CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng hoạt động đấu thầu trang thiết bị y tế tại Việt Nam (phân tích
3.2.2. Tình hình thực hiện đấu thầu tại Công ty TNHH thiết bị y tế Thăng
Thăng Long.
Với kinh nghiệm hoạt động của mình cùng với uy tín sẵn có của tập thể Công ty cùng với sự linh động trong việc triển khai công tác lập giá dự thầu nên Công ty đã tham dự nhiều gói thầu và đã trúng thầu nhiều gói thầu có giá trị.
a. Kết quả đạt đƣợc
Để có thể thực hiện đƣợc các gói thầu có giá trị và khẳng định đƣợc uy tín của Công ty, công ty đã xây dựng một quy trình thực hiện đấu thầu riêng, tƣơng đối chặt chẽ và bài bản, gồm các bƣớc sau:
- Lập báo cáo trình Ban Giám đốc; - Quyết định của Ban Giám đốc;
- Mua hồ sơ mời thầu hoặc Hồ sơ sơ tuyển; - Chuẩn bị Hồ sơ;
- Kiểm tra Hồ sơ;
- Trình Ban giám đốc xem xét và phê duyệt Hồ sơ; - Nộp Hồ sơ và tham dự lễ mở thầu;
- Kết quả đấu thầu;
- Thƣơng thảo và ký hợp đồng; - Giao nhiệm vụ thực hiện hợp đồng;
Trong thời gian qua việc vận dụng hình thức kinh doanh thông qua dự thầu đã đƣợc Công ty triển khai tích cực theo quy chế đấu thầu do Chính phủ ban hành. Trƣớc những ảnh hƣởng của bối cảnh kinh tế suy thoái, là một doanh nghiệp xuất nhập khẩu do vậy Công ty cũng gặp phải không ít khó khăn khi tham gia dự thầu, nhiều gói thầu không trúng do giá dự thầu quá cao. Những năm gần đây, hoạt động dự thầu của Công ty đã có sự cải thiện tích cực. Trƣớc những cạnh tranh quyết liệt của các hãng cùng kinh doanh thiết bị y tế trên thị trƣờng đã gây ảnh hƣởng đến thị phần của Công ty. Nhƣng với kinh nghiệm hoạt động cùng với uy tín sẵn có của tập thể Công ty cùng với sự linh động trong việc tham gia các hoạt động đấu thầu mà trong năm 2013 Công ty đã tham dự nhiều gói thầu và đã trúng thầu nhiều gói thầu có giá trị lớn điển hình: Sở Y tế Quảng Nam – 3,5 tỷ; Bệnh viện Bạch Mai 2,1 tỷ; Sở y tế Lạng Sơn 950 triệu; Bện viện đa khoa Hà Đông 875 triệu...
Đặc biệt với mặt hàng xe cứu thƣơng, ô tô Toyota hầu nhƣ khi tham gia dự thầu Công ty cũng thắng. Góp phần đáng kể vào hoạt động dự thầu của Công ty là Công ty đã thắng thầu các chƣơng trình quốc gia, điều này phần nào đã thể hiện uy tín rất lớn của Công ty so với các nhà thầu khác. Đây là
những gói thầu mang lại giá trị lớn nhất cho Công ty nhƣ: chƣơng trình hỗ trợ y tế có giá trị trúng thầu 5,1 tỷ, riêng đối với mặt hàng hoá chất trong năm 2013 Công ty đã tham gia 4 chƣơng trình và đã thắng thầu cả 4 với tổng giá trị là 1.102.704 USD. Tình hình dự thầu và kết quả trúng thầu của Công ty trong năm 2014 đƣợc thể hiện ở hai biểu dƣới đây:
Bảng 3.4. Chƣơng trình đấu thầu trúng năm 2013
(Đơn vị tính: USD)
TT Chƣơng trình đấu thầu Trị giá (USD)
1 Chƣơng trình mục tiêu chống sốt xuất huyết quốc gia 171.240
2 Chƣơng trình đấu thầu phòng chống sốt rét 438.464
3 Chƣơng trình tiêm chủng mở rộng 350.000
4 Chƣơng trình phòng chống AIDS 143.000
Tổng cộng (USD) 1.102.704
(Nguồn : Phòng Kế toán)
Năm 2014, Công ty đã tham gia đấu thầu 14 gói thầu trong đó trúng 9 gói thầu và trƣợt 5 gói thầu, trong số các gói thầu Công ty trúng đƣợc có nhiều chủ đầu tƣ đã là các đối tác quen thuộc hằng năm, cụ thể nhƣ sau:
