Trong một tổ chức, đơn vị thì các vấn đề nghĩa vụ, trách nhiệm, quyền lợi của
nhân viên đều phải có sự tham gia của công tác QTNNL, nhằm đạt kết quả tối ưu
cho nhân viên và tổ chức. Hoạt động QTNNL rất đa dạng, phong phú tuỳ thuộc vào các đặc điểm, cơ cấu của tổ chức, khoa học công nghệ, tài chính, văn hoá...Tuy
nhiên có thê phân chia các hoạt động chủ yêu quản trị nguôn nhân lực với 3 nội
dung cơ bản sau đây:
1.2.3.1. Nội dung thu hút nguồn nhân lực
Nội dung này được tập trung vào vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên
với các phẩm chất phù hợp với công việc của tồ chức. Với nhóm chức năng này
được thể hiện ở 3 yếu tố sau.
a. Hoạch định nguồn nhân lực: công tác hoạch định giúp cho tố chức thấy rõ
được phương hướng, cách thức ỌT NNL của mình, bảo đảm cho tổ chức có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đồi trên thị trường. Hay, hoạch định NNL là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu NNL, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động bảo đảm cho tổ chức có đủ NNL với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao [23].
Ọuá trình hoạch • định • •NNL cần được thực • hiện• trong<^2 mối liên hệ• • mật thiết với
quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh của
doanh nghiệp. Thông thường, quá trình hoạch định được thực hiện theo các bước
sau đây:
- Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển, kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Phân tích hiện trạng QT NNL trong doanh nghiệp, đề ra chiến lược NNL phù
hợp với chiến lược phát triển kinh doanh.
- Dự báo khối lượng công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung
hạn) hoặc xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn).
- Dự báo nhu cầu NNL (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn)
hoặc xác định nhu cầu NNL (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn).
- Phân tích quan hệ cung cầu NNL, khả năng điều chỉnh, và đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho doanh nghiệp thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng NNL.
- Thực hiện các chính sách, kê hoạch, chương trình QT NNL của doanh nghiệp trong bước năm.
- Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện.
b. Phân tích công việc: Là quá trinh nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác
định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công
việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. Phân tích công việc thường được thực hiện theo 6 bước: 1. Xác định mục đích của phân tích công việc; 2. Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn; 3. Chọn lựa phần
việc đặc trưng để phân tích công việc; 4. Thu thập thông tin phân tích công việc; 5. Kiểm tra lại mức độ chính xác cũa thông tin; và 6. Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. [23]
Phân tích công việc là một hoạt động cơ bản cua ỌT NNL. Thực tế tiến hành
hoạt động này không đơn giản và ấn chứa nhiều khả năng rủi ro. Có rất nhiều
phương pháp để thực hiện việc phân tích, nhưng điều quan trọng là lựa chọn phương cách thích hợp nhất với đặc điểm và nhu cầu của tổ chức [30].
Từ phân tích công việc, tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu
chuẩn công việc. Đe quá trình phân tích công việc được chuấn xác, ngoài khả năng của chuyên viên phân tích đòi hỏi phải có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa chuyên viên phân tích công việc, nhà quản lý trực tiếp và bản thân nhân viên làm công việc
đó.
c. Tuyên dụng nguồn nhân lực: Đây là quá trình tìm kiếm, lựa chọn người để
thởa mãn các yêu cầu lao động và bồ sung lực lượng lao động cho doanh nghiệp. Mục tiêu của quá trình tuyển dụng là thu hút các nhân viên mới có kiến thức, trình độ, kỹ năng, động cơ phù hợp với đòi hởi của doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân lực bao gồm cả tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực [22].
Việc tuyển dụng nhân viên có thể từ hai nguồn: từ nội bộ tồ chức và từ bên ngoài tồ chức. Tùy theo chính sách của mà tiến trình tuyển dụng được áp dụng cũng như các phương pháp như trắc nghiệm, phỏng vấn được vận dụng một cách linh hoạt. Suy cho cùng, sự thành công của một công ty chủ yếu dựa vào chính sách
“dùng người”, trong đó giai đoạn tuyên dụng người đúng năng lực vào làm việc là
giai đoạn khởi đầu hết sức quan trọng. Tuyển dụng nhân viên là cả một quá trình không đơn giản, không những đòi hỏi phải có nghiệp vụ chuyên môn một cách khoa
học mà còn tùy thuộc vào chiến lược nhân sự định hướng viễn cảnh cùa công ty
[23].
1.2.3.2. Nội dung đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong tố chức
có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao
và tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân.
- Đào tạo nguồn nhân lực: Hoạt động đào tạo NNL trong các tổ chức giữ một
vai trò chiến lược quan trọng. Các tổ chức áp dụng chương trình hướng nghiệp và đào tạo cho nhân viên mới nhằm xác định năng lực thực tế của nhân viên và giúp
nhân viên làm quen với công việc của tố chức. Đồng thời, các tổ chức cũng thường
lập các kế hoạch đào tạo, huấn luyện và đào tạo lại nhân viên mồi khi có sự thay đổi về nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc quy trình công nghệ, kỹ thuật.
Có nhiều phương pháp đào tạo NNL. Mỗi phương pháp có ưu điểm, nhược
điểm và có những đòi hỏi nhất định phù hợp với điều kiện của mỗi tổ chức. Do đó, các tố chức cần căn cứ vào điều kiện cụ thể, đặc trưng công việc, trình độ phát triển
khoa học và công nghệ để lựa chọn phương pháp đào tạo thích hợp có hiệu quả nhất [23].
