5. Kết cấu luận văn
3.2 Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tƣ xây dựng công trình tại Tổng công ty xây lắp
3.2.5 Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tƣ xây dựng công trình
Dƣ̣ án Khu chung cƣ nhà ở liền kề và di ̣ch vu ̣ tổng hợp Dầu khí Trƣờng Thi đƣợc xây dựng tại Khối 17, Phƣờng Trƣờng Thi, Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ An trên diện tích 3.340 m2 với tổng vốn đầu tƣ 150 tỷ đồng. Dự án gồm 17 căn nhà liền kề, một tòa chung cƣ cao 14 tầng với các căn hộ đƣợc thiết kế hiện đại, đảm bảo an ninh, an toàn cho ngƣời dân sống tại đây. Dự án đƣợc xây dựng với mục tiêu chính là kinh doanh bất động sản. Nguồn vốn đầu tƣ dự án chủ yếu là huy động từ nguồn vốn tự có và vốn vay. Với năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ nhân viên trong Công ty, dự án đã đƣợc
Công ty trực tiếp quản lý dự án. Kết quả tính toán các chỉ tiêu kinh tế, tài chính cho thấy, đây là một dự án hiệu quả. Dự án đƣợc khởi công vào quý II/2010 và đã hoàn thành và bàn giao đƣa vào sƣ̉ du ̣ng tháng 12/2011.
Dƣ̣ án Khu chung cƣ nhà ở liền kề và di ̣ch vu ̣ tổng hợp Dầu khí Trƣờng Thi là một dự án lớn của công ty có tổng mức đầu tƣ lên đến 150 tỷ đồng. Đây cũng là một dự án có nhiều hạng mục công trình khác nhau và nhiều gói thầu bao gồm cả công tác thi công xây dựng công trình và lắp đặt thiết bị, vì vậy yêu cầu đặt ra là quản lý làm sao đem lại hiệu quả nhất cho dự án. Dự án đã kết thúc giai đoạn đầu tƣ và đi vào sử dụng tháng 12/2011, đó là cột mốc đánh dấu sự trƣởng thành vƣợt bậc của công ty trong công tác đầu tƣ và quản lý dự án xây dựng công trình. Dƣ̣ án Khu chung cƣ nhà ở liền kề và di ̣ch vu ̣ tổng hợp Dầu khí Trƣờng Thi đã đảm bảo đúng tiến độ thi công, giá trị quyết toán tăng so với Tổng mức đầu tƣ ban đầu và chất lƣợng công trình đảm bảo an toàn. Đó là những thành quả lớn của Cán bộ công nhân viên Ban quản lý nói riêng, của Công ty nói chung trong công tác quản lý đầu tƣ xây dựng của dự án, tuy nhiên bên cạnh đó trong công tác quản lý dự án vẫn còn tồn tại những vấn đề yếu kém, cần phải rút kinh nghiệm khi triển khai các dự án tiếp theo.
Dƣ̣ án Khu chung cƣ nhà ở liền kề và di ̣ch vu ̣ tổng hợp Dầu khí Trƣờng Thi cũng nhƣ các dự án khác đƣợc quản lý trên toàn bộ tất cả các nội dung của quản lý dự án. Trong đó, nổi bật lên một số nội dung tiêu biểu để đánh giá đƣợc thực trạng của công tác quản lý dự án nhƣ: Quản lý tiến độ, quản lý chi phí, quản lý chất lƣợng - khối lƣợng, quản lý nhân lực và quản lý rủi ro.
* Quản lý tiến độ
Yêu cầu về thời gian là một trong những yêu cầu quan trọng nhất cửa dự án đầu tƣ ngành xây dựng. Một dự án đảm bảo đúng tiến độ sẽ kéo theo tiết kiệm về chi phí, nâng cao đƣợc hiệu quả đầu tƣ, đảm bảo thu hồi vốn đầu tƣ nhanh. Tiến độ của các Dự án thƣờng đƣợc đơn vị tƣ vấn thiết kế đƣa ra trên
Trong dự án đầu tƣ xây dựng Khu chung cƣ nhà ở liền kề và dịch vụ tổng hợp Dầu khí Trƣờng Thi để quản lý tiến độ của dự án trên cơ sở bảng tiến độ do tƣ vấn lập, Ban QLDA cũng lập ra sơ đồ Gantt để quản lý theo dõi tiến độ thực hiện dự án này theo từng giai đoạn đầu tƣ, bao gồm:
Giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ gồm các công việc: Lập Báo cáo đầu tƣ của dự án; Lập Quy hoạch và trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; Lập Dự án đầu tƣ xây dựng công trình và thiết kế cơ sở, trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; Tiến hành các thủ tục lập kế hoạch vốn đầu tƣ.
