VII. GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ
7.1 Đặc điểm giao tiếp trong lãnh đạo, quăn lý
Hoạt động lãnh đạo, quản lý có đặc tính là gián tiếp. Bản thân các nhà lãnh đạo, quản lý không trực tiếp tạo ra kết quả mà phải thông qua cấp dưới, bằng con đường tổ chức. Mặt khác giao tiếp trong lãnh đạo, quản lý là giao tiếp giữa các cá nhân ở những vai nhất định trong mối quan hệ quản lý. Chính vì thế giao tiếp trong lãnh đạo, quản lý cũng có những đặc điểm riêng biệt sau:
a. Đe hiện thực hỏa các chức năng lãnh đạo, quản lý các nhà lãnh đạo, quản lý chủ yểu phải thông qua hoạt động giao tiếp, bằng con đường giao tiếp.
Khi quan sát công việc hàng ngày của ngưòả lãnh đạo, quản lý chúng ta thấy:
- Người lãnh đạo, quản lý phải chuẩn bị và thông qua các quyết định quản lý, các chù trưong, kế hoạch phát triển của tổ chức.
- Tổ chức, chủ trì các cuộc họp, hội nghị. - Làm báo cáo, kiến nghị lên cấp trên.
- Phổ biến chỉ thị, nghị quyết, các quyết định quản lý. - Làm việc với các cơ quan, tổ chức có liên quan. - Gặp gỡ, trao đổi với cấp dưới.
- Giải quyết những mâu thuẫn, xung đột trong tổ chức. - Vận động, thuyết phục cấp dưới.
Sơ bộ dẫn ra những công việc trên cho thấy tất cả chúng đều liên quan đến giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp bằng ngôn ngữ. Kết quả nghiên cứu cũng cho thấy cấp lãnh đạo càng cao thì tính chất giao tiếp trong công việc của người lãnh đạo, quản lý càng nhiều, ở tầm vĩ mô có tới 85% hoạt động của người lãnh đạo là giao tiếp, ứng xừ.
b. Loại hình giao tiếp trong lãnh đạo, quản lý chủ yếu là giao tiếp chính thức - giao tiếp công việc, phản ảnh cơ cẩu quyền lực trong tổ chức.
Để thống nhất mục tiêu, phối hợp qua các cá nhân trong tổ chức về mặt hành động đòi hỏi trong tổ chức mọi người phải có sự trao đổi, thống nhất. Các cá nhân đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khác nhau trong tổ chức. Vì vậy khi giao tiếp với nhau bắt buộc phải giao tiếp, ứng xử đúng vai. Điều này trường được qui định trong qui tắc ứng xử công sờ hay của mỗi loại hình tổ chức.
Giao tiếp trong lãnh dạo, quản lý là giao tiếp chính thức cho nên về cơ bản mục đích, chức năng, phương thức, nhiệm vụ của hoạt động giao tiếp đặt trước và đáp ứng yêu cầu của hoạt động lãnh đạo quản lý. Trong hệ thống lãnh đạo, quản lý ngoài giao tiếp theo chiều ngang còn tồn tại chủ yếu loại hình giao tiếp của chủ thể lãnh đạo quản lý (giao tiếp từ trên xuống dưới) và của lực lượng (đối lập) bị quản lý (giao tiếp từ dưới lên trên).
Trong một tổ chức, giao tiếp là điều kiện đảm bảo các giá trị, mục tiêu, quy chế, thủ tục được hiện thực hóa phù hợp nhàm đạt các mục tiêu hoạt động và thay đổi. Giao tiếp được ví là một bộ phận cấu thành của tổ chức. Nếu không có giao tiếp mọi tổ chức sẽ rối loạn.
c. Đổi với người lãnh đạo, quản ỉý giao tiếp không chỉ là một nhu cầu tất yếu, một nội dung của công việc, một
phương tiện (công cụ) để thực hiện vai trò lãnh đạo, quản lý mà còn là cơ hội để ngây ảnh hưởng đến người khác.
Chúng ta sẽ không thể hình dung được nếu thiếu giao tiếp người lãnh đạo, quản lý sẽ hiện thực hóa vai trò của mình như thế nào.
