Quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển

2.2. Thực trạng giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty Cổ phần

2.2.1. Quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển

2.2.1.1. Quy trình dịch vụ với hàng xuất khẩu bằng đường biển

Nguồn: Phịng kinh doanh

37

Hình 2.4. Quy trình dịch vụ với hàng xuất khẩu đường biển tại Bee Logistics

- chi nhánh Hà Nội

(2) Nhận và xử lý thông tin khách hàng

Nhân viên kinh doanh tiếp nhận các thông tin nhận được từ khách hàng: loại hàng vận chuyển, cảng đi, cảng đến, hãng tàu, thời gian dự kiến xuất hàng để từ đó tìm kiếm một lịch trình tàu chạy cho KH.

(2) Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước vận chuyển và lịch trình vận chuyển

Dựa vào nguồn thơng tin mà KH đã cung cấp bên trên, nhân viên kinh doanh (bộ phận làm hàng xuất) sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá cước và lịch trình vận chuyển ra sao vì mỗi hãng tàu sẽ có lịch trình tàu và tuyến đi cũng khác nhau.

(3) Chào giá cho khách hàng

Nhân viên sẽ căn cứ vào giá chào hàng từ các hãng tàu đã cung cấp lại để tính tốn chi phí và thực hiện chào giá với khách hàng. Các giao dịch này liên quan đến giá, lịch trình thì đều phải lưu lại để thực hiện đối chứng khi cần.

(4) Chấp nhận giá

Nếu KH chấp nhận mức giá cước và lịch trình tàu chạy mà hợp lí với họ thì KH sẽ gửi lại yêu cầu đặt chỗ (booking request) cho bộ phận kinh doanh. Trong booking request này sẽ có những thơng tin hàng hóa liên quan để xác nhận: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng tại kho người gửi hoặc tại bãi container của cảng), cảng hạ nhằm phục vụ thông quan xuất khẩu (hạ container ở cảng nào thì thơng quan tại cảng đó), cảng đến tại nước nhập khẩu, ngày tàu chạy, …

(5) Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ

Nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào booking request mà khách đã gửi và gửi lại yêu cầu đặt chỗ cho hãng tàu để đặt chỗ. Sau khi hãng tàu xác nhận việc đặt chỗ thành công cho nhân viên kinh doanh bằng việc gửi booking confirmation (lệnh cấp container rỗng). Lệnh này sẽ có các thơng tin cần thiết: số booking, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time). Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên

38

kinh doanh sẽ gử i lại cho KH để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thơng quan xuất khẩu.

❖ Chuẩn bị hàng hóa, phương tiện và chứng từ hàng hóa xuất khẩu:

- Chuẩn bị hàng hóa: Chi nhánh và chủ hàng sẽ tiến hành thỏa thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức gửi hàng, KH có thể trực tiếp mang mang hàng hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của chi nhánh. Về địa điểm, hàng hóa có thể được trực tiếp đưa tới cảng, đóng tại kho KH hoặc mang về kho của chi nhánh ở hai Khu công nghiệp Nội Bài và Đơng Anh hoặc kho th ngồi của chi nhánh. Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận cũng như chi nhánh là người chịu trách nhiệm về hàng hóa. Vì vậy để đảm bảo an toàn và tránh rủi ro cho người giao nhận, việc nhận hàng từ người gửi phải được tiến hành hết sức nghiêm ngặt và chặt chẽ để đảm bảo yêu cầu về hàng hóa. Cũng trong quá trình này, đối với hàng lẻ, chi nhánh cịn có thể thực hiện dịch vụ như đóng gói hàng phù hợp với phương

thức vận chuyển, tuyến đường đi và phù hợp với quy định trong hợp đồng.

