Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty Cổ phần Chứng khoán Tân Việt
Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên
Ứng viên ứng tuyển sẽ nộp hồ sơ về công ty thông qua email của chuyên viên tuyển dụng lananh.nt@tvsi.com.vn. Sau khi nhận được hồ sơ của ứng viên, chuyên viên tuyển dụng sẽ nhập các thông tin của ứng viên vào file excel để lưu thông tin các ứng viên ứng tuyển. Tiếp theo, chuyên viên tuyển dụng sẽ sàng lọc để chọn ra những ứng viên phù hợp với những tiêu chí công việc và gửi đến bộ phận
chuyên môn tiếp tục sàng lọc lần hai để chọn ra những người phù hợp nhất rồi trả lại cho Chuyên viên tuyển dụng kết quả sàng lọc để lên lịch và gửi cho ứng viên thư mời phỏng vấn. Nếu sau quá trình sàng lọc mà không có hồ sơ nào đáp ứng được yêu cầu thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ đăng tuyển lại để tìm kiếm ứng viên. Tất cả hồ sơ ứng tuyển của tất cả ứng viên dù đạt yêu cầu hay không cũng sẽ được lưu lại để phục vụ cho hoạt động tuyển dụng trong cả hiện tại lẫn tương lai.
Bước 2: Tổ Chức phỏng vấn
Sau khi vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ, ứng viên sẽ đến với vòng phỏng vấn trực tiếp. Chuyên viên tuyển dụng của phòng Nhân sự sẽ gọi điện và gửi thư mời phỏng vấn tới ứng viên. Thành phần tham gia phỏng vấn bao gồm một đại diện của bộ phận, phòng ban chuyên môn và Chuyên viên tuyển dụng. Dù địa điểm phỏng vấn là Hội sở của công ty hay bất kỳ chi nhánh nào thì công ty cũng thường sử dụng phòng họp để tiếp đón và phỏng vấn ứng viên. Do phòng Nhân sự của Tân Việt nằm tại trụ sở chính trong khi công ty còn có rất nhiều các chi nhánh văn phòng khác nằm ở khắp các tỉnh thành trên khắp đất nước nên trong trường hợp phỏng vấn ứng viên ở các địa điểm khác không phải Hội sở thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ phỏng vấn ứng viên từ xa thông qua webcam để kết nối và kết hợp cùng cán bộ đại diện của phòng ban, bộ phận chuyên môn phỏng vấn trực tiếp ứng viên.
Trong mỗi cuộc phỏng vấn, cán bộ đại diện của phòng ban, bộ phận chuyên môn sẽ kiểm tra chuyên môn và trao đổi về quá trình, kinh nghiệm làm việc thực tế trước đây của ứng viên. Còn chuyên viên tuyển dụng sẽ trao đổi về những chính sách đãi ngộ, phúc lợi, thời gian thử việc, đàm phán về mức lương mong muốn nếu ứng viên được nhận. Tại buổi phỏng vấn, công ty sẽ không trả lời ứng viên ngay về việc công ty có thể đáp ứng được mức lương đó hay không. Chỉ sau khi quyết định ứng viên trúng tuyển thì Chuyên viên tuyển dụng của và trưởng phòng ban, bộ phận chuyên môn sẽ bàn bạc để thống nhất mức lương cho ứng viên được chọn. Mức lương sẽ dựa trên kinh nghiệm, năng lực chuyên môn của ứng viên và khung lương của vị trí đó theo quy định của công ty.
Bước 3: Đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng
Ket quả của buổi phỏng vấn sẽ là cơ sở để chọn lựa ứng viên trúng tuyển. Cán bộ phỏng vấn chuyên môn sẽ đánh giá ứng viên dựa trên góc độ kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc thực tế và chuyên viên tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên ở trên các phương diện tính cách, thái độ... Trong trường hợp có nhiều ứng viên đạt yêu cầu hơn số lượng cần tuyển thì hai cán bộ phỏng vấn sẽ bàn bạc để chọn ra người phù hợp nhất. Trong trường hợp sau khi kết thúc phỏng mà vẫn không có ứng viên nào đạt yêu cầu thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ đăng tuyển lại để tìm kiếm những ứng viên khác.
