Chương 1 : Cơ sở lý luận chung về công tác tuyển dụng nhân lực
2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực của công ty Cổ phần chứng
2.2.2. Quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng tại Công ty CPCK Tân Việt được chia làm ba phần, bao gồm: Quá trình xác định nhu cầu tuyển dụng, Quá trình Tuyển mộ và Quá trình Tuyển chọn.
Hình 2.2: Quy trình tuyển dụng của công ty cổ phần Chứng khoán Tân Việt
Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty Cổ phần Chứng khoán Tân Việt
2.2.2.1. Quá trình xác định nhu cầu tuyển dụng
Hình 2.3: Quy trình xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty cổ phần Chứng khoán Tân Việt
Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty Cổ phần Chứng khoán Tân Việt
Quy trình này giúp công ty xác định nhu cầu nhân sự và lập kế hoạch nguồn nhân lực trong năm. Vào tháng đầu tiên của một năm hoạt động, tất cả các trưởng phòng, trưởng bộ phận của công ty sẽ tiến hành họp bàn cùng với phòng Nhân sự để đưa ra định biên nhân sự của công ty trong năm hoạt động sắp tới bao gồm số lượng nhân sự cần tuyển, thời gian cẩn tuyển, các yêu cầu về kỹ năng, kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiệm làm việc đối với ứng viên từ phòng ban. Tiếp theo, phòng Nhân sự sẽ trình lên Ban Giám đốc đề xuất tuyển dụng nhân sự cho năm mới. Sau khi đề xuất tuyển dụng được Ban giám đốc phê duyệt, phòng Nhân sự sẽ cùng với tất cả các phòng ban sắp xếp lịch trình để tiến hành công tác tuyển dụng nhân sự mới cho công ty.
Trong những trường hợp thiếu hụt lao động đột xuất và các bộ phận, phòng ban cần tuyển nhân sự mới nằm ngoài định biên nhân sự đã được đưa ra trước đó thì những đơn vị có có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới phải thông báo cho phòng Nhân sự để gửi đề xuất tuyển dụng lên Tổng Giám Đốc hoặc Phó Tổng Giám Đốc phê duyệt. Nếu để xuất này được phê duyệt thì phòng Nhân sự sẽ trao đổi lại với lãnh đạo của bộ phận, phòng ban đó để sắp xếp thời gian thực hiện tuyển dụng.
2.2.2.2. Quá trình tuyển mộ
Hình 2.4: Quy trình tuyển mộ của công ty cổ phần Chứng khoán Tân Việt
Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty Cổ phần Chứng khoán Tân Việt
Bước 1: Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ
Các nguồn tuyển mộ của TVSI: Tân Việt khai thác ứng viên tiềm năng từ cả 2 nguồn ứng viên từ bên trong và bên ngoài công ty. Đối với nguồn nội bộ: luân chuyển nhân viên từ các phòng ban, từ các CTV tiềm năng, các thực tập sinh xuất sắc để thăng chức lên thành nhân viên chính thức. Nguồn bên ngoài gồm: người lao động tự do, sinh viên từ các trường đại học, cao đẳng, cán bộ nhân viên cũ của công ty.
Ưu điểm: Nguồn ứng viên đến từ bên trong tổ chức là họ là những người đã quen với công việc, biết rõ văn hóa doanh nghiệp, quen với quy trình thủ tục, có thể
giúp công ty tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí đào tạo. Với nguồn bên ngoài thì ứng viên lại là những người có kiến thức, kinh nghiệm tốt và quan trọng hơn là họ có góc nhìn khách quan về tổ chức.
Nhược điểm: Đối với nguồn nội bộ thì nhược điểm gặp phải là chất lượng lao động của tổ chức sẽ không thay đổi được, một số trường hợp có thể gây mâu thuẫn nội bộ. Đối với nguồn bên ngoài thì việc tuyển dụng sẽ tốn thêm chi phí và thời gian để tuyển dụng, để đào tạo và thậm chí còn gặp rủi ro trong việc bảo mật thông tin.
Như vậy có thể nói rằng Tân Việt có nguồn tuyển mộ khá đa dạng, tập trung vào nguồn vào những ứng viên có trình độ học thức. Tuy nhiên lượng nhu cầu nhân sự ngân hàng ngày càng tăng, các nguồn tuyển mộ chưa đáp ứng đủ lượng cầu, Tân Việt cần đa dạng hóa số lượng các nguồn tuyển mộ và đảm bộ chất lượng mỗi nguồn tuyển để thu về những kết quả tốt hơn trong thời gian tới.
