Trong phương diện Học hỏi và phát triển, có 03 mục tiêu cần theo đuổi là tuyển dụng và bố trí đúng người đúng việc, nâng cao kỹ năng qua đào tạo/ kèm cặp, và
tăng sự phối hợp giữa các hoạt động điều hành. Kết quả khảo sát mức độ đáp ứng chỉ tiêu cho thấy không có mục tiêu nào đạt mức cao theo khung điểm tham chiếu từ Fonseka (2002). Mục tiêu tuyển dụng, bố trí đúng người đúng việc với điểm 66%, nằm gần cận trên của khung đáp ứng trung bình cao (55-69), cho thấy mục tiêu này đã được thực hiện tương đối tốt. Mục tiêu tăng sự phối hợp giữa các hoạt động điều hành với điểm 55%, là cận dưới của khung đáp ứng trung bình cao (55-69), cho thấy mục tiêu này chưa được đáp ứng tốt. Mục tiêu nâng cao kỹ năng thông qua đào tạo/ kèm cặp với điểm 35%, thuộc khung đáp ứng thấp nhất (0-40), cho thấy việc đáp ứng chỉ tiêu này còn rất kém. Sau đây, tác giả sẽ phân tích sâu các thước đo và chỉ tiêu của 02 mục tiêu chưa được đáp ứng tốt để xác định các vấn đề cần cải tiến. Đầu tiên, với mục tiêu tăng sự phối hợp giữa các hoạt động điều hành, thước đo “Tỷ lệ hoàn thành công việc nội bộ đúng hẹn” là thước đo mới được tác giả đề xuất theo lý thuyết Thẻ điểm cân bằng, trước đây chưa được đo lường và giám sát tại Dự án. Chỉ tiêu ban đầu được đặt ra theo chủ quan của Ban điều hành là 90% công việc nội bộ được hoàn thành đúng hẹn. Tác giả đã khảo sát cảm nhận của các quản lý cấp trung về mức độ đáp ứng chỉ tiêu của thước đo này thì được điểm trung bình là 2.2 (trên thang điểm 4). Con số này cho thấy hiện trạng chờ đợi lẫn nhau giữa các hoạt động chức năng. Việc chờ đợi giữa các công việc nội bộ sẽ làm giảm hiệu suất công việc của các bộ phận, và sau đó sẽ dẫn đến việc thực hiện chậm trễ các yêu cầu của khách hàng. Tác giả kiến nghị các quản lý cấp trung cần tính toán và theo dõi thước đo này để xác định xu hướng của nó. Ban điều hành Dự án cần xem xét việc đáp ứng thước đo này trong các báo cáo định kỳ, yêu cầu các bộ phận chưa thực hiện tốt cải thiện, sau đó điều chỉnh chỉ tiêu phù hợp theo dữ liệu thu thập và định hướng của công ty.
Tiếp theo, với mục tiêu nâng cao kỹ năng thông qua đào tạo/ kèm cặp, thước đo dùng để đo lường mục tiêu này là “Tỷ lệ công nhân đạt kỹ năng cấp III và IV” chỉ đạt 1.4 điểm (trên thang điểm 4). Tác giả sẽ tìm hiểu các tài liệu thứ cấp liên quan và phỏng vấn những quản lý cấp trung, người trực tiếp đánh giá kỹ năng công nhân, để xác định các vấn đề cần cải tiến trong mục tiêu này.
Tại Dự án Molten, kỹ năng của người lao động được đánh giá theo vòng tròn kỹ năng. Vòng tròn kỹ năng được chia thành 04 phần bằng nhau tương ứng với 04 cấp kỹ năng I, II, III, IV. Hình ảnh vòng tròn kỹ năng được minh họa ở Hình 6.1.
Hình 6.1. Vòng tròn kỹ năng
(Nguồn: Báo cáo kỹ năng Quý 1 năm 2014, Dự án Molten, Xí nghiệp 1)
Kỹ năng của người lao động được cải thiện lần lượt qua từng cấp. Cấp I nghĩa là người lao động đã được đào tạo lý thuyết và thực hành nhưng chưa tự mình thực hiện được công việc, cần người kèm cặp. Cấp II nghĩa là người lao động tự thực hiện được công việc nhưng chưa đạt yêu cầu về năng suất hoặc để lọt lưới sản phẩm lỗi đến công đoạn sau. Cấp III nghĩa là người lao động tự thực hiện được công việc đạt năng suất và không lọt lưới trong một tháng sau ngày đào tạo. Cấp IV nghĩa là người lao động có thể kèm cặp người khác (đã đạt kỹ năng cấp III và có kinh nghiệm tại công đoạn từ 3 tháng trở lên). Người lao động khi mới nhận việc sẽ được đào tạo lý thuyết và thực hành, 2 tuần đầu tiên sẽ được kèm cặp bởi người quản lý trực tiếp hoặc công nhân có kỹ năng cấp IV. Trong 2 tuần đó, người quản lý trực tiếp sẽ theo dõi hàng ngày để đánh giá kết quả thực hiện công việc của công nhân. Hàng quý, Đốc công Sản xuất và Nhóm trưởng Kiểm tra sẽ tổ chức thi để đánh giá và cập nhật cấp kỹ năng của công nhân vào bảng theo dõi. Hàng năm, Đốc công Sản xuất và Nhóm trưởng Kiểm tra lập kế hoạch nâng cao kỹ năng để hoạch định mức độ kỹ năng cần đạt được trong năm.