Bước 4: Gửi thư và gọi điện thông báo kết quả phỏng vấn
Trường hợp các cán bộ nhân viên trong nội bộ công ty được bổ nhiệm thì trưởng các phòng ban, bộ phận đó sẽ gửi đề xuất bổ nhiệm với xác nhận của trưởng bộ phận, phòng ban đó cùng với xác nhận của người được bổ nhiệm cũng như xác nhận của Trưởng phòng Nhân sự lên Ban Giám đốc để đưa ra quyết định bổ nhiệm nhân sự. Còn với các ứng viên được tuyển vào từ nguồn bên ngoài thì nếu ứng viên không đạt kết quả tốt thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ gửi thư từ chối qua hòm thư điện tử cho họ. Còn với các ứng viên trúng tuyển, Chuyên viên tuyển dụng sẽ gửi thư mời nhận việc qua hòm thư điện tử, cùng với các thông tin về lương, thưởng, phúc lợi và các quyền lợi khác của vị trí công việc kèm một tập tin có chứa biểu mẫu thông tin nhân sự cho ứng viên. Thư mời nhận việc sau đó sẽ được in ra và có chữ ký xác nhận của Trưởng phòng Nhân sự, Tổng Giám Đốc công ty cũng như Trưởng bộ phận, phòng ban chuyên môn. Sau đó, nếu ứng viên từ chối nhận việc thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ gọi điện để trao đổi trực tiếp về lý do ứng viên từ chối nhận việc để tìm cách giải quyết. Trường hợp ứng viên từ chối vì chế độ đãi ngộ thì công ty chỉ đàm phán lại về mức lương với những ứng viên thực sự xuất sắc. Trong hầu hết trường hợp thì công ty sẽ không thay đổi mức lương vì điều này sẽ làm ảnh hưởng đến quy chế lương của công ty. Nếu ứng viên vẫn không nhận việc thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ quay lại bước đăng tin tuyển dụng. Nếu ứng viên đồng ý nhận việc thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ chuẩn bị các công tác tiếp nhận, chào đón người lao động mới.
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Bước 5: Chuẩn bị cho nhân sự mới
Khi ứng viên đồng ý nhận việc, Chuyên viên tuyển dụng sẽ gửi thư điện tử cho họ về việc các hồ sơ, giấy tờ cần thiết cần chuẩn bị cùng thời gian và địa điểm nhận việc. Cùng với đó, Phòng Nhân sự sẽ thông báo cho phòng công nghệ thông tin để cung cấp mã nhân viên, tạo tài khoản thư điện tử nội bộ, cũng như cài đặt các trang thiết bị cần thiết hỗ trợ công việc tại vị trí làm việc cho nhân viên đó trước khi họ đến nhận việc. Đồng thời, Phòng Nhân sự cũng sẽ gửi thông báo nhân sự mới đến toàn thể công ty thông qua hòm thư điện tử của nội bộ công ty Allstaff@tvsi.com.vn.
Phòng ban, bộ phận có nhân sự mới sẽ tiếp nhận và hướng dẫn chi tiết công việc cho nhân sự mới khi họ đến nhận việc. Người lao động mới sẽ phải nộp tất cả những hồ sơ, giấy tờ, văn bản liên quan mà công ty yêu cầu. Chuyên viên quản lý hồ sơ của Phòng Nhân sự sẽ tiếp nhận và lưu bản cứng hồ sơ nhân viên và nhập thông tin của nhân viên mới lên trên hệ thống ngay trong ngày họ nhận việc. Ngoài ra, nhân viên mới cũng sẽ được yêu cầu ký cam kết bảo mật thông tin, cam kết bảo mật tiền lương, cam kết tuân thủ nội quy công ty,.. Bắt đầu từ ngày đầu tiên làm việc, nhân sự mới sẽ bắt đầu bước vào quá trình thử việc.
Bước 6: Thử việc và đánh giá thử việc
Thời gian thử việc sẽ diễn ra ngay từ ngày đầu tiên ứng viên nhận việc và do phòng Nhân sự trực tiếp kiểm tra và theo dõi. Khi thời gian thử việc kết thúc thì trưởng bộ phận phòng ban sẽ gửi cho phòng Nhân sự kết quả thử việc kèm với đề xuất về việc có chính thức tuyển dụng nhân viên đó hay không. Nếu kết quả thử việc không đạt thì công ty sẽ cho nhân viên đó một cơ hội để giải trình lý do và tiếp tục thử việc cũng như làm cam kết đạt kết quả tốt hơn hoặc sẽ tiến hành thủ tục về quy trình nghỉ việc cho nhân viên đó nếu họ không muốn tiếp tục làm việc tại công ty nữa. Nếu nhân viên thử việc đạt kết quả tốt thì phòng Nhân sự sẽ soạn thảo và tiến hành ký kết hợp đồng lao động chính thức với nhân viên đó.