Phương pháp tuyển mộ đối với nguồn nội bộ:
- Phương pháp đề bạt nội bộ: Bằng sự đề xuất của những phó, trưởng phòng ban, bộ phận, đang làm việc trong tổ chức, phòng Nhân sự sẽ có được danh sách những ứng viên có đủ tiêu chuẩn, kinh nghiệm và phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của công ty.
- Phương pháp đăng tuyển nội bộ: Sau khi có kế hoạch về các vị trí cần tuyển dụng phòng Nhân sự sẽ gửi thông báo tuyển dụng cho tất cả các phòng ban trong công ty về vị trí công việc đang còn trống thông qua hòm thư điện tử nội bộ. Cán bộ nhân viên ứng tuyển phải đáp ứng các điều kiện công việc được đưa ra, như vậy với hình thức này đã có được một lượng ứng viên đã biết và quen với văn hoá, cách làm việc trong công ty, giúp cho việc tìm ra những người phù hợp nhất với vị trí công việc dễ dàng hơn.
Phương pháp tuyển mộ đối với nguồn bên ngoài: Thực tế hiện nay thì nguồn tuyển dụng chủ yếu của Tân Việt vẫn đến từ ngoài công ty khi mà nguồn nội bộ còn hạn chế hay sự luân chuyển có thể gây ra những sự xáo trộn trong công việc.
- Phương pháp giới thiệu nhân tài: Do tính chất công việc của công ty là ngành chứng khoán và tài chính, là những công việc mà người lao động
cần có trình độ học thức phù hợp hoặc kinh nghiệm làm việc dày dặn nên đây là một trong những phương pháp tuyển dụng rất được ưa chuộng tại Tân Việt. Nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho công ty mà chất lượng ứng viên lại cao hơn. Các cán bộ nhân viên của công ty sẽ giới thiệu nguồn ứng viên tài năng cho Chuyên viên tuyển dụng. Đây hầu hết là những ứng viên có trình độ học thức cũng như kinh nghiệm làm việc phù hợp với yêu cầu công việc và đã có được sự tin tưởng của người giới thiệu.
- Phương pháp đăng tuyển trên các phương tiện thông tin đại chúng: Thông tin về vị trí cần tuyển dụng sẽ được đăng tải trên trang web tuyển dụng của công ty cũng như trên tang web chính thức của công ty.
- Phương pháp dựa vào mạng lưới quan hệ của chuyên viên tuyển dụng.
Bước 2: Xác định địa điểm tuyển dụng:
Sau khi xác định được nguồn ứng viên và phương pháp tuyển mộ thích hợp thì địa điểm phỏng vấn là điều tiếp theo cần được xác định. Địa điểm này còn phụ thuộc vào địa điểm văn phòng làm việc của vị trí đang cần tuyển. Dù địa điểm phỏng vấn là Hội sở của công ty hay bất kỳ chi nhánh nào thì công ty cũng thường sử dụng phòng họp để tiếp đón và phỏng vấn ứng viên. Do phòng Nhân sự của Tân Việt nằm ở trụ sở chính trong khi công ty còn có rất nhiều các chi nhánh khác nằm ở khắp các tỉnh thành trên khắp đất nước nên trong trường hợp phỏng vấn ứng viên ở các địa điểm khác không phải Hội sở thì ứng viên sẽ được phỏng vấn từ xa thông qua webcam để kết nối và đại diện của phòng ban chuyên môn sẽ phỏng vấn trực tiếp ứng viên.
Bước 3: Xác định thời gian tuyển dụng:
Thời gian phỏng vấn, tuyển dụng từng vị trí luôn được sắp xếp xen kẽ, cẩn thận và rõ ràng nhằm đảm bảo việc tuyển dụng sẽ luôn là kịp thời và giúp cho tiến độ công việc được đảm bảo. Khung thời gian tuyển dụng được đặt ra theo kế hoạch vẫn có thể thay đổi tùy theo tình hình thực tế ví dụ như dịch bệnh diễn biến phức tạp hoặc nhu cầu tuyển dụng của công ty phát sinh đột xuất hoặc gấp hơn so với kế hoạch.
Bước 4: Đăng tin tuyển dụng
THONGTtNVlECLAM PHÚC LOl
EI Bâo hlém X Du Llch
■ NOI ưu Viec
Há NÓI (Quán Hoán Kiếm)
. CiP BAC
Nhản viên
SThoong l Châm sóc sức khỏe
Bước cuối cùng của quá trình tuyển mộ là đăng tin tuyển dụng. Khi đã xác định được các thông tin, tiêu chuẩn của vị trí cần tuyển, xác định được nguồn ứng viên, thời gian tuyển, địa điểm phỏng vấn thì chuyên viên tuyển dụng sẽ tiến hành đăng tin tuyển dụng. Trong nội dung của bài đăng tuyển dụng sẽ có tên tiếng việt và tiếng anh của vị trí, bản mô tả công việc với những kỹ năng, yêu cầu cụ thể cho công việc, thời gian nhận hồ sơ,...
