7. Kết cấu của khoá luận
1.3.2. Quy trình tuyển chọn
Quá trình tuyển chọn gồm có nhiều bước, mỗi bước trong quá trình được xem như hàng rào chắn để sàng lọc và loại bỏ những ứng viên không phù hợp, không đủ điều kiện đi tiếp vào các vòng tiếp theo. Tùy vào mức độ phức tạp của công việc khi tuyển chọn lao động và tính chất của loại lao động cần tuyển chọn mà mỗi tổ chức sẽ chọn cho mình một quy trình tuyển chọn riêng chot linh hoạt và sao cho phù hợp với tổ chức mình. Nhưng nhìn chung một quy trình tuyển chọn đầy đủ sẽ trải qua 9 bước:
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ. Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, bước này được tiến hành sau khi các ứng viên nộp đơn ứng tuyển, nó là buổi gặp đầu tiên giữa các ứng viên và nhà tuyển dụng. Quá trình phỏng vấn thường được diễn ra nhanh để tìm hiểu qua về những đặc điểm cơ bản của ứng viên như trình độ, kinh nghiệm. Bước này nhằm kiểm tra sự phù hợp về các tiêu chuẩn của các ứng viên tham gia vào việc tuyển dụng, đồng thời loại bỏ những ứng viên không đủ điều kiện hoặc không phù hợp nhằm giảm bớt chi phí cho tổ chức. Những lý do mà nhà tuyển dụng đưa ra để loại bỏ những ứng viên ở bước đầu tiên là các ứng viên chưa đáp ứng được yêu cầu về trình độ đào tạo, kinh nghiệm cần thiết, cũng như còn thiếu các kỹ năng giao tiếp, hoặc không có đầy đủ các chứng chỉ mà nhà tuyển dụng yêu cầu.
Bước 2: Sàng lọc đơn ứng tuyển. Đon ứng tuyển là một yêu cầu tất yếu cần có của hồ sơ xin việc, nó là một nội dung quan trọng của quá trình tuyển dụng. Đơn ứng tuyển thường được các tổ chức thiết kế theo mẫu, ứng viên sẽ có trách nhiệm điền đẩy đủ thông tin vào đơn ứng tuyển theo yêu cầu nhà tuyển dụng đã đề ra. Từ đó, các tổ chức có thể thu thập được những thông tin giá trị về ứng viên từ đơn ứng tuyển. Khi thiết kế mẫu đơn ứng tuyển, các tổ chức cần phải cân nhắc kỹ lưỡng các thông tin cần điều tra để đưa vào, tránh việc đưa ra những thông tin hỏi không cần thiết, không giúp nhà tuyển dụng trong quá trình ra quyết định. Ngoài ra, các thông tin cần thu thập phải đảm bảo được tính toàn diện, tính chính xác sao cho ứng viên trả lời đúng với các yêu cầu đã đề ra.
Đơn ứng tuyển là cơ sở cho các phương pháp tuyển chọn như là phương pháp phỏng vấn. Mẫu đơn ứng tuyển được thiết kế khoa học và hợp lý được coi là một công cụ quan trọng giúp các nhà tuyển dụng sàng lọc được các ứng viên không phù hợp, từ đó sẽ tuyển chọn được chính xác hơn. Tuy nhiên, trong đơn ứng tuyển thì ứng viên sẽ chỉ nói về bản thân, nói đến những lợi ích cho bản thân để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Mà các nhà tuyển dụng chỉ thấy hiện trạng theo kiểu mô tả chức không thể biết kỹ lưỡng là họ thật sự như thế nào.
Như vậy, thông qua nội dung đơn ứng tuyển mà nhà tuyển dụng có thể đưa ra quyết định tuyển chọn ứng viên vào tham gia các bước tiếp theo hay là chấm dứt quy trình tuyển chọn.
Bước 3: Triển khai bài trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn. Đơn ứng tuyển, thông tin cá nhân mà ứng viên nộp trong hồ sơ chỉ là những thủ tục khách quan được đưa ra từ phía nhà tuyển dụng nên sẽ có hạn chế trong việc đánh giá trình độ, khả năng, kỹ năng, tâm lý, tính cách của ứng viên. Để nhà tuyển dụng nắm rõ hơn các tố chất tâm lý cũng như khả năng kỹ năng của các ứng viên thì các bài trắc nghiệm nhân sự sẽ mang lại những kết quả khách quan về các đặc trưng tâm lý của con người. Mục đích của trắc nghiệm nhân sự là tiên đoán về khả năng của ứng viên và khám phá ra những khả năng đặc biệt mà đôi khi chính ứng viên cũng không hề hay biết.
Khi dùng phương pháp trắc nghiệm nhân sự để tuyển chọn thì các tổ chức cũng cần phải lựa chọn phương pháp thích hợp thì mới có thể dự đoán được. Hiện nay có rất nhiều loại trắc nghiệm do đó việc lựa chọn trắc nghiệm nào cũng là một vấn đề khó khăn. Nhưng dù áp dụng loại trắc nghiệm này cũng cần phải đảm bảo 2 nguyên tắc của hệ thống tuyển chọn đó là tính tin cậy và tính xác thực về giá trị là có sự liên kết chặt chẽ giữa kết quả của bài trắc nghiệm với khả năng thựuc hiện công việc của ứng viên.