- Chuẩn bị phương tiện vận tải: Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để tiến hành lấy container rỗng. Tại bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bên phía cơng ty bộ hồ sơ gồm: “seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container” có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng. Bộ hồ sơ này được nhân viên giao nhận chuyển lại cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu. Tài xế thực hiện xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, lấy container rỗng vận chuyển đến kho người gửi hàng hoặc kho chỉ định khác để đóng hàng. Hàng đóng xong thì sẽ vận chuyển container có hàng và hạ bãi tại cảng để chờ xếp hàng và tiến hành đóng phí hạ container cho cảng.

Hiện nay hàng hóa giao nhận qua đường biển được chi nhánh thực hiện chủ yếu tại cảng Hải Phòng và cảng Đình Vũ thuộc tỉnh Hải Phịng.

-Chuẩn bị chứng từ để khai hải quan:

+ Hợp đồng mua bán hàng hóa

+ Hóa đơn thương mại (invoice) + Phiếu đóng gói (packing list)

+ Giấy phép đăng ký kinh doanh

+ Một số mặt hàng đặc biệt có phải chuẩn bị thêm các chứng từ khác. Ví dụ mặt hàng xuất khẩu là hàng thực phẩm thì phải đăng ký kiểm dịch tại trung tâm kiểm dịch

39

thực vật. Khi hồ sơ đã hoàn chỉnh, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đến cơ quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch. Nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra bộ hồ sơ, nếu thấy đầy đủ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký. Hoặc một số mặt hàng phải làm thủ tục hun trùng hàng hóa chống mối mọt như: gỗ, pallet, … Khi hàng đã đến cảng, nhân viên kiểm dịch cùng nhân viên giao nhận đến vị trí container và tiến hành thực hiện kiểm tra hàng. Hoặc với hàng cần hun trùng thì sẽ thực hiện hun trùng. Hàng sẽ được cấp chứng thư (chứng nhận về tình trạng hàng hóa đảm bảo an tồn vệ sinh thực phẩm) sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn hoặc giấy xác nhận hun trùng sau khi thực hiện xong thủ tục hun trùng.

(6) Khách hàng gửi lại thông tin để làm vận đơn

Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ đã nhận từ KH cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng. Ngoài ra, KH cần gửi shipping instruction (SI) - thông tin hướng dẫn vận chuyển và Verified gross mass (VGM) phiếu

cân để biết khối lượng container đã đóng hàng là bao nhiêu. Sau khi đã tiếp nhận đầy đủ thơng tin thì bộ phận chứng từ gửi lại hãng tàu để phát hành vận đơn bản

nháp Master B/L. Tiếp theo, hãng tàu gửi lại cho bộ phận chứng từ bản nháp này để xác nhận thông tin với khách hàng. Sau khi đã xác nhận hoặc có điều chỉnh thì sẽ báo lại cho hãng tàu và hãng tàu phát hành bản chính. Đồng thời, cơng ty tiến hành phát hành vận đơn House B/L cho khách hàng- người gửi hàng.

(7) Thông quan hàng xuất khẩu

- Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử: Dựa vào hồ sơ nhận được từ khách hàng, nhân viên chứng từ phòng xuất dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử

để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải

quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước cải tiến cơng nghệ này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ cơng trước

đây vì nhân viên hải quan khơng phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy.

- Phân luồng hàng hóa có 3 luồng:

+ Luồng xanh: Khơng cần thực hiện mở tờ khai, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Nhân viên giao nhận chỉ cần trình mã vạch, tờ khai thơng quan hàng xuất cho cơ quan hải quan để thông qua.

+ Luồng vàng: hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết. Nếu hợp lệ sẽ được chuyển qua cơ quan lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu là đã làm thủ tục hải quan.

40

+ Luồng đỏ: Phải thực hiện việc kiểm tra hàng hóa. Quy trình là hồ sơ được chuyển qua bộ phận chuyên trách nhận kiểm tra thực tế hàng hóa, dựa theo tỷ lệ phân kiểm mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% lơ hàng của mình để hải quan kiểm tra.

