8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1.4. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty CP may XK Việt Thái
Công ty CP may XK Việt Thái là công ty cổ phần có trên 50% vốn của Nhà nước. Quyền lực cao nhất là Hội đồng quản trị. Giám đốc công ty do HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm. Giúp việc cho giám đốc là Phó giám đốc và Kế toán trưởng do HĐQT bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc. Ngoài ra công ty còn thành
lập Ban kiểm soát, là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị, điều hành hành của công ty.
Đại hội đồng cổ đông
Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất cuả Công ty, quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định. Đặc biệt các cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo. Đại hội đồng cổ đông sẽ bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát của Công ty.
Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội Cổ đông. HĐQT có trách nhiệm giám sát Giám đốc điều hành và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và Điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết ĐHĐCĐ quy định. Hiện tại HĐQT Công ty CP may XK Việt Thái có 3 thành viên, nhiệm kỳ là 5 năm.
Ban kiểm soát
Là cơ quan trực thuộc ĐHĐCĐ, do ĐHĐCĐ bầu ra. Ban kiểm soát có nhiệm vụ thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Ban giám đốc. Ban kiểm soát có cùng nhiệm kỳ với Hội đồng quản trị.
Ban giám đốc
Ban Giám đốc của Công ty điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty.
Giám đốc
Điều hành chung, điều hành kế toán tài vụ, tổ chức hành chính, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Giúp việc cho Giám đốc có Phó Giám đốc và các cán bộ chuyện môn khác.
Giúp việc cho Giám đốc, điều hành trực tiếp kinh doanh và kế hoạch. Nghiên cứu thị trường, đầu tư và phát triển thị trường, chủ động đề xuất quá trình kinh doanh cao nhất, đề xuất ý kiến với Giám đốc để trình HĐQT duyệt thông qua. Được giải quyết công việc khi Giám đốc đi vắng ủy quyền lại. Thực hiện mọi nghĩa vụ và quyền hạn theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty cổ phần.
Các phòng ban chức năng:
Phòng Kế toán:
Mở sổ kế toán theo dõi, cập nhật tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty theo đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán của nhà nước Việt Nam ban hành.
Theo dõi tình hình phát sinh nhập, xuất, tồn của tất cả các loại nguyên vật liệu, tài sản trong toàn Công ty.
Theo dõi, kiểm soát giá cả mua, bán hàng hóa của tất cả tài sản trong Công ty.
Lập giá thành thực tế theo chi phí cho tất cả các đơn hàng của Công ty.
Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
Theo dõi tất cả các khoản công nợ nội bộ, công nợ thanh toán cho người cung cấp, các khoản phải thu, phải trả khác.
Lập báo cáo tài chính nội bộ hàng tháng theo quy định của Công ty.
Lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành.
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Các nhiệm vụ khác do ban giám đốc chỉ đạo.
Phòng Tổ chức hành chính: Chức năng:
Tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc về công tác tổ chức bộ máy quản lý sản xuất, quản lý và sử dụng lao động; Tổ chức thực hiện công tác hành chính quản
trị, đối nội, đối ngoại, tiếp nhận và sử lý các thông tin có liên quan đến Công ty; Quản lý lao động; Tổ chức và thực hiện công tác bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh chính trị, phòng chống cháy nổ, bão lụt trong Công ty; Tổ chức và thực hiện công tác vệ sinh công nghiệp; Tổ chức và thực hiện an toàn vệ sinh thực phẩm cho bếp ăn tập thể; Công tác chăm sóc sức khỏe, khám chữa bệnh CBCNV trong Công ty.
Nhiệm vụ:
Tổ chức lao động tiền lương, hành chính quản trị; Bảo về tài sản, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt; Quản lý sức khoẻ, khám chữa bệnh cho CBCNV; Vệ sinh công nghiệp; Quản lý mặt bằng Công ty; Quản lý nhân sự; Các nhiệm vụ khác do ban giám đốc chỉ đạo.
Phòng Kinh doanh- XNK
Chức năng: Phòng kinh doanh- XNK là đơn vị có chức năng tham mưu giúp
Giám đốc về ký kết hợp đồng, công tác kế hoạch, điều độ sản xuất, về công tác xuất nhập khẩu, mua sắm, giao nhận, vận chuyển, bảo quản các loại vật tư, hàng hóa, đồng thời quản lý các lĩnh vực công tác trên.