Bước 7: Ký hợp đồng lao động chính thức
Sau khi hoàn thành quá trình thử việc, phòng Nhân sự sẽ tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng lao động chính thức với nhân viên mới. Đồng thời công ty cũng sẽ hoàn thành các thủ tục về Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm xã hội cho nhân viên kết thúc chính thức quy trình tuyển dụng.
2.2.3. Kết quả của quá trình tuyển dụng
2.2.3.1. Tỉ lệ về lượng hồ sơ đạt chuẩn/Lượng hồ sơ thu hút được
Bảng 2.8: Tỷ lệ về lượng hồ sơ đạt chuẩn và lượng hồ sơ thu hút được giai đoạn 2018-2020
Số vị trí cần tuyển 7 21 31
Số nhân sự cần tuyển 25 55 150
Số hồ sơ đạt chuẩn 36 74 402
Số hồ sơ nhận được 88 284 466
Số hồ sơ thu hút được cho một vị trí 12,57 13,52 15,12
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Tổng số ứng viên trúng tuyển 28 60 163
Số ứng viên từ chối 3 5 13
Tỷ lệ ứng viên từ chối/Tổng số ứng viên trúng tuyển
10.71% 8.33% 7,97%
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Số nhân viên mới 25 55 150
Số nhân viên mới nghỉ việc 3 4 6
Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty Cổ phần Chứng khoán Tân Việt
Năm 2018, số hồ sơ đạt chuẩn là 36, tương đương 40,9%. Với số vị trí cần tuyển là 7 thì trung bình cứ một vị trí, công ty thu hút được 12,57 hồ sơ. Với số lượng nhân sự cần tuyển là 25 thì cứ 1,44 ứng viên sẽ có 1 người được chọn. Năm 2019, với những đổi mới trong chính sách nhân sự, lượng hồ sơ thu hút về đã tăng lên thành 284 bộ hồ sơ và tỉ lệ hồ sơ đạt chuẩn là 38,38%. Số vị trí cần tuyển là 21 nên công ty đã thu hút được 13,52 ứng viên cho mỗi vị trí. Với nhu cầu cần tuyển 55 người mà . số hồ sơ đạt chuẩn lại lên tới 74 nên cứ 2 ứng viên thì có 1 người được chọn. Năm 2020 là năm công ty có những hoạt động mạnh mẽ và phát triển mạng lưới khách hàng rộng rãi, tổng số vị trí cần tuyển tăng lên thành 31, với số giúp cho công ty thu hút được 466 bộ hồ sơ, tương đương một vị trí thu hút được 15,12 ứng viên. Tỉ lệ hồ sơ đạt chuẩn cũng rất cao, đạt 86,26%, tỉ lệ chọn là 2,68 ứng viên chọn 1 người. Sang đến năm 2021, mặc dù vẫn chưa hết 5 tháng đầu năm nhưng tính tới ngày 15/5/2021, công ty đã tuyển được thêm 80 nhân sự mới, với số hồ sơ thu hút được là 215 hồ sơ.
2.2.3.2 Tỉ lệ nhân viên không nhận việc sau khi trúng tuyển
Bảng 2.9: Tỷ lệ nhân viên không nhận việc sau khi trúng tuyển giai đoạn 2018-2020
Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty Cổ phần Chứng khoán Tân Việt
Trong giai đoạn 2018-2020, tỉ lệ ứng viên từ chối nhận việc trên số ứng viên trúng tuyển đã giảm từ 10,71% vào năm 2018 xuống 8,33 % vào năm 2019, xuống 7,97% vào năm 2020. Theo Chuyên viên tuyển dụng của công ty, nguyên nhân hàng đầu dẫn đến tình trạng này là do ứng viên cho rằng mức lương và các chính sách nhân sự công ty đưa ra không thích đáng và là lý do được khoảng 80% ứng viên không nhận việc đưa ra.
2.2.3.3 Tỉ lệ bỏ việc của nhân viên mới
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Tổng chi phí tuyển dụng
(triệu đồng)
10 19 24 14
Chi phí cho một ứng viên (ngàn đồng)
434 335 179 157
Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty Cổ phần Chứng khoán Tân Việt
74
Tỉ lệ nghỉ việc của nhân viên mới trong và sau giai đoạn thử việc có sự suy giảm từ khoảng 12% vào năm 2018 xuống 7.27% vào năm 2019 và chỉ còn khoảng 4% vào năm 2020. Một số nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi tích cực này chủ yếu là do ứng viên được tuyển vào trong giai đoạn này đều là những ứng viên có trình độ học thức cao, được đào tạo những kiến thức chuyên ngành phù hợp với vị trí công việc. Hơn nữa, từ năm 2018, công ty cũng đã có nhiều thay đổi trong chính sách nhân sự mà nhất là các chính sách cho nhân viên thuộc Khối Môi giới, giúp cho người lao động cảm thấy thỏa mãn hơn trong công việc.