Để đánh giá các khía cạnh của các ứng viên, người ta thường sử dụng các bài trắc nghiệm bằng chính công việc mà sau này các ứng viên phải làm, hoặc là bài trắc nghiệm mẫu. Thông thường trắc nghiệm nhân sự được chia ra làm các loại sau:
- Trắc nghiệm thành tích: Nhằm đánh giá xem các ứng viên nắm vũng nghề nghiệp, hiểu biết nghề nghiệp đến mức nào, thành tích họ đạt được là cao hay thấp. Tuỳ vào từng nghề và từng việc mà các tổ chức có thể xây dựng các bài trắc nghiệm sao cho phù hợp.
- Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng: là loại trắc nghiệm dùng để chỉ ra xem cá nhân nào đã học tốt trong đào tạo, sẽ thực hiện tốt công việc trong tương lai, tiếp thu tốt các kiến thức mới. Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng được phân thành 3 loại là: trắc nghiệm về trí thông minh (khả năng thần
kinh), trắc nghiệm liên quan đến khả năng nhận biết của cá nhân (khả năng bản năng), trắc nghiệm liên quan đến các kỹ năng cá nhân trong việc thựuc hiện các hoạt động khác nhau của cơ thể con người (khả năng vận động tâm lý).
- Trắc nghiệm về tính cách và sở thích: nhằm phát hiện ra các đặc điểm tâm lý cá nhân của người lao động như các loại khí chất, các ước mơ, nguyện vọng của các ứng viên.
- Trắc nghiệm về tính trung thực: nhằm đánh giá tính trung thực của mỗi người. Tất cả các trắc nghiệm này giúp nhà tuyển dụng dự đoán được các hành vi không trung thực trong tương lai của người dự tuyển.
- Trắc nghiệm y học: loại trắc nghiệm đánh giá tiêu chí sức khoẻ của úng viên.
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn: Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Phương pháp phỏng vấn tuyển chọn giúp nhà tuyển dụng khắc phục được nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn ứng tuyển không nắm được. Mục tiêu của cuộc phỏng vấn trong tuyển chọn là:
- Thu thập các thông tin cần thiết về ứng viên, bởi vì các thông tin thu thập trước đó có thể là chưa đủ, không rõ ràng.
- Đề cao tổ chức bởi thông tua cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể giới thiệu tổ chức của mình đến ứng viên một cách rõ ràng, cho ứng viên thấy được những điểm mạnh mà tổ chức mình có.
- Cung cấp các thông tin về công việc cho ứng viên. Khi phỏng vấn nhà tuyển dụng sẽ giải thích cho ứng viên biết rõ hơn về tình hình, chi tiết công việc cũng như chính sách nhân sự của công ty, cơ hội thăng tiến,...
Có rất nhiều hình thức phỏng vấn khác nhau, mỗi hình thức sẽ hướng tới những mục tiêu cụ thể. Để thu thập được nhiều thông cụ thể và chính xác nhất thì các tổ chức thường kết hợp nhiều hình thức phỏng vấn.
- Phỏng vấn theo mẫu: là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi đã được thiết kế sẵn theo yêu cầu của công việc, người phỏng vấn đọc câu hỏi và câu trả lời rồi các ứng viên lựa chọn các câu hỏi đúng nhất. Loại phỏng vấn này giúp
nhà tuyển dụng xác định được các nội dụng chủyếu các thông tin cần nắm. Tuy nhiên tính phong phú của các thông tin bị hạn chế.
- Phỏng vấn theo tình huống: là việc các nhà tuyển dụng đưa ra các tình huống giả định hay các tình huống có thật liên quan đến công việc để các ứng viên xử lý. Đối với loại phỏng vấn này thì vấn đề quan trọng là phải đưa ra được các tình huống đại diện và điển hình, các tình huống phải dựa trên cơ sở phân tích công việc một cách chi tiết để xác định các đặc điểm cơ bản và các kỹ năng chính khi thực hiện công việc.
- Phỏng vấn theo mục tiêu: là cuộc phỏng vấn dựa vào công việc cụ thể mà yêu cầu các ứng viên đưa ra câu trả lời theo những mục tiêu xác định từ trước. Đây là loại phỏng vấn cho độ chính xác và tin cậy cao nhất.
- Phỏng vấn không có chỉ đẫn: Đây là loại phỏng vấn cho các ứng viên trao đổi thoải mái với người phỏng vấn, người phỏng vấn không có chuẩn bị trước về nôi dung câu hỏi. Để có thể phỏng vấn tốt thì người phỏng vấn phải am hiểu về công việc, nắm chắc các kỹ thuật về phỏng vấn.