- Làm thủ tục hải quan tại cảng chia thành 2 trường hợp, cụ thể với luồng vàng, đỏ:

➢ Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu (luồng vàng) Bước 1: Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu.

- Nhân viên giao nhận in 2 bản tờ khai hải quan điện tử mang đến cho KH để ký tên và đóng dấu xác nhận.

- Tiếp theo, tiến hành mang bộ chứng từ bao gồm: Giấy giới thiệu, 2 tờ khai hải quan, Packing list, Invoice, Hợp đồng thương mại.

- Hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên giao nhận và thực hiện kiểm tra việc chấp hành pháp luật hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống xem doanh nghiệp có

viphạm gì khơng. Tiếp theo kiểm tra việc kê khai trên tờ khai có thích hợp với chứng từ hay khơng và hàng xuất khẩu có nằm trong danh mục hàng cấm khơng. Hải quan sau đó sẽ đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai. Bước 2: Trả tờ khai.

- Nhân viên giao nhận mua tem dán vào tờ khai.

- Sau khi kiểm tra lại hải quan sẽ trả cho nhân viên giao nhận một tờ khai và giữ lại tờ khai có dán tem.

Bước 3: Thanh lý hải quan bãi.

- Nhân viên giao nhận photo tờ khai và đi đến bộ phận hải quan thanh lý hàng xuất để tiến hành thanh lý.

- Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến bộ phận giám sát bên hải quan bãi ghi số seal container, số chuyến tàu lên tờ khai gốc.

- Nộp tờ khai (gốc và bản sao photo) tại phòng thanh lý.

- Hải quan kiểm tra tờ khai gốc đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai gốc này. Bước 4: Vào sổ tàu hàng xuất.

- Dựa theo booking, nhân viên giao nhận viết thông tin về số tàu, số chuyến, số seal vào tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.

- Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để hải quan vào sổ tàu và nhận lại cùng với phiếu xác nhận vào sổ tàu từ hải quan.

41

Kết thúc quy trình với thủ tục thông quan cho lô hàng xuất tạ i cảng. Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo chỉ định của hãng tàu.

Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ không được xuất đi dù đã thơng quan.

➢ Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ) Bước 1: Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu.

- Giống với trường hợp một, sau khi kiểm tra hồ sơ, hải quan đóng dấu và điểm khác là chuyển qua cho bộ phận kiểm hóa.

Bước 2: Kiểm hóa hàng xuất

- Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và rút ruột container, xem kết quả phân cơng kiểm hóa để liên lạc với hải quan phụ trách.

- Xuống bãi tìm container để cắt seal và liên lạc với bộ phận hải quan trên tiến hành việc kiểm hóa là cắt seal và kiểm tra hàng hóa. Nhân viên giao nhận sau đó bấm lại seal mới (gồm seal hãng tàu và seal hải quan) đồng thời xin giấy xác nhận seal có đóng dấu của bộ phận cắt seal.

Bước 3: Trả tờ khai (như trường hợp 1)

Bước 4: Thanh lý hải quan bãi (như trường hợp 1) Bước 5: Vào sổ tàu hàng xuất (như trường hợp 1)

(8) Thực xuất tờ khai

Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn chính như theo bước (6) cho nhân viên chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn này để tiến hành thực xuất.

Nhân viên giao nhận đến chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn để hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất.

(9) Gửi bộ chứng từ cho đại lý ở nước ngoài.

Bộ chứng từ hàng xuất (gồm vận đơn nhà House B/L, vận đơn chủ Master B/L) sau khi hoàn tất được nhân viên chứng từ hàng xuất sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: người gửi hàng, người nhận hàng, tên tàu, số chuyến, cảng đi - cảng đến, ngày tàu đi -ngày dự kiến đến, số vận đơn, loại vận đơn (surrendered, seaway bill, original …), packing list, hợp đồng, invoice, cho đại lý liên quan để đại lý tiếp tục theo dõi lơ hàng ở cảng nhập, đính kèm là bản sao các loại vận đơn House B/L, Master B/L.