Giai đoạn thực hiện đầu tƣ gồm các công việc: Lập và phê duyệt DAĐT, thiết kế kỹ thuật-tổng dự toán; Lập và phê duyệt kế hoạch đấu thầu, kế hoạch mua sắm VTTB; Lập và phê duyệt HSMT các gói thầu; Tổ chức thực hiện công tác đền bù GPMB; Lập và phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công và dự toán chi tiết; Tiến hành thi công xây dựng công trình; Thanh quyết toán các hợp đồng với các đơn vị nhà thầu.
Giai đoạn kết thúc đầu tƣ gồm các công việc: Quyết toán vốn đầu tƣ hoàn thành; Thanh quyết toán hợp đồng với nhà thầu; Chuyển giao Công trình cho đơn vị chủ quản.
Quản lý tiến độ là cơ sở để ban quản lý dự án giám sát chi phí thực hiện dự án. Mỗi nội dung công việc đều đƣợc phê duyệt cùng với giá trị dự toán cho công việc đó. Xem xét tiến độ chung của dự án ta hoàn toàn có thể xác định đƣợc chi phí đã thực hiện cho dự án đến thời điểm xem xét là bao nhiêu, bao nhiêu đã đƣợc giải ngân, bao nhiêu còn nợ đọng.
Bảng tiến độ của dự án đã lập cho từng hạng mục công việc. Tuy nhiên, bảng tiến độ lập ra còn đơn giản chƣa xét đến các công việc cụ thể của công tác quản lý dự án (Xem hình 3.3).
TT Tên công việc Quý I 2010 Quý II 2010 Quý III 2010 Quý IV 2010 Quý IV 2011 1 Lập dự án đầu tƣ và thiết kế cơ sở 2 Thẩm định và phê duyệt DAĐT, thiết kế cơ sở
3 Thiết kế bản vẽ thi công, tổng dự toán
4 Thẩm định thiết kế bản vẽ thi công và dự toán
5 Đấu thầu xây lắp
6 Xây lắp công trình
7 Hoàn thành, quyết toán
Hình 3.3. Tổng tiến độ thực hiện dự án khu chung cư nhà ở liền kề và dịch vụ tổng hợp Dầu khí Trường Thi
Đối với dự án Khu chung cƣ nhà ở liền kề, dịch vụ tổng hợp Dầu khí Trƣờng Thi- TP Vinh nói riêng giai đoạn chuẩn bị thƣờng kéo dài và phụ thuộc nhiều yếu tố khách quan, nhất là khâu trình các cơ quan có thẩm quyền xem xét phê duyệt dự án. Phạm vi ảnh hƣởng của dự án rộng , liên quan đến nhiều cơ quan ban nghành . Do vâ ̣y, quá trình làm thủ tục cấp phép đầu tƣ dƣ̣ án thƣờng kéo dài.
Công tác đền bù giải phóng mặt bằng: Công tác giải phóng mặt bằng đƣợc giao cho tổ giải phóng mặt bằng của Ban QLDA phụ trách làm việc với địa phƣơng và nhân dân trong khu vực dự án. Quá trình thống nhất phƣơng án đền bù cũng nhƣ phƣơng thức đền bù của dự án diễn ra lâu nên tiến độ công tác giải phóng mặt bằng chậm. Theo tiến độ đã đề ra là hết tháng 2 năm 2010
phải có mặt bằng sạch cho dự án, nhƣng thực tế công tác giải phóng mặt bằng phục vụ cho giai đoạn 1 của dự án đã chậm hơn 3 tháng. Khi dự án khởi công vào Quý II/2010 vẫn còn 3 hộ dân chƣa đƣợc di dời ảnh hƣởng đến việc thi công công trình.
Trong công tác tổ chức đấu thầu: Trong công tác này nhìn chung các gói thầu đã đạt đƣợc tiến độ đề ra. Hầu hết các gói thầu đều tuân thủ đúng trình tự trong luật đấu thầu đề ra và đảm bảo đúng tiến độ.
Đối với công tác mua sắm, lắp đặt vật tƣ thiết bị: Công tác mua sắm thiết bị chƣa đƣợc phối hợp và lên kế hoạch nhịp nhàng. Mặc dù vậy, nhìn chung các gói thầu mua sắm vật tƣ thiết bị đều đƣợc thực hiện theo kế hoạch đấu thầu, thực hiện đƣợc nhƣ kế hoạch dự kiến, hầu hết vật tƣ đã đƣợc nhập khẩu, thanh toán và lắp đặt thiết bị theo đúng kế hoạch và không bị chậm tiến độ.