- Phỏng vấn căng thẳng: loại phỏng vấn này tạo ra không khí khá căng thẳng khi người phỏng vấn đưa ra các câu hỏi liên tục, các câu hỏi khó... Loại phỏng vấn này nhằm tìm ra các ứng viên được bố trí vào các công việc căng thẳng.
- Phỏng vấn theo nhóm: Là hình thức phỏng vấn một lúc nhiều người. Loại phỏng vấn này có thể thu thập nhiều thông tin.
- Phỏng vấn hội đồng: là hình thức phỏng vấn của nhiều người đối với một ứng viên. Là loại phỏng vấn chủ yếu áp dụng để tìm kiếm các ứng viên được bố trí vào các vị trí chủ chốt. Các cuộc phỏng vấn không những giúp các nhà tuyển dụng thu thập đánh giá các thông tin về các ứng viên mà con giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu và hình ảnh về công ty. Để đảm bảo cho các cuộc phỏng vấn đạt kết quả cao thì người làm công tác phỏng vấn phải có các chuẩn bị chu đáo, tiến hành phỏng vấn theo đúng trình tự, chuẩn bị tốt các câu hỏi phỏng vấn, các thiết bị phục vụ phỏng vấn.
Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên. Kiểm tra sức khoẻ là một phần của quá trình tuyển chọn trong nhiểu tổ chức để đảm bảo cho
ứng viên có được sức khoẻ làm việc lâu dài đồng thời tránh được những đòi hỏi không chính đáng của ứng viên về việc đảm bảo sức khoẻ. Việc khám sức khoẻ và đánh giá thể lực có thể dùng trong một số mục địch như là:
- Loại các ứng viên không có đủ sức khoẻ và khả năng để thực hiện những chức năng mà công việc yêu cầu.
- Sắp xếp các ứng viên sao cho phù hợp với công việc nhất.
- Phát hiện được các ứng viên có bệnh để có thể kịp thời ngăn ngừa những bệnh truyển nhiễm có thể lây lan sang các nhân viên khác và khách hàng. - Đưa ra các tài liệu về bệnh tật và tổn thương trước đó nhằm ngăn chặn những
việc gian lận bảo hiểm.
Việc khám sức khoẻ và đánh giá thể lực của các ứng viên sẽ do phòng Nhân sự đưa ra các tiêu chuẩn về thể lực cho từng vị trí làm việc để các chuyên gia y tế dựa vào đó để tuyển chọn. Bước này cần phải được xem xét đánh giá một cách khách quan, đồng thời tránh các hiện tượng, hình thức qua loa.
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp. Mục đích chủ yếu của bước này là nhằm kiểm tra lại cụ thể năng lực của ứng viên, giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của người quản lý với nhân viên mới. Đây là bước nhằm xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở, giúp khắc phục được sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động.
Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn. Đây là bước xác định độ tin cậy, tính đầy đủ của các thông tin thu được qua các bước tuyển chọn ở trên. Các thông tin thu thập được nếu không đầy đủ, thông tin sai lệch, bị giả mạo sẽ làm cho các nhà tuyển dụng đánh giá sai về các ứng viên, dẫn đến rủi ro trong tuyển dụng. Các thông tin được thẩm tra là giúp cho nhà tuyển dụng và lãnh đạo đưa ra được các quyết định cuối cùng.
Bước 8: Tham quan công việc. Để tạo điều kiện cho ứng viên trước khi đưa ra quyết định cuối cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho những ứng viên được tham quan nơi làm việc hoặc sẽ được nghe giải thích rõ ràng và đẩy đủ hơn về công việc mà sau này các ứng viên sẽ phải làm. Điều này giúp ứng viên có thể nhận ra được những cơ hội và thách thức trong công việc cũng như mức độ phức tạp và
mức độ thoả mãn trong công việc. Qua đó họ sẽ biết được những gì trong tương lai mà họ cần phải làm mà không bị bỡ ngỡ trước những điều khác với suy nghĩ của họ.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng. Mọi bước trong quá trình tuyển chọn đều quan trọng nhưng bước quan trọng nhất vẫn là quyết định tuyển dụng hay loại bỏ ứng viên. Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển dụng, nhà tuyển dụng cân phải xem xét một các hệ thống các thông tin ứng viên. Nếu như quyết định tuyển dụng, người lao động sẽ ký với tổ chức hợp đồng thử việc. Kết thúc giai đoạn thử việc, người quản lý trực tiếp cần có nhận xét, đánh giá quá trình thử việc của người lao động. Đồng thời, người lao động cũng phải tự đánh giá quá trình thử việc của người lao động. Đồng thời, người lao động cũng phải tự đánh giá quá trình thử việc của chính bản thân mình. Nếu kết quả thử việc tốt thì tổ chức sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động chính thức với nhân viên. Hợp đồng lao động sẽ dựa trên cơ sở pháp lý là Bộ Luật Lao động do Nhà nước ban hành, Trong hợp đồng lao động cần phải chú ý đến các điều khoản như: tiền lương, tiền thưởng, thời gian làm việc, các loại bảo hiểm mà công ty phải đóng cho người lao động.