Trong giao tiếp xã hội đặc biệt là trong giao tiếp kinh doanh, các buổi tiệc chiêu đãi có ý nghĩa quan trọng. Hiện nay có một số loại tiệc thông dụng như: tiệc đứng, tiệc ngồi, tiệc trà, tiệc rượu...Các loại tiệc khác nhau có đặc điểm, cách tổ chức và cư xử khác nhau, song sự thất bại hay thành công của các buổi tiệc phụ thuộc rất lớn vào sự chuẩn bị cũng như cách thức giao tiếp - cư xử trong các buổi tiệc của chủ tiệc và các thành viên tham gia bữa tiệc.
3.2.2.1. Cách cư xử trong bữa tiệc
Chủ tiệc
Mời và đón tiếp khách:
Buổi tiệc có vui vẻ và thành công hay không phụ thuộc phần lớn vào những thành viên của bữa tiệc, do đó, chủ tiệc cần chuẩn bị chu đáo danh sách khách mời. Để không khí bữa tiệc cởi mở, thoải mái và hòa đồng, cần tránh mời người có quan hệ đối nghịch nhau; những người có sự khác biệt quá lớn về trình độ văn hóa chung, về địa vị xã hội…
Chủ tiệc cần thể hiện sự chân tình, hiếu khách qua việc đón, chào khách. Hướng dẫn nơi để mũ, áo cho khách và giới thiệu các vị khách với nhau. Nếu khách mang theo quà tặng phải cảm ơn và để vào vị trí quy định.
Khi đón khách, cần chú ý:
- Đối với khách VIP, cần bố trí người đón ở cổng vào (người đón phải là người có địa vị sau chủ tiệc) và hướng dẫn vào phòng khách.
- Đối với những người khách đến sớm: Chủ tiệc cần vui vẻ đón tiếp, tạo cho khách ấn tượng rằng đó là dịp tốt để hai bên có thể trò chuyện với nhau nhiều hơn.
- Khi khách đến đông chủ tiệc nên đón tiếp theo sự ưu tiên trong giao tiếp: phụ nữ, người lớn tuổi, địa vị xã hội. Trong trường hợp có nhiều phụ nữ ngang tuổi có thể đón tiếp lần lượt theo chiều kim đồng hồ.
Chủ tiệc luôn phải tạo cho khách một khung cảnh vui vẻ, thoải mái và được tiếp đón chu đáo.
Sắp xếp bàn tiệc:
Cách sắp xếp phòng tiệc thể hiện phong cách của chủ tiệc (hoặc cơ sở tổ chức tiệc). Trong phòng tiệc cần phối hợp màu sắc hài hòa giữa bình hoa, đĩa ăn và khăn ăn. Cách thức trang trí trang bàn ăn cần phù hợp với đặc điểm xuất xứ của bữa tiệc.
Ví dụ
Nếu bữa tiệc có món ăn Ý hoặc Tây Ban Nha khăn trải bàn nên nhiều màu sắc hoặc giữa bàn nên bày vật có liên quan đến nước Ý hoặc Tây Ban nha. Nếu bữa tiệc gồm nhiều món ăn Trung Quốc hoặc Nhật Bản thì: vật trang trí giữa bàn tiệc có thể là một pho tượng phật độc đáo hoặc một bình hoa cắm lối cổ điển, thanh nhã…
Trong tiệc chiêu đãi (tiệc ngồi) việc sắp xếp chỗ ngồi cho chủ - khách là một vấn đề phức tạp và tế nhị. Nó biểu thị phép lịch sự, lòng mến mộ và tôn trọng lẫn nhau giữa chủ và khách. Do đó, trước buổi tiệc cần tìm hiểu, nghiên cứu để nắm được cơ cấu khách mời về giới tính, độ tuổi, địa vị…
Việc sắp xếp chỗ ngồi nên áp dụng theo những quy tắc và tập quán:
- Khách đều là nam giới: Khách chính được xếp liền kề bên phải chủ tiệc, người khách thứ hai ngồi bên trái. Người ngồi đối diện chủ tiệc (bên phía tổ chức tiệc) là người có cương vị sau chủ tiệc.
- Thông thường vị trí của khách dự tiệc nữ được sắp xếp ở vị trí cao hơn khách nam, song phải có giới hạn và mức độ.
- Vợ chồng không ngồi cạnh nhau.
- Nếu số lượng khách nhiều hơn 8 người, nên đề tên khách tại vị trí bố trí khách ngồi.
- Cũng có thể khách ngồi hai bên, hai đầu bàn là chủ tiệc và người có cương vị sau chủ tiệc.
Khi sắp xếp chỗ ngồi cho khách cần lưu ý:
- Khách mời là người nước ngoài, nên bố trí ngồi cùng người biết sử dụng ngôn ngữ của khách.
- Cần tránh xếp hai người có mâu thuẫn ngồi cạnh nhau. - Không được để khách phải ngồi ở vị trí có chân bàn.
* Khách được mời dự tiệc
Với tư cách là người được mời dự tiệc, cách thức ứng xử của các nhân có ảnh hưởng đến sự đón tiếp của chủ tiệc.