- Định hướng và phát triển nghề nghiệp: Đối với các nhà lãnh đạo trong doanh
nghiệp, nghiên cứu định hướng và phát triển nghề nghiệp giúp cho doanh nghiệp có thể tuyển nhân viên có năng khiếu phù hợp với công việc, khuyến khích nhân viên trung
thành, giảm bớt tỷ lệ nghi việc trong nhân viên, động viên nhân viên thực hiện tốt công
việc, khai thác và giúp nhân viên phát triển các khả năng tiềm tàng cũa họ thông qua việc cho nhân viên thấy rõ khả năng thăng tiến và cơ hội nghề nghiệp. Hiểu được điều này, các nhà lãnh đạo cần nắm bắt và am hiểu được các giai đoạn phát triển nghề nghiệp của mỗi nhân viên để có biện pháp định hướng phát triển phù hợp và hiệu quả.
Như vậy, nội dung đào tạo và phát triên là một nhu câu không thê thiêu được đối với bất cứ loại hình tố chức nào. Một xà hội tiến hay lùi cũng do các nhà lãnh
đạo có thấy trước được sự thay đổi để kịp thời đào tạo và phát triển lực lượng lao
động của mình. Vì vậy mà nhu cầu đào tạo và phát triển NNL trong các tổ chức tăng nhanh cùng với sự phát triển của hợp tác và cạnh tranh quốc tể, công nghệ tiên tiến và nhừng áp lực về kinh tế xã hội [221.
1.2.33. Nội dung duy trì nguồn nhân lực
Nội dung chức năng này gồm 2 vấn đề là kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong tổ chức.
a. Nội dung chức năng kích thích, động viên: Nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và
hoàn thành công việc với chất lượng cao. Phân công nhân viên những công việc
mang tính thách thức cao, cho nhân viên biết sự đánh giá của lành đạo về mức độ
hoàn thành và ý nghĩa của việc hoàn thành công việc của nhân viên đối với hoạt động
của doanh nghiệp. Thực hiện trả lương cao, công bằng, kịp thời khen thưởng các cá nhân có sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, có đóng góp làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp... là những biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy trì được đội ngũ lao động lành nghề cho doanh nghiệp.
Do đó, xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương, thiết lập và áp dụng
các chính sách lương bống, thăng tiến, kỷ luật, tiền thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là những hoạt động quan trọng nhất của chức năng kích thích, động viên.
- Đánh giá kết quả thực hiện công việc: là sự mở rộng của thiết kế công việc
và có những tác động cơ bản tới tố chức nói chung. Do đó, ngoài việc giúp tổ chức đưa ra các quyết định nhân sự, còn giúp đánh giá được các hoạt động như: tuyển
dụng, định hướng, đào tạo và kiểm điểm được mức độ đúng đắn và hiệu quả của các
hoạt động đó, từ đó có các phương hướng điều chỉnh phù hợp. Mục tiêu cuối cùng của hoạt động này tất nhiên là nắm bắt và cải tiến hiệu suất của nhân viên.
Tuy nhiên, đây là hoạt động chịu nhiêu ảnh hưởng bởi tình cảm của con người
vi nó dựa trên sự đánh giá chủ quan của người đánh giá kế cả tố chức đã xây dựng
và sử dụng một hệ thống các tiêu chuấn khách quan cùa thực hiện công việc. Những người có kết quả thực hiện công việc không cao hoặc không tin tưởng việc đánh giá
là công bằng, họp lý sẽ cảm thấy lo lắng, không an tâm khi làm việc trong doanh nghiệp.
- Trả lương lao động: luôn là một trong những vấn đề thách thức nhất cho các nhà quản trị ở mọi doanh nghiệp. Có nhiều quan điểm, mục tiêu khác nhau khi xếp đặt hệ thống trả công, nhưng nhìn chung đều hướng tới năm mục tiêu cơ bản: thu hút
nhân viên, duy trì những nhân viên giỏi, kích thích động viên nhân viên, hiệu quả về
mặt chi phí, và đáp ứng yêu cầu của luật pháp.
Với mục tiêu quan trọng nhất của chính sách lương bổng là đảm bảo tính công
bằng, vì vậy xây dựng hệ thống thang bảng lương, áp dụng các chính sách lương thưởng, phúc lợi...là một trong những hoạt động quan trọng nhất để kích thích, động
viên. Ngoài ra, các nhà quản trị cần chú trọng nghiên cứu các yếu tố như môi trường công ty, thị trường lao động, bản thân nhân viên, và bản thân công việc để làm cơ sở
cho hoạt động trả lương, thưởng của tổ chức có hiệu quả.
b. Nội dung chức năng quan hệ lao động: Nhằm hoàn thiện môi trường làm việc
và các mối quan hệ trong công việc như: ký kết họp đồng lao động, giải quyết khiếu
nại, tranh chấp lao động, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm và an toàn lao
động. Giải quyết tốt chức năng quan hệ lao động sẽ giúp các doanh nghiệp tạo ra bầu
không kill tâm lý tập thể và các giá trị truyền thống tốt đẹp, vừa làm cho nhân viên
được thỏa mãn với công việc và doanh nghiệp [22].