5. Kết cấu bài luận văn
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của NHTMCP Á Châu chi nhánh Hưng Yên
Tại thời điểm thành lập tổng số nhân viên tại ACB – Hưng Yên có 10 người. Sau quá trình hoạt động và lớn mạnh về mọi mặt thì đội ngũ nhân viên cũng phát triển và tăng theo để hoàn thành được kế hoạch phát triển. Cụ thể tính đến 30/06/2009 ACB – Hưng Yên bao gồm 40 nhân sự trong đó trình độ đại học chiếm 31 người (chiếm 77.5 %) và Cao đẳng là 05 người (chiếm 12.5 %) còn lại là lao động phổ thông 4 người (chiếm 10%). Lực lượng lao động phổ thông thuộc phòng bảo vệ. Số cán bộ của phòng ban khác đều được tổ chức đào tạo nghiệp vụ để dáp ứng đủ yêu cầu công việc cũng như trình độ chuyên môn khi làm việc tại ACB – Hưng Yên. Số cán bộ của ACB – Hưng Yên gồm các phòng ban và được bố trí cụ thể như sau:
- Ban giám đốc. - Phòng kinh doanh. - Phòng bảo vệ. - Phòng tài chính kế toán. - Phòng hành chính, nhân sự. - Phòng giao dịch.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức
Bộ phận dịch vụ khách hàng Bộ phận giao dịch Bộ phận ngân quỹ Bộ phận khác hàng doanh nghiệp Bộ phận khác hàng cá nhân Phòng giao dịch Phòng hành chính, nhân sự Phòng tài chính - kế toán Phòng bảo vệ Phòng kinh doanh Giám đốc chi nhánh
Giám đốc Chi nhánh: Chịu trách nhiệm quản lý chung các hoạt động, lập kế
hoạch cho các năm tiếp theo của Chi nhánh và chịu trách nhiệm báo cáo các hoạt động Kinh doanh Hội sở Chính của ACB.
Phòng kinh doanh: bao gồm 3 ba bộ phận:
Bộ phận khách hàng cá nhân Bộ phận khác hàng doanh nghiệp Bộ phận dịch vụ khách hàng.
Ngoài ra còn một số bộ phận khách như: - Bộ phận thanh toán quốc tế.
- Bộ phận quản lý nợ….
Bộ phận khác hàng cá nhân: Là bộ phận thực hiện nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng là các cá nhân để khai thác vốn bằng VNĐ và ngoại tệ. Thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến tín dụng, quản lý các sản phẩm tín dụng phù hợp với chế độ thể lệ hiện hành và hướng dẫn của ACB. Trực tiếp quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng đến với khách hàng. Những nhiệm vụ của bộ phận khách hàng cá nhân:
- Tiếp thị, giới thiệu và mang các sản phẩm của Ngân hàng đến được với khách hàng.
- Tiếp tục tiếp xúc khách hàng cá nhân nhằm xác định cụ thể nhu cầu của khách hàng (Khách hàng cần những gì từ phía Ngân hàng?), Ngân hàng có thể đáp ứng được những gì của nhu cầu trên như: Nhu cầu vay vốn, chuyển tiền,….
- Từ việc xác định được nhu cầu chính xác của khách hàng nhân viên tín dụng thực hiện các công việc cụ thể như: Thẩm định khách hàng như: Xác định nhu cầu, tư cách, quy mô hoạt động của khách hàng,… để từ đó xác định chính xác nhu cầu thực của khách hàng để lập tờ trình trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt về nhu cầu của khách hàng nhằm đáp ứng nhu cầu đó.
- Thường xuyên tiếp xúc với khách hàng để tạo được mối quan hệ, theo rõi quá trình sử dụng vốn của khách hàng sau khi được cấp tín dụng.
- Thực hiện quản lý đối với các khoản tín dụng đã được cấp, thường xuyên cập nhập về tình hình hoạt động (sử dụng vốn), khả năng tài chính của khách hàng
để quản lý và phát hiện yêu cầu phát sinh trong trong quá trình sử dụng vốn của khách hàng. Để từ đó có hướng giải quyết kịp thời khi có các phát sinh mới như: Nhu cầu cấp tăng của khách hàng, khách hàng sử dụng vốn không đúng mục đích, khách hàng có các biểu hiện không hợp tác với Ngân hàng, … để kịp thời có các biện pháp xử lý.
- Thực hiện công việc lưu trữ hồ sơ, số liệu và báo cáo trực tiếp với cấp trên.
- Ngoài ra còn thực hiện các công việc khác khi được Giám đốc giao đồng thời không ngừng hoàn thiện, nâng cao nghiệp vụ.
Bộ phận khách hàng doanh nghiệp: Là bộ phận nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng là các doanh nghiệp (gồm tất cả các doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp của Việt Nam). Thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến tín dụng, quản lý các sản phẩm tín dụng phù hợp với chế độ, thể lệ hiện hành và hướng dẫn của ACB. Những nhiệm vụ của bộ phận khách hàng doanh nghiệp:
- Tiếp xúc và giới thiệu các sản phẩm của ngân hàng đối với khách hàng.
- Sau khi tiếp xúc với khách hàng xác định được nhu cầu cụ thể của khách hàng cần những sản phẩm gì? Cần như thế nào? Quy mô cần?... trên những nhu cầu phát sinh từ phía khách hàng trên cơ sở những sản phẩm mình có có thể đáp ứng được những sản phẩm nào.
