4 .Kết cấu của luận văn
3.1. Khái quát về Techcombank chi nhánh Long Biên và bộ máy quản lý
3.1.2. Bộ máy tổ chức và bộ máy quản lý huy động vốn của Chi nhánh
Bộ máy tổ chức Chi nhánh
Về cơ cấu tổ chức có thể khái quát mô hình tổ chức của Chi nhánh như sau: (Xem sơ đồ 3.1)
- Ban Giám đốc: bao gồm 01 Giám đốc, 05 Phó giám đốc (gồm 05 người kiêm nhiệm là trưởng của 05 Phòng giao dịch).
- Các phòng ban gồm:
+ Phòng Hành chính Tổ chức + Phòng Phục vụ khách hàng
+ Phòng Kế toán giao dịch (bao gồm cả tin học) + Phòng Giao dịch số 1 + Phòng Giao dịch số 1 + Phòng Giao dịch số 3 + Phòng Giao dịch số 4 + Phòng Giao dịch số 5 + Ban Quản lý tín dụng
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của chi nhánh
(Nguồn:Phòng Hành chính-Tổ chức, 2017 Techcombank – CN Long Biên)
Giám đốc Ban quản lý tín dụng Phòng giao dịch số 1 Phòng giao dịch số 2 Phòng giao dịch số 3 Phòng giao dịch số 4 Phòng giao dịch số 5 Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán giao dịch Phòng phục vụ khách hàng
- Giám đốc:
Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh hàng ngày của Ngân hàng. Chịu trách nhiệm hoàn toàn về mặt pháp lý và trước Hội đồng Quản trị Ngân hàng Kỹ thương Việt Nam đối với tất cả mọi hoạt động của Chi nhánh.
- Phòng Tổ chức hành chính: Gồm 01 trưởng phòng và 04 nhân viên. Nhiệm vụ của phòng là phối hợp với văn phòng Ngân hàng Kỹ thương Việt Nam để thực hiện công tác tổ chức, quản lý và phát triển nguồn nhân lực, cộng tác với văn thư, hành chính và lễ tân. Quản lý và mua sắm tài sản, vật tư, trang thiết bị, phương tiện làm việc của cả chi nhánh: tổ chức tốt công tác bảo vệ cơ quan, phối hợp bộ phận kho quỹ đảm bảo an toàn kho quỹ; đảm bảo phương tiện di chuyển, vận chuyển tiền an toàn.
- Phòng phục vụ khách hàng (A/O ): Gồm 01 trưởng phòng và 04 nhân viên.
Bao gồm khách hàng là doanh nghiệp và cá nhân. Nhiệm vụ chính là thu thập các tài liệu về khách hàng, theo dõi, giám sát hoạt động của khách hàng trước và sau khi cho vay. Nghiên cứu thị trường, đề xuất và thực hiện các hình thức quảng cáo thu hút khách hàng. Chịu trách nhiệm về pháp lý liên quan đến hoạt động cấp tín dụng cho khách hàng.
- Phòng Kế toán giao dịch: Gồm 01 trưởng phòng và 03 nhân viên. Thực hiện chào đón khách hàng, giới thiệu và bán chéo sản phẩm, dịch vụ của Ngân hàng, thực hiện mở các tài khoản tiền gửi, rút tiền, chuyển tiền, giữ hộ, thu chi hộ… thực hiện giải ngân, thu vốn, thu lãi, hạch toán chuyển nợ quá hạn. Thực hiện thu đổi ngoại tệ, tiền mặt cho khách hàng theo đúng các quy định của các phòng có liên quan và đúng với quy định của Techcombank – Chi nhánh Long Biên. Phía bên tin học thực hiện quản lý và tổ chức hạch toán thu nhập, chi phí, phải thu phải trả. Kiểm tra và giám sát việc thu chi
đúng tính chất. Tiếp nhận và kiểm soát lại chứng từ từ Phòng giao dịch Ngân quỹ và các bộ phận khác đưa đến, đưa vào máy tính, lên cân đối tài khoản. Bảo mật số liệu, lưu trữ an toàn số liệu, thông tin trên máy tính, quản lý mạng vi tính của toàn chi nhánh.
- Ban Quản lý tín dụng: Gồm 01 trưởng ban và 03 nhân viên. Có nhiệm vụ thực hiện đánh giá, thẩm định tính hợp lệ, hợp pháp của tài sản đảm bảo. Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ liên quan tài sản. Xây dựng tiêu chuẩn phân hạng và thực hiện phân hạng tài sản đảm bảo. Khai thác các hệ thống kho bãi để quản lý tài sản cầm cố, soạn thảo các hợp đồng thuê kho bãi. Định kỳ tái định giá tài sản đảm bảo, kiểm tra thường xuyên các tài sản, hệ thống kho bãi và đề xuất các biện pháp xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh để đảm bảo an toàn tín dụng.