Bảng 3.5. Báo cáo kết quả đấu thầu năm 2014
TT Tên đơn vị gói thầu Tên hàng tham gia thầu Trị giá trúng thầu (triệu đồng) Kết quả Ghi chú
1 Sở Y tế Cao Bằng Monitor và máy
gây mê 600 Trúng
2 Sở Y tế Quảng Nam Thiết bị y tế 1200 Trúng
TT Tên đơn vị gói thầu Tên hàng tham gia thầu Trị giá trúng thầu (triệu đồng) Kết quả Ghi chú
4 Viện Tai mũi họng TW Tủ sây tiệt trùng 140 Trúng
5 Sở Y tế Hà Nội L300 411 Trƣợt Cao hơn 26 Tr
6 Bệnh viện Việt Xô Tủ sấy 130 Trúng
7 Bệnh viện Bạch Mai TB hồi sức cấp
cứu 660 Trúng
8 Sở y tế Lạng Sơn Máy nội soi
Video 697 Trúng
9 Bệnh viện Uông Bí Nội soi 427 Trúng
10 Sở Y tế Lạng Sơn Máy tạo ôxy 1100 Trúng
11 Viện Y học cổ truyền Máy nội soi dạ
dày 400 Trƣợt Cao hơn 68 Tr 12 Bệnh viện đa khoa Hà Đông X quang tuyến
luyện 750 Trúng
13 Viện răng hàm mặt X quang răng,
ghế răng, tủ sấy 920 Trƣợt Cao hơn 18 Tr
14 Viện sốt rét TW Lam kính + kim
trích máu 400 Trƣợt Cao hơn 9 Tr
(Nguồn : Phòng Kinh doanh)
Đây là những thành công bƣớc đầu của Công ty trong đó có sự nỗ lực rất lớn của phòng Kinh doanh trong việc xây dựng giá dự thầu. Điều này quyết định lớn đến khả năng thắng thầu của công ty tạo tiền đề thuận lợi cho khả năng hoạt động lập giá của Công ty trong những năm sau. Nếu so sánh với kết quả dự thầu và thắng thầu năm 2014 với 2013 thì kết quả đạt đƣợc trong năm 2014 cao hơn năm 2013 ở mức đáng kể. Điều này đƣợc thể hiện ở bảng dƣới đây:
Bảng 3.6. Tổng hợp kết quả dự - trúng thầu năm 2013 & 2014
Năm tham dự
Gói hàng dự thầu Gói hàng trúng thầu Giá trị trung bình 1 gói hàng trúng thầu (đồng) Tỷ lệ trúng thầu Số lƣợng Giá trị (nghìn đồng) Số lƣợng Giá trị (nghìn đồng) Số lƣợng 2013 20 41.008.000 15 23.221.000 860.037.037 75% 2014 25 40.840.856 21 30.509.856 1.129.994.667 84%
(Nguồn : Phòng Kinh doanh)
Nhƣ vậy có thể thấy rằng hiệu quả dự - trúng thầu trong năm qua là tƣơng đối cao. Cụ thể trong năm 2012 tỷ lệ trúng thầu về mặt số lƣợng của Công ty là 75% và tƣơng ứng với 23 tỷ đồng. Tuy trong năm 2013 Công ty đã tham gia 20 gói thầu nhƣng chỉ đạt 15 gói với giá trị trung bình 1 gói trúng là 860.037.037 đồng. Đạt đƣợc kết quả này là do trong năm 2013 Công ty đã trúng những gói thầu có giá trị lớn nhƣ gói thầu mua kính hiển vi và lồng kính an toàn của Sở Y tế Quảng Nam có giá trị 1,2 tỷ đồng, chƣơng trình Uỷ ban phòng chống AIDS với gói thầu mua dụng cụ, test, thuốc thì Công ty đã trúng dụng cụ và test với giá trị 11.604 triệu đồng trong tổng gói thầu 19.900 triệu đồng. Trong năm 2014 tỷ lệ trúng thầu của Công ty đã tăng lên cả về số lƣợng lẫn giá trị. Tuy chỉ tham gia 25 gói thầu nhƣng Công ty đã trúng 21 gói đạt tỷ lệ 84% tƣơng ứng 30 tỷ đồng, với giá trị bình quân một gói thầu trúng là 1.129.994.667 đ. Sau khi Chính phủ tạo điều kiện cho phép các doanh nghiệp chỉ cần đăng ký mã số hải quan là có thể tham gia xuất nhập khẩu, số lƣợng các nhà thầu tham gia đấu thầu tăng lên. Nhƣng Công ty đã trúng các gói thầu có giá trị lớn đặc biệt là các chƣơng trình quốc gia mà Công ty có uy tín lâu năm hoặc mặt hàng đã đƣợc chọn trƣớc đây (quen dùng ở Việt Nam) đã đạt tỷ lệ trúng thầu là 6/7 chƣơng trình với tổng giá trị là 20 tỷ đồng.