Tiến độ thi công các hạng mục công trình: Đối với dự án Khu chung cƣ nhà ở liền kề và dịch vụ tổng hợp Dầu khí Trƣờng Thi, do công ty lựa chọn mô hình: “Chủ đầu tƣ trực tiếp quản lý dự án” do đây là một công trình phù hợp đúng với năng lực của chủ đầu tƣ. Công ty đã lựa chọn đƣợc các nhà thầu lớn có uy tín đến thi công công trình. Vì vậy, tiến độ của các hạng mục công trình đƣợc đảm bảo. Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện, Công ty đã rất linh hoạt trong khâu nghiệm thu, thanh toán đảm bảo tài chính để nhà thầu thực hiện, đồng thời áp dụng chế tài thƣởng phạt tiến độ nên đã khuyến khích đƣợc nhà thầu. Vì vậy dự án Khu chung cƣ nhà ở liền kề và dịch vụ tổng hợp Dầu khí Trƣờng Thi đã đƣợc thực hiện đúng tiến độ đề ra.
Qua những phân tích ở trên có thể đánh giá khái quát về công tác quản lý thời gian, tiến độ thực hiện dự án tại ban quản lý dự án nhƣ sau:
- Ban quản lý dự án đã lập và theo dõi tiến độ thực hiện chung toàn bộ dự án nhƣng vấn đề theo dõi, cập nhật thông tin những vƣớng mắc khách quan và cả chủ quan để điều chỉnh kịp thời đôi khi còn chậm chễ dẫn đến tiến độ một số hạng mục bị chậm.
- Ban quản lý dự án lập tiến độ chung cho toàn dự án và chi tiết đến từng hạng mục, nhƣng chƣa chi tiết, cụ thể tới từng công việc, không áp dụng sơ đồ mạng công việc vào công cụ quản lý. Nhƣ vậy càng không thấy rõ đƣợc việc gắn trách nhiệm trực tiếp của công việc vào cá nhân, bộ phận quản lý cụ thể nào, do đó xảy ra tình trạng các cá nhân, các bộ phận chức năng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
Dự án đã đạt tiến độ so với dự kiến, đó là thành công của Ban QLDA công ty, cho thấy dự án đã đƣợc quản lý tiến độ tƣơng đối tốt. Bên cạnh đó còn những hạn chế ảnh hƣởng tiến độ chung của dự án nhƣ có những vƣớng mắc mang tính khách quan, có những vƣớng mắc mang tính chủ quan nhƣ chƣa giải phóng đƣợc mặt bằng, thời gian chờ đợi xin cấp giấy phép dài, thời gian đợi phê duyệt bổ sung thiết kế….Nhƣng những nguyên nhân này một phần cũng do nhân sự quản lý dự án còn thiếu chuyên nghiệp, không chủ động giải quyết công việc, không bám sát bộ phận thụ lý hồ sơ để đẩy nhanh tiến độ dự án, đề thời gian chết và chờ đợi các thủ tục quá lâu.
* Quản lý chất lƣợng
Theo nghị định 15/2013/NĐ-CP ngày 6/2/2013 của Chính phủ về quản lý chất lƣợng công trình xây dựng và các tiêu chuẩn quy phạm thiết kế, thi công, nghiệm thu hiện hành của Nhà nƣớc. Việc lập kế hoạch kiểm tra chất lƣợng và khối lƣợng của Ban quản lý dự án đƣợc tiến hành ngay từ khi bắt đầu triển khai dự án và thực hiện trong suốt quá trình của dự án.
Quá trình quản lý chất lƣợng tại ban quản lý dự án có sự tham gia của tƣ vấn giám sát: đơn vị tƣ vấn giám sát là đơn vị tƣ vấn độc lập với đơn vị tƣ vấn lập dự án đầu tƣ, tƣ vấn TKKTTC- TDT. Đơn vị này có trách nhiệm: tham gia giám sát quá trình xây dựng công trình theo đúng thiết kế; tham gia ghi nhật ký công trình; thông báo cho chủ đầu tƣ nếu phát hiện đơn vị thi công không đúng so với thiết kế đƣợc duyệt.
Công tác quản lý chất lƣợng đầu tiên là quản lý khâu thiết kế. Thiết kế đảm bảo đúng các tiêu chuẩn, quy định - quy phạm, đảm bảo chất lƣợng công trình. Tuy nhiên, cần phải có các giải pháp công trình để giảm thiểu chi phí cho dự án, không để xảy ra tình trạng thiết kế các kết cấu vƣợt quá nhiều so với hệ số an toàn cho phép. Trong quá trình thiết kế Dự án Khu chung cƣ nhà ở liền kề và dịch vụ tổng hợp Dầu khí Trƣờng Thi, Công ty Cổ phần tƣ vấn Xây dựng Công nghiệp và Đô thị Việt Nam (VCC) là đơn vị thiết kế của dự án đã so chọn nhiều giải pháp công trình, phƣơng pháp so chọn dựa trên so sánh các chỉ tiêu kinh tế NPV, IRR, B/C của các phƣơng án. Kết quả so chọn còn phải đƣợc Chủ đầu tƣ và đơn vị thẩm tra kiểm tra kỹ lƣỡng trƣớc khi chủ đầu tƣ phê duyệt.
