nước cùng hoạt động trong lĩnh vực giao nhận nhằm hỗ trợ nhau, gia tăng số lượng đơn hàng nhập bằng container. Không ngừng học hỏi, tiếp thu những kinh nghiệm trong quản lý, điều hành hoạt động nhận hàng NK bằng container của các công ty có uy tín trên thế giới như: công ty DHL Supply Chain & Global Forwarding, Sinotrans Limited…
Trong quá trình nhận hàng và giao hàng cho khách hàng, các hoạt động kiểm tra chứng từ phải vừa cẩn thận vừa nhanh chóng, chú ý hơn những khoản trên B/L, so sánh đối chiếu các chứng từ, vận chuyển hàng hóa hạn chế những tổn thất không đáng có. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, hư hỏng về hàng hóa cần xử lý kịp thời, hợp lý tránh gây những tổn hại không đáng có cho công ty, làm mất uy tín, sự tín nhiệm của khách hàng cho công ty.
Hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container của công ty, đồng thời đơn giản hóa và hiện đại hóa việc thực hiện quy trình đó.
4.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàngnhập khẩu bằng phương thức vận tải container của công ty cổ phần dịch vụ nhập khẩu bằng phương thức vận tải container của công ty cổ phần dịch vụ quốc tế CTX
4.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hảiquan quan
Một là, chuẩn bị những chứng từ cần thiết để khai báo hải quan, nhận hàng… thường xuyên theo dõi hoạt động của hãng tàu, đối tác, để chủ động trong việc nhận hàng. Nếu phát hiện chứng từ bị thiếu hay bị sai cần nhanh chóng liên lạc với khách hàng để bổ sung sớm nhất có thể, tránh việc nhận hàng không đúng hạn, làm phát sinh thêm các chi phí ngoài, ảnh hưởng tới cả khách hàng và công ty.
Hai là, Ban lãnh đạo công ty hay người phụ trách chuyên môn phải quan tâm công tác đào tạo nhân viên chứng từ hàng hóa, đặc biệt là chứng từ hàng nhập hơn nữa để họ nắm chắc những loại chứng từ cần thiết với từng mặt hàng công ty nhận. Ví dụ đối với mặt hàng thực phẩm cần có giấy chứng nhận chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm, đối với mặt hàng như gỗ cần giấy chứng nhận hun trùng, động vật sống cần giấy chứng nhận kiểm dịch động vật… Ngoài ra còn đào tạo thêm về kỹ năng quản lí công việc một cách linh hoạt tránh những sai sót trong quá trình làm việc.
Ba là, Phối hợp chặt chẽ giữa các phòng, bộ phận liên quan, bố trí thêm nhân viên bộ phận chứng từ để kiểm tra chéo nhau, phát hiện kịp thời những sai sót và sửa chữa nhanh nhất có thể.
Bốn là, phân công nhân viên có trách nhiệm thường xuyên theo dõi, cập nhật những thông tin về nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container từ phía cơ quan chức năng nếu có thay đổi gì sẽ kịp thời xử lý.
Năm là, đối với hành vi sai sót trong khâu kiểm tra chứng từ của nhân viên chứng từ cần có những hình phạt cụ thể về tài chính và phi tài chính nhằm hạn chế sai sót, tăng cường trách nhiệm với công việc hơn cho nhân viên.
Sáu là, Việc thực hiện công việc chuẩn bị nên phân công cho 2 người nhằm hỗ trợ, kiểm tra chéo nhau, tìm ra những lỗi sai, thiếu sót. Nếu có bất cứ chi tiết, số liệu nào còn chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các liên quan, kịp thời bổ sung những chứng từ thiếu sót hoặc không phù hợp.