8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP may XK Việt Thái
2.1.5.1. Bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và mô hình quản lý hiện nay của Công ty, công tác kế toán tại Công ty CP may XK Việt Thái được tổ chức theo mô hình tập trung. Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc. Bộ máy kế toán Công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty, tổ chức các thông tin kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ ghi chép ban đầu và chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Hiện nay, phòng kế toán của công ty có 7 nhân viên được bố trí theo các hành như sơ đồ 2.2:
Sơ đồ 2.2 : Bộ máy kế toán của công ty CP may XK Việt Thái
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính công ty)
- Đứng đầu là kế toán trưởng, là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của Công ty với nhiệm vụ: chịu trách nhiệm trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kế toán- tài chính của công ty trước Giám đốc và trước pháp luật; Giúp giám đốc phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh
Kế toán trưởng Kế toán bán hàng, thuế và công nợ Kế toán thuế Kế toán vốn bằng tiền và tiền lương Kế toán hàng tồn kho TSCĐ Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm Thủ quỹ
của công ty; Cùng các trưởng phòng ban, trưởng nhà máy tham mưu giúp giám đốc trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; Phân công, phân nhiệm giao kiểm tra công việc của các kế toán viên.
- Tiếp đó là các nhân viên kế toán
+ Kế toán vốn bằng tiền và tiền lương: Có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc, viết phiếu thu chi; hàng tháng lập các sổ sách chi tiết và tổng hợp liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Hàng tháng căn cứ vào sản lượng của các xí nghiệp và đơn giá lương, hệ số lương, đồng thời nhận các bảng thanh toán lương do các nhân viên thống kê tại các phân xưởng để tổng hợp số liệu và lập bảng tổng hợp thanh toán lương của công ty.
- Kế toán bán hàng và công nợ: theo dõi tình hình tiêu thụ và các khoản công nợ của công ty; theo dõi các khoản phải thu, phải trả trong công ty và giữa công ty với các khách hàng và nhà cung cấp; kế toán ghi sổ chi tiết cho từng đối tượng là khách hàng và nhà cung cấp.
- Kế toán hàng tồn kho và TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật tư, định kỳ đối chiếu số liệu với thủ kho. Theo dõi biến động của tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định, theo dõi tình hình sửa chữa tài sản cố định và các khoản xây dựng cơ bản đầu tư theo dự án.
- Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm: chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ, tính giá thành sản phẩm, mở các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để theo dõi chi phí phát sinh cho từng đối tượng.
- Kế toán thuế: tập hợp, tính toán và theo dõi các khoản thuế mà công ty phải nộp ngân sách Nhà nước.
- Thủ quỹ: theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt của công ty, hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để thực hiện thu chi tiền mặt, ghi sổ quỹ; cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán vốn bằng tiền.
2.1.5.2. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Công tác hạch toán của Công ty hiện nay được thực hiện theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính với niên độ bắt đầu từ ngày
1/1/ kết thúc ngày 31/12 dương lịch được áp dụng bắt đầu từ 01/01/2015. Hình thức kế toán hiện nay Công ty đang áp dụng là hình thức “Nhật ký chung”, cụ thể như sau:
Hệ thống chứng từ kế toán: Kế toán trưởng là người thiết lập nên chương trình luân chuyển chứng từ kế toán tại công ty. Chứng từ kế toán sử dụng bao gồm các loại sau:
- Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công; Bảng thanh toán lương; Bảng thanh toán tiền thưởng; Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành; Bảng kê trích lập các khoản phải nộp theo lương; Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
- Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa trước khi nhập kho hàng hóa, NVL.
- Chứng từ mua, bán: Hóa đơn GTGT; Invoice; Hóa đơn bán hàng thông thường; Bảng kê mua hàng.
- Chứng từ vốn bằng tiền: Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy thanh toán tiền tạm ứng; Bảng kiểm kê quỹ.
- Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
Hệ thống tài khoản kế toán: sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
Ngoài ra, để hạch toán chi tiết từng hoạt động, kế toán còn phải chi tiết các tài khoản thành các tiểu khoản để đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết của nhà quản trị.
Hệ thống sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức “Nhật ký chung”, trên phần mềm Visoft với những sổ sau:
- Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng và Sổ cái các tài khoản.
- Sổ chi tiết: sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; Bảng tổng hợp chi tiết NVL, công cụ, sản phẩm, hàng hóa; Thẻ kho; Sổ TSCĐ; Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán); Sổ chi tiết thanh tóan với người mua (người bán) bằng ngoại tệ; Sổ chi tiết tiền vay; Sổ chi tiết bán hàng; Sổ chi tiết các tài khoản.
Hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo tài chính của công ty bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Bảng cân đối số phát sinh; Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh;
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo được lập theo tháng. Công ty chưa thiết lập hệ thống báo cáo quản trị riêng rẽ, độc lập.
* Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty như sau:
Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam
Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền:
Các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận và lập báo cáo theo tiền đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ phát sinh bằng các loại ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá thực tế.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được nếu giá trị thuần thấp hơn giá gốc.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đơn giá nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.
Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Thực hiện theo Thông tư 228/2009/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 07/12/2009. Theo đó, Công ty lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trên cơ sở chênh lệch lớn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho được xác định theo quy định của Chuẩn mực số 02.
Phương pháp ghi nhận và tính khấu hao tài sản cố định
Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Ghi nhận theo nguyên giá các tài sản chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó, có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên và có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên. Riêng máy móc thiết bị may có giá trị dưới 30 triệu vẫn được xem là TSCĐ do nằm trong dây chuyền sản xuất để thuận tiện trong việc quản lý.
Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:
- Doanh thu bán hàng: Tuân thủ đầy đủ 5 điều kiện ghi nhận doanh thu theo quy định của chuẩn mực số 14, doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản tiền đã hoặc sẽ thu theo nguyên tắc kế toán dồn tích. Các khoản nhận trước
của khách hàng không được ghi nhận doanh thu mà phản ánh ở mục người mua trả tiền trước.
- Doanh thu cung cấp dịch vụ: tuân thủ đầy đủ 4 điều kiện ghi nhận doanh thu theo quy định của chuẩn mực số 14.
- Doanh thu hoạt động tài chính: Tuân thủ đầy đủ 2 điều kiện ghi nhận doanh thu theo quy định.