Tùy thuộc vào vị trí cần tuyển và nguồn ứng viên mong muốn mà công ty sẽ có những cách thu hút ứng viên và đăng tuyển khác nhau. Đối với nguồn ứng viên đến từ bên trong công ty thì phòng Nhân sự sẽ gửi thông báo tuyển dụng cho tất cả các phòng ban về vị trí công việc đang còn trống thông qua hòm thư điện tử của công ty là Allstaff@tvsi.com.vn. Còn lại, với ứng viên bên ngoài thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ đăng tải tin tuyển dụng lên website chính thức
https://www.tvsi.com.vn cũng như website tuyển dụng riêng của Tân Việt là
http://tuyendung.tvsi.com.vn/vi và lên cả trang thông tin tìm kiếm việc làm Vietnamworks.
Hình 2.5: Thông báo tuyển dụng nội bộ của công ty
BÀN 'IN TUYEN DL1MG T-ANG 5.2021
Hình 2.6: Bài đăng tuyển dụng trên website của công ty
. HIIIH THOC
NhLnvltin chínhlhúc
f Đáo tao ∣√ Tâng Iuong
• KlIIH IIGHieu
2-3Nỉm
MÕ TẢ CÕNG VIỆC
■ HOC LUOIIG
CanhTranh
1 Chức nâng xây dong rá Soal các các ván bân. quy OiiIh, quy ché vá các vãn bán nõl bó Cong Iy Cu Iht
• MGANH IIGHe
Bó phàn pnáp lý, Chúng Wnoan. Lual
/ Pháo
lý. TỐI chinh / Dau lư
. HOll CHOT IIHAlI Hô 10
31/05/2021
■ Soan thảo, !ham g∣a Soan thào đóng góp ý kiến súa đói. bó sung vè các Quy
trinh, quy ché. quy đinh no∣
bõ vá các vãn bàn nôi bõ khác đám báo Iinh pháp lý. đày đủ. chãi chê luân thú
quy đinh pháp luãl. đáp úng
yéu càu Vt quàn Irl
θ LUUVIÉCLÀM ■ Hi thõng hóa vá cãp nhát các quy đinh pháp luãt ánh huóng Hoc Iiep đến hoai
đông nghlẽp VU vá cóng lác
quàn m cùa cùa Công Iy
2 Chúc nâng phối hop xãy dung các sàn phẩm. d∣ch VU mól cùa cõng Iy chúng
khoán
UEN KẾT HỮU ÍCH
. PhOI hop VÓI các PhongTban xây dung và hoàn thiên cac sàn phàm đlch VU mót cùa Cong ty chúng khoan
< Taicavicclim < VitcLjniThooBlaDim < ViLcLliinThooNgiinhhIght
• Tu ván các ván đè pháp lý liên quan õén sàn phám dιcħ VU mói cùa Cong ty chúng khoán
3 Thoc hiên các cõng vlẽc kháo Iheo SU phán cóng cùa lãnh đao phòng
YÊU cAu CÓNG V1ỀC
- Ưu liên các úng viên lốt nghiẽp Bai hoc Lual Há Nôi ■ Luat Quoc Gla - Luat Hồ Chí Minh
-ToI thiêu 02 nám kinh nghiêm vá có đủ Ot nám kinh nghiêm làm viẽc Iai Bo phân Pháp ché Cóng Iy Chúng
2.2.2.3. Quá trình tuyển chọn
Hình 2.7: Quy trình tuyển chọn của công ty cổ phần Chứng khoán Tân Việt
Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty Cổ phần Chứng khoán Tân Việt
Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên
Ứng viên ứng tuyển sẽ nộp hồ sơ về công ty thông qua email của chuyên viên tuyển dụng lananh.nt@tvsi.com.vn. Sau khi nhận được hồ sơ của ứng viên, chuyên viên tuyển dụng sẽ nhập các thông tin của ứng viên vào file excel để lưu thông tin các ứng viên ứng tuyển. Tiếp theo, chuyên viên tuyển dụng sẽ sàng lọc để chọn ra những ứng viên phù hợp với những tiêu chí công việc và gửi đến bộ phận
chuyên môn tiếp tục sàng lọc lần hai để chọn ra những người phù hợp nhất rồi trả lại cho Chuyên viên tuyển dụng kết quả sàng lọc để lên lịch và gửi cho ứng viên thư mời phỏng vấn. Nếu sau quá trình sàng lọc mà không có hồ sơ nào đáp ứng được yêu cầu thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ đăng tuyển lại để tìm kiếm ứng viên. Tất cả hồ sơ ứng tuyển của tất cả ứng viên dù đạt yêu cầu hay không cũng sẽ được lưu lại để phục vụ cho hoạt động tuyển dụng trong cả hiện tại lẫn tương lai.