(10) Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ

42

➢ Lập chứ ng từ kế toán:

Căn cứ theo hồ sơ booking, điều khoản về cước phí là trả trước (freight prepaid) nên nhân viên chứng từ hàng xuất sẽ làm tiến hành làm debit note (giấy báo nợ) gửi KH và chuyển cho bộ phận kế tốn để theo dõi thu cơng nợ.

-Trường hợp là cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ sẽ làm debit note (giấy báo nợ) thu cước nhà nhập khẩu gửi đại lý tại cảng đến – đơn vị nhờ thu hộ, người xuất khẩu nhận vận đơn và chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam.

➢ Quyết tốn và lưu hồ sơ:

Thủ tục thơng quan sau khi hồn thành vào sổ công ty, người giao nhận phải kiểm tra và xếp lại các chứng từ hoàn chỉnh thành 1 bộ và sẽ trả chứng từ lại cho khách và bên công ty cũng lưu lại 1 bộ. Đồng thời, kèm theo đó là 1 bản giấy báo nợ (debit note). Trên đó gồm: các khoản chi phí mà cơng ty đã nộp cho KH có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các khoản phụ phí khác… Giám đốc ký tên và đóng dấu ởdebit note. Bộ chứng từ và giấy báo nợ được nhân viên giao nhận mang đến KH và quyết tốn.

2.2.1.2. Quy trình dịch vụ với hàng nhập khẩu bằng đường biển

Nguồn: Phịng kinh doanh

43

Hình 2.5. Quy trình dịch vụ với hàng nhập khẩu đường biển tại Bee Logistics

- chi nhánh Hà Nội

(2) Để ký kết hợp đồng giao nhận, khách hàng liên hệ qua bộ phận sales của công ty

KH liên hệ với bộ phận sales để đưa ra thỏa thuận về giá cả, mặt hàng nhập khẩu… và ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu. Bước đầu này rất quan trọng vì quyết định đến doanh thu và lợi nhuận của phịng nhập. Sales có tìm kiếm KH thông qua email, số điện thoại hay từ website, ... Chính vì thế mà tiêu chí được đặt ra cho các nhân viên sales là nên tìm kiếm những KH tiềm năng lâu dài với nguồn hàng ổn định. Khi mà gây dựng được những mối quan hệ tốt thì có thể có thêm KH thơng qua giới thiệu từ KH đã có trước đó.

(2) Nhân viên sales làm việc chi tiết với khách hàng

Nhân viên sales làm việc với KH để nhận thơng tin hàng hóa và nhận bộ chứng từ cần thiết từ khách hàng. Lưu ý: Nếu có bản sao các giấy tờ thì phải có ủy quyền xác nhận, ký tên, đóng dấu của người đứng đầu tổ chức. Người xác nhận có trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ đó.

(3) Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan

Nhân viên chứng từ phòng nhập sẽ nhận đầy đủ bản chính và bản fax chứng từ của KH qua bộ phận sales, tiến hành lập tờ khai hải quan nhập khẩu dựa vào các thông tin trên bộ chứng từ.

(4) Thực hiện thơng quan hàng hóa nhập khẩu

Khai báo hải quan: Nhân viên chứng từ bên bộ phận nhập khẩu sẽ dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Với việc truyền tờ khai online sẽ giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiên hơn so với trước kia.

- Luồng hàng hóa có 3 luồng: Luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.

+ Luồng xanh: đối với hàng hóa miễn thuế (hàng gia cơng) sau khi tờ khai phân luồng xanh thì sẽ kèm quyết định thơng quan ln.

44

+ Luồng xanh có điều kiện: nộp thuế hàng hóa (thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt, …), nộp thuế xong thì hệ thống sẽ tự động thông quan, hải quan không can thiệp.

+ Với luồng vàng, đỏ là: Làm thủ tục hải quan tại cảng chia làm 2 trường hợp:

➢ Trường hợp 1: Hàng hóa nhập khẩu luồng vàng