Trong quá trình thi công, nếu có vƣớng mắc không thể thi công tiếp theo đúng thiết kế nhƣ phát hiện thấy các yếu tố bất hợp lý, nếu không thay đổi thiết kế sẽ ảnh hƣởng đến chất lƣợng công trình, tiến độ thi công xây dựng, biện pháp thi công và hiệu quả đầu tƣ của dự án ….thì cả đơn vị tƣ vấn giám sát, cán bộ giám sát của chủ đầu tƣ và đơn vị thi công lập biên bản đệ trình chủ đầu tƣ xem xét điều chỉnh thiết kế.
Công tác quản lý chất lƣợng luôn phải đáp ứng và thực hiện đúng quy trình nghiệm thu: Nghiệm thu từng công tác cụ thể của từng hạng mục nhƣ: hố móng, móng, phần thân hạng mục,... sau đó nghiệm thu tổng thể từng hạng mục khi hoàn thành. Biên bản nghiệm thu phải có chữ ký của ba bên: Nhà thầu, tƣ vấn giám sát, Chủ đầu tƣ. Khi hoàn thành toàn bộ công trình nghiệm thu bàn giao, đƣa vào sử dụng phải có sự tham gia của các bên: Tƣ vấn giám sát, đơn vị nhận thầu thi công, tƣ vấn thiết kế, ban quản lý dự án, chủ đầu tƣ …cùng các tài liệu liên quan nhƣ các bản vẽ hoàn công… Quá trình nghiệm thu nếu có xảy ra sự cố hoặc phát sinh ngoài thiết kế phải lập biên bản, tìm nguyên nhân và đƣa ra phƣơng án giải quyết. Chất lƣợng thi
công công trình đƣợc giám sát chặt chẽ từ khâu cung ứng vật liệu, quá trình thi công, thí nghiệm kiểm định để đảm bảo chất lƣợng công trình. Khối lƣợng thi công đƣợc các đơn vị xác nhận dƣới sự giám sát chặt chẽ của chủ đầu tƣ. Đặc biệt là trong quá trình thi công có thể bỏ bớt những hạng mục công việc do điều kiện thực tế thay đổi.
Bảo hành công trình: Sau khi công trình hoàn thành, đơn vị thi công và các nhà thầu cung cấp thiết bị thực hiện bảo hành công trình trong thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng (thông thƣờng là 1 năm) với giá trị tƣơng đƣơng 1-3% giá trị hợp đồng. Đơn vị nhận thầu có thể bảo lãnh qua ngân hàng hoặc chủ đầu tƣ giữ lại một phần tiền chƣa thanh toán. Nhà thầu chỉ đƣợc nhận lại tiền sau khi kết thúc thời gian bảo hành và đƣợc chủ đầu tƣ xác nhận hoàn thành công việc bảo hành.
Có thể khẳng định, Dự án của công ty sau khi nghiệm thu đi vào hoạt động đạt kết quả tốt, chất lƣợng đảm bảo. Công trình trong quá trình thi công đảm bảo an toàn cho ngƣời lao động và các công trình lân cận do làm tốt công tác an toàn lao động.
* Quản lý chi phí
Trên cơ sở báo cáo dự án đầu tƣ xây dựng công trình đƣợc đơn vị tƣ vấn lập ra, Ban kế hoạch của công ty tiến hành xác định tổng mức đầu tƣ bắt đầu từ việc xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và hạng mục công việc. Sau đó tiến hành xác định các khoản chi phí gián tiếp (nhƣ chi phí quản lý, chi phí văn phòng, chi phí tiền công làm thêm ngoài giờ), các khoản dự phòng phí và phân bố các loại chi phí này cho từng công việc và hạng mục công việc một cách hợp lý. Từ chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp sẽ xác định đƣợc tổng dự toán cho toàn bộ dự án. Ban quản lý dự án kiểm soát chi phí dự án bằng cách theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi so với kế hoạch đã đề ra để thông báo cho các cấp lãnh đạo của công ty xử lý
Trong dự án Khu chung cƣ nhà ở liền kề và dịch vụ tổng hợp Dầu khí Trƣờng Thi, dự toán kinh phí đƣợc lập theo các khoản mục chi phí bao gồm: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí thuê tƣ vấn đầu tƣ xây dựng, chi