Trong thời gian qua, hoạt động đấu thầu tại Công ty đã đạt đƣợc nhiều thành công nhất định, thông qua công tác đầu thầu đã góp phần nâng cao lợi nhuận hằng năm cho doanh nghiệp. Qua những đánh giá về công tác đấu thầu tại Công ty trong thời gian qua, có thể thấy đã đạt đƣợc những kết quả nổi bật nhƣ sau:
+ Mặc dù kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị y tế nhƣng với sự đoàn kết trong tập thể nội bộ Công ty đặc biệt là trong phòng kinh doanh - bộ phận thực hiện lập giá dự thầu. Công ty đã nỗ lực vƣơn lên để khẳng định là một Công ty có uy tín về kinh doanh thiết bị y tế và đạt đƣợc một số kết quả tốt nhƣ việc trúng thầu nhiều gói với tỷ lệ trúng thầu cao trên 50%, đƣợc nhiều bạn hàng tin cậy, (có những chủ đầu tƣ ký hợp đồng nhiều lần với Công ty) giữ đƣợc chỗ đứng thị trƣờng trong nƣớc tăng thêm uy tín.
+ Đã huy động đội ngũ nhân viên tham gia thực hiện công tác đấu thầu nhiều kinh nghiệm tham gia các việc lập giá. Cùng với quá trình hoạt động thực tiễn thì đội ngũ này ngày càng đƣợc nâng cao dần về trình độ, năng lực nhiều mặt.
+ Do nhận thức đƣợc vị trí quan trọng của Công ty trong hoạt động đầu thầu nên ngày càng tạo sự chuyển biến tích cực về tổ chức quản lý và thực hiện đặc biệt là trong lĩnh vực quan hệ với các nhà sản xuất, nhà cung ứng trong và ngoài nƣớc để đảm bảo cung ứng đƣợc ổn định, có chất lƣợng cũng nhƣ với các cơ quan tài chính, ngân hàng chủ đầu tƣ là cao cơ sở y tế ở trung ƣơng và địa phƣơng.
+ Tích cực và chủ động tìm kiếm thông tin về các gói thầu cũng nhƣ các chƣơng trình quốc gia về y tế.
+ Giúp Công ty tiêu thụ đƣợc một khối lƣợng lớn hàng hoá góp phần tạo doanh thu đáng kể cho Công ty tăng thu nhập cho tập thể nhân viên của Công ty đóng góp lớn vào ngân sách Nhà nƣớc.
+ Công ty đã chủ động tìm kiếm các kế hoạch đầu tƣ của Nhà nƣớc và các ngành từ đó đề ra các kế hoạch tiếp thị đấu thầu cho các dự án mà Công ty có thể tham gia.
+ Với những quy định thông thoáng của Quy chế đấu thầu, Công ty đã chủ động tìm kiếm các đối tác có đủ năng lực hoặc năng lực phù hợp với những yêu cầu của từng dự án để liên danh hoặc hợp tác cùng tham gia dự thầu (kể cả Nhà thầu nƣớc ngoài) nhằm tăng cƣờng khả năng tham gia thực hiện dự án.
+ Ngoài việc tuân thủ các quy định của Quy chế đấu thầu, Công ty đã có quy định để quản lý công tác tiếp thị đấu thầu, công tác đấu thầu của Công ty, hạn chế tối đa việc đấu thầu tràn lan nhƣ những năm trƣớc. Đặc biệt quản lý chặt chẽ việc sử dụng Hồ sơ của Công ty để tham gia đấu thầu những gói không hợp lý.
+ Xét về công tác tiếp thị đấu thầu, Công ty đã lập kế hoạch tiếp thị đấu thầu hàng tháng để từ đó chuẩn bị cho việc tham gia dự thầu đúng năng lực. Có sự phối hợp chặt chẽ giữa Công ty và các đối tác cùng hợp tác đấu thầu.
b. Những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân
- Những tồn tại, hạn chế
Mặc dù trong công tác tham gia đấu thầu ở Công ty đã có nhiều cố gắng để đạt đƣợc những kết quả nhất định song vẫn còn một số tồn tại dẫn đến khả năng trúng thầu một số gói thầu chƣa cao nhất là một số gói thầu có giá trị lớn, chi phí lớn ảnh hƣởng tới sự phát triển chung của Công ty.
+ Việc thực hiện công tác lập giá dự thầu chƣa diễn ra một cách thực sự có tính hệ thống và chặt chẽ, nhiều bƣớc công việc nhận thức đƣợc song rất thụ động.
+ Giá bỏ thầu nhiều khi là quá cao so với nhà thầu trúng thầu đƣợc so với các nhà thầu khác. Công ty chƣa đề ra một chính sách giá bỏ thầu linh hoạt dựa trên một chiến lƣợc cạnh tranh đúng đắn.
