Sơ đồ 3.2: Quy trình nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container
3.3.2.1 Tìm kiếm Khách hàng và ký hợp đồng
Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh của công ty sẽ tiến hành nhiều cách để tìm hiểu, nghiên cứu thông tin thị trường thông qua đại lí, các trang web B2B, các trang mạng xã hội như: Facebook, Linkedin…, đối tác trước của công ty hoặc thông qua những dữ liệu có được từ Bộ Công thương, Hải quan…Ngoài ra còn gọi điện, chat email, phát tờ rơi dịch vụ, tham gia các tọa đàm logistics,... để tìm kiếm khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận mà công ty cung cấp.
Tiếp cận tới khách hàng để xin các thông tin lô hàng nhập khẩu từ đó xem xét cụ thể mặt hàng đó nhập khẩu thì cần những thủ tục gì. Sau đó căn cứ vào điểm đi,
điểm đến, loại hàng…. Đưa thông tin lô hàng cho bộ phận Pricing check giá và tính toán các chi phí, làm báo giá gửi cho khách hàng, phía bên khách hàng cũng sẽ xem xét, so sánh báo giá của công ty với một số công ty cùng cung cấp dịch vụ giao nhận khác.
Sau quá trình hai bên xem xét, cân nhắc, nếu thấy báo giá phù hợp công ty và khách hàng sẽ tiến hành thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận
3.3.2.2. Nhận và kiểm tra chứng từ để nhận hàng nhập khẩu
Ngay sau khi bên XK hoàn thành việc giao hàng và bộ chứng từ cho hãng tàu thì đại lí của công ty ở nước ngoài sẽ gửi bill nháp cho công ty để xác nhận các thông tin, cùng với đó là các chứng từ khác như: C/O, C/Q… Đại lí sẽ gửi chứng từ sang cho công ty bằng email gồm có các nội dung file đính kèm: Master Bill of Lading, House Bill of Lading, Debit/Credit Note, thông tin về con tàu và ngày dự kiến tàu đến, các nội dung công ty cần kiểm tra và xác nhận lại.
Nhân viên thuộc bộ phận chứng từ của công ty sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ đại lí gửi về một cách cẩn thận, nhanh chóng, xem những thông tin cơ bản trên vận đơn có đúng và đầy đủ về tên người nhận, người gửi, tên tàu và ngày tàu đến, số cont, số chì, thông tin về hàng hóa. Nếu phát hiện các thông tin giữa các chứng từ không trùng khớp, thì ngay lập tức nhân viên chứng từ phải liên hệ với đại lí để kịp thời bổ sung, sửa chữa, sau đó phải báo lại cho công ty khi sửa chữa xong để tránh trường hợp khi tàu đã đến cảng đích mà chứng từ nhận hàng còn chưa gửi đến. Trong trường hợp không nhận được hàng là do đại lí không bổ sung kịp thời chứng từ như vậy, đại lí sẽ phải chịu các khoản chi phí liên quan.
Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ khai manifest lên hệ thống Hải quan sau khi nhận được thông báo về việc nhận hàng từ đại lí, thông tin được khai phải trùng với những gì ghi trong B/L gốc mà đại lí gửi cho công ty và theo mẫu có sẵn của Hải quan. Dù là hàng FCL hay LCL thì vẫn phải ghi số container, số chì mà kiện hàng được đóng vào và phải điền chính xác thông tin này vì nếu điền sai sẽ ảnh hưởng tới việc thông quan và nhận hàng.
3.3.2.3. Nhận thông báo hàng đến và đi lấy lệnh D/O
Đại lí của công ty sẽ gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice) trước ngày dự kiến hàng đến từ 1 -2 ngày bằng email hoặc bằng fax tùy thuộc vào thông tin được thỏa thuận ở mục Notify of Party của B/L. Sau khi nhận được A/N, nhân viên giao nhận mang B/L gốc kèm giấy giới thiệu của người NK đến hãng tàu để đổi lệnh D/O.
Tiếp theo, đến văn phòng đại diện của hãng tàu trình giấy giới thiệu, vận đơn gốc hoặc vận đơn surrender, chứng minh (nếu có) cho nhân viên tại phòng đại diện, nhân viên này sẽ tiếp nhận và đưa ra mức phí phải đóng. Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng. Nhân viên của đại lí hãng tàu sẽ đưa cho nhân viên giao nhận một tờ D/O khác, có nội dung tương tự như D/O gốc, nhân viên giao nhận sẽ ký xác nhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh.
Khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận đối chiếu lệnh với vận đơn (bản sao) ngay khi còn ở đại lí hãng tàu những nội dung chủ yếu như: số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận, người gửi, tên hàng, cảng bốc, cảng dỡ, vì là loại hàng nguyên container nên cần chú ý thêm loại container, số container, số seal, số kiện của mỗi container… để có thể phát hiện ngay những sai sót về thông tin, tránh trường hợp mang D/O về để nhận hàng rồi mới phát hiện sai sót, khi đó sẽ khó xử lý.