Nhiệm vụ:
+ Soạn thảo các hợp đồng, phụ lục hợp đồng với khách hàng nước ngoài, trong nước trình Giám đốc và theo dõi các hợp đồng đó. Căn cứ hợp đồng đã ký kết lập kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn trình Giám đốc phê duyệt và theo dõi việc thực hiện các kế hoạch trên.
+ Nhận chứng từ khách hàng để cập nhật, theo dõi và khai báo hải quan, khai thác và vận chuyển hàng về kho; Cân đối nguyên phụ liệu may để đưa các mã hàng vào sản xuất; Làm thủ tục xuất trả hàng cho khách hàng, làm chứng từ XNK, thanh toán và thanh lý hợp đồng; Theo dõi và điều độ sản xuất.
+ Lập và giao các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất của Công ty, các đơn vị theo hàng tháng/quý/năm; Lập và theo dõi việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch quý và năm của Công ty; Lập các báo cáo thống kê kế hoạch.
Mua sắm, giao nhận các loại vật tư, hàng hoá phục vụ cho quá trình sản xuất; Vận chuyển vật tư, hàng hoá và đưa đón cán bộ Công ty đi công tác.
Nhập kho bảo quản, xuất kho nguyên phụ liệu may, máy móc thiết bị, dụng cụ phụ tùng thay thế và các loại vật tư, hàng hoá khác trong quá trình sản xuất.
Viết hoá đơn xuất kho các loại vật tư, hàng hoá cho quá trình sản xuất và phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra.
Thống kê lượng hàng hóa xuất nhập khẩu để xây dựng báo cáo XNK, báo cáo sản xuất kinh doanh theo biểu mẫu của cục thống kê. Lập bảng thống kê số lượng và giá trị hàng hóa xuất khẩu hàng gửi phòng kế toán để viết hóa đơn giá trị gia tăng đồng thời xác định doanh thu của công ty.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo công ty giao cho phòng. Phòng kỹ thuật :
Chức năng: Phòng kỹ thuật là một đơn vị chuẩn bị triển khai sản xuất và chịu
trách nhiệm về khâu kỹ thuật cho từng sản phẩm cũng như định mức nguyên phụ liệu trước Ban Giám đốc và khách hàng.
Nhiệm vụ:
Tổ chức và điều hành khâu chuẩn bị sản xuất ở từng công đoạn; May áo mẫu đối; Kiểm tra mẫu cứng; Lập bảng phối mầu cho sản xuất; Xây dựng bảng định mức nguyên phụ liệu cho sản xuất; Lập bảng chi tiết quy định điểm đánh số thứ tự; Xây dựng định mức năng suất lao động; Chuẩn bị máy móc thiết bị và nghiên cứu và chế tạo các loại cữ cuốn gá lắp cho sản xuất; Xây dựng bảng tiêu chuẩn kỹ thuật cho từng loại sản phẩm; Giác sơ đồ mức cho các mã hàng sản xuất; Thiết kế và tính định mức 1 loại sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng FOB và hàng nội địa; Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị trong toàn Công ty; Xây dựng lịch tu sửa, bảo dưỡng máy theo định kỳ; Lắp đặt, quản lý toàn bộ mạng lưới điện trong toàn công ty.
Phòng QA:
Kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu trước khi dùng, các sản phẩm sau khi may, đóng gói đóng hòm; Kiểm tra và phát hiện các lỗi, đề ra các biện pháp khắc phục và phòng ngừa; Thường xuyên kiểm tra quy trình sản xuất để đảm bảo chất lượng sản phẩm từ khâu đầu vào cho tới khi đóng gói; Làm việc cùng với khách hàng về chất lượng sản phẩm.
Ngoài ra, tổ bảo vệ, tổ vệ sinh, tổ cơ điện, tổ nhà ăn và các tổ sản xuất đều hoạt động dưới sự chỉ đạo của phòng hành chính.
Tất cả các phòng ban và các tổ sản xuất đều có quan hệ mật thiết với nhau, có nghĩa vụ giúp đỡ Giám đốc một cách tích cực trên tất cả các mặt để Giám đốc ra được những quyết định kịp thời và có hiệu quả (phụ lục 2.1)