+ Việc lập giá dự thầu của Công ty còn chƣa phù hợp do vậy chƣa đề ra đƣợc các đề xuất giảm giá làm tăng khả năng thắng thầu của Công ty.
+ Việc thu thập thông tin về các gói thầu còn hạn chế, bị động trong việc nhận thông báo mời thầu cũng nhƣ đánh giá lập giá dự thầu.
+ Tình hình tài chính của Công ty vẫn còn chƣa đƣợc tốt do vậy Công ty chƣa đủ năng lực tài chính để tham gia nhiều gói thầu cùng một lúc có giá trị lớn cũng nhƣ Công ty không đủ khả năng để thực hiện chính sách giảm giá dự thầu khuyến mại, nên Công ty phải kéo dài thời gian giao hàng đối với nhiều gói thầu cũng nhƣ giá dự thầu tăng lên do phải vay ngân hàng với thời gian dài khi nhập khẩu.
+ Trong Quy chế đấu thầu có quy định giá ký hợp đồng phải phù hợp với giá trúng thầu, với Hồ sơ mời thầu và với Hồ sơ dự thầu, đƣợc ghi các điều kiện về thanh toán trong hợp đồng, làm cơ sở để thanh toán nhƣng hiện tƣợng bỏ giá thầu thấp để trúng thầu bằng đƣợc sau đó sẽ tìm cách bổ sung chi phí hoặc thay đổi linh kiện của trang thiết bị, làm cho các Nhà thầu tham gia đấu thầu nghiêm túc sẽ bị loại gây ra thiệt hạn nhiều về chi phí và hiệu quả sản xuất kinh doanh, thực tế này xảy ra không chỉ với Công ty mà còn ảnh hƣởng tới các doanh nghiệp làm ăn chân chính khác.
+ Theo quy định mới trong Quy chế đấu thầu, Nhà thầu chỉ đƣợc tham gia đấu thầu, chỉ đƣợc công nhận là trúng thầu khi có tên trong hệ thống dữ liệu Nhà thầu do Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ quản lý. Điều này đã làm cho một số doanh nghiệp có đầy đủ khả năng thực hiện dự án nhƣng không đƣợc tham gia đấu thầu do chƣa đăng ký vào hệ thống này, Công ty cũng đã từng gặp phải trƣờng hợp nhƣ trên.
+ Do chƣa nắm bắt cách kịp thời kế hoạch đầu tƣ ở một số ngành, địa phƣơng nên khi Công ty tham gia dự án thƣờng chậm và bị động dẫn tới hiệu quả đấu thầu thấp. Bên cạnh đó cán bộ làm công tác tiếp thị chƣa hoàn thành tốt các nhiệm vụ cụ thể đƣợc giao, theo dõi các dự án còn không chủ động tìm kiếm thông tin.
+ Trình độ của các cán bộ làm công tác tiếp thị đấu thầu, công tác đấu thầu còn yếu, thiếu những nhân viên giỏi cả về khả năng đấu thầu, năng lực chuyên môn, trình độ ngoại ngữ.
- Nguyên nhân của những tồn tại
+ Chƣa tổ chức đƣợc bộ phận chuyên trách làm công tác lập giá dự thầu dẫn đến sự phân tán trong quản lý và các cán bộ lập giá phải làm những việc khác nhau không liên quan đến lập giá, chƣa có tổ trƣởng phụ trách lập giá.
+ Công ty chƣa có kế hoạch nhập khẩu nên vẫn để tình trạng thừa thiếu đối với một số loại thiết bị cùng với chính sách lựa chọn đơn hàng chƣa hợp lý nên đã làm cho giá thành bản thân thiết bị nhập quá lớn không đúng với mặt bằng giá thị trƣờng. Đối với những thiết bị thiếu buộc Công ty phải tăng chi phí để hoàn thành đúng tiến độ, thiết bị thừa buộc phải tăng chi phí bảo quản. Tất yếu làm cho giá dự thầu Công ty cao lên.
+ Trong việc lập giá dự thầu của Công ty thì Công ty đã đƣa vào một số chi phí không cần thiết. Công ty chỉ tính tới các yếu tố bên trong mà chƣa gắn chặt với thị trƣờng và các đối thủ cạnh tranh.
+ Công ty vẫn chƣa có bộ phận làm công tác Marketing tiếp thị riêng để thực hiện công việc mà chỉ do phòng Kinh doanh đảm nhận kiêm nghiệm do một vài cá nhân thực hiện chƣa có sự phối hợp với những cán bộ lập giá.
+ Tình trạng mắc nợ lớn, vốn lƣu động bị ứ đọng nhiều do giá trị hàng tồn kho quá lớn và vốn bị chiếm dụng nhiều việc thu hồi vốn chậm và thiếu linh hoạt trong việc tìm kiếm các biện pháp huy động vốn lƣu động.