2.2.3.5 Chi phí cho hoạt động tuyển dụng
Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty Cổ phần Chứng khoán Tân Việt
Chi phí tuyển dụng tăng hay giảm còn tùy thuộc số lượng vị trí mà công ty cần tuyển. Vì trong giai đoạn 2018 - 2021 nhu cầu tuyển dụng của công ty tăng mạnh, kéo theo đó là chi phí tuyển dụng của TVSI tăng từ khoảng 10 triệu đồng vào năm 2018 lên khoảng 19 triệu đồng vào năm 2019 và lên khoảng 24 triệu đồng vào năm 2020. Tính đến tháng 5 năm 2021, công ty đã bỏ ra 14 triệu đồng cho công tác tuyển dụng. Nhưng trung bình chi phí cho một ứng viên tuyển vào lại giảm từ 434 ngàn đồng vào năm 2018 xuống còn 335 ngàn đồng vào năm 2019 và xuống còn 179 ngàn đồng vào năm 2020, tương đương với mức giảm 41.26%. Ngoài ra, tính đến tháng 5 năm 2021 thì chi phí này đã giảm xuống còn 157.000 đồng trên một ứng viên trúng tuyển. Qua đó ta thấy được rằng công tác tuyển dụng đang đạt hiệu quả cao hơn qua từng năm.
2.2.3.6. Kết quả thực hiện công việc của nhân viên mới
Trong quá trình thử việc, ứng viên sẽ được đánh giá dựa trên mức độ hoàn thành công việc bằng các chỉ số có sẵn. Theo các dữ liệu tổng hợp bởi phòng Nhân sự thì số lượng nhân viên được tuyển dụng sau khi kết thúc thử việc là 92,31%. Trong đó thì hầu hết các nhân viên không đạt yêu cầu và phải thôi việc sau khi thử việc đều năm ở Khối Môi giới.
2.3. Đánh giá công tác tuyển dụng nhân lực của công ty Cổ phần chứng khoánTân Việt Tân Việt
2.3.1. Những mặt tích cực
Đi cùng với sự phát triển vượt bậc trong giai đoạn 2018-2021, thì công tác tuyển dụng tại Công ty CPCK Tân Việt cũng ngày một được hoàn thiện, luôn có những bổ sung và sửa đổi sao cho phù hợp hơn, giúp công ty có thể thu hút nhiều nhân tài hơn. Một số điểm tích cực trong công tác tuyển dụng của công ty có thể kể đến như:
Thứ nhất là quy trình tuyển dụng: TVSI đã xây dựng nên một quy trình tuyển dụng vô cùng chuyên nghiệp, khá hoàn chỉnh và chặt chẽ. Quy trình bắt đầu từ việc kế hoạch hóa nguồn nhân lực hàng năm và sau đó là lên kế hoạch tuyển dụng cho từng phòng ban, bộ phận vị trí một cách rõ ràng về cả số lượng, thời gian tuyển dụng. Quy trình này có tính liên kết và chặt chẽ cao, giúp giảm thiểu tối đa được những sai sót hay rủi ro có trong quá trình tuyển dụng, giúp công ty giảm thiểu tình trạng thừa hay thiếu nhân lực. Việc sàng lọc hồ sơ ứng viên được Chuyên viên tuyển dụng thực hiện vô cũng kỹ lưỡng, không để cho hồ sơ của các ứng viên không có đủ trình độ chuyên môn hay không đủ kinh nghiệm theo yêu cầu công việc lọt vào vòng sau. Về việc mời ứng viên tham gia phỏng vấn, công ty không chỉ gửi thư điện tử mà còn liên hệ trực tiếp để mời ứng viên đến phỏng vấn. Ngoài ra, công ty cũng rất linh hoạt trong việc sử dụng các hình thức phỏng vấn khác nhau. Vì phòng Nhân sự của công ty chỉ có tại trụ sở chính ở Hà Nội, trong khi đó, công ty còn có rất nhiều các chi nhánh khác tại thủ đô cũng như trên khắp cả nước. Vì vậy công ty đã áp dụng cả hình thức phỏng vấn ứng viên từ xa. Thời gian phỏng vấn cũng được