Khi nhận thư mời đi dự tiệc:
Ngay khi nhận thư mời dự tiệc, cần trả lời bằng thư hoặc điện thoại để khẳng định việc có tham gia hay không tham gia bữa tiệc của mình. Trong trường hợp tiếp nhận lời mời, nên nhắc lại ngày, giờ được mời để xác định lại và tránh
nhầm lẫn. Trong trường hợp không thể tham dự, nên giải thích ngắn gọn lý do và bày tỏ sự hối tiếc vì không tham dự được.
Khi đến dự tiệc:
- Trước khi đến dự tiệc cần tìm hiểu về đặc điểm, phong tục và tập quán của địa phương, của chủ tiệc để có cách ứng xử thích hợp.
- Thông thường khi đến dự tiệc, khách mời nên có quà hoặc hoa tặng chủ tiệc (hoặc bên tổ chức tiệc), song cần đúng tập quán và phong tục của họ.
Ví dụ
Ở các nước Châu Âu hoặc Bắc Âu, khách mời thường gửi hoa hoặc quà trước khi đến hoặc có thể mang theo khi đến dự tiệc.
Ở Đức, không nên tặng quà là rượu, nếu không biết rõ khẩu vị của chủ tiệc. Cũng không nên tặng hoa hồng vì hoa hồng chỉ dành cho những đôi lứa yêu nhau.
Ở Hàn Quốc và Vennezuela rất chú ý đến giá trị chất lượng của món quà. Họ quan niệm giá trị chất lượng món quà là sự biểu hiện mức độ tình cảm giữa hai bên. Tuy nhiên, ở Hàn Quốc không bao giờ tặng quà là dao, kéo bởi nó biểu thị sự đoạn tuyện mối quan hệ, còn ở Venezuela không sử dụng đồ vật có hình vỏ ốc làm quà tặng vì hình tượng này biểu thị sự tang tóc hoặc bất hạnh.
Ở Nhật quà tặng bao giờ cũng phải được bao gói cẩn thận và có giấy bọc đẹp. Không tặng nhau trà vì trà được coi là có liên quan đến buồn phiền, tang tóc và cũng không tặng nhau vật nhọn vì nó biểu thị sự rạn vỡ hoặc không tốt trong quan hệ..
Là khách được mời dự tiệc, không nên đến sớm hoặc trễ hơn 15 phút so với giờ ấn định.
Khi muốn đưa thêm người cùng đến dự tiệc nên viết thư hoặc gọi điện báo trước cho chủ tiệc để chủ tiệc tiện bố trí tiếp đón.
Trong các bữa tiệc có các chương trình chiêu đãi và có các cuộc vui không phù hợp với sở thích cá nhân nhưng theo phép lịch sự, vẫn cần tham gia để trách gây sự khó xử cho chủ tiệc và làm người khác mất vui.
Khi ra về:
Tùy vào từng loại tiệc mà thời gian ra về có thể khách nhau.
Ví dụ
Tiệc tối có thể ở lại thêm 45- 60 phút, sau khi uống càfê hay trà cuối bữa; tiệc cooktail có thể tham dự khoảng 30 phút rồi xin phép rời bữa tiệc…
3.2.2.2. Cách cư xử nơi bàn tiệc
Cách xử sự lịch thiệp ở bàn tiệc góp phần làm tăng thú vị cho buổi tiệc. Bữa tiệc diễn ra tốt đẹp và náo nhiệt hay không phụ thuộc phần lớn vào cách xử sự của các thành viên trong buổi tiệc.
Nghi thức ăn uống là một trong những nghi thức có cội rể sâu xa nhất trong bất kỳ xã hội nào. Ăn uống còn được nâng tầm thành một mặt của văn hóa, văn hóa ẩm thực. Qua phong cách ăn uống người ta có thể đánh giá sơ bộ một người có học vấn và có giáo dục hay không
- Khi chủ tiệc mời khách chính vào phòng tiệc, các vị khách khác chủ động vào vị trí của mình theo sơ đồ hoặc theo sự chỉ dẫn của nhân viên phục vụ. Mọi người chỉ ngồi khi chủ tiệc và khách chính đã ngồi vào vị trí của họ. Sau khi chủ tiệc mở khăn ăn, mọi người mới bắt đầu mở khăn ăn của mình (ăn sáng hoặc ăn trưa: mở rộng hết khăn; ăn tối: chỉ mở ½ khăn) và đặt trên đùi. Không vắt hoặc quàng vào cổ áo; không dùng khăn lau mặt để lau tay, lau bát. Cuối cùng, sau khi ăn xong, cầm giữa khăn ăn, xếp gọn lại và nhẹ nhàng đặt lên trên bàn, bên cạnh đĩa thức ăn.
- Dao nĩa khi dùng thường theo nguyên tắc: dùng từ ngoài vào trong, từ trái qua phải sau cùng là phía trên của đĩa. Nĩa thường đặt bên trái, dao thìa thường đặt bên phải. Khi ăn xong, đặt nĩa và dao song song nhau, cán dao nĩa ở bên phải. Nếu bạn thuận tay trái nên ngồi ở góc bàn trái.