● Đối với hàng lẻ (LCL)
Sau khi hàng lên tàu, vận chuyển về kho CFS của bên đại lý nước NK thì bên đại lý nước NK sẽ gửi thông báo hàng đến cho công ty bằng email, fax, sau đó công ty sẽ cử nhân viên qua đại lí tại nước NK để lấy D/O.
Những chứng từ cần thiết để lấy D/O gồm: - B/L (vận đơn chủ)
- Giấy giới thiệu của công ty được ghi trên ô Consignee
- Tiền đóng Local charges tại đầu Việt Nam, tiền cước (nếu cần).
Nhân viên giao nhận phải đặc biệt chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container vì có hãng miễn phí, có hãng tính phí sau khi D/O hết hiệu lực để sắp xếp thời gian hợp lí, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh phát sinh thêm các phí này.
3.3.2.4. Thông quan hàng nhập khẩu
Sau khi lấy được D/O nhân viên giao nhận mang D/O đến Hải quan đăng ký làm thủ tục hải quan, kiểm hóa và nhận chứng từ.
● Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai
Để mở tờ khai, nhân viên khai báo hải quan của công ty sẽ có trách nhiệm chuẩn bị các chứng từ gồm có:
- Tờ khai hải quan: gồm 2 bản chính, 1 bản dành cho hải quan, 1 bản gửi cho người NK.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao y - HBL, MBL
- Hóa đơn thương mại (Invoice): 1 bản chính
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): 1 bản chính - Giấy giới thiệu của công ty NK: 1 bản
● Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử
Sau khi đã chuẩn bị xong bộ chứng từ khai báo hải quan, nhân viên khai báo hải quan sẽ dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử (ECUS5) để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu tờ khai được truyền thành công, hệ thống mạng hải quan sẽ tự đông báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Hàng hóa có thể được phân vào 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ. - Luồng xanh: Cán bộ hải quan sẽ chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan vào tờ khai mà miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan vào tờ khai.
- Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tùy tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà hàng có thể bị kiểm tra 5%, 10% hay 100%. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan vào tờ khai.
3.3.2.5. Nhận hàng hóa nhập khẩu
Sau khi làm xong các thủ tục hải quan, khi tàu đến cảng hoặc xe tải đến cửa khẩu thì nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra sơ bộ công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container).
Tại đây, nhân viên nhận hàng cần kiểm tra hàng về số lượng, tên hàng có phù hợp với Invoice, Packing List hay không, xem xét về chủng loại, kích thước, thông số kỹ thuật, chất lượng bao bì, ký mã hiệu hàng hóa xem còn nguyên vẹn hay không.
Nếu có hư hỏng đổ vỡ phải lập biên bản giám định có xác nhận của cảng, cửa khẩu để khiếu nại sau này. Sau đó mới tiến hành dỡ hàng xuống. Nếu Công ty chưa chuẩn bị được phương tiện vận tải nội địa để vận chuyển đến cho chủ hàng thì Công ty nên hay không nên tháo hàng ra khỏi Container trong 5 ngày đầu khi Container còn đang trong bãi cảng.
Trong quá trình nhận hàng từ tàu, khi kiểm hàng, nếu có xảy ra đổ vỡ, hư hỏng thì Công ty phải tiến hành mời cơ quan giám định, thường là Vinacontrol để giám định mức tổn thất của hàng hóa để làm cơ sở tiến hành khiếu nại bồi thường các bên liên quan đã gây ra tổn thất.
3.3.2.6. Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn tất mọi thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng nhân viên của công ty sẽ phải kiểm tra và sắp xếp các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, gửi cho khách hàng 1 bộ và lưu lại 1 bộ. Cùng với đó công ty sẽ gửi kèm 1 bản Debit Note gồm những khoản phí công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, các chi phí phát sinh khác… có chữ ký và dấu của Giám đốc công ty. Nhân viên giao nhận sẽ mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.
Bên cạnh những chi phí có xuất hóa đơn, còn có những phí phụ khác chi ngoài mà không có hóa đơn như: Phí cho kiểm hóa viên, phí hải quan qua cổng… Ngoài ra còn một số phí ngoài khác tùy vào Hải quan từng khu vực.
Hiện nay Công ty chưa có các phương tiện xếp dỡ hiện đại nên Công ty thường thỏa thuận với chủ hàng thực hiện kiểm hóa ngay tại cảng. Tuy nhiên việc
kiểm hóa được thực hiện nhanh chóng để không phải chịu chi phí lưu kho bãi tại cảng. Mọi chi phí trên Công ty dùng tiền mặt thanh toán và sau đó sẽ nhận được các khoản phí đó của chủ hàng thông qua tiền gửi ngân hàng