- Sau khi tiếp xúc, xác định được nhu cầu của khách hàng là gì. Trên cơ sở những nhu cầu đó nhân viên tín dụng hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ (gồm có hồ sơ tài chính, hồ sơ tài sản đảm bảo). Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ từ phía khách hàng cung cấp thì phân tích trên hồ sơ và tiến hành thẩm định thực tế (thẩm định tại cơ sở sản xuất, kinh doanh, tìm hiểu về ngành, lĩnh vực hoạt động của khách hàng). Để từ đó có được các nhận định và đánh giá đúng về ngành, lĩnh vực hoạt động và xác định được vị trí của khách hàng trên thị trường, quy mô, uy tín của khách hàng,… để có những quyết định tiếp theo.
- Sau khi phân tích chung nhận thấy phương án của khách hàng là khả thi tiếp tục có các phương án thực hiện nhằm đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng như (tín dụng, đầu tư, chuyển tiền, mua bán ngoại tệ, thanh toán xuất nhập khẩu, thẻ, dịch vụ Ngân hàng điện tử).
- Sau khi đáp ứng các nhu cầu của khách hàng nhân viên tín dụng phải thường xuyên qua lại, tiếp xúc với khách hàng để quản lý việc sử dụng các sản phẩm đã cung cấp, phát hiện các nhu cầu mới của khách hàng và xác định hiệu quả mang lại cho khách hàng từ việc sử dụng các sản phẩm của khách hàng. Ngoài ra việc tiếp xúc thường xuyên với khách hàng còn có thể phát hiện được những bất thường từ phía khách hàng như: hoạt động không hiệu quả, sử dụng vốn vay không đúng mục đích,… để có những biện pháp xử lý kịp thời.
- Thực hiện quản lý đối với các khách hàng đã quan hệ với ngân hàng. Có định hướng phát triển các khách hàng mới.
- Thực hiện công việc lưu trữ hồ sơ, số liệu và báo cáo trực tiếp với cấp trên.
- Ngoài ra còn thực hiện các công việc khác khi được Giám đốc giao đồng thời không ngừng hoàn thiện, nâng cao nghiệp vụ.
Bộ phận dịch vụ khách hàng: Là bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách
hàng, giải quyết những thắc mắc, vướng mắc mà khách hàng gặp phải khi giao dịch với Ngân hàng. Ngoài ra còn cung cấp một số sản phẩm, tiện ích của Ngân hàng cho khách hàng và giúp nhân viên tín dụng quản lý hồ sơ khách hàng, phân loại khách hàng.
Bộ phận thanh toán quốc tế: Là bộ phần có chức năng thực hiện các nghiệp
vụ về thanh toán quốc tế: Mở L/C, phát hành thư bảo lãnh, thanh toán T/T,…
Bộ phận quản lý, xử lý nợ: Là bộ chịu trách nhiệm quản lý và đề xuất phương
án xử lý đối với những khoản nợ xấu của đơn vị. Ngoài ra, có chức năng quản lý, khai thác và xử lý tài sản đảm bảo theo quy định của nhà nước nhằm thu hồi các khoản nợ gốc và lãi tiền vay đối với các khoản nợ xấu.
Phòng hành chính, nhân sự: Thực hiện những công việc cụ thể như sau: Giúp giám đốc thực hiện công tác tổ chức cán bộ, sắp xếp đội ngũ cán bộ của các phòng ban cho phù hợp với khả năng người lao động để tạo điều kiện cho toàn bộ đội ngũ nhân viên phát huy được hết khả năng, đáp ứng, hoàn thành được yêu cầu công việc và lập kế hoạch về nhân sự của đơn vị.
Hỗ trợ giám đốc lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ cho toàn bộ nhân sự của đơn vị trên tinh thần không ngừng nâng cao chất lượng và năng lực cán bộ.
Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giao nhận công văn đi, công văn đến của đơn vị một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác.
Thực hiện nhiệm vụ quản lý và mua bán văn phòng phẩm của đơn vị để phân phát cho các phòng, nhân viên một cách kịp thời để thực hiện nghiệp vụ một cách đầy đủ.
Ngoài ra còn làm nhiệm vụ trên còn nhiệm vụ quản lý tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản của ngân hàng, tạo môi trường kinh doanh thuận lợi cho ngân hàng.
Phòng Bảo vệ: Phụ trách vấn đề an ninh cho Chi nhánh cũng như khách
hàng đến làm việc tại Chi nhánh.
Phòng tài chính, kế toán: Gồm các chức năng và nhiệm vụ cụ thể sau:
Thanh toán bù trừ, Kế toán liên ngân hàng, Kế toán chi tiết và Kế toán thanh toán.
Thực hiện nhiệm vụ hạch toán mọi khoản phát sinh trong ngày tại ngân hàng. Đảm bảo mọi khoản thu chi đầy đủ kịp thời chính xác.
Ngoài ra còn thực hiện việc quản lý tài sản cơ quan: kiểm kê, thực hiện việc khấu hao tài sản hàng năm, đánh giá lại tài sản đã hết khấu hao.
Phòng giao dịch: bao gồm 2 bộ phận:
Bộ phận ngân quỹ: Bộ phận ngân quỹ có nhiệm vụ quản lý quỹ của đơn vị
Bộ phận giao dịch: Bộ phận giao dịch thực hiện bảo quản tiền mặt, các tài
sản khác của ngân hàng và khách hàng, thực hiện nhiệm vụ thu chi tiền mặt, giấy tờ có giá và ngoại tệ, đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng thanh toán qua ngân hàng. Chấp hành chế độ về an toàn và định mức tồn quỹ theo quy định của toàn hệ thống ngân hàng TMCP Á Châu và thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.