Theo quy định tại VNPT Vinaphone đối với công tác lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, đã quy định tại quyết định số 1634/QĐ-VNPT VNP-NS ngày 11/12/2015: “Trên cơ sở phân tích, xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng nêu trên, đơn vị lập danh mục các lĩnh vực cần đào tạo, bồi dưỡng; số lượng và dự kiến kinh phí gửi báo cáo Tổng Công ty”.
Đây là quy định và cũng là hướng dẫn chung để triển khai thực hiện xác định nhu cầu đào tạo, lựa chọn nội dung, và lập kế hoạch đào tạo hiện nay đang được thực hiện tại VNPT Vinaphone. Tuy nhiên, để triển khai công tác lập kế hoạch đào tạo nhân viên bán hàng thì cần phải có những hướng dẫn, quy định cụ thể để các đơn vị thực hiện triển khai, ví dụ như quy định về xác định khoảng cách năng lực và quy định về cấp độ khoảng cách năng lực tương ứng với mức độ nội dung đào tạo.
Công tác xây dựng kế hoạch đào tạo được thực hiện bởi Ban nhân sự dựa trên xác định nhu cầu đào tạo và nguồn kinh phí cho hoạt động đào tạo. Kế hoạch đào tạo được xác định theo quý và theo năm. Nội dung của kế hoạch đào tạo được xác định cụ thể bao gồm các nội dung như sau: (1) Các nội dung đào tạo cụ thể; (2) Số lớp đào tạo; (3) Số lượng nhân viên bán hàng tham gia đào tạo (Có danh sách
nhân viên bán hàng tham gia cụ thể); (4) Giảng viên giảng dạy; (5) Thời gian đào tạo; (6) Phương pháp đào tạo; (7) Kinh phí đào tạo.
Các bản kế hoạch đào tạo thường lập theo quý được lập vào 2 tuần sau của tháng cuối quý trước, kế hoạch đào tạo theo năm đây là kế hoạch tổng thể cho cả một năm, với dự kiến về nội dung đào tạo, thời gian đào tạo và đối tượng đào tạo nhưng chưa chi tiết, cụ thể hóa và thường được lập vào tuần thứ 3 của Quý IV để trình ký Ban giám đốc Tổng Công ty phê duyệt làm căn cứ cho các đơn vị thực hiện. Tuy nhiên, không phải lúc nào các bản kế hoạch này cũng được lập và phê duyệt đúng tiến độ theo quy trình. Theo số liệu thống kê từ Ban nhân sự của VNPT Vinaphone cho thấy, trong 1 năm sẽ có 5 bản kế hoạch về đào tạo được xây dựng bao gồm 1 bản kế hoạch năm và 4 bản kế hoạch quý. Nhưng trong giai đoạn 2017 – 2020, vẫn có tới 5 bản kế hoạch (Trong đó có 4 bản kế hoạch quý và 1 bản kế hoạch năm) bị chậm thời gian lập kế hoạch. Trong 15 bản kế hoạch được xây dựng đúng tiến độ thì có tới 4 bản kế hoạch bị phê duyệt muộn. Qua quá trình trao đổi với trưởng Ban nhân sự và Giám đốc bộ phận bán hàng của Khối KHTC-DN nguyên nhân của việc lập kế hoạch quý và năm bị muộn là do sự khó khăn trong việc xác định nguồn kinh phí cụ thể cho từng khóa học. Việc phê duyệt chậm của Ban giám đốc do đơn vị e ngại không dám nhắc Ban Giám đốc ký duyệt kế hoạch mặc dù thời gian triển khai đã gần đến. Điều này thể hiện tâm lý chung của nhân viên cũng như cán bộ quản lý cấp trung gian, nhưng cũng thể hiện sự thiếu kiên quyết của đơn vị chức năng là Ban nhân sự trong việc đảm bảo tiến độ các công việc do đơn vị mình phụ trách.
Theo kế hoạch, trong giai đoạn 2017 – 2020, số nội dung đào tạo, số lớp đào tạo, kinh phí đào tạo cũng như số lượt đào tạo có xu hướng gia tăng qua các năm. Điều này cho thấy được sự quan tâm của Ban giám đốc với đội ngũ nhân viên bán hàng. Về nội dung đào tạo đã có sự gia tăng từ 3 nội dung (năm 2017) tăng lên 4 nội dung đào tạo (năm 2020). Các nội dung thường được đào tạo đối với đội ngũ nhân viên bán hàng khối TC-DN bao gồm: Tập huấn, đào tạo sản phẩm mới; Tập huấn
Đào tạo kỹ năng giao tiếp và xử lý các tình huống trong bán hàng. Nhìn chung, các nội dung đào tạo được đánh giá là tương đối đầy đủ, bám sát với các kỹ năng cần thiết của nhân viên bán hàng nhưng lại không sát với khung năng lực của đội ngũ nhân viên bán hàng.
