5. Kết cấu luận văn
4.2 Đề xuất mô ̣t số giải pháp tăng cƣờng công tác quản lý dƣ̣ án ta ̣i Tổng công ty xây lắp Dầu
4.2.1 Đổi mới cơ cấu tổ chức
Về cơ cấu tổ chức, một trong những yếu tố góp phần quan trọng vào hiệu quả công tác quản lý vì nếu tổ chức khoa học, phù hợp với sự thay đổi của môi trƣờng cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý sẽ phát huy đƣợc tính năng động và hiệu quả của mình. Do vậy vấn đề đặt ra là Ban phải kiện toàn hệ thống cơ cấu tổ chức nhƣ sau: Thay đổi mối quan hệ giữa các bộ phận, sắp xếp mô hình quản lý theo các chuyên ngành dọc và ngang, tạo điều kiện cho việc xử lý các dữ liệu thông tin đƣợc giải quyết nhanh chóng. Bên cạnh đó, tùy theo tính chất công việc Ban cần phân cấp quản lý theo chức năng để đảm bảo tính mạch lạc, tránh chồng chéo, mệnh lệnh bị bắc cầu qua nhiều khâu gián tiếp trung gian. Do ra đời trong một thời gian chƣa lâu nên việc quản lý các công việc tại Ban vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế nhƣ: mỗi phòng chức năng của Ban đã hoàn thành nhiệm vụ trong phạm vi, lĩnh vực của mình nhƣng tổng quan chung, tiến độ chung của cả dự án thì chỉ có lãnh đạo Ban mới nắm đƣợc, chƣa có sự liên kết các công việc giữa các nhóm, phòng. Điều này dẫn đến sự liên kết và giải quyết công việc chƣa thực sự linh hoạt và thông suốt trong quản lý tại Ban. Chính vì vậy cần có sự phân định theo từng cấp và có sự chuyên môn hóa, chia bớt trách nhiệm cho cấp dƣới tại Ban. Trong mỗi phòng, nhiệm vụ đƣợc phân chia cụ thể theo nhóm thực hiện, cần phải có các giải pháp tạo nên sự liên kết công việc giữa các nhóm, các phòng và quan trọng hơn cả, mỗi cán bộ công nhân viên cần phải nắm đƣợc
tổng quan cũng nhƣ tình hình chung của toàn dự án để linh hoạt trong việc giải quyết công việc.
Bất kỳ dự án nào đang đƣợc thực hiện đều phải có một sơ đồ tổ chức, thể hiện các vị trí, các tuyến thẩm quyền, chức vụ và các mối quan hệ giữa các nhóm. Ƣu điểm chính của một sơ đồ tổ chức là nó thể hiện theo một dạng dễ hiểu một chức năng quan trọng của dự án. Điều này tạo thuận lợi cho những ngƣời mới tham dự vào dự án hiểu đƣợc các nhiệm vụ của nhóm và công việc. Chính vì vậy việc thiết lập một cơ cấu tổ chức quản lý dự án phải đạt đƣợc mục đích là: Tất cả các thành viên tham gia dự án có dự hợp tác tích cực nhất; Phân định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia dự án; Xác định rõ trách nhiệm của từng đối tƣợng thực hiện; Phân phối truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả.
Hiện nay có rất nhiều các mô hình tổ chức quản lý dự án khác nhau nhƣ: Mô hình trực tuyến, chức năng, trực tuyến – chức năng,... và thiết lập theo hình thức nào đều phải căn cứ vào tính chất của mỗi dự án cũng nhƣ năng lực của Ban quản lý dự án nào đó. Tuy nhiên, hiện có một mô hình đƣợc áp dụng nhiều là mô hình tổ chức theo ma trận hay bàn cờ, hoặc quản lý theo đề án hay sản phẩm. Quản lý theo ma trận thực sự là thể hiện sự kết hợp giữa việc phân chia bộ phận theo chức năng sản phẩm (xem hình 4.1)
Hình 4.1. Tổ chức dự án theo mô hình ma trận
Mô hình quản lý theo ma trận có ƣu điểm là xác định rõ ràng trách nhiệm từng bộ phận, ở từng ngƣời để đảm bảo kết quả cuối cùng và giúp thuận lợi trong công việc đáp ứng nhanh chóng những thay đổi ở môi trƣờng. Tuy nhiên, mô hình trên cũng có những nhƣợc điểm nhƣ: Sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức, có khả năng không thống nhất về mệnh lệnh và đòi hỏi ngƣời quản lý phải có ảnh hƣởng tốt với mọi ngƣời.
Với điều kiện thực tế của Công ty PVNC, việc áp dụng mô hình quản lý theo ma trận là phù hợp. Nó tập trung nhân lực vào công tác quản lý dự án và khắc phục đƣợc tồn tại hiện nay là chất lƣợng kiểm soát trong quản lý dự án không đạt yêu cầu.