Để lãnh đạo, quản lý thì không chỉ đòi hỏi chủ thể lãnh đạo, quản lý phải có những phẩm chất chính trị, tâm lý, đạo đức và năng lực, kỹ năng đáp ứng mà còn đòi hỏi người lãnh đạo, quàn lỹ phái biến khát vọng cùa minh thành mục tiêu ở mọi ngưòd, ở cấp dưới; phải thuyết phục cấp dưới ủng hộ và làm theo một cách tích cực. Muốn thực hiện được điều đó không có con đường nào khác là phải thông qua giao tiếp. Chính vì thế
ngoài kỹ năng lãnh đạo, quản lý càn thiết đầu tiên phải kể đến những kỹ năng giao tiếp, ứng xử của người lãnh đạo, quản lý
d. Giao tiếp trong lãnh đạo, quản lý là giao tiếp có định hướng, liên tục và có tính công khai.
Tính định hướng được thể hiện ở chỗ mọi cuộc giao tiếp của người lãnh đạo, quản lý đều phục vụ mục tiêu ngắn hay dài hạn, đều dựa trên cơ sở quy định, kế hoạch tổng thể. Người lãnh đạo, quản lý về cơ bản không thể tổ chức những cuộc giao tiếp theo ý riêng, sở thích của mình. Đặc biệt tính định hướng còn được thể hiện ở mục tiêu, ở tính có ý thức, có chuẩn bị trước của các cuộc giao tiếp.
Tính liên tục thể hiện lộ trình thực hiện các mục tiêu, kế hoạch. Điều này buộc các chủ thể tham gia giao tiếp phải có ý thức trách nhiệm để làm sao đạt được mục đích đã đề ra. Trong một tổ chức với qui mô lớn không phải mọi quyết định cùa người lãnh đạo đều dễ dàng được thông qua theo dự kiến; không phải mọi người nhanh chóng thống nhất quan điểm, nharứr chóng đồng thuận. Chính vì thế cần có sự trao đổi, thuyết phục, giải thích...cho đến khi đạt được mục đích đề ra.
Tính công khai thể hiện rõ trong mọi quyết định, chủ chương, kế hoạch, chính sách mà người lãnh đạo, quản lý ban hành trong tổ chức. Một chính sách, một quyết định, một kế hoạch nếu không công khai, nếu không rõ ràng trong phổ biến sẽ không thể tạo nên sự nhất trí trong nhận thức và hành động. Trong giai đoạn hiện nay tính công khai dân chủ trở thành đòi hỏi ngày càng cao nhàm đảm bảo hiệu lực và hiệu quả lãnh đạo, quản lý.
e. Giao tiếp trong lãnh đạo, quản lý là hoạt động đa dạng, phức tạp.
Tính chất đa dạng được thể hiện ở nhiều loại hình giao tiêp như:
+ Có loại hình giao tiếp chính thức và không chính thức. + Có loại hình giao tiếp từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, giao tiếp theo chiều ngang và giao tiếp với bên ngoài.
+ Phương tiện để giao tiếp là ngôn ngữ viết, ngôn ngừ nói, ngôn ngữ cơ thể, mô hình, biểu tượng, sơ đồ.
Tuy nhiên giao tiếp dưới dạng văn bản và giao tiếp trực tiếp vẫn là phổ biến nhất. Tính phức tạp được thể hiện không chi bởi tính chất, mục đích công việc mà còn ở đối tượng giao tiếp.
Nhìn chung đối tượng giao tiếp của người lãnh đạo, quản lý rât phức tạp vê mặt vị thê, tâm lý, đặc diêm giới tính và lứa tuổi. Trong nhiều trường hợp nhất là trong giao tiếp với bên ngoài người lãnh đạo, quản lý biêt rất ít về đối tượng giao tiếp. Mặt khác đôi khi mục đích giao tiêp của hai bên lại khác nhau thậm chí đối trị nhau.
Quá trình giao tiếp là một quá trình luôn luôn biến đổi. Có nhiều tình huống trong giao tiếp nảy sinh mà bản thân người lãnh đạo, quàn lý bất ngờ, dễ rơi vào trạng thái bị động, lúng túng.
Hiệu quả giao tiếp còn phụ thuộc rất nhiều về khả năng nhận biêt và vượt qua các rào cản về ngữ nghĩa, về văn hóa và tâm lý của người lãnh đạo, quản lý. Chính những rào cản trên cíĩng phản ánh tính phức tạp cùa giao tiếp trong lãnh đạo, quản lý.
Giao ticp trong lãnh đạo, quản lý chứa đựng nliiều đặc
diêm CÓ tính khác biệt vóả giao tiếp trong đời thường rứiư đã phân tích ở trên song cái chung cùa hoạt động giao tiếp cùa con người vân là tôn tại 5 thành tố cơ bản: Người giao tiếp - thông điệp - cử tạo - môi trường.