Số lớp tham gia đào tạo cũng gia tăng đáng kể từ 86 lớp đào tạo (năm 2017) tăng lên 124 lớp đào tạo (năm 2020). Nguyên nhân của sự gia tăng số lớp đào tạo là sự gia tăng về nhân viên bán hàng cũng như sự gia tăng về số nội dung đào tạo. Số lượt nhân viên bán hàng tham gia đào tạo cũng gia tăng đáng kể từ 2.454 lượt nhân viên (2017) tăng lên 3.803 lượt nhân viên (năm 2020). Một điểm đáng ghi nhận là nguồn kinh phí cho công tác đào tạo đã gia tăng đáng kể trong giai đoạn này. Cụ thể, năm 2017, kinh phí đào tạo đạt 2.225 triệu đồng. Đến năm 2020, kinh phí đào tạo cho đội ngũ nhân viên bán hàng đã tăng lên và đạt 3.812 triệu đồng. Điều này cho thấy được sự quan tâm của Ban giám đốc đối với sự phát triển của đội ngũ nhân viên bán hàng ngày càng gia tăng.
Bảng 3.8. Kế hoạch đào tạo nhân viên bán hàng của Khối KHTC-DN tại VNPT Vinaphone
Tiêu chí ĐVT 2017 2018 2019 2020
Số nội dung đào tạo Nội dung 3 4 4 4
Số lớp đào tạo Lớp 86 102 115 124
Số lượt tham gia Lượt 2.454 3.136 3.516 3.803 Kinh phí đào tạo nhân viên
bán hàng Triệu đồng 2.225 2.990 3.409 3.812
Nguồn: Ban nhân sự, 2017 - 2020
Đánh giá chung về công tác lập kế hoạch đào tạo khá chi tiết và cụ thể. Kế hoạch được xây dựng tương đối đầy đủ nội dung theo từng quý. Đảm bảo được cơ bản được các yêu cầu của kế hoạch đào tạo là chỉ ra được các tiêu chí cần đạt, chỉ ra tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm, các nội dung về thời gian, kinh phí … được thể hiện rõ ràng và bản kế hoạch được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền. Tuy nhiên, thời gian lập kế hoạch vẫn còn chậm, phê duyệt chậm dẫn đến kế hoạch bị chậm
triển khai và ảnh hưởng tới quá trình sắp xếp công việc của các nhân viên bán hàng được cử đi đào tạo.
Kết quả khảo sát đội ngũ nhân viên bán hàng tại Khối KHTC-DN cho thấy, các cán bộ nhân viên bán hàng đánh giá rất tốt đối với tính cụ thể, chi tiết, công khai và thời gian đào tạo phù hợp. Theo các cán bộ nhân viên bán hàng, nội dung bản kế hoạch đào tạo nội dung nào, những ai tham gia đào tạo, thời gian tham gia đào tạo đều được lập một cách chi tiết và cụ thể. Bên cạnh đó, bản kế hoạch đào tạo đều được công khai minh bạch trong toàn bộ Khối KHTC-DN. Ngoài ra, thời gian đào tạo được sắp xếp tập trung tương đối hợp lý vào các buổi cuối tuần, phù hợp với đội ngũ nhân viên bán hàng trẻ tuổi. Theo đó, các tiêu chí như “Kế hoạch được lập cụ thể, rõ ràng chi tiết”; “Kế hoạch đào tạo được công khai trên toàn Tổng công ty”; “Thời gian đào tạo phù hợp với cán bộ nhân viên bán hàng” được đánh giá với mức điểm trung bình rất cao đều trên 4 điểm. Tuy nhiên, do việc xác định nhu cầu đào tạo vẫn còn mang tính chủ quan, nội dung đào tạo được xác định chủ yếu thông qua yếu tố kinh nghiệm của cán bộ nhân viên, nên các tiêu chí phản ánh về tính thực tiễn, đáp ứng được nhu cầu không được đánh giá cao với mức điểm trung bình của các tiêu chí thể hiện nội dung này chỉ đạt từ 3,35/5 điểm đến 3,50/5 điểm.
Bảng 3.9. Đánh giá của các cán bộ nhân viên bán hàng về công tác lập kế hoạch đào tạo nhân viên bán hàng khối KHTC-DN tại VNPT Vinaphone
Lập kế hoạch đào tạo Mức độ đồng ý (%) Điểm
TB
1 2 3 4 5
Kế hoạch được lập cụ thể, rõ
ràng chi tiết 0,0 0,0 19,6 13,8 66,5 4,47
Kế hoạch đào tạo được phê
duyệt và công bố kịp thời. 7,6 13,1 34,5 26,2 18,5 3,35 Kế hoạch đào tạo được công
khai trên toàn Tổng công ty 0,0 0,0 12,7 15,3 72,0 4,59 Kế hoạch đào tạo nhân viên bám 10,2 17,5 20,7 22,5 29,1 3,43
sát nhu cầu thực tiễn
Nội dung đào tạp đáp ứng được những thiếu hụt về năng lực của đội ngũ bán hàng
13,1 11,3 17,8 28,4 29,5 3,50
Thời gian đào tạo phù hợp với
cán bộ nhân viên bán hàng 0,0 0,0 15,3 21,1 63,6 4,48
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát, 2017 - 2020