Hiện tại, Dự án Molten có 36 công nhân bao gồm công nhân sản xuất và công nhân kiểm tra, trong đó có 10 người mới được bố trí công việc (thời gian ngắn hơn 1 tháng) và 26 công nhân đã làm việc tại công đoạn từ 3 tháng trở lên. Bảng 6.2 so sánh số lượng công nhân đạt kỹ năng yêu cầu giữa kế hoạch và thực tế.
I II
Bảng 6.2. Số lượng công nhân đạt kỹ năng so sánh giữa kế hoạch và thực tế Cấp kỹ năng Số công nhân cần đạt kỹnăng theo kế hoạch Số công nhân đạt kỹ năng
thực tế I 11 11 II 0 7 III 11 8 IV 14 10 Tổng 36 36
(Nguồn: Báo cáo kỹ năng Quý 1 năm 2014, Dự án Molten, Xí nghiệp 1)
Theo đó, Dự án có 18 công nhân đạt kỹ năng cấp I, II trong khi kế hoạch chỉ có 11 người. Và thực tế có 18 công nhân đạt kỹ năng cấp III, IV, trong khi kế hoạch cần 25 người. Như vậy, có nhiều công nhân không đạt yêu cầu về năng suất và để lọt lưới sản phẩm lỗi hơn kế hoạch. Cụ thể, tỷ lệ công nhân chưa đạt yêu cầu về năng suất và để lọt lưới sản phẩm chiếm đến 50% tổng số công nhân của Dự án. Kết quả phỏng vấn người quản lý trực tiếp cho thấy vấn đề đang tồn tại là kỹ năng phát hiện lỗi ngoại quan còn chưa tốt, dẫn đến phế phẩm lọt lưới qua các công đoạn kế tiếp còn cao. Cụ thể, tỷ lệ lọt lưới qua công đoạn kế tiếp được thống kê vào cuối Quý 1 năm 2014 như Bảng 6.3.
Bảng 6.3. Tỷ lệ lọt lưới lỗi ngoại quan qua công đoạn kế tiếp
Công đoạn Tỷ lệ lọt lưới lỗi ngoại quan qua công đoạn kế tiếp
Sản xuất (lưu hóa) 0.65%
Kiểm tra lần một 0.27%
Kiểm tra lần hai 0.03%
(Nguồn: Báo cáo tháng dự án Molten, Xí nghiệp 1)
Tóm lại, về phương diện Học hỏi và phát triển, hoạt động nâng cao kỹ năng cần được ưu tiên hàng đầu để cải thiện kỹ năng phát hiện sản phẩm phế ngoại quan cho cả công nhân sản xuất và công nhân kiểm tra. Việc cải thiện kỹ năng kiểm tra của người lao động sẽ góp phần vào mục tiêu tăng năng suất và giảm phế phẩm ở phương diện Quy trình nội bộ, từ đó cải thiện mục tiêu giá thấp và không xuất hàng lỗi đến khách hàng ở phương diện Khách hàng, và cuối cùng sẽ góp phần mang lại
kết quả Tài chính mong muốn. Vì tính chất quan trọng của hoạt động này, tác giả đề xuất tăng tần suất báo cáo kỹ năng từ mỗi quý thành mỗi tháng để các quản lý cấp trung có cơ hội giám sát hoạt động này thường xuyên hơn. Cách xác định các sáng kiến và biện pháp cụ thể để cải thiện hoạt động này sẽ được thảo luận bên dưới để giúp huy động được nhiều biện pháp cải tiến hơn cho hoạt động quan trọng này. Tiếp theo, tỷ lệ hoàn thành công việc nội bộ đúng hẹn cần được tính toán trong tất cả các bộ phận liên quan đến Dự án. Ban điều hành dự án cần giám sát thước đo hoàn thành công việc nội bộ đúng hẹn với tần suất thích hợp để thúc đẩy các bộ phận chức năng quan tâm giải quyết các vấn đề tồn đọng. Sau cùng, Ban điều hành cần dựa trên dữ liệu tính toán để điều chỉnh chỉ tiêu này cho phù hợp.