Công ty cổ phần dịch vụ quốc tế CTX hoạt động dưới hình thức các phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban đảm nhận một chức năng khác nhau và được điều hành bởi Giám đốc, Trưởng phòng, Trưởng nhóm. Cơ cấu tổ chức của Công ty được phân chia như sau:
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty CP dịch vụ quốc tế CTX
(Nguồn: Phòng kế toán & Hành chính nhân sự - Công ty CP dịch vụ quốc tế CTX)
* Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
●Chủ tịch HĐQT & Giám đốc điều hành: Ông Roãn Văn Điệp
Là người đại diện của công ty quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty, quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư, cơ cấu tổ chức quản lý công ty, đại diện trước pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động, kết quả sản xuất của công ty, ban hành các quy chế quản lý nội bộ; bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý…
●Phó giám đốc:
Là người được giám đốc uỷ quyền phụ trách điều hành một số hoạt động của công ty bao gồm các hoạt động kinh doanh, tài chính, nhân sự,… Bên cạnh đó, chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, thiết lập mục tiêu, chính sách quản lí các bộ phận.
●Các phòng ban
- Phòng kinh doanh & Marketing
Bao gồm các bộc phận như: nhân viên sales, nhân viên marketing, nhân viên oversea và nhân viên sales support pricing. Đây là bộ phận trung tâm đầu não quan trọng nhất trong công ty. Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng , tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng có nhu cầu, chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý, khách hàng, đàm phán với các hãng tàu, hãng hàng không để
Chủ tịch HĐQT & Giám đốc điều hành Phó giám đốc Phòng kế toán & Hành chính nhân sự Phòng kinh doanh & Marketing Phòng chứng từ và dịch vụ khách hàng Phòng hậu cần
có giá cước tốt nhất cho khách hàng … Sau đó tiến hành xem xét và báo giá , hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận. Ngoài ra, phòng Marketing còn phối hợp với Giám Đốc tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng, quản lý các bài đăng viết, hình ảnh để quảng bá thương hiệu cho công ty..
- Phòng chứng từ và dịch vụ khách hàng
Gồm 3 bộ phận là chứng từ hàng nhập và chứng từ hàng xuất và chăm sóc khách hàng, chịu trách nhiệm về quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn, soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng, chăm sóc khách hàng xuất nhập khẩu để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng. Theo dõi booking hàng hóa, thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu trách nhiệm phát hành vận đơn, lệnh giao hàng...
- Phòng hậu cần
Gồm 3 bộ phận đó là bộ phận hiện trường, bộ phận công nghệ thông tin, bộ phận dịch vụ vận chuyển nội địa. Bộ phận hiện trường chịu trách nhiệm cho việc giao nhận bộ chứng từ, nộp thuế, ra cảng, sân bay, các cửa khẩu hải quan, chuyển phát nhanh các hồ sơ thủ tục cho khách hàng là các doanh nghiệp xuất khẩu. Làm việc trực tiếp với các cảng biển, cảng hàng không để làm thủ tục thông quan hàng hóa, xử lý các vấn đề giấy tờ, chứng từ.
- Phòng kế toán & Hành chính nhân sự
Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán: tính lương, quyết toán định kỳ với ngân hàng. Cung cấp thông tin giúp lãnh đạo quản lý vật tư, tài sản, tiền vốn, các quỹ trong quá trình kinh doanh. Thống kê, kê khai chính xác các khoản tài chính của công ty. Bộ phận kế toán cũng trực tiếp tham gia vào quá trình bán hàng, quyết toán chi phí từng lô hàng, công nợ với khách.
Nhìn chung, với cơ cấu tổ chức hiện nay Công ty có khả năng điều hành mọi hoạt động có hiệu quả để thực hiện hoạt động của mình. Đội ngũ cán bộ từ lãnh đạo các phòng ban đến nhân viên, các nhiệm vụ trong công tác quản lý chuyên môn và các hoạt động kinh doanh
Nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên chất lượng dịch vụ của mỗi doanh nghiệp. Bởi vậy mà Công ty CP dịch vụ quốc tế CTX luôn quan tâm và chú trọng đến việc đào tạo đội ngũ lao động có nghiệp vụ vững chắc để đảm bảo hiệu quả cao nhất trong công việc. Các phòng ban công ty được liên kết chặt chẽ
với nhau và đảm nhiệm các chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Các trưởng phòng chính là đầu mối các công việc, liên kết các hoạt động của các phòng ban, truyền đạt thông tin, thông báo kịp thời, chính xác các thông tin quyết định từ Giám đốc và các phòng ban khác. Nhờ cách thức hoạt động như thế mà công ty luôn đảm bảo hoạt động hiệu quả, không chồng chéo, vừa độc lập mà vừa liên kết với nhau.
Bảng 3.1 Phân bổ nguồn lực của công ty theo phòng ban giai đoạn 2018-2020
Đơn vị: Người
Phòng ban 2018 2019 2020
Phòng kinh doanh &
Marketing 5 9 15 Phòng chứng từ và dịch vụ khách hàng 4 6 8 Phòng hậu cần 5 7 10 Phòng kế toán & hành chính nhân sự 3 3 4 Tổng lao động 17 25 37
(Nguồn: Phòng kế toán & Hành chính nhân sự - Công ty CP dịch vụ quốc tế CTX)
Bảng 3.2 Cơ cấu nguồn nhân lực của Công ty CP dịch vụ quốc tế CTX giai đoạn 2018-2020
Năm Chỉ tiêu
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Lao động có trình độ trên Đại học 2 12% 2 8% 3 8% Lao động có trình độ Cao đẳng - Đại học 12 71% 19 76% 30 81% Lao động phổ thông 3 18% 4 16% 4 11% Tổng lao động 17 100% 25 100% 37 100%
(Nguồn: Phòng kế toán & Hành chính nhân sự - Công ty CP dịch vụ quốc tế CTX)
việc và cũng không thừa gây tốn kém chi phí. Cơ cấu nhân lực của công ty tương đối ổn định, có xu hướng tăng dần qua các năm. Nguồn lực tập trung chủ yếu ở Phòng Kinh doanh & Marketing, số lượng nhân viên tăng nhiều nhất công ty, tăng từ 5 người (2018) lên 15 người (2020) (Bảng 1.2). Có thể thấy được sự tăng dần số lượng nhân viên của công ty do nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh và ngày càng nhiều khách hàng biết đến cũng như tin dùng dịch vụ của công ty.
Tính đến hết năm 2020, nhân lực của công ty có 37 nhân viên việc tại các phòng ban khác nhau. Trong đó có 3 cán bộ nhân viên có trình độ trên Đại học chiếm 8% và 81% nhân viên đa phần là cử nhân kinh tế tốt nghiệp các trường là Đại học – Cao đẳng khối kinh tế có đào tạo chuyên ngành về kinh doanh, thương mại, XNK và Logistics, đòi hỏi về cả kinh nghiệm nghiệp vụ lẫn sự nhạy bén , năng động tư duy linh hoạt. Có thể thấy chất lượng đội ngũ nằm ở mức ổn định, trình độ cao gần như là đồng đều. Chất lượng nhân lực ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận của công ty. Vì vậy CTX luôn không ngừng nỗ lực đáp ứng những dịch vụ tốt nhất với mức giá hợp lí cho khách hàng để phát triển cạnh cạnh với các công ty lớn hàng đầu trong cùng lĩnh vực.