- Đũa được dùng như sau: Cầm ở khoảng giữa đũa, chiếc này chồng lên chiếc kia. Chiếc đũa nằm dưới không bao giờ chuyển động, dùng ngón tay trỏ điều khiển chiếc nằm trên. Khi dùng đũa thì bát phải nhấc khỏi mâm và kề vào gần miệng. Khi chuyển thức ăn, bánh mì, lọ tiêu, muối…luôn chuyển về phía bên phải.
- Khi rót nước từ bình có quai, nhấc cả bình và đĩa với nhau, giữ đĩa ở dưới trong khi rót nước vào cốc của mình, rót xong chuyển sang bên phải.
- Cách ăn bánh mì đúng kiểu là đặt miếng bánh mì vào đĩa. Bẻ bánh mì bằng tay, xé ra mẫu bánh nhỏ vừa đủ ăn, phết bơ vào miếng bánh đủ ăn.
- Ăn súp đúng kiểu là cách dùng muỗng để xúc. Không được cuối xuống bát, không bao giờ bê cả bát lên húp xì xụp. Khi ăn xúp xong, ta đặt muỗng vào bên trong đĩa lót bát. Trong trường hợp không có đĩa lót bát mới đặt muỗng vào lòng bát.
- Khi dùng cà phê hay trà, không được thổi thức uống còn nóng, không được múc bằng muỗng để húp. Khi dùng đường trong gói giấy, lấy đường xong nên gấp giấy để dưới đĩa, không được bỏ vào gạt tàn thuốc.
Khi ăn nếu gặp những món ăn lạ, nên quan sát chủ tiệc hoặc những người xung quanh để làm theo. Khi lấy thức ăn ở đĩa chung phải dùng dao, dĩa hoặc đũa chung đã được đặt cạnh đấy, không đảo hoặc đụng vào nhiều miếng thức ăn trong đĩa chung. Khi ăn xong một món ăn, không nên đẩy đĩa ra chỗ khác mà phải chờ mọi người cùng ăn xong món đó. Khi ăn khép môi kín, tuyệt đối không cười nói khi miệng còn đầy thức ăn, nếu chủ tiệc hoặc khách chính phát biểu, phải ngừng ăn và không nói chuyện.
Trong bữa tiệc nếu nam giới ngồi cạnh nữ giới thì nam giới nên giúp đỡ nữ giới lấy thức ăn và trò chuyện cùng họ.
* Cần lưu ý:
- Không tỳ cùi chỏ trên bàn trong khi ăn
- Không nên uống các loại thuốc ngay tại bàn ăn, trước mặt mọi người. - Không ăn quá nhanh hoặc quá chậm so với tốc độ của đa số người dự trong bàn tiệc.
- Tránh khi nhai, hút gây tiếng động. Khi ăn phải gọn. Nếu dùng tăm nên che tay khi xỉa, không nên xỉa răng trước mặt mọi người.
- Không nên lựa chọn các miếng thức ăn trên đĩa, hoặc đã lấy rồi lại đổi hoặc không lấy nữa.
- Khi ăn tránh khua thìa, đĩa. Khi uống đồ nóng, không nên dùng thìa cà phê để uống từng ngụm nhỏ mà nên nhấp một hớp nhỏ thật nhanh. Tránh khuấy hoặc thổi mà nên để đồ uống nguội dần. Trước khi uống phải bỏ thìa ra khỏi ly, cốc. Với những đồ ăn quá cay, hãy uống một ngụm nhỏ nước
- Không nên từ chối khi người khác tha thiết mời mình một món ăn dân tộc độc đáo của họ, dù món đó không hợp khẩu vị.
- Không dùng thìa, dĩa của cá nhân để lấy thức ăn trong khay người phục vụ. Nên gắp phần thức ăn gần nhất và trả lại thìa, dĩa cho khay thức ăn chung ngay.
- Khi chuyển đĩa thức ăn cho người khác hoặc cầm đĩa thức ăn để tự phục vụ, nên dùng bàn tay và các đầu ngón tay đỡ đĩa, không tỳ ngón tay lên mép đĩa.
- Nên nhờ người khác chuyển hộ thức ăn, tránh với qua mặt người khác hoặc qua bên bàn để lấy thức ăn về cho mình.
- Khi nếm thử thức ăn, không dùng dụng cụ cá nhân để lấy thức ăn mà phải dùng dụng cụ mới.
- Trong bữa tiệc nên có những lời khen ngợi về món ăn, về cách trang trí, cách phục vụ, sự đón tiếp của chủ tiệc..
Trong các cuộc trò chuyện nơi bàn tiệc, mỗi cá nhân cần chú ý lắng nghe và tạo cơ hội cho người khác được nói, nên sử dụng từ ngữ dễ hiểu, trong sáng, để tránh sự hiểu lầm không đáng có. Luôn giữ thái độ bình tĩnh, vui vẻ, hoà nhã và kín đáo.