Bước 2: Tổ Chức phỏng vấn
Sau khi vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ, ứng viên sẽ đến với vòng phỏng vấn trực tiếp. Chuyên viên tuyển dụng của phòng Nhân sự sẽ gọi điện và gửi thư mời phỏng vấn tới ứng viên. Thành phần tham gia phỏng vấn bao gồm một đại diện của bộ phận, phòng ban chuyên môn và Chuyên viên tuyển dụng. Dù địa điểm phỏng vấn là Hội sở của công ty hay bất kỳ chi nhánh nào thì công ty cũng thường sử dụng phòng họp để tiếp đón và phỏng vấn ứng viên. Do phòng Nhân sự của Tân Việt nằm tại trụ sở chính trong khi công ty còn có rất nhiều các chi nhánh văn phòng khác nằm ở khắp các tỉnh thành trên khắp đất nước nên trong trường hợp phỏng vấn ứng viên ở các địa điểm khác không phải Hội sở thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ phỏng vấn ứng viên từ xa thông qua webcam để kết nối và kết hợp cùng cán bộ đại diện của phòng ban, bộ phận chuyên môn phỏng vấn trực tiếp ứng viên.
Trong mỗi cuộc phỏng vấn, cán bộ đại diện của phòng ban, bộ phận chuyên môn sẽ kiểm tra chuyên môn và trao đổi về quá trình, kinh nghiệm làm việc thực tế trước đây của ứng viên. Còn chuyên viên tuyển dụng sẽ trao đổi về những chính sách đãi ngộ, phúc lợi, thời gian thử việc, đàm phán về mức lương mong muốn nếu ứng viên được nhận. Tại buổi phỏng vấn, công ty sẽ không trả lời ứng viên ngay về việc công ty có thể đáp ứng được mức lương đó hay không. Chỉ sau khi quyết định ứng viên trúng tuyển thì Chuyên viên tuyển dụng của và trưởng phòng ban, bộ phận chuyên môn sẽ bàn bạc để thống nhất mức lương cho ứng viên được chọn. Mức lương sẽ dựa trên kinh nghiệm, năng lực chuyên môn của ứng viên và khung lương của vị trí đó theo quy định của công ty.
Bước 3: Đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng
Ket quả của buổi phỏng vấn sẽ là cơ sở để chọn lựa ứng viên trúng tuyển. Cán bộ phỏng vấn chuyên môn sẽ đánh giá ứng viên dựa trên góc độ kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc thực tế và chuyên viên tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên ở trên các phương diện tính cách, thái độ... Trong trường hợp có nhiều ứng viên đạt yêu cầu hơn số lượng cần tuyển thì hai cán bộ phỏng vấn sẽ bàn bạc để chọn ra người phù hợp nhất. Trong trường hợp sau khi kết thúc phỏng mà vẫn không có ứng viên nào đạt yêu cầu thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ đăng tuyển lại để tìm kiếm những ứng viên khác.
Bước 4: Gửi thư và gọi điện thông báo kết quả phỏng vấn
Trường hợp các cán bộ nhân viên trong nội bộ công ty được bổ nhiệm thì trưởng các phòng ban, bộ phận đó sẽ gửi đề xuất bổ nhiệm với xác nhận của trưởng bộ phận, phòng ban đó cùng với xác nhận của người được bổ nhiệm cũng như xác nhận của Trưởng phòng Nhân sự lên Ban Giám đốc để đưa ra quyết định bổ nhiệm nhân sự. Còn với các ứng viên được tuyển vào từ nguồn bên ngoài thì nếu ứng viên không đạt kết quả tốt thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ gửi thư từ chối qua hòm thư điện tử cho họ. Còn với các ứng viên trúng tuyển, Chuyên viên tuyển dụng sẽ gửi thư mời nhận việc qua hòm thư điện tử, cùng với các thông tin về lương, thưởng, phúc lợi và các quyền lợi khác của vị trí công việc kèm một tập tin có chứa biểu mẫu thông tin nhân sự cho ứng viên. Thư mời nhận việc sau đó sẽ được in ra và có chữ ký xác nhận của Trưởng phòng Nhân sự, Tổng Giám Đốc công ty cũng như Trưởng bộ phận, phòng ban chuyên môn. Sau đó, nếu ứng viên từ chối nhận việc thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ gọi điện để trao đổi trực tiếp về lý do ứng viên từ chối