5. Kết cấu luận văn
3.2 Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tƣ xây dựng công trình tại Tổng công ty xây lắp
3.2.2 Thực trạng hình thức tổ chức quản lý dự án tại Công ty
Một dự án trƣớc khi đƣợc triển khai phải đƣợc các bộ phận của công ty và các đơn vị chuyên môn thẩm định, sau đó phải có sự phê duyệt của Hội đồng quản trị công ty. Tất cả các dự án đầu tƣ của Tổng công ty xây lắp Dầu khí Nghệ An phải đƣợc thẩm định xem xét kỹ lƣỡng của các Ban kế hoạch, Ban kinh tế & Đấu thầu cùng với các chuyên gia đầu ngành và các Đơn vị tƣ vấn trƣớc khi Hội đồng quản trị công ty quyết định đầu tƣ. Các phòng chức năng của Công ty có nhiệm vụ hoàn tất các thủ tục của giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ, sau đó dự án mới đƣợc chuyển sang cho Ban quản lý dự án (BQLDA). Do dự án của Công ty ở nhiều địa bàn trên cả nƣớc, nên đối với mỗi dự án, công ty thành lập một ban quản lý dự án riêng. Các BQLDA là đơn vị trực thuộc Công ty đƣợc thành lập để giúp công ty đồng thời là chủ đầu tƣ quản lý dự án theo hình thức “Chủ đầu tƣ trực tiếp quản lý dự án” đƣợc quy định tại khoản 2 điều 33 của nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ và các quy định của Bộ xây dựng về quản lý dự án.
Ban quản lý dự án chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của Tổng công ty xây lắp Dầu khí Nghệ An. Quy chế hoạt động của BQLDA do hội đồng quản trị công ty ban hành. Nhiệm vụ chính của BQLDA là thay mặt Chủ đầu tƣ quản lý đầu tƣ và thực hiện dự án. Cụ thể nhiệm vụ của BQLDA trong các giai đoạn của dự án nhƣ sau:
Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ: Ban quản lý dự án tiếp nhận và tiếp tục các công việc quản lý dự án do các phòng chức năng của công ty triển khai bàn giao lại là hoàn tất thủ tục đầu tƣ. Ban quản lý dự án có trách nhiệm hoàn tất các chế độ chính sánh theo pháp luật và quy định của địa phƣơng về
công trình xây dựng gồm: Khảo sát, thiết kế, thẩm tra, thẩm định, phê duyệt của Chủ đầu tƣ.
Trong giai đoạn thực hiện đầu tƣ: Ban QLDA tham gia cùng các phòng chức năng của Công ty lập hồ sơ mời thầu, đánh giá chọn danh sách ngắn các nhà thầu, mời thầu, chấm thầu, thƣơng thảo hợp đồng. Quản lý thi công, thanh quyết toán, hoàn công và hoàn thiện giai đoạn đầu tƣ theo dự án. Bàn giao công trình đầu tƣ, đƣa vào sử dụng. Thuê tổ chức tƣ vấn giám sát: Chuẩn bị nhân sự đảm bảo chuyên môn theo yêu cầu của Nghị định 15/2013/NĐ-CP, xây dựng đề cƣơng giám sát, tổ chức bộ máy giám sát.
Trong giai đoạn sau đầu tƣ: Ban quản lý dự án quản lý vận hành sau đầu tƣ dự án bao gồm các công tác: Tổ chức nhân sự, đào tạo, chuyển giao quản lý vận hành, quản lý khai thác đầu tƣ toàn bộ dự án.
Ngoài các nhiệm vụ đã nêu, Ban quản lý dự án còn phải chấp hành tốt các quy định, pháp luật, điều lệ, quy chế, quy định, quy trình và sổ tay nhân viên của Tổng công ty xây lắp Dầu khí Nghệ An trong quá trình điều hành.
Cơ cấu tổ chức của BQLDA: Mô hình tổ chức của Ban QLDA là mô hình tổ chức theo chức năng, bao gồm 01 trƣởng ban, 02 phó ban, 01 kế toán trƣởng và trƣởng các phòng ban khác.
Trƣởng Ban quản lý dự án: Trƣởng ban quản lý dự án do Công ty bổ nhiệm, là ngƣời có quyền điều hành cao nhất trong Ban, chịu trách nhiệm trƣớc Công ty, Tổng giám đốc , Hội đồng quản trị và trƣớc pháp luật về các hoạt động của Ban. Số lƣợng cán bộ, nhân viên trong Ban do Trƣởng ban quản lý dự án sắp xếp bố trí công việc khi đƣợc Tổng giám đốc công ty duyệt. Trƣởng ban quản lý dự án đƣợc ký kết các hợp đồng kinh tế trong các lĩnh vực nếu Chủ đầu tƣ uỷ quyền.
Phó Ban quản lý dự án: Phó BQLDA là ngƣời giúp việc cho trƣởng ban thực hiện các công việc quản lý, điều hành một số nhiệm vụ của Ban
pháp luật và trƣởng ban về việc thực hiện các nhiệm vụ đƣợc phân công. Phó ban là ngƣời phụ trách kỹ thuật và kế hoạch.
Kế toán trƣởng: là ngƣời giúp việc cho trƣởng ban trong việc thực hiện công tác kế toán- thống kê - tài chính của Ban QLDA theo các quy định hiện hành của Nhà nƣớc và Pháp luật.