằng cấp, chứng chỉ
+ Bảng điểm học, ghi r điểm học trung bình...
Bộ phận nhân sự tiếp nhận và đánh giá sơ bộ hồ sơ dự tuyển. Khi kiểm tra hồ sơ, bộ phận nhân sự loại bỏ các hồ sơ không đạt yêu cầu theo thông báo, lập danh sách các ứng cử viên có hồ sơ đạt yêu cầu theo thứ tự ƣu tiên có bằng cấp, chuyên
môn, kinh nghiệm cao hơn và các điều kiện ƣu tiên khác theo yêu cầu của công ty cho mỗi lần tuyển. Sau đó sẽ tiến hành ra thông báo mời thi tuyển đối với các ứng viên đã qua đƣợc vòng sơ tuyển hồ sơ. Công ty thƣờng gửi thông báo mời bằng cách gọi điện thoại trực tiếp kèm gửi email.
Bƣớc sàng lọc hồ sơ ứng viên đƣợc thự hiện tƣơng đối hợp lý, sàng lọc cẩn thận, giúp nâng cao hiệu quả cho các bƣớc tuyển chọn tiếp theo. Tuy nhiên, tiêu chuẩn sàng lọc chƣa đƣợc xây dựng cụ thể làm cơ sở, bƣớc sàng lọc hồ sơ vẫn chỉ trên tính chủ quan của cán bộ tuyển dụng, điều này chƣa thực sự hợp lý và có thể sẽ thiếu công bằng, khách quan.
3.2.2.2. Phỏng vấn sơ bộ
Trên cơ sở danh sách ứng viên đã đạt qua kỳ thi tuyển đƣợc mời phỏng vấn, bộ phận nhân sự thông báo cho các ứng viên đến phỏng vấn theo lịch đã đƣợc xác định bằng “Thư mời phỏng vấn” (Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm, phòng Nhân sự, 2017) (phụ lục 1) hoặc liên lạc qua điện thoại.
Trong vòng phỏng vấn sơ bộ, ứng viên sẽ đến và phỏng vấn với ngƣời quản lý trực tiếp của bộ phận đang cần tuyển dụng nhân sự. Đó có thể là quản lý bộ phận hoặc trƣởng bộ phận. Nội dung cách thức phỏng vấn do Chủ tịch hội đồng tuyển dụng, bộ phận nhân sự và ngƣời phụ trách có nhu cầu tuyển dụng xác định và trực tiếp phỏng vấn cho mỗi lần tuyển dụng.
Quy trình này chỉ áp dụng cho nhân viên văn phòng, nhân viên COD không phải qua bƣớc này.
Nhìn chung, vòng phỏng vấn sơ bộ đƣợc lên lịch cụ thể và đƣợc thông báo trƣớc ngày phỏng vấn để ngƣời phỏng vẫn cũng nhƣ ứng viên có thể sắp xếp thời gian, công việc hợp lý. Cũng có thể điều chỉnh lịch phỏng vấn cho phù hợp hài hòa giữa ứng viên và công ty. Tuy nhiên, việc phỏng vấn sơ bộ này chƣa đƣợc thực hiện đồng bộ với tất cả vị trí, trong một số trƣờng hợp công ty đã bỏ qua bƣớc này. Ngoài ra, các câu hỏi mang tính cảm hứng và còn mang tính chung chung. Các câu hỏi thƣờng không đƣợc chuẩn bị trƣớc mà do các thành viên tự đƣa ra, tùy theo từng
đối tƣợng cụ thể. Kết quả phỏng vấn của ứng viên trong vòng này do một mình ngƣời quản lý trực tiếp đánh giá, nên nhiều khi còn mang tính chất chủ quan, chƣa thật sự quy chuẩn và chính xác.
3.2.2.3. Kiểm tra, trắc nghiệm
Kiểm tra hồ sơ của ứng viên, bộ phận nhân sự kết hợp với bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tổ chức kiểm tra sơ bộ nhân sự bằng cách tiến hành thi tuyển.
Nội dung đề thi, đáp án, thang điểm do ngƣời phụ trách có liên quan soạn thảo, bộ phận nhân sự tổng hợp thành bộ đề thi và trình Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng phê duyệt.
Nội dung thi tuyển phải bao gồm việc kiểm tra các nội dung về chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tƣơng ứng với các văn bằng chứng chỉ.
Việc chấm điểm xét tuyển phải đảm báo tính khách quan trung thực.
Bộ phận nhân sự tập hợp bài thi gửi cho ngƣời phục trách ra đề thi chấm bài. Thời gian chấm bài tối đa là 04 ngày kể từ khi nhận đƣợc bài thi và gửi bài thi, bảng điểm về bộ phận nhân sự.