- 05 phòng giao dịch có nhiệm vụ huy động vốn, cho vay vốn và thực hiện các giao dịch phát sinh với khách hàng.
Bộ máy quản lý huy động vốn
Bộ máy QL huy động vốn của Chi nhánh và nhiệm vụ, trách nhiệm huy động vốn của các phòng trong Chi nhánh như sau:
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý điều hành huy động vốn
(Nguồn:Phòng Hành chính-Tổ chức, 2017 Techcombank – CN Long Biên)
GIÁM ĐỐC Phòng phục vụ khách hàng Phòng giao dịch số 1 Phòng giao dịch số 2 Phòng giao dịch số 3 Phòng giao dịch số 4 Phòng giao dịch số 5
Giám đốc: Chịu trách nhiệm xây dựng và tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch sau khi nhận được kế hoạch từ Hội sở thông báo, Chi nhánh thường xuyên kiểm soát hoạt động huy động vốn, cân đối thường xuyên giữa nguồn vốn thực có với dư nợ và đảm bảo an toàn chi trả trong toàn Chi nhánh. Đồng thời, Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo thường xuyên tình hình thực hiện kế hoạch hay huy động tại các Phòng giao dịch Chi nhánh và quyết định các hình thức khen thưởng, kỷ luật cho các phòng cũng như các nhân viên căn cứ vào kết quả thực hiện kế hoạch.
Trưởng các phòng giao dịch: 05 trưởng phòng giao dịch chịu trách nhiệm quản lý từng hoạt động của 05 phòng giao dịch do Giám đốc ủy quyền. Như vậy, 68 cán bộ nhân viên của 05 phòng giao dịch thực hiện chức năng chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện huy động vốn của Chi nhánh Ngân hàng.
Phòng Phục vụ khách hàng có 05 cán bộ nhân viên.
Để triển khai kế hoạch huy động vốn bộ máy huy động vốn của Chi nhánh có các nhiệm vụ:
1. Xây dựng kế hoạch triển khai và nêu rõ những công việc cần thực hiện, thời gian bắt đầu, các nguồn lực được phân bổ. Những nhiệm vụ của từng đơn vị, cá nhân trong thực hiện kế hoạch;
2. Trình Giám đốc xem xét kế hoạch triển khai;
3. Thực hiện các kế hoạch triển khai phân công và tập huấn cho nhân viên thực hiện.
Bộ máy quản lý huy động vốn vẫn theo cơ chế cũ. Hiện nay, bộ máy huy động vốn của chi nhánh ngân hàng được thiết lập từ giám đốc chi nhánh tới các phòng ban chuyên trách, rồi giao chỉ tiêu đến từng nhân viên. Tuy nhiên, việc giao nhiệm vụ khá máy móc, thông qua lượng vốn cụ thể cần huy động, sau đó chia đều việc huy động vốn cho từng nhân viên tín dụng.
Truyền thông và đàm phán trong hệ thống chi nhánh ngân hàng và ngân hàng với bên ngoài mà cụ thể là khách hàng.
Cụ thể là: Công bố, giải thích nhiệm vụ thực hiện kế hoạch với các phòng, các nhân viên của chi nhánh. Đồng thời, đàm phán với khách hàng về giải pháp thực hiện lãi suất. Tổ chức triển khai kế hoạch, giao ban 01 lần/tháng để giao nhiệm vụ cho từng cán bộ nhân viên của Phòng giao dịch về chỉ tiêu huy động vốn.
Xây dựng dự trù kinh phí cho việc tổ chức thực hiện kế hoạch huy động vốn. Thời gian qua, Chi nhánh Ngân hàng đã chú trọng hơn vào quảng bá hơn nữa hình ảnh của mình đối với khách hàng bằng các chính sách khuyến khích khách hàng như: ưu đãi, tặng quà dịp sinh nhật khách hàng hay các dịp lễ lớn trong năm…Đối với hệ thống ngân hàng thì tăng cường hơn nữa mối quan hệ bạn hàng, hỗ trợ nhau cùng phát triển.
Techcombank chi nhánh Long Biên đã dự trù kinh phí cho việc tổ chức thực hiện kế hoạch huy động vốn rất tốt.
Xây dựng dự trù kinh phí cho việc tổ chức thực hiện kế hoạch huy động vốn tốt do việc dự trù được tính toán trên cơ sở tổng hợp chi phí của các khâu huy động vốn. Đây là điều quan trọng giúp chi nhánh ngân hàng có thể chủ động hơn nữa việc huy động vốn đạt kết quả cao.