Bộ phận nhân sự tập hợp điểm báo cáo Chủ tịch hội đồng tuyển dụng hay ngƣời đƣợc uỷ quyền về những trƣờng hợp có khả năng tuyển dụng (ngƣời đạt trong quá trình thi tuyển) để phê duyệt đối tƣợng đƣợc tham dự phỏng vấn. Tuy nhiên kiểm tra, trắc nghiệm đƣợc Công ty thực hiện khi tuyển các vị trí trong bộ phận Kĩ thuật, các bộ phận khác thƣờng bị bỏ qua khâu này.
3.2.2.4. Phỏng vấn tuyển dụng
Công ty áp dụng phỏng vấn tự do đối với nhân viên giao vận (COD) và phỏng vấn theo cấu trúc định trƣớc với nhân viên văn phòng. Sau khi kết thúc quá trình phỏng vấn, thì hội đồng tuyển dụng đã có thể xác định đƣợc một danh sách chọn lọc bao gồm các ứng viên phù hợp nhất. Hội đồng tuyển dụng sẽ phỏng vấn từng ứng viên, mỗi ứng viên sẽ đƣợc phỏng vấn từ 15 đến 30 phút, hầu hết các ứng viên cho rằng thời gian phỏng vấn nhƣ vậy là hợp lý. Các ứng viên này đƣợc đánh
giá là đáp ứng đƣợc các yêu cầu của Công ty và chuyển sang bƣớc tiếp theo là xác thực thông tin mà ứng viên cung cấp.
Nhìn chung, trong vòng phỏng vấn này, các câu hỏi kết hợp với phỏng vấn căng thẳng, mang lại tính chọn lọc cao. Tuy nhiên, nhiều khi phỏng vấn kéo dài vƣợt khung thời gian khiến nhiều ứng viên khác phải chờ đợi trong khoảng thời gian phát sinh này để đến lƣợt mình đƣợc phỏng vấn.
3.2.2.5. Điều tra, xác minh thông tin
Nếu ứng cử viên đã, đang đi làm khi nộp hồ sơ dự tuyển, Công ty sẽ yêu cầu cung cấp thông tin của ngƣời mà nhà tuyển dụng có thể liên lạc xác minh thông tin ở công ty cũ của ứng viên và tiến hành điều tra, xác thực. Tuy nhiên Công ty chƣa thực có bƣớc này để xác minh lại lý lịch của ứng viên.
3.2.2.5. Khám sức khỏe
Mọi nhân viên trƣớc khi đƣợc quyết định tuyển dụng đều phải đảm bảo sức khỏe. Tuy nhiên, công ty chƣa có yêu cầu chính thức về quy trình này.
3.2.2.5. Quyết định tuyển dụng
Bộ phận nhân sự sẽ tập hợp lại mọi thông tin mà họ có đƣợc trong suốt quá trình từ sơ tuyển đến phỏng vấn để đánh giá mức độ phù hợp của các ứng viên so với tiêu chuẩn công việc và mục tiêu tuyển chọn của tổ chức. Sau khi đã có kết quả đánh giá của quá trình tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ thông báo cho ứng viên trúng tuyển một cách chính thức. Có thể gọi điện thông báo trực tiếp hoặc gửi thƣ điện tử mời nhận việc.
Bảng 3.6. Thƣ thông báo trúng tuyển dành cho ứng viên [GHTK] TB KẾT QUẢ PV_NV ĐIỀU PHỐI_HẢI DƢƠNG
Dear Ms. Thu Do,
tiếp; Qua Buổi Phỏng vấn, Chúng tôi đã nhất trí và quyết định sẽ hợp tác lâu dài với Bạn tại vị trí Nhân viên Điều phối theo Thông tin offer chi tiết nhƣ sau:
- Mức lƣơng chính thức: ... triệu/tháng; - Thời gian thử việc: 1 tháng;
- Mức lƣơng thử việc: 85% lƣơng chính thức;
- Thời gian làm việc: 07h30 - 17h30, Thứ 2 - Thứ 7 hàng tuần; - Thời gian thử việc: 07h30, Thứ 2, ngày 24/07/2017;
- Địa chỉ làm việc: CN Hải Dƣơng: Số 18, đƣờng Thanh Bình, phƣờng Thanh Bình, TP Hải Dƣơng;
- Chế độ nâng lƣơng: Xét theo thâm niên, trách nhiệm, mức độ cống hiến, năng lực từ 3 - 6 tháng;
Bạn chủ động tạo tài khoản Skype, Add skype của Ms Bình (binhcherry), Chuẩn bị hồ sơ và mang theo Laptop đến tiếp nhận công việc;
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
+ Sơ yếu lý lịch có dấu xác nhận của địa phƣơng; + CMT Photo 2 bản;
+ Hộ khẩu/Giấy khai sinh công chứng; + Bằng cấp công chứng/ Bảng Điểm;
Mọi thông tin chi tiết, Bạn có thể liên hệ Ms Bình: 0976 612 143/ 0432 005 235 để đƣợc hỗ trợ tốt nhất.
Trân Trọng!
(Nguồn: Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm, phòng Nhân sự, 2017)